工程设计原生数字档案数据库的建立与意义

赵曼宇，李 响，李玉芝

（中国寰球工程公司 辽宁分公司， 辽宁 抚顺 113006）

工程设计原生数字档案数据库的建立与意义

赵曼宇，李 响，李玉芝

（中国寰球工程公司 辽宁分公司， 辽宁 抚顺 113006）

在大数据时代背景之下，在计算机技术快速发展之下，化工行业的档案管理工作不仅需要适应时代的需求，也要找到自身前进的方向。以中国寰球工程公司辽宁分公司工程设计原生数字档案数据库建立的实践为研究内容，阐述了新的档案管理理念和建立工程设计原生数字档案数据库的意义，及通过工程设计原生数字档案数据库的建立提高档案的工作效率和利用效率。

工程设计；数字档案；数据库

工程设计原生数字档案是项目工程建设活动的记录，它是直接以电子形式产生和存在的具有保存价值的文字和图纸。这一定义主要体现了其产生的原创性和其存在形式的唯一性，即数字是其唯一存在形式。现今计算机已经成为档案工作的主要工具，正是在这样的工作背景下，给当今的档案部门和档案工作者都提出了新的问题，也给档案部门和档案工作者提供了创新空间，而且这些在以计算机生成的工程设计原生数字档案中更为突显。

在一家部门和管理体制成熟的工程公司中，一套完整的工程设计原生数字档案的产生是需要由很多部门分工及配合才能完成的，在其过程中如何能有序、完整、科学、安全的使原生数字档案进行收集、整理、保存、鉴定、统计及建立起数字档案数据库，并最终提高利用效率是需要树立新的档案管理理念和形成新的档案管理模式，这是作为当今化工设计行业中档案工作者势在必行的一项工作。

1 档案管理理念

工程设计原生数字档案数据库的建立应以无缝式工作程序为基础，所谓的无缝式工作程序是指在工作理念、工作管理模式和无缝体系三个方面的无缝化。

1.1 实现档案部门与设计人员在理念上的无缝对接

自从计算机全面进入到设计工作的每一个环节以来，工程设计档案管理工作也在经历着变革，其管理方向和管理理念及载体都在改变，即由之前的无要求被动的收集工程设计档案到以自身需求主动、清晰、有要求的收集工程设计档案；由之前的传统纸质档案到现今的数字化档案。在此环境之下，工程设计原生数字档案的无缝化管理的建立宗旨应是使用人员参与度高、满意度高的档案服务模式，其中设计人员的积极参与能够更好的为档案提供工作方向，同时设计人员反馈出的结果也能更好的完善档案部门的服务方式和质量，从此在服务与被服务之间进行良性循环，由此达成设计人员与档案部门在理念上的无缝式衔接，实现两者之间双赢的局面。

1.2 实现档案管理模式的无缝化

在计算机信息化时代里，传统的档案管理模式正在承受着巨大的压力，它已经无法满足现今档案工作的需求，革新已经势在必行。此番改革不仅仅是各个部门档案工作方式的改革，更是对于整个档案工作模式的完善和优化。管理模式无缝化的最终目标是为减少设计人员和档案人员在流程处理上的时间，以简化为导向为设计人员实实在在服务，同时实现各部门之间的无缝化衔接、实现档案部门与其他部门由不连续到连续的转变、实现无纸化办公，降低工作沟通成本和节约工作沟通时间。

1.3 实现工程设计原生数字档案体系的无缝化

工程设计原生数字档案体系的无缝化最主要的特征为“一站式”，通过建立完整的档案信息技术共享平台来减轻设计人员和档案人员的工作负担。此体系的建立需要由设计人员、档案工作者及相关人员积极参与，提出具体、实际的需求，通过相关管理软件建立衔接无缝的办公体系，解决设计人员与档案部门及相关人员或部门之间的流程繁复、审批过多、设计收尾工作耗时过长等问题，并且更加有利于档案部门方便快捷地收集档案、统计档案和利用档案。在数据库的建立中，我们一共应用了三种全方位的档案管理软件，首先是针对于工程设计原生数字档案“一站式”收集的Poweron项目管理信息平台，其次是针对于工程设计数字档案所涉及的相关资料“一站式”收集的ProjedtWise工程内容管理系统软件，最后是针对于保存工程设计数字档案和工程设计原生数字档案的档案管理软件[1-3]。

