高校干部人事档案管理的矛盾分析与对策

□许玮　杨小清



高校干部人事档案管理的矛盾分析与对策

□许玮杨小清

【摘要】按照《党政干部选拔任用条例》要求，干部任用过程中需对干部的年龄、学历及主要任职经历都有相应的调查审核，然而现实中，很多干部的人事档案中存在“三龄一历”的种种问题。由此反映出干部人事档案管理中的一些矛盾。本文在干部人事档案管理的矛盾分析基础上，提出了若干应对之策。

【关键词】档案管理；矛盾；对策

近年来，随着各级组织部门对干部人事档案的加大清理，干部人事档案工作也越来越受到高校领导的重视，干部人事档案为干部的任职、评级、加薪等方面起到了很好的凭证作用。但在实际的干部人事档案管理过程中，还存在诸多问题。本文旨在通过对干部人事档案管理矛盾的分析，提出改进对策，以提高干部人事档案管理的整体水平。

一、干部人事档案管理工作中的矛盾分析

1.干部档案集中管理和干部档案材料分散形成的矛盾

现行干部档案管理实行集中统一、分级管理。各系统各单位干部人事档案基本上都是按干部管理权限集中在干部人事部门保管，极少数单位和系统把系统内的所有干部档案集中统一在干部人事处管理。干部档案工作始终面临着集中管理与分散形成的矛盾。学历学位材料由高等院校形成，教育培训材料由培训机构形成，职称评定材料由人事部门形成，表彰奖励材料很多单位有，违纪违法材料由纪检监察部门形成，审计材料由审计部门形成，每个人的履历表、年度考核材料等都由干部本人分散形成。即使在干部人事部门内部，材料形成也呈分散状态，负责工资的形成工资材料，负责任免的形成任免材料。管理档案的工作人员，很少直接形成干部档案材料。要把这些由不同部门不同人员不同时间形成的材料收集归档，难度可想而知。因此，干部档案中材料不齐全、不完整的问题普遍存在。

2.干部档案材料横向纵向不能互相印证的矛盾

由于历史的原因，简化字、异体字，地名变化及管理人员的漫不经心，使用同音字或在无法确认的情况下写个干部出生的大致时间，便遗留下很多问题。从横向来看，干部档案记载的信息与干部户籍档案、身份证及其他部门信息管理系统所记载的信息多存在不一致。从干部档案中纵向形成的材料来看，不同时期形成的干部档案材料记载的有关信息也较多地出现前后矛盾，主要体现在干部出生年月、参加工作时间、加入组织时间、学历学位、工作经历、民族和姓名用字上等。这些问题反映在档案中，就表现为干部本人填写的各类材料上前后不一致，组织人事部门在工资表、任免表等材料上前后也不一致。

3.干部档案工作量大与干部人事部门人少事多的矛盾

中组部《干部档案条例》规定，“每管理一千人的档案需配备一名专职干部，有业务指导任务的单位，要配备相应的业务指导人员。不需要建立机构的单位，必须配备专职或以干部档案工作为主的兼职档案工作人员。”高校应该属于“不需要建立机构的单位”，按照规定，必须配备专职或以干部档案工作为主的兼职人员。从实际来看，各单位从事干部档案工作的专职干部几乎没有，有的兼职人员还要身兼数职，根本无法满足工作需要。干部档案工作存在清理、收集、审核、归档、整理、保管、查借阅、信息管理等诸多环节，整理里面又有分类、鉴别、技术加工、编号、编目、装订等步骤，其工作任务和工作量是可想而知的。很多单位都采取集中时间集中人员搞集中整理，要么聘请外人审核整理，要么抽调系统或单位的干部审核整理。这种集中的方式虽然解决了一些问题，但不能从根本上使这项工作规范发展，往往是“整了又乱，乱了再整”，历史欠账越来越多。

4.干部人事部门信息不对称

掌握信息要求及时全面与信息提供主体提供信息不及时不全面的矛盾，即“信息不对称”的问题。随着社会转型期“单位人”向“社会人”的过渡，靠传统“实物”的传统送交、催收方式等方法已经不能及时、全面掌握了解到干部的许多情况。干部由原来的单位管理为主逐步转向由单位与社会共同管理，过去许多由单位管理的事项逐步让位给社会管理，单位不再参与，从这方面来讲，干部正在逐步摆脱单位的“束缚”，变得越来越“自由”。所以，在填写干部信息时，经常会因情况掌握不准确出现错漏，有时甚至会很离谱。

