水利工程建设项目档案监督管理的工作探讨

陈 璐,潘运方,陈光琳

(广东省水利厅政务服务中心， 广东 广州 510635)



水利工程建设项目档案监督管理的工作探讨

陈 璐,潘运方,陈光琳

(广东省水利厅政务服务中心， 广东 广州 510635)

该文通过总结 “十二五”期间广东省水利厅负责省重点水利工程建设项目档案监督管理工作情况，提出存在问题和解决措施建议，以供广东省水利工程建设项目档案管理工作参考，更好地推进广东省水利工程建设项目档案的规范化管理，有利于指导广东省水利系统各单位水利工程建设项目档案管理工作。

水利；档案；管理；探讨

“十二五”期间，随着我国社会经济的持续发展，广东省水利工程建设项目数量、规模和投资逐年增加，水利工程建设项目得到有效管理，项目档案在社会经济发展中起着重要的作用。项目档案按照项目规模和建设单位隶属关系实行分级监督管理，为此，通过总结 “十二五”期间广东省水利厅负责省重点水利工程建设项目档案监督管理工作情况，提出存在问题和解决措施建议，以供广东省水利工程建设项目档案管理工作参考，更好地推进广东省水利工程项目档案规范化管理。

1 水利工程建设项目档案监督管理职责

按照广东省机构编制委员会办公室文件《关于省水利厅所属事业单位分类改革方案的函》和广东省水利厅文件《关于广东省水利厅政务服务中心主要职责人员编制和内设机构的批复》，广东省水利厅政务服务中心(以下简称厅政务中心)职能之一是具体承担厅水利档案管理工作，主要职责是负责厅机关综合档案管理工作，指导和督查厅直属单位和全省水利系统的档案管理工作，参与省重点建设项目的水利工程的档案专项验收工作。按照广东省水利厅《关于进一步加强水利工程建设项目档案管理工作的通知》(粤水政务函〔2015〕941号)要求，厅政务中心负责由省主持新建大型水利工程、省直管的水利工程的竣工验收的省重点水利工程建设项目档案监督检查和指导工作；其它各级水行政主管部门档案管理职能单位负责其分级管理权限的项目档案监督、检查和指导工作负责其分级管理权限的项目档案监督、检查和指导工作。

2 水利工程建设项目档案监督管理方式

1) 转发、报送省、部有关档案文件，指导市县水务局开展其管辖内的省重点水利工程项目档案监督管理工作，每年举办1期水利工程建设项目档案培训班。

2) 填写广东省重点建设项目档案管理登记表备案。每年根据广东省发展和改革委员会下达广东省重点建设项目计划的通知和省档案局、省重点项目工作领导小组办公室《关于加强广东省重大建设项目档案工作监管的通知》，要求重点建设项目管理单位填报《广东省重点建设项目档案管理登记表》，报厅政务中心和省档案局(其中省水利厅审批初步设计的水利工程建设项目则报当地市档案局)各1份。

3) 坚持每年组织对省重点水利工程建设项目档案现场监督检查。

① 检查组人员组成

邀请省档案局经济科技档案业务指导处专家，以及厅档案专项工作小组成员和档案科同志，组成检查小组。

② 检查内容

a) 按照水利部《关于印发水利工程建设项目档案管理规定的通知》要求，检查项目档案管理组织机构、制度建设、贯彻落实档案工作法规标准的情况，以及档案收集整理情况和存在问题。

b) 按照省档案局、省水利厅、省发展和改革委员会联合转发《国家档案局、水利部、国家能源局〈水利水电工程移民档案管理办法〉的通知》要求，检查移民档案收集整理情况。

③ 现场检查程序

a) 听取建设单位项目档案工作情况汇报。

b) 实地查验，抽查案卷，查看佐证材料。

c) 征求主管部门和档案行政管理部门的意见。

d) 与参建单位相关人员座谈交流。

e) 检查组反馈检查意见。

f) 相关单位部门回应检查组反馈检查意见。

④ 建立广东省水利重大建设项目档案工作跟踪管理台账。

为加强省重点水利工程建设项目档案管理，做好监督检查和指导工作，建立广东省重点水利工程建设项目档案工作跟踪管理台账，具体包括项目名称、规模、投资、建设年限、联系人、联系电话、跟踪管理记录(包括每次现场检查时间、人员、上一次检查后落实情况、本次检查情况及意见等)。

