论高职院校档案管理机构的优化

刘艳春（泰州职业技术学院档案室，江苏泰州225300）



论高职院校档案管理机构的优化

刘艳春
（泰州职业技术学院档案室，江苏泰州225300）

摘要：高职院校的档案管理机构作为负责储存和管理各高校在各活动中留下的具有很大价值和意义的音像和文字材料的机构，对于学校的正常运行以及教学活动的正常开展具有重大意义。但在目前的档案管理机构中，存在诸多弊病，其中大多是早期的教育制度残留下来的，不能达到现代社会的要求。这种情况若得不到及时解决，会在很大程度上阻碍教育改革的深化和发展，影响我国人才培养。

关键词：高职院校；档案管理机构；信息技术；网络风险

1　高职档案管理现状

近年来从中央到地方都越来越重视高职院校的教育工作。各高职院校的档案管理水平较低，使得教学工作的保存和利用无法适应新环境的要求，对教学事业的进一步发展造成了很大阻碍。目前大多数国家的高等院校均采用数据库技术来辅助档案管理工作，大大降低了通过人工进行管理的繁冗程度，提升了工作效率，改善了管理质量。但国内不同高职院校的管理水平参差不齐，部分学校由于观念及资金等问题，尚未在档案管理工作中运用信息化技术。与此同时，一些已经在管理中引入先进计算机技术的院校也面临着很多问题，如系统安全性问题、软件升级与维护等，这些都需要持续的资金投入方能保证管理工作的正常进行。

2　管理机构优化的意义

对档案管理工作进行优化有很大的必要性。院校的档案管理工作意在记录学校的教学情况，呈现当下的教学环境，为日后查阅及对比工作提供便利，有利于教育部门对学校教育工作的监督和改进，提升教学质量，更好地培养学生的学习兴趣，提升学生的自身素质，满足社会对人才的需求。同时，高质量的教学评价和教学反思还能极大地促进我国教育事业的发展，促进人才的培养，从而更好地融入国际社会。

3　管理中出现的主要问题

3.1对档案管理工作不够重视

各高职院校将主要精力大多放在招生工作和教学工作上，而对于档案管理这种不能及时显现效益的工作，并没有给予足够的重视。这在一定程度上损害了学生的利益，因为如果档案管理工作没有做好，培养和教育学生的情况没有进行合理的保存和整理，将使得未来通过查阅学生档案和教学档案等来进行教学改良的工作难以进行，从而使档案管理失去意义，不利于学校教育工作的良好发展。除此之外，学生个人以及用人单位对学生档案的不重视也是因素之一，很多企业没有认识到如何有效地通过档案来了解毕业生，在签署合同时也并未对档案的交接进行管理，这也影响了院校对档案管理的重视。

3.2管理制度不完善

在我国大多数高职院校中，均存在管理制度不够完善的问题，这一问题严重阻碍了档案管理工作的正常进行。在管理制度落后的情况下，管理人员缺乏创新精神，整个团队无法协作完成高质量的管理工作，无法有效地对相关人员进行激励，从而影响档案管理工作。另外，制度的落后也造成了管理手段的落后。由于管理人员在滞后的制度下，不能根据实际情况来进行档案管理，只能通过较原始的根据文件类型和主要特征来区分和组合文件，然后进行文件的检查与调整、编号、装封以及编制目录等工作，既繁琐又不能保证质量，同时还对文件的查阅和再次整理造成不小的困难［1］。

