水利单位档案工作评估探析

陈光琳, 潘运方, 陈 璐

(广东省水利厅政务服务中心， 广东 广州 510635)



水利单位档案工作评估探析

陈光琳, 潘运方, 陈 璐

(广东省水利厅政务服务中心， 广东 广州 510635)

通过介绍广东省水利厅直属单位档案工作年度评估的缘由、办法、结果、成效，提出存在问题和工作建议。多年实践证明，水利单位档案工作评估，切实推进了档案工作良性发展，从而推动单位各方面事业发展。

广东省；档案；评估；成效；建议

广东省档案局组织开展省直单位档案工作年度评估已有10 a了，借鉴其模式，广东省水利厅组织开展厅直属单位档案工作年度评估也已有6 a，并取得了良好的成效。广东省水利厅政务服务中心(以下简称厅政务中心)是经广东省机构编制委员会办公室批准成立的公益一类事业单位，其职能之一是具体承担厅水利档案管理工作。负责厅机关综合档案管理工作，指导和监督厅直属单位和全省水利系统的档案管理工作，参与省重点建设项目的水利工程的档案专项验收等工作。因此，有必要对省水利厅及其厅直属单位档案工作年度评估工作进行总结分析，肯定成绩，提出存在问题和工作建议，供全省水利系统各单位参考，以便更好地贯彻落实中共中央办公厅、国务院办公厅印发《关于加强和改进新形势下档案工作意见的通知》、水利部办公厅《关于加强和改进新形势下水利档案工作的实施意见》和省委办、省府办《关于加强和改进新形势下我省档案工作的意见》，推进广东省水利系统档案工作的开展。

1 开展广东省水利厅直属单位档案工作年度评估的背景

2006年广东省档案局组织开展省直单位档案工作年度评估，每年年底通过单位自评、现场检评、专家组评议、省档案局审核等程序，对省直单位档案工作给予考核，省水利厅及其2个副厅级直属单位广东水利电力职业技术学院和广东省水文局(以下依次简称为省水职院、省水文局)被列入参加省档案局档案年度评估中，自评估工作开展以来，成效显著，各单位的档案管理水平不断提高。为此，厅政务中心为了切实真正履行对本单位各部门、本系统、本行业档案工作监督指导的职能，根据《中华人民共和国档案法》、《中华人民共和国档案法实施办法》及《广东省档案管理规定》等法律法规，借鉴广东省档案局对省直单位档案年度评估的做法，结合水利系统档案工作实际，从2010年开始启动了厅直属单位档案工作年度评估工作，2010年4月制定了《广东省水利厅直属单位档案工作年度评估办法(试行)》，经过3 a实践，为进一步提高厅直属单位档案工作管理水平，推动档案工作上新台阶，提高档案工作规范化管理水平，实现档案可持续发展，更好地为水利各项工作服务，经补充修定完善和征求各单位意见后，于2013年6月印发了《广东省水利厅直属单位档案工作年度评估办法》，达到了以评促建﹑以评促管﹑以评促改的目的。

2 广东省水利厅直属单位档案工作年度评估内涵

2.1评估范围和评估时间

评估范围是未纳入省档案局档案年度评估的厅直属各单位，包括省水利电力规划勘测设计研究院、省水利水电科学院研究院、省东江流域管理局、省西江流域管理局、省北江流域管理局、省韩江流域管理局等6个厅直属单位(以下依次简称为省设计院、省水科院、省东江局、省西江局、省北江局、省韩江局)。评估时间为每年10—11月。

