医疗设备档案信息化管理及新技术应用

摘要：建立医疗设备档案非常重要，因为完善的档案资料不仅可以提高医院的维修效率，有效减少医院的维修成本，还可以为医疗纠纷提供依据。而设备档案只有实现了信息化管理才能提供全面准确的资料，才能有效地避免资料丢失的现象。文章分析了如何才能实现档案的信息化管理，以此促进医院的进一步发展。

关键词：医疗设备；档案信息化；信息化管理；新技术；档案资料 文献标识码：A

中图分类号：R197 文章编号：1009-2374（2016）07-0050-02 DOI：10.13535/j.cnki.11-4406/n.2016.07.026

1 概述

当前各大医院引进的先进医疗设备越来越多，并且设备更新非常快，设备档案资料也随之增多。为了能够对设备档案进行有效的管理，进一步提高设备的利用率，需要利用计算机网络技术创建一个信息管理平台，实现医疗设备档案管理的智能化，为医院提供完整的设备档案资料，从而辅助医院的领导人员能够根据档案资料做出正确的决策。

2 医疗设备档案的作用

医疗设备档案不仅详细记录了前期设备采购以及验收两方面的相关资料，还详细记录了后期设备使用、维修以及报废等各个方面的相关资料，具有重要的作用。首先，档案全面记录了医院所有设备后期保养维修等相关资料，根据这些资料就可以发现使用过程中发生的故障，对故障的内容以及次数进行统计分析，从而预测设备有可能发生的故障，做出相应的预防机制，这样不仅可以在很大程度上降低维修费用，而且还可以为远程维修奠定基础；其次，从档案中可以查看各个型号设备的利用率，了解具体的使用状况，根据这些资料医院相关领导就可以做出正确的采购决策，就不会出现重复采购或者出现采购劣质设备的情况，有效避免一系列的采购风险；最后，档案资料提供了准确客观的计量检测报告等数据，在发生医疗纠纷的时候，可以作为参考依据。

3 医疗设备档案信息自动化管理系统的必要性

以往在对医疗设备档案进行管理的过程中，医院通常都是采用台账化的管理方法，然后把档案分门别类放在档案柜中，这种传统的方式存在许多的问题，首先，档案文件数量非常多，很不方便保存，而且长时间保存以后容易丢失或者损坏，这样就会给医院造成较大的损失；其次，查阅者在查找资料时，查找很不方便，浪费时间和精力；最后，档案的管理设备不具有维修以及维护等功能，不能显示设备的使用情况。

档案自动化管理系统可以改变医院传统的管理模式，实现档案信息的动态管理，使档案管理实现网络化。档案信息自动化管理具有很大优势：首先，档案信息不受外因素的影响而丢失，这主要是因为电子档案是可以备份的，这样一旦有了自然灾害，档案资料就不会遗失；其次，查阅资料非常方便快捷，也可以提高管理人员的工作效率；再次，在构建一个系统的网络化平台以后，医院的所有医师和设备工程师就可以快速获得设备的使用情况，各个科室在调用医疗设备的时候就更加的方便，这样一方面可以提高医院医疗设备的利用率，另一方面也可以提高医院的治疗质量，使患者能够得到及时的医治，最终实现医疗设备的高利用率以及合理调度；最后，医院的相关领导可以全面掌握各种型号医疗设备的运行数据，这样就可以把所有数据进行对比，从而利用计算机系统对这些数据进行统计分析，准确客观地反映出医疗设备的使用效益。

4 档案信息自动化管理系统的实现

档案信息自动化管理系统主要是在建档的时候，把所有的文档资料等信息全部采集到该系统中，从而快速补充档案的相关资料，对档案信息进行登记、检索以及汇编等工作，这一过程为后期档案资料的查阅等工作的实现打下了基础。该管理系统的实现首先需要构建一个管理平台，平台所需的文档资料不仅包括静态档案，而且还包括动态档案，然后通过这个管理平台实现档案信息的输入与输出。

