基于员工薪酬发放的医院内部控制制度的探究

徐春玲

基于员工薪酬发放的医院内部控制制度的探究

徐春玲

本文从医院员工薪酬发放的现状出发，分析了员工薪酬发放过程中存在的风险，提出建立和完善医院内控制度的具体措施。有效的内部控制，可以防止错误舞弊的发生，保护资金的安全，保护职工的切身利益。

员工薪酬；发放风险；内部控制建立

2012年11月财政部颁布了《行政事业单位内部控制规范（试行）》，并于2014年1月1日全面实行，标志着风险管控理念在行政事业单位的引入和强化成为了现实。加强内部控制是防范财务风险、预防贪污腐败的有效手段。医院员工薪酬是按照有关规定支付给员工（含离退休人员）的各种薪酬，包括工资、津贴补贴、绩效工资等，以及代扣代缴的社会保障金以及个人所得税等[1]。目前，公立医院的员工薪酬支出占总支出的比重很大，因而在员工薪酬发放过程中，建立有效的内部控制，可以防范错误舞弊的发生，保护资金的安全，保护职工的切身利益。

1 员工薪酬发放的目前状况

1.1 发放及代扣的项目复杂多样 公立医院属于非营利性的事业单位，按照国家规定的工资项目发放。因为以前年度累积的各种津贴、补贴的发放，奖金、绩效的发放，科研费的发放，劳务费的发放以及各种补贴等的发放，每月员工薪酬单上体现的工资项名目繁多，工资发放增项和代扣减项多达几十项。

1.2 发放人员的类别多样各异 我国的三级甲等医院人数大多在千人以上，发放薪酬的人员包括在编人员，合同制人员、离退休人员、外聘人员、返聘人员、研究生人员以及新增的基地培训人员等多种身份，人员类别不同，执行的薪资标准不同、资金支付渠道也不同。

1.3 发放的工作量大且时间紧张 医院薪酬的发放流程是每月由人事部门给财务部门下发工资变动通知书，由财务部门加工整理后录入、汇总、相关人员审核、院领导签批、最后银行代发，整个过程往往只有几天时间，一方面工资调整变化工作量大，另一方面受软件限制，薪酬录入工作只能由1人操作完成，要保证在短短的几天内准确及时完成薪酬发放是比较困难的。

2 员工薪酬发放过程中存在的风险

2.1 员工薪酬发放流程不规范的风险 发放员工工资是一项系统工程，涉及多个部门、多个工作人员。没有规范的流程、明确的岗位责任制，将会导致出现问题相互推诿，发生潜在的风险。

2.2 员工薪酬审核流程不规范的风险 员工薪酬由工资会计1人录入、汇总，审核人员抽查复核的工作方式，容易发生失误，甚至发生舞弊的风险。有些医院员工薪酬的发放，整个工作流程有工资会计1人完成，审核人员进行部分抽查复核的方式，因为没有进行全面复核，录入人员录入失误是不容易被发现的。同时也有发生舞弊的可能，导致内控失效。

综上所述，内控制度的笃实尤为重要。

3 员工薪酬发放的内控制度建立和完善

3.1 人事部门的控制

3.1.1 员工薪酬的发放由人事部门集中管理。人事部门统一管理医院的员工薪酬的预算以及发放标准，其他部门不可以进行有关员工薪酬的人员支出。

3.1.2 进行工资总额控制。一是每月由人事部按照预算进行月度薪酬总额控制，绩效工资和其他临时支出不得超过当月工资额度。二是每月人事部门计算当月工资总额，并登记备存。

3.1.3 在人事部门的信息系统中记载所有员工薪酬及变动情况明细，每月和财务部门对账。

3.2 财务部门的控制

3.2.1 不相容岗位相分离制[2]。（1）薪酬录入人员、审核人员、审批、出纳人员相互分离。（2）人事部门传送给财务部门的工资调整变化的原始资料，要建立资料交接登记制度，双方在登记簿上签字交接。财务部门工资录入人员依据原始资料进行工资录入工作、审核人员也要依据原始资料进行审核工作，避免录入失误和遗漏，提高准确度。（3）工资软件中的“月结”权限由复核人员完成，其他人员无法再更改工资数据库。（4）录入人员由软件系统输出银行代发数据后，上传银行代发工资，复核人员进行核对银行回传的发放成功人员数据。

