电力设计企业纸质档案和电子档案并行管理

陈薇薇

(中国电力工程顾问集团西南电力设计院有限公司，四川 成都 610021)

电力设计企业纸质档案和电子档案并行管理

陈薇薇

(中国电力工程顾问集团西南电力设计院有限公司，四川 成都 610021)

信息技术的运用给档案管理工作带来了机遇也带来了挑战，电子档案作为数字化的产物，对纸质档案管理造成影响，纸质档案与电子档案并存的管理模式已经形成。在此背景下，如何处理好二者的关系，共同为企业生产经营服务，成为电力设计企业档案管理工作的重要课题。

纸质档案；电子档案；管理。

随着信息化技术的快速发展和应用普及，档案管理工作也发生着深刻的变化。数字化工作的推进使得电子档案大量产生，这在对管理工作带来便捷的同时，也对传统的纸质档案造成了冲击：经过数字化的纸质档案是否还有保存的必要，电子档案是否需要再传化为纸质档案是值得档案工作者思考的问题，而鉴于纸质档案与电子档案并存的管理模式正逐步形成，如何处理好二者的关系也成为了电子设计企业档案工作的重要课题。

1 纸质档案和电子档案的特点

纸质档案、电子档案都是对人类经济社会发展的原始记录，具有相同的本质属性，只因有不同的载体形式而在管理方式上存在差异，二者既有共性又有个性。

1.1 纸质档案的特点

纸质档案是以纸张为载体的档案，由于其是由办理完毕的具有保存的价值的文件直接转换而来、不易被篡改，也最大限度的保证了档案的原始记录性。纸质档案的优点在于载体稳定，使用了符合要求的纸质载体、书写材料后，在合理的保存环境中，使用寿命较长，并且因其客观记录了原始情况，能够为企业生产经营与发展提供充分的查考依据。在优点突出的同时，纸质档案同时有其自身的劣势：在保存方面，纸质档案占用库房面积大，易受外界环境的影响，反复使用会造成纸质档案的磨损，而现有的正本副本同时入库的管理模式也造成了库容的增大以及纸张的浪费；在利用方面，在同一时段，纸质档案只能供一个对象使用，信息资源不能共享，降低了使用效率。

1.2 电子档案的特点

电子档案，是指通过计算机磁盘等设备进行存储，与纸质档案相对应，相互关联的通用电子图像文件集合，通常以案卷为单位。由于电子档案是通过计算机磁盘等设备进行存储，在保存环境等与纸质档案有差别的同时，其也具有自身的特点。第一，处理便捷。电子档案可通过计算机直接处理，对电子文件的信息进行分类、汇总等，将这些信息转换成所需的形式，省去了传统档案工作中的手工操作环节。第二，易于共享。电子档案不受时间与空间限制，可实现异地网上信息检索查询、案卷借阅，网上全文信息的检索、浏览和下载，可满足多人同时在线共享使用，打破了纸质档案利用排它性的局限，使其重复利用率及共享性高。电子档案的缺点在于，存在对技术的依赖性、载体的不稳定性和面临多重安全风险，虽然借阅了保存的空间，但对环境的温湿度、防磁性等条件的要求很高。

2 电力设计企业纸质档案和电子档案管理现状

在实际管理过程中，由于纸质档案的内容和载体的紧密结合使其充分体现了档案的原始记录性这一基本属性，并保证了档案可以成为一种真实可信的法律凭证，在电力设计企业的生产过程中，纸质档案充分的发挥了为工程验收、决算等工作提供真实的凭证；在发生工程事故时提供分清事故责任的最佳证据等多种价值。纸质档案的大量存在也造成了管理效率的降低，笔者所在的电力设计企业每年约入库设计图纸约30余万张，案卷15000余卷。纸质档案的接收、整理、编目、归档、入库上架的全过程，均需手工操作，耗时长，效率低。

而对于电力设计企业而言，同类型的工程设计图纸参考、套用的频率很高，同时，在线浏览、异地查阅的需求量很大，仅靠单一的纸质载体无法满足使用需求，电子档案的存在是必不可少的。同样以笔者所在的企业为例，同类型工程设计图纸套用率大多在15%以上，使用人工调晒底图，平均4 min/1张，而使用计算机辅助下载电子档案，现有技术已实现按项目、专业以及案卷批量下载，约2.5 s/1张，且直接发接至蓝(白)图打印机出图，大大提高了工作效率，节省了大量的人力与时间。