4) 建立水利系统档案工作联系人制度和建立共享平台QQ群，及时了解全省水利系统各单位的档案工作情况、工程建设项目档案管理情况，传达省部级来文要求，督办相关事项，解释档案政策法规和档案工作要求，解答工作中的疑难问题，交流工作经验，促进基层单位档案工作和水利工程建设项目档案工作开展，共同提高工作效率和档案质量，同时起到了间接督查指导的作用。

3 水利工程建设项目档案监督管理成效

项目建设单位对工程项目档案管理工作比较重视，认真贯彻落实水利部、国家和省档案局有关水利工程建设项目档案工作的法规和标准，坚持“档案不合格，工程不验收”的基本原则，采取健全管理机构，落实工作责任，建立档案工作管理网络和档案管理制度，加强督导检查、强化学习培训等有效措施，推动水利工程建设项目档案的规范化管理，取得良好成效。

3.1 目标明确 成果显著

广东省水利厅“十二五”期间共完成了北江大堤加固达标工程(干堤和遥堤部分)、东江水利枢纽工程、潮州供水枢纽工程、湾头水利枢纽工程等4个省重点水利工程建设项目的档案专项验收工作，其中：北江大堤加固达标工程(干堤和遥堤部分)、潮州供水枢纽工程、湾头水利枢纽工程等3个项目档案评定为优秀等级，分别荣获2010年、2012年和2014年“广东省重大建设项目档案金册奖”(以下简称“金册奖”)；东江水利枢纽工程项目档案评定为良好等级。

案例1：厅政务中心连续4 a对仁化县湾头水利枢纽工程进行检查指导，敦促该项目档案工作履行领导负责制，确定负责项目档案工作的领导和部门，明确各部门和有关人员的职责，并采取有效的考核措施，取得了良好的成效。2013年11月26日通过了省档案局组织的移民档案验收，2014年4月23日通过了省档案局组织的工程项目档案专项验收，评定分为96.5，等级为优秀；荣获“广东省城乡水利防灾减灾工程建设精品工程”和2014年度“广东省重大建设项目档案金册奖”。仁化县湾头水利枢纽工程档案验收意见：领导重视，目标明确，同步管理；收集齐全，整理规范，手续完备；建设单位重视项目档案工作，工程建设伊始，就提出档案工作争创“金册奖”的目标；成立了档案工作领导小组，明确分管领导和专兼职档案人员，建立了包括各个参建单位在内的工程档案管理网络；建立健全档案管理制度；定期开展对各参建单位的档案工作检查，发现问题及时督促整改；建设单位根据工程建设进度分阶段通过计划、会议、合同等落实各参建单位有关的项目各类文件材料归档进度，保证了项目档案工作与工程建设的同步开展[1]。

