浅议信息化项目采购中的注意事项

黄鹤

摘要：信息化项目的采购中需要注意的事情很多，比如前期的需求分析，参数设定，合同规范等都是需要特别注意的地方。文章从信息化项目采购过程中的注意事项进行初步探索，进而能在以后的信息化采购中作为参考。

关键词：信息化；采购

随着信息技术的发展，越来越多的单位参与到了信息化建设的进程中。比如大多数单位使用的办公自动化系统，电子公文、网上业务申报等都是近年来运行比较稳定的信息化项目。通过这些信息服务项目开展，可以有效的提高工作效率，服务群众。然而，如何进一步提高信息化服务水平，采购好信息化项目便成了一个值得关注的话题。文章所讨论的采购是公开招投标采购。文章所称信化项目是指以计算机技术、通信技术或其他现代信息技术为主要手段的公共信息基础设施、应用软件开发、信息网络建设、信息应用系统建设、信息网络安全建设和信息资源开发等新建、扩建或改建的工程项目，同时包括支持信息化项目建设的配套服务。

1信息化项目采购原则

采购要秉着公开、公正、合理、合法、高效、透明的原则进行的。公开，就是采购的项目要求全国范围内公开；公平，就是具有独立承担民事责任能力的，符合采购文件中的项目实施能力条件的供应商一律平等，均可参与到信息化项目的投标工作中，不存在排他性、地域歧视性的限制；合理，就是采购的项目具体规格、标准、要求要合理，采购的具体参数要；合法，就是所有的采购环节都要合乎法律的规定。高效，要求整个采购过程时效性强，效率高；透明，要求采购的所有环节都是公开的，无隐藏的。然而，信息化项目的工期一般比较长，比如前期需求调研阶段就需要花费一定的时间，而且实施后服务的比较重要，除了要坚持以上所述的原则外，还要坚持以需求为导向，以应用促发展的原则。以需求为导向就要求结合本单位实际情况，综合考虑本单位信息化建设的计划安排，严格落实信息化项目的需求分析。以应用促发展就是要求信息化项目的采购不能仅仅为了采购任务的完成，而要具体做好项目采购后的后续促进发展。项目采购、实施结束后，除了能更便捷的服务群众，提高工作效率外，还能为以后的进一步改革提供参考依据，促进信息化的发展有序进行。

2信息化采购流程

信息化项目采购前提是先申请采购，然后审批通过该项目立项后，开始需求分析，统计调研，得出项目可行性方案或报告，然后按照客观公正的原则进行项目采购资金的预算，进行资金预算的申报，预算审议通过后，开始信息化项目采购工作。项目参数文件确定后，然后公开招标。确定成交单位后，公开公示，然后签订采购合同，备案结束后，开始信息化项目的实施。采购流程中的每一步都要认真细致，精益求精，同时要把采购的整个过程放在一个公开透明的环境中运行。

3信息化项目采购中的注意事项

3.1明确落实需求分析，做好信息化采购的前期调研

信息化项目的采购往往是和电子信息技术分不开的，需要首先做好本单位的实际需求分析，结合本单位的年度计划和工作进程及后续工作进行落实。结合项目采购后的信息化服务对象、服务方式等因素进行一一落实。同时要把各种不可估计的因素，比如政策变动等因素都提前考虑到位，做到预防在先，宁可把不可避免的因素多考虑一些，更周全一些，也不能遗漏任何一个可能发生的因素。因为，信息化项目需求分析中的一个微小的遗漏将会导致后续的项目实施进行大面积的调整、修改工作，严重的还会带来采购资金的浪费，项目的重复采购等问题的发生。因此要明确落实需求分析，做好信息化项目采购的前期调研工作，有条理、有节奏的进行落实。

