数字出版环境下提高高校学报编辑服务意识的意义和具体措施

叶济蓉

(福建农林大学科研院学术期刊部，福州350002)

随着互联网技术的迅速发展和普及，我们迎来了数字出版时代，许多高校学报编辑部开始建立自己的网站，利用在线采编系统处理稿件，应用微信、微博等为作者提供所需的信息或与作者联系。在数字出版环境下学报编辑工作由单向的封闭流程转变成具有交互性的双向或多向的信息流通模式[1]。由此，学报编辑服务作者的方式方法也有很大不同，这也给高校学报编辑带来新的挑战。高校学报是展示高校教学、科研的一个重要窗口，高校学报编辑主要是为高校的教学、科研服务的，其作者群主要是本校的教师、科研人员及博士、硕士研究生。随着数字出版时代的到来，对编辑素质的要求大大提高，对刊物的版式设计、媒体编辑工具的使用以及网络技术的掌握提出了综合性要求，编辑必须参加继续教育学习和掌握这些先进的数字化技术，提高自身素质，更好地服务作者。服务意识即自觉主动做好服务工作的一种本能和习惯[2]，应立足于“以人为本”的理念。编辑服务意识与学报质量及可持续发展息息相关。虽然总说期刊质量为王，但是提高编辑服务意识也为期刊提高核心竞争力、创品牌提供保障。蔡琳、颜廷梅等[3-4]也对编辑如何增强为作者服务的意识提出了一些具体做法。本文基于作者多年的高校学报编辑工作实践，提出在当前数字出版环境下提高编辑服务意识的意义和一些具体措施，以供编辑同行参考。

1 提高服务意识的意义

1.1 保证充足的稿源

只有通过编辑的优质服务，让作者认可我们，作者才会继续向学报投稿；甚至推荐其他人向学报投稿。这有助于建立稳定的作者群，从而保证学报拥有充足的稿源。这是学报可持续发展的前提和保证。作者的劳动是编辑劳动的前提，离开了作者，编辑就像鱼儿离开了水，由此可见编辑与作者是相互依存的关系。再好的编辑，在缺乏稿源的情况下，其境遇只能是“巧妇难为无米之炊”。

1.2 有助于提高学报质量

在编辑热心服务、耐心指导下，作者在稿件修改的过程中，才会认真、有的放矢地根据专家和编辑提出的意见，心悦诚服地进行稿件的修改。由此可见，提高编辑服务意识有助于学报质量的提高，进而提高学报的核心竞争力。

1.3 培养人才

学报不仅是展示学术研究的窗口，也是一个培养人才和发现人才的园地。尤其对于初次写作的作者(大多是研究生)，他们对论文的撰写能力比较薄弱，投来的稿件也确实让编辑头疼。但是通过编辑针对这一群体开展论文写作讲座，或者针对他们稿件中存在的问题对作者进行耐心、细致入微的辅导，让他们了解写作要求，掌握写作技巧，使他们的写作水平得到立竿见影的进步。可见，提高服务意识有助于人才的培养。

2 提高服务意识的具体措施

2.1 缩短审稿时滞，让作者尽早得到审稿结果

作为作者，投稿后总是希望稿件能够被录用，进而希望尽快发表，因此，投稿后就急切想得知结果。对于初审通过的稿件编辑应尽快送专家审。首先要选对专家，就是专业要对口，可以通过稿件的关键词上网搜寻专家。不要因为送审稿件的研究方向与专家研究方向不一致造成稿件被搁置，审稿意见迟迟未回。对于超期未审回的稿件，要及时催审；催审后还没回来，则立马换人审。经过一段时间的积累，建立审稿专家库。专家库也是动态变化的，对于审稿认真、不拖延的专家不断添加到专家库里，对于经过几次送审，发现对审稿敷衍、又拖延的专家将其从库里删去。这样久而久之一个研究方向齐全、审稿效率高的专家库就建立起来，进而大大提高审稿的速度和质量，从而缩短了审稿时滞，让投稿作者尽早得到审稿结果。

2.2 尊重作者劳动成果，把握修改尺度

送到我们手上的作者的稿件，尽管质量参差不齐，但是都是作者辛苦劳动的成果，我们都应该予以珍视。在对稿件进行编辑的过程中，首先要从保护作者的著作权出发，保护作者作品的完整性。尊重作者的学术观点、语音风格和表达习惯，可改可不改的尽量不改。不能自作主张，把编辑的意志强加给作者，一味按照编辑的表达习惯将稿件改成一个模式。在对内容进行修改时可通过电话或E-mail与作者切磋，虚心请教作者，达成一致意见后再下笔改。

2.3 掌握数字出版的业务技能，提高服务质量

数字出版环境下编辑工作与传统的编辑工作大有不同之处。编辑应该通过自学和继续教育学习掌握数字出版相关知识、技能，提高业务水平，加快稿件处理流程，提高工作效率，更好服务作者。在数字出版环境下，高校学报编辑除了要完成文字加工和编、印、发等流程，还要承担期刊数据文件处理、信息查新、网站维护、多媒体推介等数字化工作，因此，数字出版环境下，高校学报编辑需要掌握数字新技术，熟悉新型数字传播理念，灵活运用文字、图像、动画、视频、音频等多种数字化技术，提高服务作者的质量。

比如，我刊为了方便作者投稿和及时查询稿件情况，购买了“在线采编系统”为作者提供网络化投稿和查询的服务。开始使用采编系统时不断遇到问题，我们通过培训班学习、自己摸索、请教后台专家等等，经过半年多才逐渐熟练使用；并且根据作者和编辑使用这一系统时遇到的问题，综合考虑编辑部独特的工作流程，通过与系统开发人员沟通，不断完善采编系统的各项功能，从而更好地服务作者，编辑工作效率也得到大大提高。

