PPT演示文稿设计及使用研究

马亮

摘要：伴随着office套装软件，PowerPoint（以下可能简称PPT）已经被使用了二十几年，它是电脑发展史上最辉煌、最具影响力软件之一，但如何使用PPT设计出一部内容展示良好、表现形式优美的演示文稿，依然是一个见仁见智的问题。笔者在高校工作，为学院领导和学校的重要活设计多过几十部PPT演示文稿，对于PPT的设计和使用有一定的心得体会，现总结下来和大家讨论分享。

关键词：PPT设计；幻灯片设计；演示文稿设计；设计

中图分类号：TP317 文献标识码：A 文章编号：1009-3044（2015）036-0112-02

Abstract：With the office suite of software， PowerPoint （below abbreviation ppt） has been in use for more than 20 years， it is in the history of computer development most glorious， one of the most influential software， but how to use Design ppt out show a good and beautiful forms of presentation， is still a matter of opinion. I work in Colleges and universities， for the college leadership and the school's important live design more than a few dozen PPT presentations， for the design and use of PPT have a certain experience， is summarized and discussed to share.

Key words：PPT design； slide design； presentation design； design

1 概述

在电脑发展史上最具影响力最辉煌的软件之一PowerPoint使数不胜数的精彩演示锦上添花，也曾让无穷无尽的愚蠢想法穿上了图形化的华丽外衣。它不仅出现在会议室中，也出现在诸如六年级的读书报告中。随着这一切的发生， PowerPoint设计和使用中的问题被一一展现出来，给很多人带来了困惑、忧虑，到底如何设计和使用一部PPT，才是恰当的？自从有了PowerPoint以后，许多商界人士不再撰写文件了。他们只是在编写演示文稿，这些文稿只是些没有细节、缺乏支持的概要。许多人不喜欢撰写详尽文件所付出的脑力劳动。现在PowerPoint已同Office捆绑到一起，这使得接触到该软件的人大大超过了原来的目标人群──销售人员。当投影仪变得越来越小、越来越便宜时，几乎各个房间都为播放PowerPoint做好了准备。现在，学校的孩子们也开始用PowerPoint撰写读书报告了。有人对此深恶痛绝，他们坚持认为，孩子们需要按照完整的段落思考和写作。其实，对PowerPoint的抱怨通常不是关于这款软件本身的，而是关于那些演示文稿糟糕的设计和使用。这就如同平面媒体一样，各种各样的垃圾都可能被印刷在上面。

对于上述这些不容忽视的问题，我予以总结归纳为两方面的问题：设计问题与使用问题。现在我们对这两方面的问题展开研究和讨论。

2 PPT演示文稿的设计

PPT的设计步骤，和别的设计既有相同之处，也有其独特之处。一般经过如下步骤：1）和客户沟通，了解客户通过PPT演示文稿要完成的功能，确定PPT文稿的大致类型；并了解用户对PPT演示文稿的偏好和特殊要求；2）设计或寻找一套PPT模板，和用户进行沟通，以确定模板；3）基于PPT模板制作每张PPT，这个阶段，如果是一个基于内容的PPT，基本需要对方有一个熟悉文档内容的人参与共同制作；如果是一个展示性的PPT，类似于广告，并且第1步沟通得比较详细，可以由设计人员独立设计；4）针对设计好的PPT演示文稿，与客户进行沟通，听取反馈进行修改；5）定稿。

由上述的PPT演示文稿的设计流程，可以看出来，PPT的设计一般要由客户方的人员全程参与，尤其是基于内容的演示文稿，因为每张PPT要放什么内容，演示文稿设计者一般是不清楚的，即使前期沟通的很仔细，但每张PPT不仅要放置文字，还要放置图片，这些图片不可能前期全部准备好。因此，大部分的PPT设计，都要由客户方熟悉内容的人员全程参与，而设计方主要负责版式、外观及展示效果。

一部PPT要设计成什么风格，相当一部分要取决于演示文稿使用的场合和这部演示文稿要完成的功能，如是汇报类的？广告展示类的？还要考虑面向的群体，领导？成人？高中生？针对这些不同的因素最终确定演示文稿的设计类型。所以，前期和客户进行良好的沟通，掌握客户需求非常重要，这决定了这部PPT演示文稿的设计风格；在相当多情况下，虽然设计人员根据自己的经验，可以很快根据客户的需求确定演示文稿的类型，但客户往往有可能有自己的设计想法，会和设计师的想法会有出入，这就需要设计师和客户提前做好沟通。

PPT的设计和其他设计不同的一点是，在真正开始内容设计和填充前，一般会先确定PPT模板，然后根据模板，再往这套模板里设计和填充各张内容；PPT模板的确定基本上就确定了这套PPT的风格。因为内容的填充和设计，往往与PPT模板有关，所以填充和设计每张内容之前，必须先确定PPT模板。设计人员提供PPT模板，无怪乎有两种途径：自己设计和购买网上资源；如果客户的需求非常特殊，可能需要设计师自己设计模板，其实网上也有很多专业的PPT设计公司，他们设计的PPT模板也是非常专业的，设计师可以借鉴使用。设计或选用PPT模板，首先要看版式、配色是不是符合主题，是不是美观，其次模版要提供完整的导航方式，结构清楚。在这里要强调一下，并不是说设计师使用了别人的模板，设计师就没有作用了，其实不然，一般PPT模板只有几张，只是对PPT封面、目录、内容区、封底的样式进行了设计，由于模板并不知道客户要放什么内容，所以把内容填入PPT模板将是设计师的任务，内容填入每张PPT，也是需要根据模板的版式进行设计的，不仅要放置文字内容，有可能放置图片，甚至图表等，这就是设计师的价值所在。