二、高校干部人事档案管理的应对之策

面对高校干部人事档案管理中出现的种种矛盾，笔者认为总的对策是全面深入开展干部人事档案工作目标管理活动，并以此为抓手，全面提升干部人事档案管理整体水平，使其更好地适应新形势新任务的要求。当前应突出抓好以下三个方面：

1.明确三个主体，落实三种责任

根据有关规定，结合单位实际，制定干部人事档案管理目标责任制。明确三个责任主体：单位领导，人事部门负责人，干部人事档案工作人员。落实三种责任：单位领导对干部人事档案工作负领导责任；人事部门负责人对干部人事档案工作负管理责任；档案工作人员对干部人事档案管理负直接责任。一是单位领导要重视档案工作，并将其纳入议事日程、建立良好的管理体制。二是要培养档案习惯。兼职档案人员不能解决好所有的干部档案问题，需要干部人事工作部门全员的“档案意识”和“档案习惯”。作为干部人事部门的负责人，要努力促成这种全员“意识”和“习惯”的养成。三是要恪守工作原则。要在干部人事工作中坚持以档案中记载的“白纸黑字”为基本依据，有档必依，无档不依。要安排原则性和责任心强的同志从事干部档案工作。

2.完善档案信息采集制度，把好一个关口

完善干部人事档案信息采集制度的核心，是进一步明确档案信息提供主体，将真实、准确、全面、及时提供干部人事信息纳入信息提供主体的责任和义务，确保干部人事档案信息采集的质量。与此同时，要认真做好干部档案信息的处理工作，核心是甄别和审核工作。首先要把好入口关，对拟归档的文件材料认真进行甄别和审核。其次是定期开展干部档案审核工作。审核的主要内容为四个方面：一是审核档案材料是否齐全完整，二是审核档案材料是否手续完备，三是审核档案内容是否客观真实，四是档案案卷是否条理规范。

3.建立规章理制度，提高档案管理水平

建立健全干部档案查（借）阅、收集、归档分类、检查核对、保管保密、管理人员职责、传递等制度。做到制度上墙，责任清楚。档案的查、借、阅、转等程序条理化，坚决做到：无介绍信不查，涉及本人不查，未经批准不查；手续不全不借，亲属档案不借，非特殊需要不借；个人带档不转，没有正式调令不转，材料不全不转。这样一来就可以确保档案的完整、真实、连续，真正为干部着想，发挥档案的最大功效。

4.逐步实现干部人事档案的“三化”

“三化”即是数字化、信息化、网格化。一是对档案材料进行数字化处理，每年要用专人把人事档案的目录全部录入计算机，为档案信息化管理奠定基础。二是采用科学实用的干部人事档案管理系统，将录入的数据严格管理，使其规范化。三是探索建立干部人事档案信息交流平台。可将干部信息动态化，首先改变以往以部门为单位的管理方式，按干部姓氏音序排列，形成一套干部音序管理法，使用时一目了然；其次在电脑里直接生成《干部任免审批表》《“三龄一历”确认表》《干部花名册》《干部年度考核表》等各种人员信息表，为干部任免、调动、福利待遇、工资套改、办退（离）休手续等事务，开展快捷便利的服务，逐步实现干部人事档案的网格化管理。

高校的干部人事档案管理工作只有认真、规范，才能使干部的人事档案全面、真实、连续，为开发干部档案的信息资源、发挥干部的积极作用起到大力的推动作用，为领导发现、培养、提拔、重用干部提供有力的依据。

参考文献：

[1]朱玉媛,周耀林.人事档案管理原理与方法[M].武汉：武汉大学出版社,2011.

[2]王亚男.最新剧团创建与管理百科全书(第2卷)[M].北京：银声音像出版社,2004.

[3]杨国祥.档案管理学[M].北京：机械工业出版社,2003.

[4]杨小清,祝琳,石星.卫生系统干部人事档案管理的矛盾分析与对策[J].中国民康医学,2012,(14)：1783-1784.

（编辑：郝婵）

中图分类号：G715

文献标识码：A

文章编号：1671-0568（2016）05-0010-02

作者简介：许玮，武汉城市职业学院档案馆员。研究方向：高校综合档案管理及干部人事档案管理等；杨小清，湖北省疾病预防控制中心副研究馆员。研究方向：档案管理。