基于办公室综合业务提升需求的台账管理体系建立

孟夏卿 孙如雷 孙捷韵

基于办公室综合业务提升需求的台账管理体系建立

孟夏卿 孙如雷 孙捷韵

台账管理是规范化管理的基础，是提升办公室业务管理的有力支撑。本文以国网、上级要求及内部管理需求为核心，细化办公室业务流程过程控制，明确台账种类、台账内容及台账标准，建立规范化台账管理体系。

办公室业务管理 台账管理 精益化管理

一、前言

办公室是一个综合性较强的服务部门，其工作的各个方面都可能影响执行力效果，其管理水平直接关系到单位各项工作的正常运转。台账是管理制度的附表，是管理过程中留下的凭证。台账可以帮助管理者理顺日常工作程序，提高工作效率。

在电力体制深入改革的背景下，公司办公室业务逐渐增多，其工作的难度也相应增强。综合性业务本身易使岗位人员压力大，影响工作质量及工作效率，而深层次服务和智慧型部门建设又对办公室业务能力提出了更高的要求。因此，办公室在本部门管理优化中，首先要创新台账管理模式，以夯实办公室综合业务基础管理，落实办公室综合业务痕迹管控，从而促进综合业务水平的提高。

二、主要做法

以国网通用制度为基础，以国网、上级要求及内部管理需求为核心，细化办公室综合业务流程过程控制，并在需求明确的基础上，设计台账种类、台账内容及台账标准，创新台账管理模式，优化资源配置，强化监督、管控，从而建立全覆盖、全流程、全员资料台账管理体系。主要做法包括：

（一）明确目标，设定台账管理创新思路

基于综合性业务、深层次服务及智慧型部门的挑战，公司创新台账管理模式，落实以台账凭证为基准的基础精细化管理，通过查阅台账凭证帮助管理者理顺日常工作程序，提高工作效率，并可随时了解目前工作是否按计划进行，是否碰到难题，从而发现问题、把握细节，以查漏补缺、集中攻坚、督促落实，实现管理的可控性。具体实施思路如下：

以国网、上级管理的要求和公司内部管理需求为导向，以办公室综合业务为基础设计合理的台账模式，以匹配业务实施与管控的要求；针对不同的台账模式，明确运行的周期与记录方式等要求，设定保存期限，并建立相应共享机制；通过对内容与节点、台账形式、通道等的整合，实现台账管理精益化；最后，落实资源保障，强化监督实施。

（二）以办公室综合业务提升为导向，梳理台账管理要求

办公室业务工作纷繁复杂，通过加强台账管理，能够落实各项业务实施痕迹，并通过台账记录的应用，一方面可以直接应用到业务实施，提升工作效率，另一方面也可以通过分析相应记录，完善各项工作机制，实现办公室各项业务规章制度、标准规程的优化改善。

办公室台账管理以提升办公室综合业务为核心，依据办公室的综合业务范围，梳理国网及上级公司台账管理要求。以办公室业务综合流程为基础，以办公室综合业务管理提升为导向，明确流程控制节点及节点台账管理要求。

（三）以管理要求为目标，创新台账管理模式

以业务负责人为主体，依据办公室内部管理需求，设计包括原始凭证、督查表、统计表、清单、备忘录、计划、总结7类台账。并根据不同台账的要求，设计台账记录的内容及标准，重点明确：

1.完善台账内容。以信访工作为例，结合信访日常工作特点，针对每次来信、来电和来访及时登记，并形成信访信息统计表，确保所有信访件信息齐备；针对时间历程较长的复杂信访件，建立专档，记录形成处置过程备忘录。并结合上级公司要求，及时完成交办件的处置和办结报告，并于每月完成信访稳定工作月报及不稳定因素排查表、季度分析报告，全方位加强对于信访件的预警、分析、总结和妥善处置。

2.创新台账管理方式。针对不同的台账内容，创新台账管理模式，从而精细、便捷落地台账内容。以信访与公务接待业务为例。

在信访业务建立“一案一档一表一账”的动态“流水账”，确保事事有账可循，有档可查。以“一表”对信访的每一案实现“全”记录；以“一档”对重要案件实现“专”记录；以“一账”对跨度较长案件实现“完整”记录。

在公务接待业务方面，建立“3+X”的模块组合式台账管理法，确保公务接待流程标准规范，提升公务接待管理水平、提高综合服务工作效率。“3+X”的模块组合式台账管理办法中的“3”便是任务单、接待方案、职责分配表，“X”就是接待资源数据库。

（四）以台账模式为基础，明确运行机制

1.确定台账记录周期与方式。对于不同的台账记录，按照需求设定记录周期。在记录方式上，以电子化为主，对于条件限制或性质本身要求，如会议批示、合同流转单及用印申请单等必须建立纸质台账。

2.设定台账记录的保存期限。根据《上海市电力公司文件材料归档范围及保管期限表》要求，严格各类台账资料的保管期限。

3.建立共享平台，实现台账资源分级共享。公司按照各类台账的共享权限分层分级，分为公司范围内共享、相关部门共享、部门内部共享、专业条线间共享和专业内部共享。

（五）以精益化为目标，实施精益整合

1.台账内容与节点整合。对于国网及上级有明确要求的，以上级要求为准；以办公室综合业务流程为基础，梳理业务节点，控制业务流程的关键节点，去除不必要的台账。

2.台账形式整合。简化台账表单形式，将多个节点的台账整合到一张表中，如制度废止会签单，一张标准覆盖业务开始到结束端到端的台账。

3.通道整合。建立资料台账与档案、协同办公的接口，实现通道整合，为快速获取数据及建立共享机制奠定基础。

（六）落地台账管理模式，优化资源配置

全员参与、定职定责，整合各业务条线台账记录，形成精益化台账管理体系。依据梳理出的台账，办公室召开专门会议，对现有台账进行整合。以业务负责人为业务台账的管理者，对于有交叉的模块进行切分，明确台账管理的负责人。

（七）强化监督，促进台账管理有效实施

1.实行动态管理，强化过程监管。办公室工作台账采取自查与监督结合的方式，做到周自查、月交流、年总结。每周，对应标准各岗位对本岗位的台账工作进行自查，记录并改善发现的问题；每月，办公室副主任对各岗位的台账工作进行检查，并在月度办公室会议进行交流、分析；年度，各岗位对自身台账管理工作进行总结。

2.与个人绩效考核直接挂钩，激发人员积极性。将办公室各专职绩效管理情况纳入全员绩效管理综合评价中，确保每个专职都有相应台账管理要求，由各业务分管副主任根据季度内各专职台账管理情况进行综合评定；由办公室主任根据各专业台账管理成效及监督检查力度对副主任进行绩效综合评价。对于在台账管理工作中有突出表现（有创新做法，并获得一致认可、推广的）的人员给予额外的绩效加分，并直接将加分纳入人员的年度绩效考评中。

三、结语

实施基于办公室综合业务提升需求的台账管理体系，有利于办公室各岗位建立自己的工作账本，对每天的工作内容加以记录，对工作的完成情况进行说明，从而使得业务人员明确自己的岗位职责，理顺日常工作程序，提高工作效率，最终提升办公室的综合业务能力。基于办公室综合业务提升需求的台账管理体系的建立，对其他公司提升办公室业务管理水平具有借鉴意义。

（作者单位为国网上海市电力公司检修公司）