高职院校办公室印章管理标准探析

2016-03-03姚文溢

新教育时代电子杂志(学生版) 2016年20期

关键词：印章办公室管理人员

姚文溢

（闽西职业技术学院办公室福建龙岩 364021）

高职院校办公室印章管理标准探析

姚文溢

（闽西职业技术学院办公室福建龙岩 364021）

高职院校办公室作为学校行政印章的管理部门，有责任也有义务做好印章管理工作，保障印章的有效性和安全性。本文主要就办公室印章管理中存在的问题展开分析，探讨加强高职院校办公室印章管理的标准建设的方式方法。

高职院校办公室印章管理标准

高职院校印章在学院日常管理以及参与社会济活动中起着重要作用，它们是学校依法行使权利，发挥职能作用，参与公务活动，构建对外联络关系的重要凭证和必要保证，是具有法律效力和身份权威性的印记，也是学校履行职能的合法象征。按照涉及业务种类划分，高职院校的印章包括学校党委印章、学校公章（含学院钢印），学校纪委印章，学校党政主要领导（党委书记、院长）名章，党群部门、各党总支、党支部印章，学校各个行政职能部门、各系（部、中心、所、馆）印章。[1]

高职院校办公室是学校行政类印章的综合管理部门，日常负责学校行政类印章的审核、刻制、监督以及使用等工作，主要管理学校印章（含学院钢印），学校校领导名章，办公室部门印章、机关党总支印章等。印章管理是高职院校办公室管理服务工作中的一项基本内容。[2]

一、高职院校办公室印章管理存在的问题

随着高职院校的快速发展、办学规模的不断扩大，学校行政部门办理的业务种类逐渐增多，印章的使用也日趋频繁，涉印内容非常广泛，办公室作为学校印章管理部门之一，在印章管理使用方面上，也遇到了许多亟待解决的问题。[3]

1.管理制度不够完善，落实机制有待加强

在印章管理方面，一部分高职院校尚未针对印章管理制订出完整的管理制度，没有就印章使用程序作出说明；还有部分院校虽然出台了相关的印章管理制度，但在实际工作中，制度往往形同虚设，并没有在办公室工作中发挥指导和规范作用，仍然存在凭经验、看人情使用印章的现象。

2.用印意识不够严肃，缺乏法律效力认识

学院印章是学校履行职能的合法象征，是具有一定的法律效力和权威性。印章使用随意，或是对印章效力轻视，不仅容易造成办公室印章管理混乱，还容易对学校管理工作造成危害。例如，学校拟签订的合同、协议需经学院法律顾问审核，院领导批示同意、签字后才能申请用印，然而经办这些合同材料的老师，却会觉得合作事项领导早就知晓，再找领导签字很麻烦，直接盖印就可以了，对于用印之后所附有的法律效力的认识很淡薄，却不知随意性的背后往往隐藏着法律风险。

3.使用程序不够规范，潜在隐患不够重视

在使用印章方面，一方面涉及印章管理人员的使用规范，另一方面涉及申请用印人员的使用程序。印章管理人员在使用印章时仍然存在审核不严格，人情印章仍有盖出的情况，使用后容易忽视盖章登记和重要材料存档。同时目前在办公室印章管理工作中，有指定专门的管理印章管理人员，但同事其他同办公室同事有权限辅助印章管理给予用印，这时的管理责任就出现了交叉，责任认定容易出现分歧。在申请用印人员方面，有出现求便捷，图方便的用印需求，以个人意志简化申请用印程序，要求印章管理人员马上用印，严重忽视了印章的使用规范，也给学院办公室印章管理工作带了许多负面影响。

4.日常保管不够严格，损坏遗失常有发生

通常，除了损坏、遗失或时学校更名等特殊情况，学校印章极少会去变更，主要的维护还是在于日常保管方面，如存放、拿取、施印方式。按要求规定，印章需要存放在办公室的保险柜或是有上锁的橱柜中，但是有些印章管理人员会将办公室所管理的印章随意堆积放置，下班或是工作期间离岗时没有及时将存放印章上锁，施印后有时会遗忘在办公桌上忘记收起来，有的是在施印过程中，不注意维护，没有及时添加印油导致印记模糊，拿取印章时不够小心将印章摔落在地上，印章重要性、安全性、严肃性严重缺乏认识。

二、高职院校办公室印章管理标准探析

1.坚持原则，规范使用印章

办公室印章管理人员在用印时首先自己就要坚定立场、坚持原则，坚决不盖空白印章，不盖人情印章，不盖不符合要求的印章。对于需要用印的材料，用印前要认真审核是否符合用印范围，材料是否完整、规范，是否经过签字审批，是否师生本人亲自办理，对符合要求的材料即刻给予用印，并指导申请用印人在“用印登记表”上填写相关信息，施印人检查后无误后签上自己姓氏，重要材料要及时存档。[4]

2.用心服务，讲解用印程序

办公室印章管理人员要热情接待、用心服务需要用印的师生。对手续不全、材料不完整不规范、一时不能给予用印的师生员工，应耐心解释，讲清需要到哪些部门补办哪些内容。对不在用印范围和不符合用印要求的申请用印人员，也应耐心解释，讲清为什么不符合为什么不能给予用印。

3.规范使用，完善施印管理

用印时，办公室原则上应安排印章管理人员盖印章，不将印章交给申请用印人自行加盖印章。大批量用印时，印章管理人员可以指导申请用印人盖印章，但必须执行有效监督，印章管理人员的视线不得离开印章。加盖印章时，印章管理人员应盖在文件材料的指定位置，做到印迹清晰、章印端正、不压正文。

4.妥善保管，做好日常管理

日常办公室印章管理人员以及同事要做好印章保管工作，并要时时关注印章存放和使用情况。印章平日要存放在办公室保险柜内，每次使用后及时放回原处并上锁。如遇到特殊情况需带至办公室外用印，要先经过办公室负责人审批，且人随印走、印不离身，印章使用后要及时带回办公室保险柜，不在外停留、过夜。每天下班时检查印章保管情况。印章损毁或遗失时，应及时向办公室负责人报告并依法公告作废，做好补发印章工作。