2 实践操作流程

工程设计原生数字档案数据库的建立，一共分为两个部分三个阶段，第一部分为收集部分，其涉及工程设计原生档案的和相关资料的收集与整理，并包含两个阶段：Poweron阶段和ProjedtWise阶段；第二部分为保存与利用部分，涉及档案电子管理软件阶段，它也是工程设计原生数字档案数据库的核心。

2.1 Poweron阶段

Poweron项目管理信息平台是分公司生产管理工作的整合系统（图1），此软件使档案的收集工作变得更加方便、快捷，直接体现出工程设计原生数字档案体系的主要特征“一站式”管理（图2），与此同时，档案统计工作也可以直接在此软件上生成，提高了档案管理中的收集、整理、鉴定、统计的工作效率[4]。

图1 Poweron 操作截面(1)Fig.1 Poweron section of operation(I)

图2 Poweron 操作截面(2)Fig.2 Poweron section of operation(II)

2.2 ProjectWise阶段

ProjectWise是一个三层构架的工程内容管理系统，专为满足当今工程作业流程的复杂需求而设计。它为工程项目的各个参与方提供一个信息平台，对项目规划、设计、建设过程中产生的工程内容进行精准管理与有效控制，确保分散的工程内容具备唯一、安全和可控性，帮助工程设计团队实现跨地域、跨专业的协同工作。打开ProjectWise操作软件点击“DMS”，进入登入窗口（图3）输入档案管理员的账户和密码，此账户的唯一性也有效的保证了软件上文件的安全性和保密性，进入到软件后找到档案人员所管理的项目档案号，项目档案号里面分成不同的管理区域，如公共工作区、项目工作区、专业交换区、专业提交区、档案管理区，此管理区域细致详尽的收集了一个项目中所涉及的所有文件，这些文件的收集不单为了满足档案的收集需求，更能在今后的工作当中得到运用，例如对公司设计成品知识产权的维权和快速查询设计要求。与此同时，在此管理平台上我们还开设了一块档案人员的专门区域保存其收集的所有工程设计原生数字档案，此区域也是工程设计原生数字档案的备份区（图4）。

图3 Projectwise 操作截面（1）Fig.3 Projectwise section of operation(I)

图4 Projectwise 操作截面（2）Fig.4 Projectwise section of operation(I)

2.3 电子信息库档案管理软件阶段

在此阶段我们运用了电子档案管理软件，这个部分是工程设计原生数字档案数据库的储存核心部分，在这里我们存放着从建院初始直至今天的所有项目的工程设计原生数字档案、工程设计数字档案及其相关工程文件，同时通过电子档案管理软件我们可以快速定位所需要的工程设计档案保存位置，并提高利用效率。

3 数据库建立的意义和利用

3.1 原生数字档案数据库建立的意义

随着工程设计原生数字档案数据库的建立，解决了许多传统档案管理所产生的问题，如库房档案积压问题、再利用档案底图损坏问题及档案人员职业健康问题等。

3.1.1 解决工程设计档案存档数量庞大致使的原有库房使用紧张的问题

从建院至今，我们的项目数量已经从零星的几个项目发展到现今的2 400多个工程项目，档案部门的工程设计档案存档数量也在以成倍的方式进行增长，外加纸质版档案储存密度小的原因，致使原有的档案库房使用紧张，无法满足存档需求，迫使工程设计档案不能入柜，而是散放在档案库房。数据库的建立不仅消除了这一问题，还节约了公司重新改造建立档案库房的开资，与此同时，更能在档案制成费用和蓝图费用上节能增效近30万元（表1、2、3）。