3.2 全力以赴 争先创优

目前，在建或已完工的省重点水利工程建设项目档案工作按照“金册奖”标准正在有序开展工作或准备项目档案专项验收。

案例2：广东省河口水利工程实验室建设工程，工程规模为大型，设计概算总投资19 276.54万元，建设工期3 a，2014年3月10日开工建设。建设单位广东省水利水电科学研究院领导高度重视，坚持统一领导、分级管理的原则，成立工程建设办公室负责该项目建设工作，按照重大建设项目档案的管理要求和争创“广东省重大建设项目档案金册奖”的档案工作目标，结合工程实际情况，印发了《广东省河口水利工程实验室建设工程档案管理办法》，由工程建设办公室与工程勘测设计、检测、监理及施工单位等成员组建成立了档案工作领导小组，负责该项目文件材料的形成、积累和整理、立卷、归档等工作。广东省水利水电科学研究院档案管理部门科技情报中心定期对项目档案资料的收集、整理、组卷等进行督导检查，2年内共计9次，发现问题及时督促整改，不断改进和完善推进项目档案工作。厅政务中心与省档案局于2015年5月13日现场检查该项目档案，通过听取汇报、察看工程现场、查阅档案实体等形式，对项目档案管理工作的进展情况进行了全面了解，并与建设单位、参建单位的项目负责人和档案人员进行座谈，相互交换意见，对建设单位和参建单位档案管理工作给予了肯定，对存在的问题提出了具体要求和建议。2016年3月16日再次对该项目档案现场检查，截至当日，工程建设进度质量安全达到了预期目标，完成工程总投资约72%，项目档案与工程建设同步，档案资料收集齐全，整理规范，手续完备，案卷质量好，基本达到了同步管理和规范管理要求。

3.3 学习交流 共同提高

2015年12月8日，厅政务中心在韶关市组织召开2015年度厅直系统档案工作暨省重点水利工程建设项目档案工作会议。会上厅直属单位和11个省重点水利工程建设项目建设单位分别就2015年度档案工作情况及2016年工作计划交流发言；通报了2015年度厅直属单位档案工作评估情况以及我厅负责工程验收的省重点水利工程档案工作监督检查情况；组织参会人员参观了仁化县湾头水利枢纽工程现场、档案库房和实体档案，听取了韶关市水务局该项目档案监督指导和仁化县湾头水利枢纽工程管理局项目档案管理工作的经验介绍；相互交流工作经验。参会的厅直属单位、省重点水利工程建设单位分管档案工作的领导及档案员纷纷表示收获很大，有利于指导和做好项目档案工作。

4 存在的问题

由于水利工程建设项目具有投资大、周期长、环节多、参建方多、内外协作关系复杂等特点，因此，从“十二五”期间督导检查的情况来看，主要存在以下问题：

1) 个别单位领导重视不够，职责不够明确。同步归档意识不强，存在重项目建设、轻档案管理的现象，只注重工程进度，而忽视了各环节档案的收集整理工作，导致项目档案工作明显滞后于项目建设工作，例如个别水利工程，主体工程已完工多年，但档案仍未达到验收条件，特别是附属工程档案滞后；同时，对档案行政管理部门的监督指导的重要性及必要性认识不足，造成职责不明确。

2) 规章制度不健全，档案人员素质偏低。个别单位虽然建立了相应的管理制度，但没有形成有效的管理和监管机制，特别是参建单位未能及时健全、完善或落实档案管理制度，导致档案工作无法正常开展。此外，个别档案人员未经过专业培训，对工程实施过程不够了解，导致材料收集不齐全；部分工程技术人员档案意识不够强，影响归档材料的准确性、质量和进度。

3) 管理体系不完善，缺乏约束机制。大型水利工程的征地移民工作通常由地方政府移民办负责，涉及的实施部门众多，由于缺乏沟通配合以及有效的控制档案质量的约束机制，造成归档渠道不畅通，导致档案管理工作脱节或者滞后，严重影响了整个工程档案工作的进度。

4) 注重外在规范，轻视内在质量。个别单位只重视归档文件的收集整理，按照规范分门别类、装订成册，而忽略了工程档案文件材料形成过程的内在质量，即资料是否符合技术规程规范的要求，是否符合逻辑关系，是否真实、完整、准确、系统，是否隐含争议纠纷的因素等。

5 整改意见

1) 切实加强领导，明确各方职责。项目建设单位和各参建单位要充分认识到做好水利工程建设项目档案工作重要性和必要性，切实加强对项目档案工作的领导，进一步明确各方职责，认真落实岗位责任制，建立健全档案管理制度，把档案管理工作目标分解细化，层层加以落实。