2.2评估内容

重点考核各单位上一评估年度至当年档案工作情况，同时结合每一年度省水利厅提出的要求和布置的工作落实情况。具体包括以下内容：

1) 本年度本单位对档案工作重视支持情况；档案管理机构和人员配备情况；档案室库设施设备及保管保护条件情况；对本单位及其下属单位进行检查指导和业务培训情况。

2) 本年度各类文件材料积累、收集、归档、整理、保管、利用和鉴定等业务工作情况。

3) 档案信息资源编研开发，编研材料续编、新编情况；档案在单位各项管理中发挥作用的典型事例。

4) 档案信息化建设的规划、设计、实施和应用效果等情况。

5) 存在问题及努力方向。

2.3评估标准与等级

评估工作以现行的各类型单位档案目标管理考核依据为主要标准。新成立单位或档案目标管理尚未达到省二级标准的单位，必须按照有关法律法规建立档案工作，逐步达到相关类型档案工作目标管理的省二级标准。

评估等级设为优秀、良好、合格、基本合格、不合格5个等级。等级标准按照《广东省水利厅直属单位档案工作年度评估等级质量标准》执行。

3 评估方法与程序

评估小组成员在厅档案工作专项小组中抽调成员3～5人组成。评估采取单位自检、评估小组现场抽检相结合的方式。程序如下：

1) 单位自检。每年10月15日前，各单位进行自检，填写《广东省水利厅直属单位档案工作年度评估登记表》，撰写档案工作年度总结，报送厅政务中心。

2) 评估小组抽检。每年10月16日—11月15日，组织评估小组对厅直属单位档案工作进行抽检。评估小组成员按照《厅直属单位档案工作年度评估等级质量标准》的要求，认真填写《厅直属单位档案工作年度评估情况记录表》，完成检评工作。

抽检的单位个数不少于列入评估范围单位总数的30%，并且逐年轮换，保证每个单位3 a内至少被抽检1次。抽检工作完成后，评估小组拟定各单位档案工作的年度评估意见，并填写在各单位所报《年度评估登记表》相应栏目内。

3) 报送审核。抽检工作完成后，评估小组将《厅直属单位档案工作年度评估登记表》报送省水利厅审核。

4) 通报奖惩。每年11月30日前，省水利厅通报本年度的档案评估情况，并向各单位反馈评估意见。

对档案工作年度评估为优秀的单位，在直属单位范围内进行通报表扬，并建议受表扬单位对相关人员进行表彰奖励。

档案工作年度评估为基本合格的单位，要求针对存在的问题限期整改。整改期满须将整改情况书面报厅政务中心，厅政务中心组织进行现场检查确认。

档案工作年度评估为不合格的单位须限期整改，整改期满仍达不到合格要求的，在厅直属单位范围内通报批评。对严重违反《档案法》和《广东省档案条例》等法律法规的单位，厅政务中心按规定上报省档案行政主管部门，通过行政执法检查等方式进行处理。

4 广东省水利厅及厅直属单位档案工作年度评估情况和成效

通过省水利厅、省水文局和省水职院参加省档案局组织的档案工作年度评估，另6个厅直属单位参加省水利厅组织的档案工作年度评估，各单位均能严格按照档案管理规范化、制度化要求，档案管理能力和服务水平稳步提升，档案工作每年都在原有基础上得到了巩固和提高，取得了良好成效。

4.1评估情况

省水利厅、省水职院、省水文局在省档案局组织的省直单位档案工作年度评估中，一直保持优秀等级。其它6个厅直属单位在省水利厅组织的厅直属单位档案工作年度评估中，2010年获得优秀、良好和合格等级各2个单位，上升到2015年获得优秀等级5个单位、良好等级1个单位。

4.2评估成效

4.1.1强化管理，厅政务中心切实履行档案管理岗位职责

厅政务中心作为省水利厅档案管理职能部门，严格按照档案法律法规的规定，紧紧围绕全省水利中心工作，锐意进取，不断创新，在做好厅机关日常档案管理工作基础上，较好的完成下列相关工作。

1) 加大投入，推进档案信息化工作。已实现了档案收集管理文档一体化和档案查询网络化的目标，电子文件归档渠道畅通，做到应归尽归，100%实现归档管理，达到电子文件与纸质文件“双轨制”归档管理，电子档案定期备份管理；安装了1台磁盘阵列，规划了3 TB的容量作为档案存储的专用空间，进一步改善了档案信息化工作条件和环境，档案信息化水平得到跨越式提升。

