高职院校人事档案移交要注意的问题

张忠良

(郑州铁路职业技术学院，河南 郑州　450052)



高职院校人事档案移交要注意的问题

张忠良

(郑州铁路职业技术学院，河南 郑州450052)

摘要：从高职院校做好人事档案移交工作的重要性和在人事档案移交过程中容易出现的问题入手，阐述加强高职院校人事档案管理的对策和措施。

关键词：高职院校；人事档案；移交；工作

随着高职院校教师、行政管理人员的职称晋升和职务变化，以及高职院校中人事档案管理由人事部门移交档案管理部门，档案始终处于动态管理中。加强人事档案管理，特别是在人事部门移交档案管理部门工作中，进一步加强人事档案的移交工作就显得尤为重要。

一、人事档案移交的重要性

人事档案既具有一般档案的共性，也有其自身的特点。因其反映的是个人身份、学历、资历、工资待遇、组织关系、职称职务、社会劳动保障等，所以，它更具现实性、真实性、动态性、保密性和具有法律效力。由于升迁、工资调整、技术职务晋升等，个人档案材料需不断扩充；因此，人事档案在移交过程中很容易出现材料的遗失和出错。如果档案材料丢失，档案所有人的切身利益会受到较大损害，人事档案的严肃性也受到破坏；因此，高职院校人事档案管理部门要加强管理，尤其在移交人事档案过程中，学校要加强管理和监督。

二、高职院校人事档案移交工作易出现的问题

首先，部分高职院校人事档案管理与目前人事档案规范化管理存在一定差距。管理方面有一种误区，认为人事档案管理只要保管好、不泄密不遗失、保证人事档案查档和外调就足够了。部分高职院校放松了对学校人事档案的管理，对人事档案工作不闻不问，更谈不上人力、财力方面的保障。这样会潜移默化影响到移交部门对人事档案管理的重视，移交的人事档案较混乱、不规范。

其次，部分高职院校档案室建设投资不足，硬件设施差，有的甚至没有专用的人事档案室，这会给人事档案移交后的管理带来困难，影响日常人事档案的整理、查阅。

再次，有的高职院校人事档案管理标准不高，管理不严，很易造成档案不完整、不齐全，再加上移交双方移交手续不严，一旦出现问题责任不清，很难追究责任。

最后，部分高职院校人事档案工作管理制度不完善，没有相应的人事档案移交工作制度，容易造成档案管理人员在收集、归档和移交过程中未能严格执行相关工作要求，导致档案移交过程中出现漏洞。在档案管理人员变动时，不组织对交接双方进行培训和教育，容易造成档案的泄密，严重影响了人事档案的严肃性、保密性。

三、高职院校人事档案移交要注意的问题

1．档案及时移交保证人事档案的权威性

人事档案管理属于我国的一项重要的档案管理工作，对于用人单位和个人都非常重要。我们只有认识到人事档案的权威性，才能在人事档案管理中把握原则，做好人事档案管理工作。高职院校人事档案管理大部分隶属上级主管部门组织部或省委组织部，因此，要严格按照组织部对人事档案管理的规定，做好高职院校人事档案管理工作。档案管理部门人员工作变更时，要做好交接工作，防止发生人、档脱节现象。在部门之间移交过程中，检查并确认所有移交的记录后，方可转入相关移交手续，避免造成档案材料缺乏、责任不明、推诿扯皮的现象。

2．档案移交规范保证人事档案的保密性

随着社会进步，人们对保护个人隐私的法律意识不断增强，特别是人事档案的内容记录的是每个人的功与过等各个方面，这就要求档案管理人员在人事档案转移的过程中，确保文件的安全性、完整性和人事档案的严肃性、保密性。一是必须严格遵守档案管理规定。移交前先做好目录交接，清点清晰后再办移交手续，交接双方签字确认。二是人事部门与档案部门之间移交时双方部门领导要对档案移交工作提出要求、制订计划，指导和监督移交工作。三是管理部门档案管理人员退休或工作变动，要提前做好移交准备工作，并严格遵循保密规定，保证当事人资料的保密性。

3．档案移交认真负责保证人事档案的完整性

由于档案所有人的工作及生活的不断变动，人事档案的内容处在不断扩充的状态，在人事档案移交的过程中，难免会出现记载资料有误差、遗漏等情况，这就要求档案管理人员在日常管理中认真做好记录，严格按照上级机关的要求和标准，特别是按照上级组织部的要求认真填写《人事档案审核登记表》。移交人和接收人必须严格遵守有关纪律，绝不允许修改、损坏个人材料，保证档案在传递过程中的真实性及完整性。接收人应根据档案目录认真核对档案的准确性，避免遗漏。交接人和接收人要以高度的责任感和使命感，本着对工作认真负责的态度检查交接的份数并填写移交清单，同时要注意保守机密。

参考文献

[1]裴凤玲.加强人事档案移交工作的必要性[J].青海交通科技，2013(4)：6.

[责任编辑:方艳]

Precautions of Handing over Personnel Archives in Higher Vocational Colleges

ZHANG Zhongliang

(Zhengzhou Railway Vocational and Technical College, Zhengzhou 450052, China)

Abstract:This paper expounds the importance of personnel archives in higher vocational colleges and points out the problems when handing over the files. Furthermore, it also puts forward measures to promote the management of personnel archives.

Key words:higher vocational colleges; personnel archives; handover; work

中图分类号:C93

文献标志码:A

文章编号：1008-6811(2016)01-0095-02

作者简介：张忠良(1964—)，男，河南郑州人，郑州铁路职业技术学院档案科。

收稿日期：2015-06-29