国外高校图书馆组织结构变革研究述评

贾东琴，王　蒙（天津工业大学图书馆）



国外高校图书馆组织结构变革研究述评

贾东琴，王蒙（天津工业大学图书馆）

摘要：通过对国外高校图书馆组织结构变革研究文献的梳理与分析，发现：国外高校图书馆组织结构变革研究主要集中在图书馆组织结构变革历程的调查、图书馆组织结构变革的影响因素、图书馆组织结构变革管理机制、图书馆组织结构变革模式及未来趋势等方面。对我国图书馆组织结构研究的启示：关注图书馆组织结构变革影响因素实证性研究、定性与定量相结合构建图书馆组织结构变革模型。

关键词：高校图书馆；组织结构；组织变革

1　引言

随着高校图书馆内外部环境的快速变化，图书馆的组织管理模式面临新的挑战。通过组织结构变革，有效地整合图书馆的人力资源，提高组织运行绩效和动态适应能力已经成为国内外高校图书馆实现可持续、跨越式发展的有效途径。20世纪90年代以来，随着全面质量管理、业务流程重组等管理理论与方法的引入，国外图书馆实践领域掀起组织结构变革的浪潮，相应地出现了一大批有关图书馆组织结构变革的研究文献。进入21世纪以来随着数字化技术、用户行为与需求的变化等影响，国外图书馆界对图书馆组织结构变革的理论探讨与实践给予了持续关注。最近几年，国内外高校图书馆再次掀起组织结构变革的浪潮。2009年哈佛大学图书馆将原有的73家分馆，整合成30多个，分成5个亲缘组。2010年伊利诺伊大学图书馆系统也按数字图书馆的虚拟布局和学科化信息服务的功能，形成以学科群为基础的整合、重组。澳大利亚昆士兰大学图书馆也对其组织结构进行变革，以支持大学科研。皇后大学图书馆［1］、北方德克萨斯州大学图书馆［2］、哥伦比亚大学图书馆等纷纷制定图书馆组织结构变革规划。国内高校图书馆也积极进行组织结构变革，2008年上海交通大学图书馆为了促进学科服务的深入发展，将原来的13个部室整合为三部一所的组织结构。2012年武汉大学图书馆对其组织结构进行调整，在各学科分馆形成集阅览、流通、咨询、学科服务为一体的组织结构。面向未来的高校图书馆组织结构变革需要重视对相关理论与研究成果的借鉴。本研究通过对国外高校图书馆组织结构变革研究文献的系统梳理，以期为国内相关研究与实践提供参考。

2　国外高校图书馆组织结构变革研究综述

2.1图书馆组织结构变革历程的调查研究

国外图书馆界非常重视对高校图书馆组织结构的持续性调查，通过调查，不仅反映了图书馆某一特定阶段的组织结构状况，也反映了图书馆组织结构的变革历程。Dunlap对1876～1976年间的高校图书馆组织模式变革历程进行分析，表明100年间图书馆组织结构逐渐由单一的简单式组织模式向以“技术”和“读者服务”两大分支系统的模式转变。［3］1973年美国研究图书馆学会ARL的管理研究办公室开展的“Organi-zation Charts”报告［4］从馆长管理幅度、组织结构模式、部门设置等方面对ARL成员馆的组织结构状况进行了调查分析。调查显示，大部分图书馆的组织结构都由“技术”和“读者服务”两大分支系统构成，馆长的控制范围很小，图书馆组织结构主要是科层式的职能结构模式。随着自动化系统在图书馆的应用，图书馆组织结构开始有所变化。1986年ARL开展的调查显示，被调查馆的组织结构仍以科层式的职能结构模式为主，但是出现了新的变化，有些图书馆转变其组织结构开始在组织决策过程中采用委员会和多重报告关系。高校图书馆组织结构更能反映职能的多元化，增设了许多新的部门，如馆藏发展、战略规划、自动化等部门。［5］进入20世纪90年代以来，随着自动化系统和计算机在图书馆的普及与应用，北美国家的高校图书馆组织结构变革迈出了更大的步伐。1991 年ARL调查报告显示，被调查馆的组织结构仍主要按照传统的职能设置，但是出现更多的新职能部门。几乎所有图书馆已设立系统与自动化部门，负责计算机的协调。专家首次在图书馆组织结构图中出现，更多的委员会在图书馆正式组织中出现。［6］1996年ARL开展的调查除了搜集组织结构图外，还对图书馆组织结构变革动因、方式等进行了全面调查。调查结果显示，给予答复的53个成员馆中，有17家图书馆在最近的3到5年内己经进行或正在进行全馆范围的重组。［7］高校图书馆经历90年代初的组织结构变革热潮之后，许多图书馆引入团队管理模式。1998年Soete对ARL成员馆进行调查，结果显示，尽管团队是近年内ARL成员馆组织结构中显著凸显的特征，但是将图书馆组织结构完全变革为团队式组织结构模式仍有许多阻力。在被调查馆中，仅有5家图书馆采用了团队式组织结构，其业务工作都由团队负责而非部门负责。［8］进入21世纪以来，国外图书馆经过多年的组织结构变革，团队在图书馆组织中普遍应用。2010年Lihong Zhu开展问卷调查，结果显示有38.78%的被调查馆在技术服务方面完全采用团队开展工作，有18.03%的被调查馆仅在某些具体的工作中采用团队。［9］就图书馆组织管理层级而言，国外高校图书馆从传统的科层制组织结构，向团队化、扁平化的组织结构模式转变。