2) 有计划部署广东省重点水利工程项目档案检查指导工作，“十二五”期间完成了北江大堤加固达标工程(干堤和遥堤部分)、东江水利枢纽工程、潮州供水枢纽工程、湾头水利枢纽工程项目档案专项验收工作，其中：北江大堤加固达标工程(干堤和遥堤部分)、潮州供水枢纽工程、湾头水利枢纽工程等3个项目档案评定为优秀等级，均荣获“广东省重大建设项目档案金册奖”；东江水利枢纽工程工程项目档案评定为良好等级。其它在建或已完工的省重点水利工程建设项目档案工作按照“金册奖”标准正在有序开展工作或准备项目档案专项验收。

3) 按照“广东水平、全国一流”的目标，完成了广东省第一次全国水利普查项目档案专项验收；优质高效完成2013—2015年全省水利档案统计工作任务，并在2015年全国水利电子信息档案管理及水利档案统计知识培训班上作典型经验交流发言。

4) 利用馆藏档案资源，开展档案编研工作，主要完成了《百年今昔 乙卯洪水给我们的警示》图册、《广东省现代水利发展战略研究专题报告》、《广东省水利厅规范性文件汇编》、《广东水利“治水兴粤图片展”》、《治水兴粤惠民生》画册和DVD、《民心工程 治水丰碑》等编研材料，同时为有关单位、公众或相关活动提供了历史资料，如在珠江水利委员会举办的《珠江水利展览》中，提供了《广东二十年治河汇刊》、《广东水利》等民国期间的相关材料；《一泓清碧向南流——东江水供港五十周年》提供了大量的历史资料和照片。

4.1.2系统管理，省水文局全面提升整体水平

立足高标准，全面完成直属分局档案综合管理达标升级任务。2010年，省水文局制定了用3 a时间完成10个直属分局档案达标升级的目标，经过3 a的努力，2013年，10个直属分局档案工作全部达到省档案局档案综合管理“省特级”或“国家二级科技事业档案管理单位”标准，达标率100%，实现了直属分局档案管理3 a达标升级目标，在全国水文系统档案综合管理达标中发挥了排头兵作用。在直属分局升级达标后，借鉴省档案局和省水利厅档案工作年度评估经验，2013年制定《广东省水文局直属水文分局档案工作年度评估办法》，开展10个直属分局档案综合管理评估工作，量化工作任务，确保每个直属分局3 a内至少现场评估1次。通过2013—2015年分批对直属分局进行全面的现场评估，使10个直属分局档案综合管理工作长期保持良好水平，评估工作成效显著，从而进一步提高了10个直属分局档案综合管理水平，更好地为地方水利建设服务。

4.1.3有序推进，省水职院档案利用成绩显著

省水职院围绕加强档案管理、落实档案信息化建设和档案安全保管措施等规范化管理，成绩显著。通过加大投入，改善了档案硬软件建设，配置了档案专用设备设施和专用服务器，完成了档案管理系统与OA系统的无缝对接，实现文档一体化管理，开展学籍档案、招生录取新生名册、毕业生合影以及学院资产房产等珍贵档案数字化工作；完成了《广东水利电力职业技术学院1999—2010年办学历程》、基础数字汇编、制度汇编等材料的编研，举办了《学院六十周年办学成果展》、《学院省级示范性建设成果展》，广泛宣传学院办学成果，扩大社会影响力。为学院固定资产管理、毕业生升学、就业或应征入伍、社会相关部门对学院往届毕业生学籍认定等提供了大量的佐证材料，体现了档案的价值所在。