3.3信息技术的运用有潜在风险

出于便利和高效的目的，大多数高职院校引入了数据库来辅助档案管理机构的工作。信息技术的应用在很大程度上减少了管理人员的工作量，减少了失误率，提升了管理质量，同时还方便有需求的人员进行档案查询，对教育工作的发展起了重要作用。但与此同时，运用信息技术也带来了诸多风险，信息安全的形势也越来越严峻。首先是系统缺陷问题，任何操作系统都不能保证设计方面没有瑕疵，均会出现大大小小的漏洞，而这就给了一些不法分子以可乘之机。网络黑客通过利用系统漏洞，发动网络攻击，窃取重要的信息资料，严重时还会瓦解系统，造成系统瘫痪。这是时时刻刻都可能发生的问题，务必要受到相关人员的重视。另外，网络病毒也是影响系统安全的一大问题，由于个别操作人员专业素质不高，未能及时对操作系统进行定期杀毒和维护，使得网络病毒通过某一渠道进入，这将严重影响档案的安全，一些特定的蠕虫病毒还会删除系统文件，并最终使操作系统瘫痪。

4　相应的优化措施

4.1提高管理阶层思想意识

档案管理的优化唯有通过管理阶层意识的提高方能得到保证。院校领导要转变意识，加大对档案管理工作的重视力度，加强对档案规格、时限与质量要求等细微工作的监察，统筹兼顾，注重在各部门之间的协调与配合。同时，档案管理人员意识的提高也有助于自身在档案管理知识方面有更好的认识和理解，提升工作热情，从而提升管理工作的质量。

4.2完善档案管理制度

各高职院校可通过建立档案管理人才培训制度、健全目标管理制度等方式来完善现有的较落后的体制。人才培养机制的建立，可以在很大程度上改善人才缺乏的现状，从而更好地适应现代社会档案管理的需要，大幅度提升人员素质，充分吸收国内外先进经验的精髓，并可为未来的管理工作提供人员储备。在具体实施过程中，院校应着重选择经验丰富、责任心强、热爱工作的年轻管理人员作为重点培训对象，为优秀人员的培养创造有利条件。健全目标管理制度，则要求管理人员强化个人责任，认真完成档案管理工作，并通过一定激励措施，提升相关人员的工作热情和动力，从而保证档案管理工作的质量［2］。

4.3加大网络风险的防范力度

高职院校可通过以下几种措施来维护系统安全，防范网络风险：（1）对安全管理制度进行改革。通过建立一套科学完善的安全管理制度，配合专业人士的建议，系统地防范风险；（2）对防火墙进行改进。通过及时更新升级防火墙，可有效地阻拦恶意攻击等行为，为档案管理建起坚固的屏障；（3）及时优化杀毒软件。定期对杀毒软件进行更新，可有效防止病毒等的入侵；（4）定期进行文件备份工作。为确保万无一失，可定期对档案进行备份，即使遇到突发情况导致系统瘫痪，也可通过恢复备份来保留档案信息。

5　结语

高职档案管理机构的优化需要各部门的共同协作，在制度方面进行完善，加大人员的培训力度，提升人员的专业素质，并通过及时引进国内外先进经验，引进最新技术和管理理念来保证管理工作的正常进行，从而促进我国教育事业更好更快发展。

参考文献：

［1］彭志斌．论高校档案管理“失范”与对策［J］．江苏高教，2010（4）：51－53.

［2］卢清富．新形势下如何提高高校档案管理工作水平［J］．内蒙古科技与经济，2014（18）：20．

（责任编辑刘红）

On the Optimization of Archives Management in Higher Vocational College

LIU Yan-chun
（Taizhou Polytechnic College，Taizhou Jiangsu 225300，China）

Abstract：The archives management institutions of higher vocational colleges are responsible for the storage and management of audio and text materials，which is of great value. There is a significant contribution to the school's normal operation and development of teaching activities. But in the present，there are many drawbacks，in the archives management organizations. Most of them are the remains of the early education system，which cannot meet the requirements of modern society. If this situation can not be solved，to deepen the education reform and development will be hindered to a great extent and finally，talent cultivation will be influenced.

Key words：higher vocational college；archives management organization；information technology；network risk

中图分类号：G647.24

文献标志码：B

文章编号：1671-0142（2016）01-0032-02

作者简介：刘艳春（1977-），女，江苏兴化人，馆员.