移动办公软件在科研协作中应用的可行性分析

郭璇

（河南省社会科学院，河南郑州 450000）

移动办公软件在科研协作中应用的可行性分析

郭璇

（河南省社会科学院，河南郑州 450000）

互联网、PC终端、移动终端等科技的应用已经与工作和生活高度融合、密不可分。科研人员在开展学术研究或者课题工作时，有一款类似ERP企业关系系统的软件，能够为科研工作者提供更为科学的、流畅的、有效的新型科研协作方式。基于此，对现有的（移动）办公协作软件进行分析，并探寻其功能应用于科研工作的可能性，为科研方式的创新提供新的思路。

科研协作；办公软件；协作创新

在科技迅猛发展的今天，互联网、PC终端、移动终端等科技的应用，已经与工作和生活高度融合、密不可分。在现今的企业中，几乎每家都有自己的ERP企业管理系统，这些软件的应用极其广泛，并且已经有了较为成熟的流程。随着智能终端设备的普及，ERP企业管理系统也已经逐渐向移动终端发展，成为一种企业（移动）办公协作软件，能够为企业和员工提供更为方便、快捷、高效的办公协作方式，为其节约人力、物力、财力、时间等成本，并为企业带来更高的效益。那么，在进行学术研究工作时，尤其是需要团队合作进行的大型课题研究时，可以借鉴此类企业（移动）办公协作软件的优势，将其转化并应用于科研工作，让其各模块实现适用于科研的功能，为科研工作提供更为科学的、流畅的、有效的新型科研方式。鉴于此，本文了解目前发展的如火如荼的企业（移动）办公协作软件究竟能够实现哪些功能，以及是如何运作并为企业带来效益的，并尝试探讨其应用于科研工作的可行性。

1 企业（移动）办公协作软件

在一个团队中，传统的协作是通过语言沟通和书面文件来实现的，随着科技日新月异的发展和经济水平的不断提高，协作方式也在不断转变。众所周知，使用计算机为载体的ERP办公软件早已普及。这种ERP办公系统逐渐替代书面文件，实现更为便于流通、更为利于存储、更为易于查找、更为环保的办公及协作方式。而随着智能移动终端的科技进步和普及，单纯以PC终端为载体的办公及协作软件开始越来越无法满足企业的实际需求，因此，可以同时在PC终端和移动终端操作和运行的办公及协作软件应运而生。

1.1 企业（移动）办公协作软件的发展趋势

随着互联网及移动终端的迅猛发展，ERP办公软件也已从电脑终端延伸到了移动终端。这种基于移动终端的移动办公软件帮助人们把时间和空间延长，不再局限于具体的办公地点，让工作变得更为轻松、高效、便捷。

纵观全球科技行业的发展大趋势，无论是美国的戴尔、IBM公司，中国的联想，还是深耕互联网领域多年的谷歌、亚马逊等，都在从消费级市场转向企业级市场。根据我国软件行业权威数据研究机构“海比研究”在2016年3月给出的报告显示，预计2016年中国移动办公市场（主要由协作办公应用、企业级即时通信、电话会议三部分组成）的规模将达到327.4亿元，复合增长率为惊人的42%［1］。

由此可见，移动办公已成为全球的发展趋势。在我国，这种办公及协作的方式也已实现，但此类软件种类繁多，功能上也各有千秋，仍处于逐步发展和完善的阶段。

1.2 企业（移动）办公协作软件的运作

企业所使用的办公软件，是针对不同企业、不同业务、不同部门的实际需求，实现其所需功能，从而解决各种实际问题。企业注重的是工作效率和利益实现，因此，其办公软件更为倾向流程的控制和时效的管理，以帮助企业达到高效、更准确、更有针对性的处理工作任务的目的。

企业（移动）办公协作软件的运作基本是以工作流的方式来实现。以（移动）办公协作软件在大型集团企业中的实际应用为例，在实现一个采购流程时，需要使用部门在系统中发起“采购申请”流程，然后此流程的工作流会按照既定的流程设定，经过各个部门的相关负责人——此时流程在系统中可以细分到抵达同一部门的不同负责人处，经过逐级的情况说明及审核，最终至企业负责人处审批。此时，这个采购流程仍未完成，经过企业负责人的审批之后，流程还需要到达采购部门进行一系列采购流程，再转入财务部门进入相应的流程，当然仍需各级负责人及企业负责人审批。

从发起申请到逐级审批，从采购到发放至使用人，从合同的签订到货款的结付，要涉及到使用部门、采购部门、行政部门、财务部门和企业负责人等相关部门及各个负责人。如果没有（移动）办公协作软件，企业将浪费无数人力和时间，这对于企业而言是巨大的损失。

