秘书人员的素质和职业能力培养

郝懿

(黄冈职业技术学院，湖北 黄冈 438002)



秘书人员的素质和职业能力培养

郝懿

(黄冈职业技术学院，湖北 黄冈 438002)

秘书人员工作的全面性,活动的宽广性及其角色的多变性,除了应具备一般管理干部的素质之外,还必须具备与秘书本职工作的性质、任务相应的更高、更严的要求,就如何加强秘书人员的职业素养建设,提高业务能力，做一些探讨。

秘书；工作；问题；职业能力

秘书是掌管公文并全面辅助领导者管理日常工作的人员。这个概念初步揭示了目前我国各级各类秘书人员的本质特征，即它的可读性、辅助性、服务性和多能性，从而使秘书人员同其他行政工作人员有了质的区别。文字秘书是党政部门和企业、事业单位必设的工作人员。其作为一种工作职务，不仅仅是抄、写、收、发，而且还通过事务性工作的处理，起到领导的助手和参谋作用；

1　较好的文字秘书的素质修养，是做好秘书工作的重要条件

文字秘书作为领导的助手和参谋，一是记录和抄写；二是文稿起草。记录，有领导的口授记录，有接待来访者的记录，还有会议记录和电话记录等等；抄写，即对字迹潦草或因在起草过程中经反复推敲、多次修改和勾划的文稿进行誉写以便于继续修改或交付打印。帮助领导誉写稿件使之能腾出时间去做其它工作，这是文字秘书应尽的责任。起草文稿，是文字秘书工作的主要部分。文稿的起草过程，常常是由领导和文字秘书合作进行的。有时，是领导亲自动手，秘书帮助誉写。以及做一些收集、补充和核实；有时，是领导口授主要内容，秘书记下后负责文字的加工整理；有时则是领导只口授一个要点，或者同秘书一起在讨论中形成一个要点，然后由秘书据此去收集材料、推敲观点，形成文字。这最后一种，领导只是出题目，而从拟定提纲、收集材料、起草文稿到讨论修改，则都由文字秘书单独负责。特别需要指出的是，在起草文稿的时候，文字秘书不但可以在酝酿和讨论文稿的时候提出自己的意见供领导参考，而且可以在起草时直接把自己的想法写上去，形成初稿，让领导人去决断，而不是照葫芦画瓢，这样形成的文稿才能真实、全面、生动地反映传达领导的决策、方针、意图等，并使之成为群众性的行动。要达到上述目的，文字秘书就必须具备较高的素质。他除了具备一般工作人员的基本条件外，还应有自己特殊的知识修养、技能修养、品德修养、作风修养方面的要求。知识修养、技能修养好不好，是一个文字秘书称职不称职的问题；品德修养、作风修养好不好，是一个文字秘书合格不合格的问题。因此，文字秘书要自觉地、全面地加强这四个方面的修养，努力把自己造就成为德才兼备、既合格又称职的国家特殊岗位上的工作人员，在自己的工作岗位上，不仅仅通过文字的抄写、记录和文稿起草做好领导的助手和参谋，同时，由其经手、处理的具有较高水平的文字材料，也为文书档案提供了准确的、丰富的、详实的具有较高价值的原始资料。

2　提高秘书职业能力的策略

2.1加强秘书的创新意识

过去对秘书人员的创新意识明显重视不够,只承担大量的收文、发文任务,对报告、请示不提处理的初步意见,一方面,秘书人员无形中变成了领导的通讯员、传真机和翻译员,自然起不到“参与政务”作用,影响了工作的积极性;另一方面,领导者事必躬亲,陷入烦琐的事务性工作中,影响了对全局工作的准确把握。在新形势下,要发挥秘书人员的创造性,就要发挥他们的主观能动性,大胆地让他们出点子、想办法,分担领导的一些具体工作,做领导名副其实的参谋和助手;领导同志也应该给秘书人员以充分的信任和支持,不要仅在收发文本或文字材料上提要求,而应给他们在其它方面提供锻炼和创新的机会。

2.2培养秘书的竞争意识

目前,秘书人员的文化层次呈上升趋势,高学历者越来越多,这固然是一个优势,但高学历并不一定就有高水平,高学历者还必须埋下头、扎下根在实际工作中不断学习,加强锻炼,使理论和实际相结合,以便增强竞争力。有的秘书虽然工作时间较长、实践经验丰富,但知识老化,必须继续学习新的知识,以适应形势的发展和竞争的需要。所以,秘书人员无论文化层次高低、经验丰富与否,都要具备竞争意识,只有在竞争中,才能加快工作节奏,提高工作效率。

3　在市场经济体制下，秘书工作的服务应与市场机制相结合

建立社会主义市场经济体制，对秘书工作充分发挥服务功能提出了很高的要求。按照市场经济体制的要求，政府的职能主要是统筹规划，掌握政策，信息引导，组织协调，提供服务和检查督促。今后，党政部门的秘书工作基本也应从这些方面充分发挥参谋助手作用。

充分发挥参谋助手作用，核心问题是提高服务质量。那么，在市场经济体制下，秘书工作怎样进一步提高服务质量？这里关键的问题是要把对服务的要求与市场机制作用密切联系起来。应该承认，在以往经济体制下的秘书工作，为领导服务的质量还是很高的。但是应该看到，保证和维持那种水平的秘书工作的服务质量，主要依靠人们的政治自觉性和责任感，并辅之以规章制度的约束，而不可能重视市场机制对秘书人员行动的激励和制约作用。相反，许多应该通过市场机制起作用的，往往被所谓思想教育和规章制度替代了。然而，在市场经济体制下，单靠人的自觉性和一般规章制度的约束，来要求人们做好秘书工作是不全面的，不合理的，是难以持续地、全面地达到提高服务质量的。因此，在市场经济体制下，要把提高秘书工作的服务质量落到实处，除了高度重视人员素质、培养热爱本职的精神外，还要从注入市场机制方面多做文章。

[1]金常德.影响秘书职业资格鉴定质量的几个问题.秘书,2003(1).

郝懿(1971.8-)，男，湖北英山人，副教授，研究方向：秘书实务、办公室管理。

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1671-1602(2016)16-0126-01