浅析农业科研单位档案管理

沈荣

新疆农业科学院组织人事处，乌鲁木齐830091

浅析农业科研单位档案管理

沈荣

新疆农业科学院组织人事处，乌鲁木齐830091

农业科研单位做为我国重要的事业单位之一，档案管理是一项重要的管理工作，是农业人才管理、科研活动的重要环节,如何使科研单位的档案工作紧跟事业单位发展步伐；加强农业科研档案收集、归档、流向等管理工作；为单位选拔人才和录用人才的最佳信息，是档案工作人员义不容辞的责任。分析了当前农业科研单位档案管理中存在的问题及其原因，并提出了档案管理的对策。

科研单位；档案管理；问题；对策

中国自古以来就是一个农业大国，中国用占全世界的7.2%的土地，养活着全世界20%的人口，农业发展的与否，直接关系着社会的稳定和发展。农业科研单位做为我国重要的事业单位之一，主要以农业科学研究为主，是我国农业科学研究人才比较集中的地方。农业研究单位的档案管理工作涉及到两个方面，一方面是农业科技档案管理，是科技人员在科研活动中直接形成的具有保存价值的文字、图表、音像等形态的科技材料。其反映了农业管理经验、科研技术开发推广轨迹、农作物生长规律研究成果、优良品种试验研究及推广普及情况等，是科技工作者辛勤劳动的成果，是科技档案的重要组成部分。充分开发和利用档案资料信息，为使用者提供健全、完善的档案资料，能更好的为科技兴农服务，是当前做好科研档案管理工作的重要任务，也是农业科研档案管理的重要职责。二方面是科研人员的人事档案管理，人事档案中收集了科研人员的个人经历和工作表现；是发现人才、挖掘人才、使用人才的强有力的保证；是单位了解人员的重要依据。随着我国档案管理制度力度的不断加大，农业科研档案管理工作的重要性日渐突出，因此，笔者结合自身工作的实际，谈谈农业科研单位档案管理的问题及对策。

1 农业科研单位档案管理的现状

1.1 对档案管理的意识薄弱，重要性认识不够

由于对科研档案在农业科研工作中的重视力度不足使得农业科研档案管理意识薄弱。部分科研单位认为档案保存不出错，检查时可以过关就行。并没有将档案工作计入年底考核范围内，无法调动起科研人员对于档案工作的重视。

农业科研单位对人事档案管理上意识薄弱，一方面是部分领导对档案工作的重要性认识不足，重视度不够，认为人事档案管理工作无非就是撰写、保管、查找等的事务性工作，做到不丢失、不泄密，能随时应付外调、查找即可。人事档案管理工作不能摆在应有位置上，人员不按规定配备，导致人事档案管理工作长期处于被动应付的状态，难以高质量地为干部队伍建设服务。另外一个方面是档案管理者工作人员责任心不强，不能正确对待人事档案工作，材料不及时归档。

在科技档案管理意识薄弱，部分科技档案缺乏系统性、完整性和准确性。农业科研单位的科研人员对档案共走的重要性认识不够，缺乏资料归档的主动性和自觉性，对归档的要求、范围等不甚了解。甚至部分科技人员对档案工作人员不信任，一些应该归档的材料自行保管，很多珍贵的原始数据材料任然保留在个人手中或遗失。有的单位没有明确归档归档的要求和范围，致使科研材料不齐全或者归档质量低，普遍存在着档案管理与科学研究脱节的问题。

1.2 档案管理收集力度不够，人员素质有待提高

大多数科研单位没有既懂科研知识又具备档案专业知识的专职档案管理人员，农业科研单位的档案人员大多兼职，甚至由其他工作人员兼任，专业知识不足，导致档案管理人员的工作热情不高，力量薄弱。由于业务水平不高，大多为“坐等服务”，再加上收集归档工作制度不健全，导致档案管理人员执行不严格，档案收集归档工作被动、不及时，收集归档的材料不全面，使很多与科研技术有关的信息没有存档，一定程度上也阻碍了科研档案的有效利用。

1.3 档案保护工作不细致

农业科研单位的档案保存和利用是一个非常复杂的过程，现在大多数科研单位没有对档案的利用及使用场所制定相应的规章制度。一些科研档案被外借到不适于档案保护或保存的环境中，造成档案的缺失或损坏，这对于科研档案的保存载体没有做到专业性的保护，长期这样，势必会影响科研档案的保存期限和利用率。

