浅谈信息化对交通管理档案工作影响和对策

唐山市普通收费公路运营处 夏利宏



浅谈信息化对交通管理档案工作影响和对策

唐山市普通收费公路运营处 夏利宏

【摘要】交通管理档案作为交通事业发展的基础条件之一, 对推动交通事业持续、快速、健康地发展起着重要的作用。以知识和信息为主要特征的新时代，对交通档案管理工作提出了新的要求，信息化成为交通档案管理发展的必然方向。对交通档案实行信息化管理是适应新时代社会发展的必然选择，是加快档案管理现代化、提高服务水平，促进交通事业发展的客观要求。本文了首先阐明了信息时代对交通档案工作的影响，其次根据现实情况提出积极推进交通管理档案的数字化进程、加速交通管理档案管理工作标准化步伐、建立交通管理档案信息化的安全机制和重视档案信息化人才队伍建设等对策。

【关键词】信息化；交通管理档案；对策

档案信息化是在国家档案行政管理部门统一规划组织下，在档案管理活动中全面应用现代信息技术，对档案资源进行管理和为社会服务，加速实现档案管理现代化的进程。交通档案工作作为交通事业发展的基础工作，必须牢牢抓住国家大政方针，紧跟国家档案信息化建设的步伐，积极加快信息化建设进程，更好发挥信息化国家在政治、经济、文化建设等各方面的作用。

1 信息化对传统交通管理档案工作的变革和影响

从政府交通管理职能看，交通管理档案是指各级交通行政部门在依法行政过程中形成的，对本单位和社会有保存价值以备查考利用的各种声音、文字、图表、影像等不同形式的历史记录。一般包括公路、航道、运输管理、港口、海事、铁路、航空、重点项目建设等多个管理条线所组成的档案。

随着信息时代的来临，数字化信息革命的浪潮正在大刀阔斧地改变着人类的传统工作方式和生活方式。在信息化的时代浪潮下，档案工作的载体对象发生了一系列变化，原来传统的纸质的档案形式逐步开始向数字化形态过渡，随即档案管理的环境也开始逐渐向数字环境迁移。档案工作的管理方法、管理流程、管理理念等多方面也随之发生了明显的变化。随着档案管理的发展，信息化在管理工作中逐步运用并成为主流，传统情况下的以手工操作为主的档案管理方式已经无法适应新的信息环境，需要在归档、馆藏建设、目录编制、档案信息开发利用等诸多管理环节进行发展创新，才能逐步适应现代信息化的发展。利用计算机软件，我们可以进行辅助立卷、全文的检索、存贮与借阅等还可以对档案工作进行调整和管理，这大大提高了档案管理工作的效率和质量，也在一定程度上解放了劳动力，从而可以创造出更多的价值。

档案信息化具体表现在哪些方面呢？通常所说的文档一体化、馆室一体化、电子文件管理的前端控制等都属于档案信息化的范畴，这些都直接促进了档案积累、移交模式的变革创新。档案信息化的运用给档案的检索和利用带来了新的便利，使得档案管理工作时间大大缩短，效率大幅提高。开发各种形式的档案网站，改变了档案信息的编写和研究形式以及档案展示形式。建设档案资源目录数据库，改变了档案的目录形式和档案检索方式。这些变化对传统档案业务工作提出了挑战，使得档案管理呈现出一派明朗的新气象，因此在信息化环境下出现了完全不同于传统管理环境的“虚拟空间”。

2 切实提高交通管理档案信息化水平的对策

近几年，全国交通系统各级档案管理部门不断加强信息技术建设，使交通档案信息化建设取得了一定进步，但与当前时代发展，与经济社会发展对交通档案的需求还存在不小的差距。当前急需从以下几方面加强：