表1 蓝图制作费Table 1 Cost of blueprint preparation

表2 档案盒费Table 2 Cost of file boxes

表3 l硫酸纸制图费Table 3 Cost of acid paper print

3.1.2 解决了再次利用对工程设计档案底图损坏的问题

在传统的工程设计档案管理中，纸质档案载体性能较为稳定、内容真实可靠，外加其可长久保存等优势，所以一直适用至今，但在公司的日常工作需要当中，工程设计档案并不是一旦存入永不借阅和利用，无论是业主需求还是专业人员或管理人员的需求都会多次被提出、利用，这些行为都会使底图档案快速老化和破碎，并且反复修补，在这个过程当中无论是在人力还是物力上都会造成了很多浪费，数据库的建立正解决了这个问题，数据库建立之后再利用的工程设计档案就可以从数据库中提取工程设计原生数字档案或工程设计数字档案。

3.1.3 解决传统档案管理对档案人员职业健康影响的问题

在传统的工程设计档案管理当中，由于蓝图生成的特殊性（蓝图生成需使用氨水）也给档案人员在日常工作中带来一些不可避免的伤害，档案人员在整理蓝图时需要碰触，并且会吸入蓝图上的一些残留氨水，久而久之就会危害到档案人员的身体健康，随着公司对于HSE管理的重视，蓝图的使用也有悖于公司的工作理念，数据库的建立正解决了此问题，档案人员以后可以不再接触蓝图，而是不再产生工程设计档案蓝图，改为利用工程设计原生数字档案或工程设计数字档案。

3.1.4 避免了工程设计原生档案收集过程中所存在的人为因素

在以往的工程设计档案收集过程当中，一个传统的设计成品在设计完成之后需要通过校对人、审核人及会签人的当面审查和签字才能存档，在这个过程中设计人员所面对的最直接的一个问题就是其审核人、校对人及会签人不在公司，而Poweron项目管理信息平台中电子签名的使用，完全解决这个实际困难，设计人员只需将设计成品以数字的形式通过网络进行审核和签署，并最终上传至 Poweron项目管理信息平台进行存档就可以了。

3.1.5 解决工程设计档案利用率低的问题

在传统的工程设计档案管理当中，纸质档案形成时间长、整理慢、检索速度慢等缺点也一直在困扰着档案人员和专业人员，致使其利用效率较低，并使得保存完好的档案无法最大限度地发挥自身的价值，更谈不上在其基础之上创造更多的经济效益，而数据库的建立则能提高利用效率[5]。

3.2 原生数字档案数据库建立的利用

工程设计原生数字档案数据库的建立宗旨不仅是为了公司的节能增效，它的建立更为重要的作用就是利用。在工程设计档案原生数字档案和工程设计数字档案利用中我们分为项目直接利用和工程设计档案原生数字档案、工程设计数字档案重新编研后再利用两方面。

工程设计原生数字档案数据库在项目直接利用方面，给我们带来的是直观的经济效益和直接提高的工作效率，它可以使档案人员快速、精准为需求者提供其所查询的档案和相关资料，使设计人员根据新项目的需求和标准，在同类项目工程设计原生数字档案上进行制图、设计，减少工作时间、加快制图效率。

例1：

山东菏泽玉皇项目在设备专业中需要设计一台重要的再热器，根据业主需求，致使设计时间紧迫，为此设备室设计人员直接利用同类项目工程设计原生数字档案进行设计，最终节约了一半的设计时间，更为公司节省日常开资近72万元。

例2：

新阳科技集团有限公司设计项目，项目非标静设备多、工期紧张，在这种情况下设计人员利同类专业工程设计原生数字档案，最终提高了非标静设备的设计效率，共节省四分之一的设计时间。