静态档案囊括了医疗设备从采购到报废阶段所有的相关资料，主要有以下四种资料形式：第一个是审批文件；第二个是纸质资料；第三个是光盘或磁盘资料；第四个是影像资料。前两种文件形式需要通过一定的技术处理使其生成数字化档案，然后才能输入信息管理平台中，而后两种文件形式可以直接作为电子文档存储到信息管理平台中，这样就可以对档案资料进行管理和检索。动态档案囊括医疗设备在使用过程中产生的所有相关资料，它和其他档案资料有一定的不同，随机性非常强，比如设备的故障多种多样。然而动态档案的信息化管理非常重要，这是作为故障分析的前提条件，做好故障预防工作可以在很大程度上缩短设备的停机时间，提高设备的利用率。所以必须要实现动态档案的网络化管理，具体实现过程如下：首先，在使用过程中发现设备故障后，立即到网上进行报修，申报者需要填写设备的基本信息，具体描述故障设备的状态，再把这个报修单传到医学工程科；其次，医学工程科查看设备报修单，根据故障描述检查该医疗设备的具体情况，同时查阅设备的相关信息，确定能不能在院内维修，进而科学地评估维修所花费的时间以及费用，告知报修故障科室评估结果，再协同该科室继续开展下一步的工作；最后，维修人员对出现故障的医疗设备进行检修，在完成检修工作后，应当做好维修的记录工作，不仅要详细记录维修人员的姓名以及故障的原因，而且还要详细记录设备维修费用以及时间，如果不是在院内维修，则应当要求维修单位提供对应的维修报告单。医学工程科再修改设备的维修情况，方便各个科室的在线查询。在平台中形成档案文件后，医院的各个科室以及部门就可以随时调用，并且还可以具体分析设备的工作状态以及利

用率。

5 档案信息自动化管理系统在设备运行中的应用及发展前景

档案信息化在设备运行中的应用主要体现在以下两个方面：首先，设备档案信息自动化管理系统具有共享模式，医院可以利用这个优势实现在线培训。把各种型号医疗设备购置阶段的所有资料上传到信息管理平台中，再把设备调试阶段的所有资料也上传到信息管理平台中，这样医院的培训对象就可以在线上直接浏览阅读。这种培训模式具有很大的优势：一方面可以有效提高培训效率，另一方面使用者在不了解具体设备操作步骤的时候，可以即时查阅资料，从而减少工作误差，减少设备的损坏。其次，可以提高医疗设备的维修效率，不断更新设备的维修状态。医院在信息管理平台中建立的维修记录档案，并不是固定不变的，而是从设备的购置阶段开始不断的变化着，为了能够准确地掌握各种医疗设备型号的相关信息，需要详细地记录每一次的维修信息，不仅要详细记录设备的使用情况，还要详细记录设备的具体维修过程。除此之外还需要详细记录设备质量控制报告等，使医疗设备的维修维护记录处于一个动态化的模式中。这样维修人员才能全面掌握医疗设备的维修状态，在设备出现故障时就可以通过查阅维修记录，从而迅速地诊断出故障的原因，这样就可以提高维修效率，并且还能在很大程度上延长设备的使用寿命。

计算机网络技术不断的发展，医院在对医疗设备档案进行管理的过程中，管理模式也发生了很大的变化，从初期的单机记录到融入HIS，而档案信息自动化管理模式也将成为未来医院档案管理的一个重要手段，只有这样才能进一步实现数字化医院。而在对数字化医院进行建设的时候，应当以实现各个医院的档案信息共享为目标，而不是把眼光局限于单个的医院。当前大多数医院采用的医疗设备管理系统，只是能够给本医院人员提供查询以及检索等功能服务，而不能把设备档案信息共享到其他的医院，这在很大程度上影响了医疗设备的利用率，使其不能充分运用在临床医疗中。使各个医院之间的设备档案信息实现共享模式，具有非常大的优势，在建立一个设备档案信息共享管理平台后，每一个医院中的工作人员都能进入这个平台，从平台中查看其他医院医疗设备的有关信息，还可以利用这个平台对某种设备的使用效率进行统计分析，从而了解设备产生的效益，全面掌握各种设备的性能。这样医院在采购医疗设备的时候，就可以结合本医院的情况，分析购买哪一种型号的设备最合理。同时有了这样一个信息共享平台，医院的维修人员就能更全面地了解某种设备有可能发生的故障，从而做好故障预防工作，更加迅速地诊断出故障类别，从而大大缩短维修时间，有效降低维修费用，减少医院的设备维修成本。

6 结语

医疗设备档案的管理涉及医院未来的发展，因此应当做好医疗设备档案的管理工作，进一步完善档案资料，实现档案资料的动态化管理。采用新型的管理模式，使设备档案管理实现智能化，需要建立一个信息自动化管理系统，利用先进的计算机技术创建一个信息管理平台，不断更新设备档案的相关资料，为查阅者提供一个全面客观的信息，从而为后期设备的维修维护等工作提供参考。同时也可以从档案中查阅各种型号设备的性能以及使用效益，结合医院的具体情况，决定购买经济适用的设备，进一步提高工作效率，有效避免人力物力的浪费。

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作者简介：卢捷婷（1974-），女，广东广州人，广州市第八人民医院馆员，研究方向：档案管理。

（责任编辑：蒋建华）