2.2高校图书馆组织结构变革的影响因素研究

高校图书馆组织结构变革是多种影响因素综合作用的结果。国外研究者很早就对影响图书馆组织结构变革的综合要素进行探索。1952年Mcanally指出高校图书馆组织结构变革主要受到高校学生数量增长、高等教育与研究发展趋势、增长的费用和紧缩的经费、出版周期与形式的变化、技术的发展、机构合作与共享、专业知识增长等多种要素的影响。［10］Dunlap指出多种因素对图书馆组织结构产生影响，其中最为主要的有组织的本质和目的、组织规模、发展速度、空间和花费。［3］随着图书馆组织环境的变化，不断有新的影响因素出现，以推进图书馆组织结构的变革。1993 年Drake指出技术创新是图书馆组织结构变革的关键要素，技术、资金、用户需求、全面质量管理是影响图书馆组织结构变革的主要环境要素。［11］七年之后，Drake又以同一个论文题目，分析了影响图书馆组织结构变革的要素，他认为在新的发展环境中除了七年前指出的技术、资金、用户需求对组织结构产生的影响外，元数据、筹募基金活动、评估、电子期刊、年轻一代的阅读习惯、远程学习、战略规划、合作学习、用户服务等要素都成为新时期图书馆组织结构变革过程中需要考虑的要素，受这些要素的影响，图书馆组织结构由传统的层级结构向扁平化组织结构转型。［12］1996年，ARL开展的图书馆组织结构变革调查报告显示，经费的减少、信息技术的应用、学术交流方式的改变以及网络情报的利用等多种因素推动了图书馆组织结构的重组，其中信息技术的发展和高校办学方针的改变是组织转型的关键动力。［7］此外，有些研究者通过多案例分析，总结组织结构变革影响因素的共性，为图书馆组织结构变革提供指导。如Hewitt以若干家历经组织结构变革的图书馆为案例进行综合分析，指出自动化系统的普及、经费的减少、信息需求和用户期望的变化、员工对自身工作自治权和控制权的需求愿望的增强等因素促进了图书馆组织结构的变革。［13］

图书馆组织结构变革与技术发展有着天然联系，各类技术在图书馆的应用与推广都会对图书馆组织结构产生重要影响。自20世纪60年代末图书馆引入计算机编目系统——MARC以来，计算机技术对图书馆组织结构和工作流程产生重要影响。［3］70年代末至90年代初，国外图书馆界大批学者，如Andrews［14］、Atkinson［15］、De Klerk［16］等都认为技术发展是影响图书馆组织结构变革的重要因素。还有研究者通过多案例研究专门分析了计算机技术对高校图书馆组织结构相关构成要素的影响，如对组织人员任务分工与合作、部门职能、部门人员配置与规模、部门之间的报告关系等方面的影响。［17］