3.2.2 工资薪酬发放进行全面复核控制[3]。（1）首先，复核人员与人事部门薪酬系统进行核对，包括对上月工资发放明细，逐人、逐项进行一次全面核对，保证人员及数据的准确。然后，在此基础上对以后月份的人员和工资情况进行核对。（2）通过工资软件程序中生成的《工资变动情况表》，对比不同期间工资变化情况，包括人员的增减、工资项目的金额增减变化等的明细表、汇总表。（3）复核人员把工资变动明细表和人事部门的变动资料进行核对，同时通过工资变动汇总表核对工资总额的变动，这样大大减少了人为复核的差错。（4）核对每月工资人数的变化，实际发放人数与人事部门调整应相符。

3.2.3 工资薪酬发放备查簿控制。建立工资发放备查簿，登记需要分期发放或分期代扣工资的明细账，包括人员姓名、工资项目、时间期限、总金额和分月金额。每月更新备查簿，然后进行录入工作，录入完成后、和人事部门的当月变化以及延续的变化一一核对，防止发生纰漏。

3.2.4 定期轮岗控制[4]。财务人员长期从事一个岗位的工作，首先，会产生倦怠，缺乏创新意识，对工作形成一种惯性思维；其次，已掌握了所在岗位存在的漏洞与缺陷，可能产生舞弊行为，造成医院资产的损失，损坏医院的社会公信力。所以，从事工资薪酬岗位的财务人员应定期轮岗，及早发现错误，保证医院资产的安全。

3.2.5 工资薪酬发放环节的控制。（1）建立大额资金发放联签制度，每月进行工资薪酬发放时，需要录入人员、审核人员、财务部门负责人、人事部门负责人、主管院长、院长联名签字，出纳才可以进行付款。（2）在大额资金联签后附当月《工资薪酬汇总情况表》，包括上月实发金额、人数、人员类别，当月增减变动情况，当月实发情况。该方法便于领导审批，同时，财务部门和人事部门相互牵制、共同确认当月工资薪酬发放情况[5]。

3.3 信息化的控制

3.3.1 工资薪酬系统中各个岗位权限划分及口令设定，是保障内控安全的有效屏障[3]。各岗位权限的设定要相互牵制，而权限控制主要是通过口令进行。一般情况下财务负责人或其委托人掌握操作人员口令，信息部门掌握服务器口令。每天服务器自动备份外，系统管理员也要进行当天的备份管理，双重备份可以有效地防范和控制财务风险。

3.3.2 建立统一的部门名称和人员名称字典库，利用软件系统进行数据导入，避免人为录入的失误。人事部门传送的工资薪酬通知单，有些医院是手工书写，不规范，容易造成误读。医院建立字典库，设置统一的部门名称、部门编码、人员姓名、人员编码、人员类别等信息，所有部门使用统一的字典库，部门之间数据的传递，通过只读加密文件进行，然后打印文档，签字盖章存档。财务部门只需进行数据导入即可，不用进行数据的二次加工处理，减少人为原因造成的差错，提高工作效率。

3.4 工资薪酬监督的控制

3.4.1 员工工资薪酬单发放到个人手中。每月的员工工资明细条，由财务处打印，员工领取的透明化管理方式发放到个人手中，使职工对自己的工资情况明明白白，方便及时核对，充分发挥员工监督的作用[6]。

3.4.2 审计部门和内部稽核岗的控制。三级甲等医院设有内部审计部门和财务稽核岗位，应充分发挥其监督作用，对薪酬发放的制度、环节、和事项等进行审计和稽核，充分发挥医院内部审计部门的监督作用。

3.4.3 职工代表大会公开员工薪酬信息。工资薪酬具体执行的相关政策和文件精神、医院绩效考核管理细则等事项，要通过职代会的表决、公开，依照具体规定实施，信息公开可以震慑各种舞弊行为，发挥广大职工的监督作用。

医院员工薪酬的发放是一项复杂繁重的系统工程。从医院的实际情况出发，建立一套有效的工资薪酬内部控制制度，是预防贪污腐败的有效手段，是医院在安全、有序的环境下健康发展的重要保证。

[1] 王淑霞.浅析新医院会计制度的多重特性[J].会计之友，2011(22)：23-25.

[2] 焦鸿靖.职工薪酬支付内部控制探讨[J].绿色财会，2011(11)：33-35.

[3] 方周文，张庆龙，聂兴凯.行政事业内部控制规范实施指南[M].上海：立信会计出版社，2013:50.

[4] 贾俊梅.进一步通过财务轮岗加强资金内部控制的研究[J].广西电业，2010(4)：45-48.

[5] 戴辉.基于职工薪酬发放的医院内部控制制度的建立[A]//.东北、华北地区第十八次卫生经济学术会议论文集[C].2015(9)：17-18.

[6] 夏雪花.企业薪酬分配效率、公平及经济结果研究[D].西南财经大学，2011.

10.3969/j.issn.1009-4393.2016.16.005

吉林 132011 北华大学附属医院财务处（徐春玲）