（1）转变传统的档案管理模式，用信息管理取代传统管理模式。从实体纸质档案管理转变为对信息资源和要素的管理，对信息管理形成的各种门类的档案进行数字化加工，利用现代化技术手段对档案信息资源进行管理。目前各级交通系统急需对现存的大量传统载体档案进行信息数字化处理。也就是利用先进的信息技术，将传统纸质交通档案中所包含的文字、图像、音频、视频等信息输入计算机系统，形成计算机可识别的数字化信息，并通过信息技术手段进行存储和管理的一种信息处理方式。交通档案数字化将为实现交通信息资源的社会共享提供前提条件。目前交通档案数字化的方式主要有扫描、视频与音频转换、数据录入、光学字符识别转换等方式。从我市交通运输系统来看，目前市局及11个县市区局，已有部分县（市）局完成了这个阶段的任务。现已初步实现了实体管理向信息管理的转变。

（2）加速形成交通档案管理工作标准化体系。标准化是档案工作现代化的基础。实践证明，现代化程度越高，就越需要标准化。实施交通档案管理工作的标准化就是要科学地制订各项标准，严格按照标准执行，使交通档案工作逐步走向合理化、规范化、现代化。交通档案往往具有综合性、成套性等特点，更要强调标准化。没有档案工作的标准化，也就很难实现档案管理的现代化。要共享交通档案信息和数据，就必须严格按照其相关的标准和要求，制作标准化和规范化的交通档案数据。一般来说制作档案数据起码要做到三个统一：统一著录项目、统一著录格式和统一检索语言。同时，还要也要确保数据的完整性、精确性、实用性可靠性。具体来说，要实现档案信息化的目标，就必须建立一整套档案信息化标准规则，并且建立切实有效的档案管理计算机信息系统，改进和规范在应用计算机条件下文件档案管理工作流程，也要依据文件处理流程来进行档案信息化系统软件功能设计。

（3）建立交通档案信息化的安全机制。想要交通档案信息化管理流程顺利实施，必须建立和完善各类信息资源安全保障体系，为档案信息的安全提供保障，实行档案信息化管理后，将改变传统的办公模式，在网络上进行文件的传输，实现资源共享。但是，在享受网络给我们带来便利的同时，我们也不能忘记网络的安全隐患，我们要时刻注意各种有可能会产生安全问题的隐患，提高警惕，防患于未然，一但发生网络安全事故，我们要注意采取有效措施保护网络信息的安全，确保我们的工作不会受到干扰和影响。

（4）重视交通档案信息化人才队伍建设。21世纪最重要的是人才，人才是保证档案信息化建设取得成功并持续发展的关键因素。因此，必须对交通档案信息化进行专门的人才培养，以解决信息化建设过程中的人才缺失问题。 档案信息化将使档案机构所管理的信息资源的形式特征、服务模式及各种相关工作内容都发生很大的变化，因此档案人员的社会角色也将发生极大转变。现代交通档案管理人员不但要掌握档案管理的基本知识，能够胜任最基础的工作，而且要多方面涉猎交通档案管理的专业知识，更要紧跟信息化的时代潮流，掌握计算机技术应用的基本技能。同时，交通档案管理人员也应该意识到，自己将不再是仅以保管好现有档案为主要职能，而且要主动了解利用者对交通档案信息的需求，并利用现有知识与信息进行分析、综合、加工成利用者所需信息的内容，再通过信息技术发布或采用其他服务方式提供利用。所以在档案信息化建设中，档案人员不仅要具有完成馆(室)藏档案信息资源建设任务的素质，而且要具有与档案信息化建设需求相对应的信息管理、信息组织、信息检索、信息发布与服务等技能。为此，建议交通档案主管部门，要花大力气，加强对在职档案人员培训，以适应新时期工作的需要。

总之，加快交通档案信息化建设的步伐，是提高交通运输管理水平的重大举措，也必将对促进交通事业健康、快速发展起到有力的促进作用，从而全面推进经济和社会的全面进步。

参考文献

[1]交通部、国家档案局交通档案管理办法.

夏利宏 （1975—），女，河北唐山人，大学本科，现供职于唐山市普通收费公路运营处，馆员，主要从事管理工作。

作者简介：