确定模板后，就要逐个设计每张PPT的内容。在这个阶段，根据PPT的类型不同，以及沟通的程度不同，工作模式一般会有不同的选择。如果是广告类型的PPT，是展示某件产品，几乎每张PPT放置的内容前期已经沟通清楚，仅仅需要设计师的创意，这种情况下无需要客户介入，由设计师独立完成每张PPT的设计；但是，如果是内容汇报型的PPT，每张很多内容和图片，一般情况下，前期不可能和客户进行彻底的沟通，这个时候就需要客户有一个熟悉内容的人员全程参与设计，以确定每张PPT的内容和图片，有时候要在设计现场进行适度的内容调整，这都不是设计师能做主的事。在整个PPT设计中，要和选定和设计的模板风格相符，从网站下载不同风格的图表，都放入自己的PPT，也不见得是好事，会显得过于业余。整套PPT要导航清晰，可以采取如下措施：1）PPT演示目录在每个章节开始前都要放置；2）在每张PPT内容页面，都要放置章节文字，可以放置在每张PPT的顶部；3）对于每张PPT的内容，如果有小标题，也要放置；4）如果几张PPT有相同的标题，都应该在每张相同的位置放置一样的标题，如果几张PPT表达相同的内容，表现形式也应该趋同。另外，在PPT上不要放置和内容无关的动画及图片。放置在PPT的文字和内容要精炼。PPT的内容，应该是对原始文档内容的提炼和升华，而不是对原文档照抄照搬。要多用图表和图片对原始文档进行概括说明，少用大段文字。关于动画的使用，要看PPT的使用场合，如果是一个非常严肃的向上级汇报的PPT，除了反应先后逻辑顺序的动画外，其他可以不会加任何动画；而如果是一个广告展示性的PPT，加入炫目合适的动画，一般会很好的感觉，加动画的原则是注重逻辑顺序，所加的动画效果不要太细碎，要大气干净。个人认为除非特殊情况，一般不要给动画添加音效。至于PPT的切换方式，也要干净，比如向左划出，向上推出，都是很好的页面间切换效果，显得干净利索。

在PPT设计完成后，是听取客户意见的阶段。一般陪同参与制作PPT的客户方，都是秘书身份，整套PPT的确认一般要得到客户领导的肯定。这个过程，可以由设计师亲自带着PPT和客户进行座谈，可以由全程参与的秘书代为传达。在得到用户的修改反馈后，与客户进行沟通，达成合理的修改建议，实施修改。经过几轮反馈后，整套PPT演示文稿就会完成。

3 PPT的使用

其实，PPT演示文稿并不是万能的，再漂亮的PPT，也是对演示者的陪衬和辅助。如果演讲者，对内容不熟悉，口才欠佳，即使PPT再漂亮也是无太大作用；相反，如果演讲者，熟悉内容，口才很好，即使PPT做得无聊，也能引起观众的兴趣。但，不能否认，优美、炫目、导航清晰的PPT一定会为演讲加分。较理想的一场演讲应该是，演讲者熟悉演讲内容，完全脱稿，演讲起来如数家珍，然后辅以优美、经过高度精练的PPT，这样子会让听众沉浸其中，达到最佳的效果。另外，并不是所有的场合和内容都适合PPT。例如，在大学课程中，像高等数学这种科目，就不应该使用PPT，老师在黑板上书写的过程，也是学生思想的过程，整张整张PPT的切换毫无思考的顺序和过程，会导致学生难以理解。

一般情况下，制作PPT的电脑和演示PPT的电脑不会是同一台，确定好演讲使用的电脑后，要把PPT复制到该电脑，进行播放，检查一下字体字库有没有缺失的情况。检查每张PPT有没有异样。

4 结束语

总之PowerPoint是一款优秀的制作演示文稿的软件，它提供了强大的基础功能以制作各种特效。但软件毕竟是工具，能充分发挥其作用的是设计师，如果设计师审美能力欠佳，制作出来的PPT也不会太好，即使用模板，也并不能完全解决问题，因为最终每张内容的编排，也是一个审美问题，对幻灯片间的切换动画和每张PPT的动画的应用，也无不和设计师本身的审美能力息息相关。这种审美能力的提高除了多做多练外，也要靠多看案例来解决。但就提高审美能力而言，不一定非要只看案例PPT，任何平面设计和广告设计，都可以提升审美。

参考文献：

[1] 朱成斌.PPT 演示文稿的设计与美化[J].中国教育信息化，2012（2）.

[2] 王萍.大学生对PPT 教学认识和感受的调查研究[J].电化教育研究，2013（9）.

[3] 杨顺翔.现代PPT艺术设计研究[D]. 长沙：湖南师范大学，2014.