除了技术、资金、图书馆规模、用户需求等外部环境要素对图书馆组织结构变革产生影响外，还有学者强调在变革过程中需要关注图书馆馆员对组织变革的态度，以保障图书馆组织结构变革的成功。如Stephens和Russell认为领导力创新对于未来的图书馆组织发展至关重要。［18］Holloway对1990年至2003年间实施了组织变革的图书馆进行了系统考察。她访谈了多位图书馆员和馆长，发现组织结构变化成功的关键在于“平衡组织内部不同的价值观”。系统内部波动与变化的外部环境共同推动图书馆向自组织和新的组织形态方向发展。［19］

综上所述，当前有关高校图书馆组织结构变革影响因素分析的文献，主要通过理论阐释的方式对图书馆组织结构变革的驱动因素进行了分析。通过对文献梳理，发现高校图书馆组织结构变革的影响因素可归纳为图书馆内部的规模要素（如图书馆馆藏资源、图书馆经费状况、图书馆工作人员数量与配置状况等）、图书馆领导与管理要素（如领导风格、领导的管理经验、图书馆组织文化等）、图书馆用户因素（用户信息需求、图书馆用户信息行为等）、图书馆战略因素、图书馆技术因素以及教育环境因素等。但是这些研究成果尚未构建出图书馆组织结构变革影响因素模型，更缺少这些因素对图书馆组织结构设计或变革影响程度的定量测评。

2.3高校图书馆组织结构变革管理机制研究

自20世纪90年代以来，国外图书馆研究领域，出现大批图书馆组织结构变革的案例分析文献。亚利桑那大学图书馆是较早采用全团队式组织结构的图书馆。1993年该馆对其组织结构进行变革，将传统的职能式组织结构模式变革为以用户为中心和以团队为主要管理模式的组织结构。由于亚利桑那大学图书馆的组织结构变革具有典型特征，对其变革经验的介绍便成为众多研究者关注的焦点，并形成较为系统的研究成果。1994年，Giesecke通过对参与亚利桑那大学图书馆组织变革过程的工作人员进行访谈，对图书馆组织结构变革过程、员工参与变革过程的方式、变革完成后图书馆员工与上级领导的反映等方面进行了介绍。［20］Diaz和Pintozzi在另一篇文章中，对亚利桑那大学图书馆组织结构变革经验进行总结时，指出该馆变革过程中形成的可供参考的指导原则，即关注用户、向拥有合适知识、技能的个人和团队授权进行决策、对所有员工进行培训促进员工职能的有效发挥、创建高效的交流渠道、开始持续有效的评价等。［21］随着组织环境的变化，组织结构变革需要持续开展。1993年至2000年间，面临经费与技术的变化，特别是信息共享空间的设立、新技术的应用、财政危机以及用户需求/期望的变化，亚利桑那大学图书馆一直注重对其组织结构的调整与完善，以保证图书馆目标的有效实现。Phipps具体介绍了1993年至2000年之间，亚利桑那大学图书馆开展组织结构变革过程、成功关键要素、选择团队式组织结构模式动因等。［22］2007年，面对经济危机、工作人员数量减少等情况，亚利桑那大学图书馆又开展了一次大规模的组织结构变革。本次重组活动从2007年4月持续到2008年1月，主要对具体的工作团队进行较大调整。Ricardo和Raik在介绍亚利桑那大学图书馆此次变革的动因、过程、面临的挑战的基础上，具体介绍了研究支持服务团队的变革方向和内容。［23］

