河北省水利厅机关文书档案数字化处理流程

□张子敏

河北省水利厅机关文书档案数字化处理流程

□张子敏

根据河北省水利厅档案数字化工作现状，对文书档案数字化处理流程进行了梳理，此文介绍了纸质档案经过扫描、图像优化、质量检查、图像挂接、数据存储备份等数字化处理技术方法，转换成数字方式的过程，通过文书档案数字化处理为档案信息化建设提供基础。

文书档案；数字化；流程

河北省水利厅档案室室藏档案上万卷（件），2001年以来以件为单位的纸质档案就达25048件，另还存有科技档案、基建档案、会计档案、照片档案、声像档案等。室藏的文书档案是水利工作运行中不可缺少的宝贵财富，长期以来，大量的纸质文书档案在水利工作中发挥了重要作用，但由于纸质档案存在查阅不便、调卷缓慢、原件易损等问题，这些纸质档案的保存和利用已远远不能适应和满足水利事业发展新形势的需要，加之河北省公布的《河北省机关档案工作目标管理认定标准》中明确将档案数字化建设纳入认定标准中，档案数字化日益成为档案信息化建设的一个重要组成部分，河北省水利厅开展纸质文书档案数字化建设已势在必行。

1.纸质文书档案数字化处理方式及存储设备的选择

将纸质档案转换成计算机可识别的数字格式通常有两种方法，一是对纸质档案扫描并以图像方式存储。二是利用已有的缩微胶片影像进行数字化转换或者直接用数码相机进行拍摄。在操作过程中，考虑到对纸质档案进行直接扫描的方式比较经济和快捷，因此，河北省水利厅决定采取通过扫描仪扫描的方法将纸质文书档案变成电子图像文件直接存储，再配合正在使用的河北科怡综合档案管理软件信息数据库，实现电子档案的快速检索利用。

根据计算机设备更新周期短，新技术、新设备不断出现的现实，以及目前我厅纸质文书档案数字化的数量，对于档案数据存储设备的购置，河北省水利厅决定采取“适度超前、现实够用、可以扩充、不追求一步到位”的原则，将档案数据直接存储到现有档案服务器硬盘中，另购置大容量移动硬盘以满足数据备份的需要，达到数字化过程的投入最小化，完成效果的最大化。

2.纸质文书档案数字化的步骤

文书档案数字化处理主要是对河北省水利厅2001～2014年以件为单位具有永久保存价值的纸质档案约7795件进行图像扫描及处理，按行业技术规范化流程进行档案整理、档案扫描、图像处理、图像存储、目录建库、数据挂接、数据验收、数据备份等工作。出于保密和经费方面的考虑，河北省水利厅放弃了外包给社会上的公司进行数字化处理工作的选择，由厅档案员负责该项工作，规定对涉密件不进行全文扫描录入。

2.1 档案整理过程

一是拆分与装订。对于影响扫描工作进行的档案，要拆除装订物，粘连在一起的多份档案，需在不损坏档案载体信息量的前提下，细心分开，如实在无法分开则不分，操作中不得对档案原件有任何损坏。扫描完成后要重新装订，注意保持档案的原版原貌，排序不变、卷皮不换，按档案原有线孔装订，做到安全、准确、无遗漏。

二是修补。档案如有破损需进行修补，修补方法包括托核、加宽、加边等；折皱不平的原件应进行压平或熨平等处理后再进行扫描。

三是区分扫描件和非扫描件。无关和重份的文件要剔除，有正式件的文件可以不扫描原稿。

四是整理登记。填写纸质档案数字化加工过程登记表单，记录档案整理后的件号、年度、题名、页数等信息。

2.2 档案扫描挂接过程

一是图像扫描。档案扫描须采用专业扫描仪，以黑白二值模式为主，对页面中有红头、印章或插有图片的档案可采用彩色模式扫描，分辨率不低于100dpi，如文字偏小、密集可适当提高分辨率。

二是图像优化。经扫描后形成的电子图像，按要求须进行后期优化，对扫描过程中产生的黑边、黑点、黑框等应进行去污；图像出现偏斜应进行纠偏；以彩色模式扫描的图像应进行裁边处理，去除多余白边，保证图像质量。

三是图像格式。采用黑白二值模式扫描的图像文件，一般采用TIFF格式存储，采用灰度和彩色模式扫描的文件，一般采用JPEG格式存储。

四是数据检查。对每天完成的数据进行检查，保证图像文件与卷内文件一致正确，图像文件名与档案目录数据库中该文的档号一致准确，清晰度和格式符合要求。

五是数据挂接。档案数字化转换过程中形成的目录数据库与图像数据库及时加载到档案数据服务器端，通过科怡档案软件实现目录数据对相关联的图像数据的自动搜索，实现档案目录和档案原文的同时查阅。

2.3 档案数据备份过程

对于经过档案整理、扫描、图像优化、数据检查后形成的最终数据，进行存储备份，存储载体的选择采用两种方式，一是服务器的自动备份。二是下载保存到另外一台电脑或移动硬盘中。

3.结语

河北省水利厅通过纸质文书档案数字化加工处理，初步实现了文书档案信息化，档案管理的自动化，为工作人员方便快捷地进行档案的网上查询、检索提供了数据支持，为厅机关档案工作目标管理认定任务的完成提供了坚实的数据基础。文书档案数字化的实现一定程度上提高了厅机关档案管理水平，提高了文书档案在水利业务和科研工作中的利用效率，最大化发挥了文书档案的使用价值。□

2016-02-15

张子敏，女，汉族，河北省水利厅，档案员。