2) 健全完善制度，建立长效机制。项目建设单位要根据不同时期、不同要求，修订和完善水利工程建设项目档案管理制度，并及时下发到各参建单位，做到职责分明，保证从工程前期到竣工验收的档案资料收集齐全、整理规范、安全保管。同时，联合监理单位定期对档案工作进行阶段性检查。

3) 加强沟通协调，确保同步管理。项目建设单位要加强与各参建单位的信息沟通，尽早明确工作要求，及时掌握项目档案工作开展情况，确保档案工作与工程建设同步开展。同时，抓好项目档案的监督检查，及时反馈意见，督促整改落实。建设单位和各参建单位要虚心接受上级行政主管部门、相关监管部门和档案行政管理部门等各部门的监督检查和指导，改进完善档案工作。

4) 加强培训交流，提高业务素质。从事水利工程建设项目档案工作的人员，不仅要懂档案专业知识，还要懂水利专业知识；工程技术管理人员要重视项目档案工作，了解掌握档案管理工作业务理论和知识技能。因此，各单位要重视现有人员的培训和继续教育，支持档案人员和技术人员参加各类专题培训班的学习，坚持持证上岗；积极组织参观学习和交流，提高实操能力和档案案卷质量努力造就一批具有现代管理知识、掌握档案科学技术的专业人才。

6 建议

1) 每年组织召开全省重点水利工程建设项目档案经验交流会，以点带面，比学赶帮，积极推进水利工程建设项目档案的规范化管理，不断提升档案管理水平。

2) 项目建设单位要建立督办机制，进一步落实责任，切实履行对工程建设项目档案监督、检查和指导职能，制定进度目标，实现节点控制，定期召开工作例会，通报工作落实情况，加强项目档案的同步管理。同时，附属工程或征地移民等的实施和档案应与主体工程同步，达到整体项目档案专项验收的目标。

3) 项目建设单位要主动与当地档案行政主管部门联系沟通，汇报工程项目档案进展情况，争取得到他们的关心和帮助，及时解决存在问题，推动项目档案管理工作顺利开展。

4) 严格按照《关于加强广东省重大建设项目档案工作监管的通知》要求，与档案行政主管部门对每一项目现场监督检查后，印发《重大建设项目档案检查整改通知书》一式3份，档案行政主管部门、水行政主管部门和建设单位各1份。

5) 项目建设单位应在项目完工后的规定期限内申请项目档案专项验收，必须坚持“未经档案验收或档案验收不合格的项目，不得进行或通过项目的竣工验收”的原则。档案专项验收后，项目档案验收综合评分(≥95分)达到优秀且“案卷质量”单项总分不低于57分的省以上重大建设项目，积极申报“金册奖”。对于2015年起的新开工项目，按照2015年6月9日 广东省档案局《关于加强广东省重大建设项目档案工作监管的通知》(粤档发〔2015〕61号)规定，必须满足以下条件才可申报“金册奖”：①重大建设项目档案工作与项目建设同步开展，②重大建设项目档案专项验收在项目试运行(生产)之后两年内完成，③重大建设项目档案信息化能达到实际应用程度。

[1] 广东档案局. 关于印发仁化县湾头水利枢纽工程档案验收意见的函：粤档验[2014]3号 [A].(2014-4-30).

(本文责任编辑 马克俊)

Discussion on the Water Conservancy Construction Project Supervision and Management of Archives

CHEN Lu,PAN Yunfang,CHEN Guanglin

(Guangdong Provincial Water Resources Department, Guangzhou 510635, China)

During the "12th Five-Year" period, the Department of Water Resources of Guangdong Province is responsible for the key water conservancy project supervision and management of archives work. problems and solutions have been put forward, which can be taken as references for the Guangdong Province construction of water conservancy project archives management, so as to greatly promote the standardization of Guangdong Province water project file management, guiding Guangdong Water system units water project archives management.

water conservation; archives; management;discussion

2016-06-27;

2016-08-05

陈璐 (1989)，女，本科，从事综合档案管理和工程档案监督指导等工作。

G275.3

B

1008-0112(2016)09-0062-04