随着3G技术的发展和智能手机的普及，期刊可以申请公众微信订阅号[5]。编辑要学会如何利用微信平台为作者提供所需的信息，如稿件查询、过刊查询。微信拓展了编辑与作者的交流空间，为作者推送更为个性化、精准化的服务；还可以利用微信的文字、图片和语音功能，使得作者的阅读不仅便捷，而且生动、有趣。同时也拉近了编辑与作者的距离，提高了服务质量。由此，编辑还要学习微信阅读的版式设计、图片配置等，更好地吸引作者、满足作者的需求。

近年来，二维码逐步被应用到科技期刊，只要通过用手机扫描二维码，就会链接到期刊的网站上。二维码除了可以链接到每篇文章的电子版、作者信息外，还可链接相关的视频和图片(如试验的操作过程和试验结果)[6]，可以给作者提供更加直观而清晰的视觉效果，也为作者提供更加便捷的服务。由此，编辑还要学会视频、图片的制作和剪辑等技能。

数字出版环境下编辑要掌握现代化办公手段，如要学会利用Word文档的批注功能，提高作者修改效率[7]，从而更好地服务作者。作者收到编辑审阅过的带有批注的稿件时，可以对编辑提出的问题一目了然，并在相应处进行修改或答复。这样大大提高作者的修改效率。

2.4 “平等” “热情” “耐心”对待作者

在与作者交流时态度要和蔼，要耐心聆听作者提出的问题，不能因为我们可以通过“初审”“送审”等环节掌握作者稿件的生杀大权，就可以居高临下地对待作者；编辑应该“平等” “热情”“耐心”对待作者，尽心尽力为作者服务；对于一些年龄偏大，比较啰唆的作者，要不厌其烦地回复他们的问题；初次写作投稿的作者，他们大多不了解写作要求和规范，编辑最好准备一份针对本刊的写作指南给作者，也可以赠送一本包含与作者稿件相关的论文的学报给作者，以供参考。或在期刊的网站上链接一份本刊写作指南，让有需要的作者下载后参考。对于作者提出的问题要及时回复，不能以任何借口拖延。比如在马上要出刊的时候，这时编辑必须聚精会神，不被打扰，避免出现错误而造成出版后无法挽回的后果，但是，这时作者往往因不了解情况常常来电咨询一下问题，这时我们不能以不耐烦的态度对待作者，更不能对作者发火；应该保持冷静，心平气和地回复作者。“以人为本”的理念应该贯穿于我们工作的任何一个环节。对于审稿通过的稿件，要及时整理好修改意见给作者修改，最好一次性将专家的审稿意见和编辑部意见一并发给作者，以便作者可以综合考虑修改方案。对于退稿的稿件，要做到退稿不退人，首先婉转、诚恳地告诉作者审稿结果，并将专家的审稿意见发给作者，让他们明白稿件被退的具体原因，也有助于他们找出稿件存在的问题，在下一次撰写论文时避免出现类似问题，这对于提高他们的写作水平也有帮助；吃一堑长一智，或许他们在下次投稿时论文的写作水平就会大有长进，不仅不会被退稿，还成为学报的优质稿源。在作者对退稿意见接受、理解的基础上，对原稿进行认真修改后，可以推荐作者向低一级的刊物投稿。

2.5 急作者所急，为作者开通绿色通道

有的作者稿件因为某些原因急于见刊，比如硕士毕业、基金结题，或评职称等，编辑要学会换位思考，站在作者的立场为作者着想，急作者所急，应该尽快处理这些稿件，甚至加班加点编辑稿件，在有可能的情况下对于这种稿件优先予以发表。也可以通过本刊的网站对这些论文进行预出版，满足作者的需求。

我们编辑部对于外地作者一般是通过邮局挂号邮寄学报，而有些外地的作者的论文出版后急于拿到学报，我们就通过快递尽快将学报寄给作者，满足作者的特殊要求。

3 结 束 语

本文指出提高高校学报编辑服务意识的意义，即它是充足稿源的保证，有助于提高学报的质量和培养人才。同时，也指出数字出版环境下提高编辑服务意识的具体措施：缩短审稿时滞，让作者尽早得到审稿结果；尊重作者劳动成果，把握修改尺度；掌握数字时代的业务技能，提高服务质量；“平等” “热情” “耐心”对待作者；急作者所急，为作者开通绿色通道。

[1]胡春雨,吴俊玲.网络时代中医药期刊编辑的信息意识与服务意识[J].出版科学,2014,22(6):41.

[2]林海妹,薛刚,李永龙,等.科技期刊编务人员的服务意识及其与期刊发展的关系[J].编辑学报,2014,26(1):57.

[3]蔡琳,王跃军,王秦玲.科技学术期刊编辑应增强为作者服务的意识[J].编辑学报,2014,26(2):175-177.

[4]颜廷梅,任延刚.缩短出版周期:科技期刊为作者服务的好举措[J].编辑学报,2011,23(6):501-502.

[5]徐小敏.略论微信在学术期刊中的运用[J].中国编辑,2015(6):13-14.

[6]吴彬,丁敏娇,贾建敏,等.利用微信平台打造科技期刊编辑新方式[J].中国科技期刊研究,2014,25(5):661-662.

[7]季魏红,贾建敏,毛文明.合理利用批注提高编辑效率[J].编辑学报,2015,27(1):53-54.