浅析如何通过加强合同管理来强化风险防范

张思怡　朱慧子

摘要：企业管理是一项系统工程，涉及企业生产经营管理的方方面面，但是，无论是哪一方面，都是企业按照市场反映出来的社会需求。西方有句谚语说：财富的一半来自合同。合同管理是企业管理的重要方面。本文阐述了现阶段公司合同管理中存在的问题，并提出针对性的建议来加强合同管理，强化风险防范，助推企业步入良性发展轨道，获得理想的经济效益。

关键词：合同管理 风险防范

合同是一种契约，是当事人之间依法确定、变更、终止民事权利义务关系的协议，是企业从事经济活动取得经济效益的桥梁和纽带，同时也是产生纠纷的根源。在市场经济条件下，企业只有依法签订合同，堵塞合同管理中的漏洞，才能将经营的风险降至最低。笔者所在的公司是集采购、销售、仓储、中转、配送于一体的专业化物资供应企业，每年的交易额数十亿元，因此，加强与外部进行物流、资金流、信息流交换的基本形式——合同的管理，将风险防范的关口前移，就显得尤为重要。

一、现阶段公司合同管理中存在的问题

（一）合同签订不及时

合同的签约没有覆盖到公司经营的方方面面，在物资采购以外的经营活动中，口头合同、不签订合同甚至事后补签合同的现象依然存在。仅凭对方的电话、发货通知单就进行产品的加工、交易，很可能给合同履行带来隐患。因为盲目轻信“口头承诺”的协议，一旦对方失信，便纠缠不清，引发合同纠纷。原本是信任对方而想图省事，却有可能因此付出更多的时间、精力来弥补、处理这些当初图省事而造成的后果，实际上得不偿失。

（二）合同文本格式不够规范

除工业品买卖合同采用的是规范文本，并已纳入计算机信息系统管理外，其余的合同文本尚不够规范，条款约定不够清晰，漏项时有发生。公司目前的合同类型比较多，有工业品买卖合同、修理修缮合同、租赁合同、加工合同、代理协议及其他买卖合同。因为有些类型的合同没有规范的文本可用，因此，业务人员在合同签订过程中，经常会出现因业务不熟或谈判经验不足而对合同标的约定不明确，合同条款不完善，责权利表述不清晰，甚至在合同内容中出现漏项，如质量约定不明确、履行地点不明确、计量方法不明确、检验标准不明确等。

（三）公司的信用管理体系不够健全

合同能否正常履行，与合同主体的信用度密切相关，随着公司外部市场开拓力度的不断加大，建立企业信用管理体系显得愈来愈迫切。物资供应企业的特点是兼买卖于一身，作为买方，因为公司是“国家级的守合同重信用企业”，而且与供应商建立了长期合作的战略伙伴关系，因此基本上是先货后款；但作为卖方，因为公司对外部市场用户的信用情况不太清楚，在具体销售过程中，往往希望先款后货，或是要求对方提供担保，因为担心合同履行中的风险，从而给交易的成功造成种种障碍。哪些企业的诚信度非常好，可以放心地进行经济往来？哪些企业需要提供担保？这是需要企业研究的一个课题。

二、合同履行过程中存在的潜在风险

合同一经签订，即具有法律效力，虽然双方当事人都有严格按合同执行的意思表示，却不能保证合同的履行一帆风顺。因为合同的履行有一个过程，在此期间会出现一些意想不到的情况。因此，需要合同签订部门、合同主管部门加强跟踪管理，及时协调、解决履行过程中出现的问题，尽量避免扯皮、纠纷事件的发生。合同履行过程中存在的潜在风险如下所述。

（一）采购过程中的风险

（1）质量风险。公司承担的是受用户委托进行采购的角色，一般不直接使用产品，所以，很容易出现购买者和使用者脱节的问题。如果不能在产品的检验期或保质期内提出产品的质量问题，就会失去有利的索赔时机。

（2）产品进度风险。生产商原材料供应不畅；日程安排过于紧张，未考虑合理的生产周期；生产工艺的改变、外部因素的影响（如政策法规、劳动力问题、气候条件等）等都可能导致延期交货，影响工程如期竣工。