4.1.4高度重视，加强档案工作组织领导

厅直属各单位高度重视档案工作，按照档案法规，依法治档，明确档案工作分管和主管领导，将档案工作纳入年度计划、考核与班子议事日程，建立档案工作网络体系，配备档案管理专职人员，规范兼职档案人员工作职责，保证和落实了档案业务工作经费。省水科院、省西江局坚持将档案工作列入单位年度计划与总结，做到与本单位工作同部署、同组织、同落实、同考核；省设计院领导经常听取档案管理工作汇报，关心档案数字化加工项目的进展及其科研项目结题情况，关注档案工作的进展、变化、改革和创新问题，在人力、物力方面给予大力支持；省东江局切实把档案管理工作当作提升流域管理水平的一项重要工作来抓，加大投入，改善档案室库建设，确保组织领导和工作责任落实到位，创造条件准备申报省特级；省北江局局长和分管领导经常到档案室指导工作，深入一线了解档案工作环境和库房管理，对档案管理以及档案利用方式提出指导意见。如某单位，曾存在多年积压档案资料、且档案库房存在严重安全隐患的问题，通过档案工作年度评估，该单位给档案部门配备符合安全要求的档案用房，增加档案管理人员，拨出专项经费聘请专业人员集中整理积压档案资料，达到了整改完善的要求。

4.1.5规范管理，积极推进档案管理达标升级

各单位在做好本单位档案工作的同时，通过规范化管理，积极推进档案综合管理达标升级，省水利厅及其8个直属单位获得并保持国家一级的1个、国家二级的2个、省特级的3个、省一级的1个，省二级的1个，还有1个单位正在申请省特级。

4.1.6夯实基础，建立健全档案工作机制

厅直属各单位根据工作实际及时完善相关制度，积极构建了档案工作可持续发展的运行机制，统一标准、规范整理，做到有章可循、有据可依，严格执行。省设计院起草了《工程总承包项目档案管理办法》，修订了《库房管理制度》；省水科院制定了《科技文件归档实施办法》，修改了《档案借阅制度》；省东江局在认真贯彻执行文书、会计、基建、科研和声像等档案管理规章制度的同时，有针对性地健全完善了档案室日常管理、库房安全、档案查阅、档案移交、档案销毁鉴定等规章制度，进一步提高了对档案规章制度的重视程度，规范了档案管理人员的操作行为。

4.1.7稳步推进，档案信息化建设迈出新步伐

省东江局积极推进档案管理信息化建设，投入资金开发接口程序和购买专用服务器；省北江局清华紫光档案查询系统实现了档案全文信息检索，网上授权查阅电子文件，档案检索工具的数字化达到100%，文书档案扫描率达100%，科技档案扫描率达80%；省西江局办公业务系统与档案软件接口文档一体化和操作智能化，实现归档“双轨制”管理，实现了文书、照片、实物档案100%电子文件级查询，并定期对归档电子文件进行备份管理；省韩江局为达到办公软件正版化的要求，实施了清华紫光档案管理系统服务器操作系统和数据库软件补充采购项目。

4.1.8积极督导，稳步推进工程档案工作

厅直属各单位积极做好省重点水利工程建设项目档案跟踪、指导工作。省北江局和省韩江局分别负责的北江大堤加固达标工程(干堤和遥堤部分)、潮州供水枢纽工程项目档案评定为优秀等级，分别荣获2010年、2012年“广东省重大建设项目档案金册奖”；省水科院加强对河口水利工程实验室建设工程项目档案的检查指导，成立了档案工作小组，具体负责建设项目的档案管理工作，定期现场检查，对检查中发现的问题，发出整改通知，督促加以落实；省韩江局通过提早介入、合力推进、督导促进等做法，切实加强对韩江粤东灌区续建配套与节水改造应急工程建设项目档案的监管工作；省北江局督促乐昌峡管理处加快乐昌峡水利枢纽工程档案整理和移交进度，监督飞来峡水利枢纽管理处做好飞来峡水利枢纽社岗防护堤除险加固工程项目档案同步进行同步管理，均取得了良好的效果。