3 纸质档案和电子档案并行管理的思考

从纸质档案和电子档案特点和在电力设计行业档案中的作用中不难看出，两种档案形式各有优点和存在的价值，既有相对性和独立性，又有统一性，二者相辅相成，优势互补。电子档案的产生和发展并不意味着纸质档案的淘汰和否定，二者之间存在着很多关联。

首先，根据目前我国档案管理工作的现状，纸质档案与电子档案的不同属性和特点，两者互相依存、相互兼容、协调发展的状况将持续相当长的一段时期。档案的本质属性是原始记录性，电子档案因其便于修改、拷贝和难以防伪的特点，现有技术无法支撑环境通过数字证书、电子印章等先进技术来保证电子档案的不可抵赖性及其凭证价值，而纸质档案的原始性更具有说服力。因此，在线收集的电子文件不能成为生产经营、经济纠纷、事故责任认定的凭证，在线流传的文件及签批流程应转化为纸质文件一并归档管理。

其次，笔者认为在现有技术条件下，电力设计企业从自我保护的角度出发，应采取“两条脚走路”的模式，即电子档案与纸质档案并存。也就是同一类档案信息，既要保存电子档案，又要保存纸质档案。一方面将需要永久、长期保存和需要维护归档的电子档案，及时转化成纸质档案作常规保存，继续用传统的档案形式来保持其原始性、参考性和凭证性；另一方面以电子影像技术为支撑，将纸质档案转化为电子信息进行管理，以满足企业信息资源共享的需求。

再次，我们在全面推广使用电子档案，享受科学管理档案便利的同时，也应清醒的认识到电子档案管理中的难点，如电子档案对存储条件、使用技术条件、网络安全的要求较高等等，这些给档案管理工作的信息化建设发展带来了诸多问题，档案管理部门应主动加强计算机管理系统的开发，构建优质的档案管理平台，为涉密档案进行加密存储与管理，对电子档案的使用者权限进行限制，采用先进的网络技术和病毒防御技术，确保数字档案馆数据库的安全等，力求建成信息资源共享、主页美观、界面友好、检索方便、数据安全的知识型数字档案馆。

4 结语

电力设计企业档案记录了中国电力设计水平及电力设计企业发展的历程，因其历史性、直观性，使其不仅成为了电力设计企业的重要资源，还为电力设计发展及科学研究提供凭证和参考，因此更应该提高档案的信息开发和服务水平，使让电力设计企业档案信息不仅能够安全可靠，而且也要方便使用，这就需要纸质档案和电子档案在电力设计企业档案中优劣互补。在实际管理过程中，必须通过合理的应用方式，充分发挥纸质档案和电子档案的优点，让电力设计企业档案不仅只是停留在参考的层面，更进一步的开发其中的信息资源，使其成为一个平台，让企业的资讯与知识，通过获得、创造、分享、整合、记录、存取、更新、创新等过程，不断的回馈到知识系统内，形成永不间断的累积个人与企业的知识成为企业智慧的循环，在企业组织中成为管理与应用的智慧资本，为电力设计企业的生产经营发展提供更加全面、便捷的服务。

[1] 纪晓群，等．电子档案与纸质档案的和谐共存与集成管理[J]．兰台世界．2013，(29)．

[2] 薛雯，仲杰．数字化背景下档案双套制管理模式的再思考[J]．办公室业务， 2016，(9)．

[3] 陈元明，孟祥芳，谷乐．浅谈科研单位电子档案管理和纸质档案数字化策略[J]．四川档案，2010，(4)．

Management of Paper and Electronic Archives in Parallel for Electric Power Design Enterprises

CHEN Wei-wei
(Southwest Electric Power Design Institute Co.,Ltd., Chengdu 610021, China)

The use of information technology has brought file management brings both challenges and opportunities, as a product of digitization, electronic file impact the management of paper files, paper archives and electronic archives management mode has been formed. In this context, how to deal with the relationship between the two, for enterprise production and business operation services,becomes an important subject power design enterprise file management.

paper files; electronic archives; management.

F406

C

1671-9913(2016)06-0078-03

2016-07-08

陈薇薇(1972- )，女，四川成都人，副研究馆员，从事档案管理工作。

2016年度国家档案高科技项目(2016-X-04)