3.2严格确定采购参数，做好采购信息的公开公正

参与投标的各供应商都是根据公开的项目采购信息进行投标的，同时，中标单位也是根据采购文件中的各项规定进行项目实施的，因此采购信息参数的确定尤为重要，在遵守国家采购法的各项规定之外，既要做到公开、公正、合理、合法，又要做到严谨、严格、严密，切实符合采购单位的实际要求。严谨就是要求进行参数文件确定时，不能有丝毫的差错。严格就是要根据实际的需求进行参数范围的确定。严密就是采购的参数文件在尚未公开之前要做好保密工作。所以，要根据需求分析落实具体要求，逐步落实需要采购的信息化项目的具体参数，界定项目的实施范围、实施周期、实施要求。这些都是项目实施前，需要进行的项目设计、计划、实施和评价验收的依据。同时，采购参数的明确，也是以后的评标过程中关于供应商的资格性检查的依据之一。因为采购项目评标过程中，首先就是要依据法律法规和采购文件，对供应商投标文件中的各资格证明进行审查。因此，采购参数的确定不仅仅关系到采购单位的实际应用，也会关系到供应商的投标。因此，要严格确定采购参数，保证采购过程公正公开。信息化项目的开展往往能给单位带来效率的提高，能够给单位信息化建设起到促进作用的，然而，信息化项目的兴起也会带来一些隐藏的风险，比如对环境的影响等，这就要求我们在确定信息化项目的采购参数时，要多留心，多学习最新采购政策，比如，电子信息产品污染控制管理办法的实施，就要求我们在采购电子信息产品时，要采用环保的，绿色的、对环境污染少的电子产品。供应商提供的产品应符合国家关于电子信息产品控制管理办法的要求。因此，信息化采购参数的设定中就要加上这一约束条件。

3.3加强规范合同条例约束，促进信息化项目稳步开展

信息化采购的中标单位确定之后，公开公示结束后，就要开始签订合同阶段。合同的签订虽然比较简单，但是，合同条文的规范比较重要。合同具有法律约束作用，同时也有督促推进作用，比如项目的工期安排，合同中标注的清楚，就有利于在项目的实施阶段做好监督。因此，在项目实施阶段，采购单位不能放松思想，要继续关注采购合同的约束推进作用。根据项目的逐步展开，根据采购文件和合同的规范作用，督促、监督项目中标单位按照参数要求严格实施。合同不仅仅是约束供应商，也是采购单位继续开展信息化项目的重要参考文件，同时，有利于采购方时时参与到项目的每一个进程中，有利于项目的顺利开展和后期的验收工作。同样，关于款项的支付，比如分批支付方式，也是近年来很多采购单位采用的支付方式，因为信息化项目的运行周期比较长，根据采购要求落实到位后，还会有一些不可避免的事情发生，比如系统漏洞这些问题往往不是在项目结束时候出现的，经常是运行一段时间后发生，这就需要再次联系供应商进行调整完善。或者，项目结束之后又有国家新的政策发布，就需要立即进行修改相应的信息化项目以适应政策的要求，这就不能根据项目工期的结束，进行全部支付。这就需要在采购文件和合同中明确支付方式，支付时间，比如在工期验收结束后，预留5%-10%的尾款，在验收结束一年后，项目无异常后全部支付结束。这样，可以有效的保障项目的后续工作。同样，关于合同中的附件也是需要关注的，比如，原厂授权服务，原厂维保证明等，因为合同的生效日期往往和这些信息化维保服务的生效日期是一致的，这些重要信息都要在合同的附件中明确列出来。项目签订采购合同时，要根据采购文件的要求，督查供应商提供的各项出厂证明，维保证明，合格证等证明材料。

3.4综合管理项目采购文件，做好采购材料归档工作

信息化项目的公开采购是要经得起审查、复查、审计的。因此，保留采购过程中的各项材料是信息化项目的采购过程中需要注意的事项，除了签订的合同需要按照规范的流程和健全的档案管理机制进行归档整理外，信息化项目的采购过程中也会产生不同的资料，比如项目采购申请单，预算审批批文，信息化项目需求参数，信息化项目可行性研究报告、招标公告文件，中标单位公示文件、项目实施方案、验收报告等重要信息，这些都是需要做好归档工作的。信息化项目建设是一个长期的过程，这就需要在项目实施前建立一个项目运行维保机制，在项目的实施过程中会要不时的根据采购中的文件资料进行对照，复审，防止实施过程中出现偏离，同样，在项目实施结束后，关于维保的问题，都需要参考采购中的文件。除此之外，采购的信息化项目还会有以后的审计、风险评估，效益分析等事项，这些都需要参考采购中相关资料。因此，在信息化项目的采购中，要综合管理采购相关文件，认真细致的保留好相关的文件资料，以备随时查看。所以，项目签订采购合同后，要根据采购文件的要求，督查供应商提供的各项出厂证明，维保证明，合格证等证明材料，这些是合同中需要关注的重要附件。

4结语

信息化项目的采购是一个看似简单，实则是一个规范严谨的过程，需要持着认真负责的态度，秉着公开公正的原则，做好前期项目调研，明确落实项目需求分析，密切关注政府相关政策、法律条文，严格确定采购参数，同时，加强合同规范约束作用，综合管理项目采购文件，做好采购材料归档整理，这样，就能够有效的进行信息化项目的合理展开，有序运行。