1.4 管理任务越来越繁重

随着我国农业科研的大力投入，农业科研事业迅速发展，农业科研单位的科研经费加速增长，各类横向、纵向的课题的逐年增加，新的学科领域不断出现，大量的新购的科学实验类仪器设备、研究中心、实验室、实验示范基地的不断增加，国内国际合作交流不断加大，项目研究成果成倍增加，所有这些增加的农业科技档案的归档工作日益繁重，增加了档案管理工作者的管理任务。而且随着电子档案的大量出现，国家对档案管理工作要求日益规范化，使得农业科研档案的管理工作越来越大，工作压力日趋繁重。

2 农业科研单位档案管理中存在的主要问题

2.1 管理设施条件有待改善

随着档案工作信息化进程的不断推进，对档案管理工作软件及硬件要求的不断提高，包括办公电脑及辅助硬件设备的升级，配套软件系列的更新等。由于农业科研单位资金大多为科研经费，档案管理方面的经费较少，无法满足购置必备仪器设备的资金，大多单位仍在使用纸质档案盒。档案管理手段陈旧，查找档案比较繁琐，查找职工资料需要在档案中逐页翻找，反复调取原件，容易造成纸张发黄、变脆、字迹褪色等问题，直接影响到档案的完整性，部分档案材料纸质很差甚至用圆珠笔记载，字迹模糊，难以辨认，给档案整理工作无形中增加了很多工作。

2.2 农业科技档案形成周期长，缺乏连续性和完整性

受农业自身特点的限制，科研周期长、历时几年甚至时间更长，加上多单位联合项目，科技人员稳定性差，档案材料随之流失的情况时有发生，使科研档案材料常处于分散状态，在一定程度上影响了其连续性和完整性。

随着国家对农业的重视，对占具有较大的市场份额的亲本材料、育种材料、生物技术材料，因为经济效益，科技人员不愿意交出其核心内容，导致档案完整性、系统性、真实性下降，形成无价值档案。

2.3 档案管理的科学化、信息化、利用率低

随着科技手段的不断更新，档案管理系统已得到普遍应用，计算机信息化的普及也不断提高，但是某些农业科研单位先进的科研技术手段还没有得到充分的发挥和挖掘。虽然有的单位是把个人档案信息输入计算机，但是在查阅档案、资料检索等仍习惯用手工操作，无纸化办公基本没有实施。这样不利于档案的管理和保管，有影响查档效率。

对于人事档案管理工作来说，无论是档案的收集整理、鉴别保管、检索查阅等都是为了提供完整的档案信息，服务于组织人事工作，为人事部门决策提供参考依据。目前人事档案工作还存在着重保密，轻使用的现象。查阅的大部分内容是自然情况、简历、工资、职称等，且利用方式单一，只有需要着上门来提供利用，工作处于被动服务的状态。科技档案管理的最终目的是提供利用，使科技档案由保管状态转为利用状态，发挥它的技术效用和社会经济效益，充分体现科技档案的使用价值。科技档案管理人员必须变被动服务为主动服务，同时解决好安全性与保密性的问题。

3 提高农业科研单位档案管理能力的对策

《中华人名共和国档案法》的第十三条“各级各类档案馆，机关团体、企业事业单位和其他组织的档案机构，应当建立科学的管理制度，便于档案的利用，配置必要的设施，确保档案的安全，采用先进的技术，实现档案管理的现代化”。

3.1 加强宣传、提高认识、增强档案管理意识

为做好档案管理工作。一是单位领导应高度重视，放在单位与干部队伍建设的相同高度来对待，要定期对档案管理工作进行检查、发现问题及时解决，

推进认识档案工作规范化、科学化、制度化建设。二是宣传学习贯彻《档案法》，提高全员档案意识。员工是档案的直接形成着，是保证档案完整的基础。要加强宣传工作，提高大家对档案重要性的认识，为了自己，也是为了单位。尤其我们档案工作人员，要时刻注意单位的人事变动情况，耐心做准备离职员工的思想工作，向其讲明档案对于一个人前途发展的重要性。把档案工作落实好，避免人档分离现象的出现，确保档案信息合法、真实、准确、及时、完整，维护档案的严肃性、科学性和完整性。