在工程设计档案原生数字档案、工程设计数字档案重新编研后再利用方面，我们通过以各专业为线索进行施工图、设计变更和竣工图的编研，此类编研对于一个专业领域的积累是很有帮助的，因为在施工过程中由施工图到竣工图会产生一些设计变更，设计变更是工程施工过程中设计问题和客观环境问题的一种体现，正是对它的编研可以使它成为各个专业在同类项目的辅助资料和参考学习资料，有利于提高同类项目的设计质量和速度，这样一个良性的循环也能间接的为公司带来经济效益和软实力——技术知识的提升。

［1］ 李海鹰. 原生数字档案的特点与构建原则[J]. 兰台世界，2015(6)：33．

［2］ 李海鹰. 原生数字档案无缝隙管理模式的构建目标[J]. 兰台世界，2015(5)：36．

［3］ 高当. 中外电子档案管理管理理念及模式对比研究[J]. 档案管理，2015(11) 下：56-58

［4］ 刘念，唐一鸿，李名选. 基于电子档号章的档案安全保障系统研究与实践[J]. 档案学研究，2016(2)：115-117．

［5］ 李群，高振江. 提升档案管理科学化水平六策[J]. 管理研究，2016(4)下： 44．

续表

4 结束语

本文阐述了现有的天然气滤芯性能测试方法，对现有 SY/6883 滤芯过滤性能试验方法中的不足之处进行分析，发现其滤芯测试方法并未涉及全压差下的滤芯性能测试，不能很好的反映出滤芯在实际工况下的过滤效率，所以提出了新的滤芯性能测试方法，将容尘效率测试加入天然气滤芯性能中。结合天然气滤芯自身运行工况的特点，测量滤芯在25%、50%、75%和100%更换压差时滤芯对于粉尘和液滴的过滤效率，反映了滤芯在不同寿命使用阶段时的过滤性能。最后给出了具体的天然气滤芯性能试验流程，对天然气滤芯测试和新型天然气滤芯的研发，有一定的指导意义。

参考文献：

［1］ 王保群, 林燕红, 焦中良. 我国天然气管道现状与发展方向[J]. 国际石油经济, 2013, 21(8): 76-79.

［2］ 吴锡合, 张德庆, 张争伟. 天然气长输管道冰堵的防治与应急处理[J]. 油气储运, 2012, 31(4): 292-293.

［3］ 毕思永. 长输天然气管道过滤器[J]. 石油科技论坛, 2014, 33(1): 55-57.

［4］ 中国石油天然气管道工程有限公司. SY/T6883-2012 输气管道工程过滤分离设备规范[S]. 北京：石油工业出版社, 2012: 32.

［5］ 王雪伟, 张文军, 胡格伟, 等. 煤泥离心过滤和机械压滤的滤饼层粒度分布及其影响[J]. 煤炭学报, 2014, 39(10): 2087-2091.

Establishment and Significance of the Native Digital Archive Database for Engineering Design

ZHAO Man-yu，LI Xiang，LI Yu-zhi

（HQC (Liaoning) Company, Liaoning Fushun 113006，China）

Under the background of big data era, with the rapid development of computer technology, the archives management of the chemistry industry should not only satisfy the requirement of the times，but also find its own development direction. In this paper, the establishment process of original digital archives database in HQC(Liao Ning )Company was studied, and new concept of archive management was discussed as well as the significance of establishing the native digital archive database for engineering design. It's pointed out that, the establishment of original digital archives database for engineering design can improve the management working and utilizing efficiencies of archives.

engineering design ; digital archives; databases

G 271

A

1671-0460（2016）12-2865-04

2016-11-21

赵曼宇（1964-），女，辽宁省抚顺市人，副总工程师，硕士研究生，2010年毕业于中国海洋大学项目管理专业，研究方向：项目管理。E-mail:zhaomanyu@hqcec.com。