浅谈计算机技术在档案管理工作中的应用

刘昌霞

随着信息时代的到来，档案管理也在逐步走上信息化管理的轨道。计算机技术的飞速发展，促进了计算机在档案工作中的迅速应用和普及。计算机技术在档案工作中的应用，提高了档案管理的信息化程度和工作效率，对档案工作的开展具有重要意义。档案工作中应用计算机技术，在起到相应作用的同时，也具有一定的不足，在应用过程中要趋利避害，促进计算机技术在档案工作中的应用。档案工作中的信息量大而且繁琐，利用计算机技术对其进行管理可以有效提高档案管理的效率，但是在使用过程中也存在一定的不足。本文将针对计算机技术在档案工作中的优势、存在的问题以及对计算机技术在档案工作中的应用进行探讨。

1 在档案工作中应用计算机技术的优势

索引检索速度快。计算机技术在档案工作中的应用，最明显和突出的优势是提高了索引检索的速度，利用计算机技术，只要将档案的编号、目录等重要信息录入电脑，在需要时输入相关的信息就可以快速的查询到所要找的档案资料，方便快捷，为管理者和使用者都节省了时间。

存储量大，节省空间。传统的档案信息多采用纸质进行管理，纸质的档案在存储时会占用大量的空间，检索速度也慢，已经无法满足档案管理工作的需要。随着时代的发展，档案形式也不再只是单一的文字，图片、声音和视频资料不断涌现，需要新的载体对信息进行存储。计数机技术的使用解决了这一难题，海量信息的存储只需要通过一张或几张光盘就可以完成，提高了存储效率，同时也大大的节省了存储的空间。

档案收集时间减短。在档案管理工作开展之前，一定要先对档案信息进行收集，这是必不可少的前期准备工作。人工手动收集的速度十分缓慢，极大的影响了档案管理的工作效率，应用计算机技术可以将档案收集的时间有效的缩短，提高档案收集的工作效率。在利用计算机技术对档案进行收集时，可以对纸质的档案进行扫描，将其转化成电子形式的档案，然后利用计算机网络传输到档案数据库中进行存储和管理。

统计效率的提高。对于档案的统计包含两个方面，一方面是档案的基本状况统计，另一方面是关于档案利用情况的统计。传统的档案统计方法主要是利用人工进行操作，但是这样做既浪费时间又浪费精力，应用计算机技术可以对档案的各种情况进行快速准确的统计，迅速得出结果，大大提高了统计的效率。

2 在档案工作中应用计算机技术的不足

档案管理人员的技术水平有限。虽然计算机技术的应用已经很普遍，但还是有一些档案管理人员对于计算机技术的掌握不是很熟练和全面，在档案工作中不能很好的利用计算机技术进行档案收集、存储和检索，降低了工作效率。由于档案管理人员的计算机技术水平的不同，使得计算机技术并不能得到充分的利用，阻碍了档案管理自动化的进程。

前期工作量大。在利用计算机技术对档案进行管理时，要将纸质的档案通过设备转化成电子信息化的档案，要么采取人工录入的方式将档案信息录入电脑，要么对档案进行电子扫描再转化成文本或者直接进行图片保存。

信息安全问题。利用计算机技术和网络技术存在着一定的信息安全问题，电子信息的存储通常都是利用数据库，一旦系统出现问题，可能造成数据的丢失，而且有些是不可恢复的，将会造成巨大的损失。

档案的保密性弱化。众所周知，纸质文件一旦被修改，痕迹十分明显。而电子文件和纸质文件最大的区别在于，电子文件没有了固定的形式，且易于修改，改动后不留下痕迹。这使得文件保密性变弱。在一定程度上，电子文件的保密性就不如纸质文件，虽然已有一些技术可防止伪造，不允许在“原文”上增删改，但其内容发生变化的可能性还是比纸质文件要大得多，一些需要被高度保密的文件保密性变弱，这样不利于文件信息的安全管理。同时电子文档没法从字迹上分辨其原始性，不能通过印章或署名进行判断，从而有效地鉴定其是否为原件等等。这些问题都从各个方面提出了对电子文件的保密性的严峻考验，电子文件在保密性方面存在隐患。

3 完善计算机技术在档案管理中的应用对策

针对前面提到的关于计算机技术在档案管理中存在的一些问题，要想充分实现计算机技术在档案管理中的应用，必须做好以下几个方面的工作。

一是，充分重视计算机在档案管理中的作用。首先，档案管理人员必须充分认识到计算机在档案管理中的意义和价值，形成使用计算机进行管理的意识；其次，重视计算机技术的投入和使用从财力、物力、人力以及配置等各方面实现网络化管理，加大计算机硬件设备和软件设备的投入，营造现代化档案管理的环境和氛围。

二是，注重人才的培养，重视对相关人员的培训。一方面，重视这方面的专业人才的培养，招聘一些在计算机操作和应用方面具有专业水平的人员，提高应用计算机的使用效率；另一方面，重视对员工的培训，加大培训力度，首先，通过培训努力转变档案管理人员的观念，塑造全新的观念，形成新型的服务价值观，以便更好的指导自身的工作；其次，重视对相关人员操作能力的培训，让他们充分的掌握计算机的操作能力，能够熟练的运用计算机来解决日常管理中的管理问题，并能够熟练掌握处理日常问题的办法。

三是，档案管理人员在现代化的档案管理工作中，不仅要具备基本的业务知识，还要具备创新的思维，实现创造性的工作，使计算机技术在档案管理中得到更有效的发挥；另一方面，运用计算机技术管理档案，必须制定一套有效的、规范的工作制度，采用现代化的、科学的标准建立一个完整的管理系统，保证整个档案管理的有序进行，这也要求档案管理人员必须不断的努力学习新知识、掌握新技术，综合提高自身的工作能力。

档案管理工作是一项巨大繁杂的工程，计算机技术的应用为档案管理工作提供了很多便利，提高了信息收集和管理的效率，但同时我们也应该重视计算机技术在档案工作中应用存在的问题。加强对计算机技术的开发与利用，强化档案管理的计算机应用水平，提高档案管理的信息化程度，促进档案管理工作的顺利开展。将计算机技术应用到档案管理中，它是根据国家有关标准，对档案内容进行分析、加工和组织以及处理，并最终转入到计算机存储的形式和过程。计算机技术是实现档案管理标准化、现代、网络化得重要工具。加快档案管理的现代化建设，努力实现计算机技术在各个档案管理环节中的应用，是当前档案管理最主要的任务和目标。同时，档案管理人员也必须加快学习，加快提升自己的步伐，以及时适应快速发展的现代化档案管理。

[责任编辑：杨玉洁]