3.2 加强对档案管理人员培训、提高素质、精通业务做好服务工作

档案管理工作是一项专业性较强的工作，要求档案人员除了应具备正确的理想信念还要具备一定的理论功底，一定必要的专业知识和专业技能。农业科研单位所需要的人才及科研项目向多样化的趋势发展，档案涉及的科研人员及干部以及科技成果的储存库，所以科研单位的档案管理更需要一批具有工作态度端正、政治素养高、综合素质高、熟练的掌握档案管理的相关规定、有高度责任心的档案管理工作人员。同时加强对档案管理工作人员培训力度，并采取走出去，请进来的办法，使档案管理人员不断学习更新业务知识，提高操作能力。保证了农业科研单位档案管理工作的顺利开展。

3.3 争取经费，完善档案工作的基础条件

农业科研单位档案管理部门要积极争取领导的支持，做好人事档案管理设施的更新。

首先要配备先进的硬件管理设施，如计算机、打印机、扫描仪等一些硬件设备；其次要及时准确的更换干部档案盒，使用的旧式档案盒已经跟不上规范化的管理进程，要积极努力向上级财政部门争取资金，更换新式档案卷盒；再次要建立坚固的防火、防潮的专用档案库房，配置规范的铁质档案柜，库房内应配置空调、灭火、去湿等设备；最后做到档案、库房、阅档室和办公室分开。

3.4 档案管理人员遵守职责，保守秘密

保守国家机密是每个公民的义务，更是档案管理人员的神圣职责。严格遵守《人事档案管理制度》的规定和人事工作纪律，不能私自向外界提供或泄露档案的信息，严格遵循查看、借阅档案的批准程序，要顶住人情。

3.5 建立科技干部档案，完善人事档案管理

针对农业科研单位的实际情况和科技干部人事档案的复杂情况，建议建立专用的科技干部档案，将科技干部的成果、新品种培育、发明专利、著作论文、职称晋升、学术带头人、专业技术顶尖人才等信息建立一个专用档案。在适当的时间，可以选择对外公开阅览，这不仅是对科技干部本人的一种宣传，而且对科研单位也是一种宣传。这样农业科研人员在需要档案时，既可以保证科技档案的系统、完整性，又能够充分发挥农业科研单位的人事档案作用。

3.6 进一步加强档案信息化、现代化建设

档案信息化建设是提升档案现代化管理和服务水平的重要环节，最终目的是为利用者提供便捷服务，充分发挥档案的利用价值。档案信息化建设是以网络、计算机与信息技术为手段，以档案信息资源为核心，开展档案的收集、整理、保管、开发和利用的现代化管理综合过程。根据农业科研单位的实际情况，人事档案中有些信息可以对外公开，通过网络进行宣传，这既有利于推广农业科技成果与技术，更好地服务社会，同时，又起到档案为社会服务的功能。农业科技档案要大力发挥其作用，提高利用效率，必须解决档案信息网络化问题。只有实现农业科技档案规范化、数字化管理，建立完善的服务反馈机制，才能使农业科技档案更有效地被利用，发挥其应有效能，为农业服务。

[1]国家档案局中央档案馆关于印发《全国档案事业发展“十二五”规划》的通知．2010/08/16.

[2]岳晓历，农业科研单位科技档案管理存在的问题和利用对策[J].河北农业科学，2010，14（5）：171-172.

[3]姜慧琳，对加强人事档案管理的几点思考[J]．黑龙江史志，2015(11):184.

[4]张艳菊．农业科研单位人事档案管理问题及对策[J]．山东档案，2012(5):50-51.

[5]关丽萍．浅析人事档案管理面临的问题与解决对策[J]．兰台世界，2014(3):129-130.

[6]杨虹.对事业单位档案管理的创新思路的探讨[J].企业管理，2010（34）：125-127.

[7]张艳．人事档案信息化管理研究—以广东为例[D]．中国学位论文全文数据库，华南理工大学，2011.

沈荣（1982年—），硕士学历，经济师，主要从事人力资源管理和研究工作。

2016-08-18