4.1.9加大投入，基础设施设备不断完善

根据相关文件精神和要求，通过落实省档案局和省水利厅每年档案工作年度评估意见和建议，以及每年度厅直属单位档案工作会议上交流省直单位和厅直单位档案管理和基础设施设备所见所闻的先进经验措施，省水利厅及厅直属各单位在全面落实档案库房建设“八防”要求基础上，努力打造现代化、规范化和智能化库房，保证了档案的安全保管。如省水文局、省水职院、省设计院、省水科院等通过搬迁扩大档案库房；省水文局、省水科院、省东江局、省西江局等单位均配置了智能密级架，自动消防系统和恒温恒湿空调等现代化设备设施。

5 档案工作存在问题

1) 档案规范化管理有待加强。个别单位没有按照机关档案管理规定的要求做好各门类档案的归档工作，全宗卷的规范整理有待提高。

2) 档案信息化水平有待提升。个别单位电子文件归档流程和功能仍需完善，档案数字化加工进度缓慢。

3) 档案编研和利用有待提高。个别单位对档案编研工作缺乏正确认识，没有得到足够的重视，编研深度不够，缺乏精品，未能为档案利用提供更便捷的服务。

4) 档案管理创新意识有待提高。个别单位缺乏创新理念，缺乏探索精神，存在着按部就班的思想。

5) 重点建设项目档案管理有待加强。个别重点建设项目工程已完工，但项目档案归档不及时，造成档案专项验收滞后。

6 档案工作建议

为进一步做好档案工作，妥善解决改进工作中存在问题，以适应新形势下档案工作的新要求、新格局，提出如下建议：

1) 按照中共中央办公厅、国务院办公厅印发《关于加强和改进新形势下档案工作意见的通知》和水利部以及国家档案局、广东省档案局等有关贯彻实施意见文件精神，对档案工作年度评估办法中的评估内容、标准和方法等等进行补充、修改、完善，与时俱进，符合现实要求。

2) 各单位认真贯彻落实上述文件精神，学深学透，运用到档案工作实际中，开拓创新，探索档案管理高效优质方法，稳步推进做好本单位的档案工作。

3) 进一步推进档案规范化管理工作，建立健全档案管理规章制度，实行各门类档案的规范整理，统一管理。充分利用馆藏资源，开展深层次编研工作，提高档案利用率和服务能力。

4) 进一步加大投入，加强档案信息化建设。各单位要以全面实现数字档案室为目标，加快做好室藏档案数字化加工和电子文件归档工作，逐步实现资源整合、信息共享。建立健全档案安全体系，确保档案实体和信息安全。

5) 进一步加强重点水利工程项目档案的管理，加大对建设项目档案的跟踪指导，确保归档渠道顺畅，档案资料完整齐全，同步管理落到实处。

6) 进一步加大培训力度，采取多种方式，组织档案人员参加各类业务培训，提高档案人员综合素质，打造一支责任心强、业务过硬的档案队伍，更好地为水利中心工作服务。

7) 广东省各地级以上市水务局可参照省档案局、省水利厅、省水文局开展直属单位档案工作年度评估办法和经验，开展本市水务局对下属单位档案工作年度评估工作，更好地贯彻落实《水利部办公厅印发关于加强和改进新形势下水利档案工作的实施意见》，进一步促进广东省水利系统档案综合管理水平的提高。

[1] 广东省水利厅.广东省水利厅关于印发《广东省水利厅直属单位档案工作年度评估办法》的通知：粤水政务[2013]4号[A].2013-06-13．

(本文责任编辑 马克俊)

Analysis of Water Conservancy Unit Archival Work Assessment

CHEN Guanglin, PAN Yunfang, CHEN Lu

(Guangdong Provincial Water Resources Department, Guangdong 510635, China)

Reasons, approaches, results, effects of archives annual assessment in Subordinate units of Water Resources Department of the Guangdong Province are introduced, and problems and work proposals have been raised. Years of practice has proved that water conservancy unit archives assessment, effectively promote the healthy development of archival work, thus promoting the development of all aspects of the unit.

Guangdong province； archives； assessment； effect； recommendation

2016-03-08;

2016-04-11

陈光琳(1964)，女，本科，从事综合档案管理和工程档案监督指导等工作。

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