1.3 （移动）办公协作软件如何为企业节省成本

在企业中，类似上文提到的采购流程的“工作流”，贯穿在整个集团的业务当中，各种工作流程的完成不仅耗费时间长，而且经过的人数众多，其中任何一个环节出现问题都将会影响整个团队的效率。类似这种大型集团企业中繁复的办公流程问题，如果仅仅用人力来解决，费时费事，且效率低下。因此，如何提高效率，节省时间、人力及物力，就成为了企业追求的目标。

1.3.1 时间成本。对于企业而言，时间就是金钱，工作效率永远是企业所追求的，一个工作流程需要经过如此多的审批人和部门，那么一个企业在运行过程中每天都有无数这样的申请和流程需要解决，而（移动）办公协作软件为企业很好地解决了诸如负责人出差等无法见到本人的情况流程就要停滞、卡壳的问题。流程在系统中从发起人开始，经过各级审批人各个部门，仅需要在移动终端或者PC终端上进行操作即可，甚至不需要见面，如果有疑问，通过（移动）办公协作软件的联络功能即可实现文字、语音、视频等不同方式的沟通。因此，无论相关审批人在哪里，都能够及时审核，不会影响流程的进度。

1.3.2 人力成本。（移动）办公协作软件对于工作流的实现，把工作人员拿着大堆的文件来回奔波于各个部门之间，向各个部门解释相关问题，并请各个负责人审批文件的工作中解脱出来，让其有更多的时间和精力去完成其他的工作。同时，各个工作流的流程经过以及各级负责人对流程的处理结果、花费的时间、处理的效果等在系统中均一目了然，无需再费力地查找资料，即使后期再要调出相关资料查阅，也仅需在系统中查找即可，无需劳烦工作人员去资料室查找相关的文件，无论何时何地，只需要一部移动终端，即可查阅相关资料。

简而言之，透视美学是从多元化视角解读事物的哲学思辨。透视美学旨在发现每一独特视角中的感知与势。势影响并决定我们对事物的感知，而通过表述感知，也就有了势。解读就是找出赋予事物感知的势，且每一种解读都源自于一个独特的视角。因此，感知和势本质上都是多元的。

1.3.3 物力成本。（移动）办公协作软件省却了各种书面的申请资料和审批，将企业从书面办公中解放出来，不仅节约，而且更为环保。同时，将企业资料集成在系统当中，既便于查阅也节约了企业资源，无需在出行时携带大堆的纸质文件及文件夹资料册，一部移动终端足以。

在（移动）办公协作软件的协助下，企业就可以达到高时高效的目的，最大程度上减少时间、人力及物力的成本耗费，这些使得企业实现了效益的最大化。

2 目前市场中（移动）办公协作软件的对比分析

（移动）办公协作软件能够帮助企业节省各项成本，因此受到广泛欢迎，而目前市场中的此类软件种类繁多，功能各异，在此对其进行梳理，以期找到适于科研的突破口。整体上来看，目前的协作软件大致分为两类。

2.1 以任务管理和项目管理为核心

此类（移动）办公协作软件大都以任务管理和项目管理为核心，能够提供如下功能：①可以列出所有需要被执行的项目；②查看当前时间或阶段内需要被执行的项目和任务；③进行任务管理及优先级设置，并且可以对任务自由排序；④记录项目细节，比如状态、优先权、日期、分派者和观察者，具有“审核”“权限管理”，让大家可以讨论执行项目细节；⑤可以看到自己当前需要进行哪些任务和项目；⑥让管理者可以看到当前正在进行哪些项目，以及这些项目目前的状态。

这类协作软件以“teambition”“钉钉”为代表，通常对使用者的要求相对较高，团队的日常工作基本上也以项目和任务为主线。这种功能可以让科研团队负责人对课题整体进度有具体、详实的了解，便于整体管理，并且辅助课题组的科研人员对个人工作部分及课题整体进度有更为清晰具体的了解。

2.2 以知识、文档管理为核心

此类（移动）办公协作软件是以知识管理为主，即以资料管理为核心，增加一些协作、沟通的功能。以“有道云协作”软件为例，其具有如下特点。

2.2.1 文档、资料管理功能。“有道云协作”软件的资料管理功能类似网盘软件。其具有极强的版本记录功能，在查看某一个具体文档时，能立刻知道每一个文件修改过多少个版本，是哪个人在什么时间段进行修改的。并可以查看和下载所有以前修改过的文件历史。此功能在修改PPT和Word时，可以根据情况来查看以前版本的文件。此功能如果使用在科研工作中，就可以帮助科研人员在进行论文修改时进行准确的记录，并且查找到每一次修改记录和原文档。

在科研团队工作中，除了单独讨论和群通知，还可以在每一个文件下进行讨论和提醒。更新某个文件之后，可以直接@团队内的相关人员，定向通知其关注跟进工作。这在科研团队进行大型课题研究时，可以为科研团队提供相应的辅助。