除了亚利桑那大学图书馆以外，还有研究者对其他大学图书馆组织结构变革也给予一定关注。90年代中期，宾夕法尼亚州大学图书馆为全面开展质量管理和持续质量改进，对其组织结构进行变革，通过部门合并的方式，由部门结构变革为团队结构。［24］图书馆的科层制组织结构消失了，基于共享领导与责任的团队式组织结构建立了。后来有很多学者从不同的角度对宾夕法尼亚州大学图书馆的组织结构进行了研究，如Bazirjian和Stanley［25］，Bazirjian［26］，Freeborn［27］以及Bazirjian［28］等学者，研究的主题涉及宾夕法尼亚州大学图书馆采访与编目部门的重组，团队组织结构的评价，采访团队绩效评价结果的应用以及图书馆员工在团队环境中的职能等。Shaughnessy对明尼苏达大学图书馆基于团队的组织结构变革过程进行介绍，指出组织结构变革过程必须要给予科学指导，否则会适得其反，不仅达不到预期目标相反具有破坏性。基于团队的组织结构变革过程中要注意团体并不是团队（a group is not a team）、释放命令与控制权比较困难、团队式组织结构中的专职人员和辅助专业人员的职责必须重新界定、有时母体机构的官僚制结构会阻碍变革。［29］德克萨斯大学西南医学中心的达拉斯图书馆面临馆藏和员工需求的变化对组织结构进行变革，变革过程主要涉及成立组织效能任务小组负责变革管理、明确变革原则、搜集数据评价现有结构、制定变革目标、选择创新结构模式、调整原有组织结构、通过多途径促使员工适应新的结构、开始新的战略周期。［30］有效的图书馆组织结构变革，必须从一开始就需要明确变革目标、根据技能需求邀请不同合作人员、建立统一愿景引导变革、及时将变革动态告知员工并邀请员工参与、对变革过程进行动态评估以确保变革目标实现。［30］

对图书馆组织结构变革成效进行评价可以及时了解图书馆组织结构变革是否达到预期目标，以便为图书馆组织结构进一步调整提供指导。Phipps对亚利桑那大学图书馆组织结构变革之后对团队和个人绩效的影响进行了评价。［31］Dworaczyk在其博士论文中采用Stufflebeam的CIPP评估模型（Context Evaluation、Input Evaluation、Process Evaluation、Product Evaluation简称CIPP）对南卫理公会大学中心图书馆组织结构变革项目进行评价。［32］Franklin具体介绍了美国康乃迪克州立大学图书馆组织结构变革三年后的组织有效性评价过程等。此次评价主要从图书馆未来的定位、以用户为中心与对用户反馈的响应、向用户传递卓越的基础服务、在图书馆内促进有效沟通、制定明确的决策结构、确保合理的馆员工作量等18个维度对图书馆组织结构变革成效进行评价。［33］从1998年到2003年，马里兰大学图书馆采用Individual-Team-Organization（ITO）测量工具连续三次对其变革后形成的团队式组织结构运行效果进行评价。［34］

图书馆是由结构、制度、风格、员工、技能、共同的价值观等要素组成的系统，这些要素之间相互影响、相互制约。组织结构的变革必然会对其他要素产生重要影响。面对传统的层级制组织结构模式向扁平式的组织结构模式的转变，很多研究者已经认识到高校图书馆急需要转变传统的领导方法，采用不同的新的领导方法，以适应组织结构变革趋势。［12，14］组织结构的变革会对图书馆领导和中层管理者的管理风格与技能提出更高的要求。新的组织环境中领导不仅仅是职位和权力的问题，它应该发生于组织的各个层级。Sweeney强调在后层级制图书馆（Post-Hierarchical）对图书馆领导风格产生重要影响。后层级制图书馆主要具有组织结构扁平化、存在获得授权的跨职能部门的团队、具有持续学习能力、根据用户服务进行业务流程再造等特征。在这种组织结构模式中图书馆的领导者需要具有规划、协调、激励、谈判、创新、善于沟通与聆听、具有冒险精神、有效解决问题与评价等综合能力的人。［35］Bolss和Lanier指出在矩阵式组织结构和业务流程再造背景下，图书馆中层管理者需要改变其传统的组织与管理风格以适应内部和外部压力。在矩阵组织结构中的管理者更多的是依靠个人性格、认知和管理能力，而不是依赖传统的控制、命令的权威。［36］图书馆组织结构的变革除了对领导者和管理者产生影响外，还对图书馆一般工作人员的职业发展、素质和技能提出新的要求。