（3）预付款的风险。部分或全部货款已付，但交付的产品不符合质量标准，若退货则面临货款回收难度。

（二）销售过程中的风险

（1）空头支票风险。对方履行经济合同时，以支票付款提货，但有意支付不符合要求的支票，利用银行支票承付的时间差骗取货物。

（2）信誉欺诈风险。对方先以良好的信誉履行前期小额合同，骗取信任，在履行后期大额合同时拒付货款。

三、加强制度落实、强化风险防范

虽然在合同履行的各个环节都可能出现风险，但企业不能因噎废食而对外部市场产生畏惧心理。对于合同履行中的潜在风险，公司可以通过加强管理力争将风险降至最低。

（一）做好合同签订前、签订时的审查工作

在公司内部必须加强各类经济合同的管理，各级合同管理员要严格按照《合同管理办法》对职责范围内的各类合同从对方的信誉、履约能力及对方经办人的资格进行审查、监督履行；合同主管部门要严格执行“未经审计不得签约、未经审计不得付款”，并对合同的形式、主要条款、担保及有关手续进行审查，防范不法分子利用合同进行欺诈。

（二）尽量使用格式文本

因为合同讲究咬文嚼字，而格式合同一般是在总结大量的实践经验基础上起草的，对双方的权利义务约定比较均衡，因此，要求有规范文本的必须使用规范文本，没有规范文本的也应用准确明晰的合同文字来体现双方的真实意思。

（三）加强合同的全过程管理

合同一经签订，即具有法律效力，为此，公司的合同管理部门应及时了解和掌握合同履行的情况，适时记载因不可抗拒原因或人为因素致使合同不能如期履约的信息，并及时签认，变被动为主动。要建立合同履行部门、财务部门和合同管理部门信息沟通机制，及时把合同履行、结算等信息反馈到合同管理部门，使合同管理部门及时掌握情况，适时处理履行过程中出现的问题。

（四）确保按时、保质交货

作为买方，公司在履行合同过程中应确保按时取得合同约定的卖方应交付的货物。如果卖方迟延交货，公司可根据合同约定，要求卖方承担违约责任；确属特殊情况，无法按时交货，经双方协商应及时签订延迟交货的补充协议或解除合同。如果卖方提供的产品质量有缺陷，而公司视情况采取了相应的措施，如同意利用但降低货物价格、交付替代货物、拒收或退货等，那么，无论采取哪种方式，公司都应及时与卖方签订补充协议，明确违约责任、补偿方式，以维护公司合法权益。

（五）确保货款回笼

作为卖方，公司在履行合同过程中应确保在交付货物之后顺利取得用户支付的货款。一般情况下，都是公司先交付货物，用户在验收货物之后才支付货款。为此，在对社会市场销售过程中，公司应对用户的资信情况进行充分了解后再进行货物的交易，必要的话，可以要求用户提供担保；若用户使用支票，则接受支票的人员必须仔细核实用户提供的有关资料，并设法与其开户行取得联系，以查询其账户上是否有足额存款，并及时贴现，防打时间差。节假日无法查询、贴现时要特别慎重，一定要等到银行正常办公时间再进行货物交易。对出票人真实情况了解不深时，最好让出票人提供担保物或担保人，或者不要接受对方的支票。为了预防“空头支票”，现在相当多的企业规定收到支票3天后方发送货物。

四、充分利用法律手段应对合同纠纷的发生

合同订立后，公司要密切跟踪合同履行过程中的各个环节，注意搜集相关资料，在对方违约包括预期违约时及时采取有效法律手段，避免和减少自身损失的发生，维护自身合法权益。

五、结论

企业要生存和发展，开拓市场获取利润固然重要，但如何保证权益不被侵害更为重要。具有法律保障和降低法律风险的合同条款是维护企业合法权益的重要保证，企业应当把依法治企、提高企业竞争力和维护企业合法权益有机地结合起来，通过强化合同管理，树立“外讲信用、依法经营，内讲制度、依法管理”的形象，使企业能够持续稳健地发展。

（作者单位：张思怡，英国杜伦大学；朱慧子，中石油东部管道有限公司财务处）