2.2.2 协同表格分配任务和追踪项目进度。此功能类似网页版的Excel，可以多个人同时对同一个表格进行编辑和操作，同时通过协同表格来向同事分配任务和确认项目进度，每完成一项可以立刻反应到任务进度表上。用这个功能进行简单的任务管理、项目管理，同样可以用来辅助科研团队进行科研任务管理。

2.2.3 团队沟通。此功能可以进行团队沟通和即时讨论，并直接把所有与工作相关的信息都保存在云协作里，方便查阅。还可以通过@来发起讨论，提示某一个团队成员。这个功能最方便的地方在手机端，在桌面端修改一个文件之后，直接@相关用户，手机上立刻就能收到提示，并进行预览和查看。在手机上就可以修改相关的笔记，并对内容进行讨论，会大大提高科研团队的沟通效率。

目前市场中（移动）办公协作软件应用较为、广泛使用率较高的几款软件在其功能性分布大致如图1所示。

图1 （移动）办公协作软件功能性分布

虽然这些软件都具有其特色功能和定位，并且也发展得相对成熟。但是，如果科研团队想要直接将此类软件应用于科研工作显然是不适宜的，因为科研工作与企业工作是截然不同的，科研团队协作系统需要能同时满足科研人员个体及科研团队的知识活动需求，并协调个体和团队的关系，协助科研团队提高成果产出的效率。

3 （移动）办公协作软件与科研协作软件

科研协作工具不仅仅是办公的工具，而是充当了科研工作的“助理”。科研协作平台瞄准科研团队的核心需求，有针对性地开发具体操作的实用性工具，把团队科研协作系统变成成员的高价值实用工具。科研协作平台首先要实现对个人的价值，在此基础上进而实现对团队的价值。团队不用额外付出劳动，就可以实现内部知识库的自动积累，个人资源一键分享到团队，尽量减少因资源分享的局限性而产生的额外劳动。

3.1 学术知识的获取和管理

科研人员需要更加智能的文献管理功能，能实现标题、作者、期刊年卷期、摘要等元数据的自动抽取，全文自动下载，笔记的自动关联，即一个文献管理助手。概括来说，需要具备以下功能：①参考文献自动形成，论文写作时把管理的文献作为引文一键插入文档中，根据不同期刊要求，自动形成规范的文中引文标记和参考文献列表；②引文插入、删除时，文中引文序号和参考文献列表自动调整，引文样式更换时根据新样式，自动修改参考文献，方便论文转投；③提供国内外常见期刊、会议、学位论文的期刊样式；④提供多种论文、模板，提高写作效率和规范性。

3.2 科研团队知识库

科研团队知识库可“自动生长”。成员文献、文档、笔记、实验记录等知识资源将自动积累，并成为团队机构知识库，即使成员流动、变动，这些知识资源也能得以保存。

3.3 学术情报搜集

这是现有企业（移动）办公协作软件最缺乏的，可以说是空白部分。我们需要能自动搜集团队所需资料，研究热点和研究趋势的分析挖掘，基金、项目、会议资讯的收集，最后生成简报，让工作繁忙的科研人员通过简报来了解行业最新动态。

综上所述，（移动）办公协作软件具有其明显优势，虽无法直接应用于科研工作，但是能够给予科研协作软件发展以启示，如果能够实现其适用于科研工作的目的，相信可以为科研人员和科研团队带来极大的帮助，使学术研究工作更为便捷、高效，使科研团队的沟通更为及时、顺畅。

［1］海比研究.2016年中国移动办公市场研究报告［EB/ OL］.（2016-03-21）［2016-10-26］.http://www.hibor.org/docdetail_ 1790063.html.

Feasibility Analysis of the Application of Mobile Office Software in Scientific Research Cooperation

Guo Xuan
（Henan Provincial Academy of Social Sciences，Zhengzhou Henan 450000）

The application of the Internet,PC terminals,mobile terminals and other technology has been highly inte⁃grated and inseparable from the work and life.When the scientific research personnel are engaged in academic re⁃search or work,whether it can also have an similar ERP enterprise relationship system software,it can provide more scientific and effective new scientific research cooperation mode for scientific research workers that has a similar ERP enterprise relationship system software.Based on this,the existed(mobile)office collaboration software was ana⁃lyzed,and the possibility of its’function in scientific research work was explored,to provide a new idea for the inno⁃vation of scientific research methods.

scientific research cooperation；office software；collaborative innovation

G312

A

1003-5168（2016）12-0024-03

2016-11-02

河南省社会科学院基础科研费项目“‘互联网+’学术创新协作平台研究”（16E1043）。

郭璇（1984-），女，本科，助理馆员，研究方向：图书馆学。