图书馆组织结构变革是一个涉及内部与外部结构设计，部门、业务流程与岗位的设置与调整以及馆员培训等系列工作的复杂的实践过程，需要设计科学合理的变革管理机制。通过对当前文献的梳理，发现研究重点主要集中在三个方面。一是基于案例分析的高校图书馆组织结构变革管理分析。这些研究文献主要对图书馆组织结构变革的过程、原则、方式、内容以及参与人员等方面进行介绍。二是关注图书馆组织结构变革成效评价的后端研究。这些研究文献主要强调组织结构变革之后，对组织决策、组织沟通、图书馆服务效率等方面带来的影响。三是关注组织结构变革对其他组织要素的协同影响的研究。这些研究文献重点强调新组织结构对图书馆人提出新的要求，既包括对馆领导领导能力与技能的要求，也包括图书馆一般工作人员职业素质和工作技能的新要求。

2.4高校图书馆组织结构变革模式及未来趋势研究

90年代以前，图书馆普遍采用层级式组织结构模式，这种模式适用于比较稳定、确定的环境。［37］Drake再次强调图书馆主要采用层级式组织结构模式，并且一般由技术服务、公共服务和行政管理三部分构成，这三个部门彼此处于隔离工作状态，形成传统的三分制模式。［38］传统的科层制组织结构主要通过命令链来分配任务、执行任务，这就造成过多的强调工作人员执行任务而忽视目标的制定和实现，［39］图书馆传统的职业分工主要包括采购、处理、编目和排架。这种分工容易给用户带来不便，因为用户需要穿越整个组织的迷宫才能获得所需的服务。［40］同时，层级式组织结构将工作人员局限在具有明确任务界定的工作岗位，这就限制了工作人员的灵活性，使其不能很好适应外部环境的变化。［14］面对传统组织结构不断暴露出的弊端，图书馆理论与实践界开始变革图书馆组织结构，构建新的组织结构模式。图书馆未来的组织结构应该是什么样子，成为图书馆实践与理论研究者们关注的重点，一些研究文献用合作式的、灵活的、具有弹性的、流动性的、消除部门竞争的、扁平式的来描述未来的组织结构特征。［41］

为保证图书馆快速适应不断变化的环境的有效方法就是瓦解僵化的组织设计，鼓励员工跨部门工作。［42］图书馆的领导和馆员一直在寻找鼓励分权和能够灵活适应外部环境快速变化的新组织模式。鉴于团队式组织拥有灵活调整、决策民主、领导力共享等特点，并对变化的工作任务做出及时调整，在高校图书馆应用逐渐广泛。［43］传统的科层制的价值方式已经失效，必须需要由鼓励团队工作的框架体系替代。［44］受用户需求的转变和新的教育方式的出现、问责制成为高校图书馆绩效的组成部分、战略规划工具的广泛应用以及新技术发展等因素影响，未来的高校图书馆不仅仅要维持生存，更需要不断变革，实现持续提升。未来的变革过程中，图书馆需要不断将灵活的团队管理模式引入传统的层级结构中，形成更为有效的混合结构模式。［45］Gilstrap开展的调查中，被调查的馆员也一致认为他们更喜欢这种在层级制结构中引入团队的混合式组织结构中工作。［46］此外，还有研究者从一般的原则、原理等理论层面阐释了未来的图书馆组织结构该如何重新设计。Pugh指出未来的信息机构的组织结构再设计应坚持面向未来的需求、简单的、网络分析、团队建设、体现创新性的管理方法、用水平式结构替代垂直式结构等原则。［47］

横向与纵向两个维度是高校图书馆组织结构变革的必备维度。图书馆组织结构横向维度变革主要指基于图书馆职能的拓展与创新，对图书馆具体部门或业务流程进行变革，如设立一些新的部门或撤并重组某些部门、业务流程重组等反映了高校图书馆横向结构变革的基本内容。权力关系与组织层级的调整成为高校图书馆纵向维度的组织结构变革的一项重要内容。当前文献主要强调传统的科层制组织结构已经不再适应图书馆组织的发展，而合作式的、灵活的、具有弹性的、流动性的扁平式或团队式组织结构将是未来高校图书馆组织结构变革的主流，主要从纵向维度提出了未来高校图书馆组织结构的变革趋势。而对横向维度的图书馆组织结构变革趋势研究的较少。

3　研究结论

3.1现有文献研究特点

（1）图书馆组织结构变革研究与组织结构变革实践紧密相关。受图书馆组织结构变革实践的影响，不同时期均出现大批研究文献。这些文献立足实际，较多根据图书馆组织结构变革实践，对图书馆组织结构变革过程、具体机构设置、变革经验进行总结，并对组织结构变革成效评价。同时，结合现实与未来发展趋势，具体探讨图书馆具体业务部门、业务流程、岗位、馆员职责以及技能变化。

（2）研究方法上呈现多元化。国外图书馆界在理论分析的基础上，通过案例与问卷调查研究分析图书馆组织结构及其变革过程、效果及影响的实然状况，并努力探求图书馆组织结构变革的深层动力与内在机理。

3.2研究不足与发展趋势

（1）缺乏足够的理论深度和广度。目前的研究多以某一理论为指导进行特定模式的推演，比如业务流程再造理论、学习型组织理论等，但是在具体实践中高校图书馆组织结构的变革是一项涉及广泛的复杂项目，需要从多个视角进行理论构建，为实践提供指导。未来研究中需要进一步加强多个相关原理与方法的借鉴与融合，寻求图书馆组织结构变革新的理论视角。

（2）理论构建的组织结构模式缺少适用性分析。当前研究中构建的各种图书馆组织结构理论模式与图书馆组织管理实践契合度不高，忽视了组织结构变革影响因素与组织结构变革内容要素之间的内在联系，并缺乏对组织结构模式的适应性分析。因此，在未来，研究者们可考虑构建系统的组织结构变革模式，即在探讨纵向维度的图书馆组织层级、权力以及职责分配的基础上，还要通过对图书馆工作人员预期调研与典型案例分析，探索图书馆组织结构横向维度的业务部门与业务的变革趋势以及图书馆组织结构空间拓展维度的变革趋势，即图书馆与外部相关机构之间的部门整合。最终形成纵向、横向与空间拓展三位一体，相互促进与互动的高校图书馆组织结构变革模式，进而指导图书馆组织结构的系统变革。

（3）图书馆组织结构变革的影响因素缺少探索性与验证性研究。当前，国外学者对图书馆组织结构变革影响因素的研究主要是列举式的理论探讨，更强调对图书馆组织结构变革的驱动因素的分析，而忽视对图书馆组织结构再设计的影响因素的实证探索。通过探索性与验证性因子分析或是采用模糊聚类分析等量化研究方法构建图书馆组织结构变革影响因素模型，对图书馆组织结构影响因素进行主从排序和评价，实现图书馆组织结构影响因素的量分析，将成为未来关注的重点。同时，对图书馆组织结构变革过程中不同阶段的影响因素进行探讨也需给予关注，如图书馆组织结构设计影响因素、图书馆组织结构变革关键成功因素等。

（4）缺乏基于广泛实证调研的图书馆组织结构变革指导研究。当前的图书馆组织结构研究要么局限于某一具体图书馆组织结构变革实例介绍，要么关注图书馆未来组织结构模式的推演。但是缺少一种基于广泛的实证调研，对高校图书馆组织结构变革内在规律的提炼和梳理，从而对整个高校图书馆组织结构变革缺乏普遍指导意义。因此，未来的研究中可以考虑采用定性与定量相结合的方法，在理论探讨与广泛的实证调研的基础上，构建图书馆组织结构变革模型，从组织结构变革运行层、驱动与制约层、保障层等维度深入揭示图书馆组织机构变革规律与内在机理。

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A Review on Organization Structure Reform of Foreign Academic Libraries

Jia Dong-qin，Wang Meng

Abstract：This article reviews and analyzes the study on organizational reform of foreign academic libraries to provide references for future related research. The review shows that most of the study is concentrated on the investigation of history, influential factors, management mechanism, reform pattern and future tendency of academic libraries reform. This provides enlightenments for domestic study that we should pay attention to the empirical study of influential factors of academic libraries reform and construct reform models both qualitatively and quantitatively.

Keywords：Academic Libraries; Organizational Structure; Organizational Reform

［收稿日期］2015－06－12［责任编辑］邵晋蓉

［作者简介］贾东琴（1984－），女，图书馆学博士，天津工业大学图书馆馆员，研究方向：图书馆管理，发表论文20余篇；王蒙（1989－），女，天津工业大学图书馆学硕士研究生。

中图分类号：G251.2

文献标志码：B

文章编号：1005－8214（2016）03－0001－07