济南铁路局公文管理调研报告

李坤

（济南铁路局办公室科长、政工师，山东济南250001）

济南铁路局公文管理调研报告

李坤

（济南铁路局办公室科长、政工师，山东济南250001）

公文发文质量和办理效率直接关系工作落实质量。结合济南铁路局公文管理专题调研，分析铁路局公文办理存在的主要问题及原因，提出建立制度办法、强化公文培训、建立协商机制、深化监督指导、努力开拓创新等措施建议，以加强和完善公文管理工作。

铁路；公文；管理；问题；原因；措施；济南铁路局

公文是部署、安排工作的重要载体，发文质量和办文效率直接关系着工作落实质量[1]，铁路局（党委）办公室作为路局公文管理的主要职能部门，一直把不断发现问题、及时解决问题作为加强和完善公文管理工作的重要途径。为此，济南铁路局（以下简称济南局）文管部门按照路局领导到局（党）办调研时提出的要求，精心安排，自2015年5月至10月，进行了路局公文管理专题调研。

1 路局机关发文基本情况

1．1 路局发文管理情况

路局机关实行两级发文：一是机关各行政部门代表路局起草的单位文件，由机关部门拟稿、核稿，经局（党）办审核后由路局领导签发，由局（党）办登记、编号、发送；二是机关各行政部门按照管理职能，在职权范围内向局属各单位行文，由拟稿部门领导签发，拟稿部门自行登记、编号、发送；各运输站段实行一级发文，由站段领导签发，站段自行登记、编号、发送。

全局发文单位共有139个，分为：局属各单位65个（运输站段34个、非运输企业23个、其他局属单位8个），合资公司9个，工程建设指挥部18个，路局机关部门47个（路局机关处、室、部、所30个，党群组织及部门10个，路局直管附属机构5个，学会和协会2个）。

1．2 2015年主要工作及发文情况

2015年下发了《济南铁路局精简文件简报规定》，对精简文件数量、提高公文质量和办文效率提出了明确要求，局（党）办加大了对路局机关发文情况的检查监督力度，每月对路局机关发文情况进行分析通报，严重问题同时纳入对责任部门的安全逐级负责制考核。从实际情况来看，发文质量和办文效率有明显提高，但是发文数量较同期稍有增加。

2015年，济南局共办理发文1 630件。其中：通用格式文件479件，特定格式文件1 151件，包括信函格式536件，电报558件，会议纪要57件。与2014年发文1 610件相比，增加20件，增长了1．724％。同时，按照中国铁路总公司（以下简称铁路总公司）部署，在开展“回头看”活动中，济南局文管部门对21个路局机关重点部门1至10月发文办理情况进行了统计分析，发文增加的7个，与上年同期相比最多的增长142％；发文减少的11个，与上年同期相比减少最大的22．7％；持平的3个。

1．3 发文增多的原因

路局发文增多的主要原因，按照铁路总公司整改要求，我们进行了分类统计分析：

1）技术规章文件2015年共发文292件，占全部发文1 630件的17．9％。此类文件涉及全局运输生产和运输安全，按照铁路总公司精简文件简报规定，属于重要公文，济南局文管部门按照《济南铁路局公文处理办法》有关要求，全部印发相关单位和部门贯彻落实。

2）经营管理性文件2015年共发文240件，占全部发文1 630件的14．57％。经营管理性文件是济南局在职权范围内，以路局名义制发的，用于规范经营行为，反复适用并具有普遍约束力的规定、办法、实施细则、规则等文件。按照铁路总公司精简文件简报规定，属于重要公文，济南局文管部门按照《济南铁路局公文处理办法》有关要求，全部印发相关单位和部门贯彻执行。

3）货运组织改革文件2015年共办理发文168件，占全部发文1 630件的10．3％。2015年，全路乃至济南局货运装卸任务严重不足，为此，向铁路总公司和部门请求解决问题以及转发铁路总公司和部门的文电相当多。一是自铁路总公司实行市场化定价后，各站段根据市场变化随时提出运价浮动申请，路局运价管理小组每周召开专题运价浮动审核会议并下发站段执行，2015年共下发48件运价浮动审批文件，同比2014年类似文件增加23件。二是2015年根据市场变化和客户需求，路局及时申请调整货物办理限制、申请开办集装箱业务、申请开行直达班列和特需列车等，共向铁路总公司及部门上报申请函68件，同比2014年类似文件增加37件。

4）有关运输安全生产LKJ基础数据改写、修改和换装的文电全年共办理95件，占全部发文1 630件的5．8％。

5）有关运输组织和施工组织方面的文电全年共办理70件（包括文电印发后，其后续调整的文电），占全部发文1 630件的4．3％。

6）其他类文件。济南局除印发技术规章文件和经营管理性文件、部署全局性重要工作、商洽工作和答复问题“三大类”以外，其他类文件2015年共办理发文765件，约占全年发文1 630件的47％。其中：涉及路外、路内安全的文电约120件，按照铁路总公司精简文件简报规定要求，济南局大约还有645件文电必须按照精减文山会海要求进行整治。

2 存在的主要问题及原因分析

2．1 突出问题

按照《路局办公室公文办理调研工作方案》安排，济南局文管部门2015年分别在济南、青岛和聊城三个地区组织所在地区基层单位，按照5月公布的15个调研项点进行了调研，共收集问题236件，其中路局发文问题74件，占31.4％；路局机关部门发文问题162件，占68.6％。具体如下：

1）路局机关发文无故撤销、反复修改或打补丁的问题突出。此问题共111件，占问题总数的47％；共有28个单位提出，占全部调研单位的90％。例如：《路局货运营销处关于印发〈货运系统班组建设考核评估标准〉的通知》，5月23日又撤销重发。

2）路局机关发文格式不规范问题较多。此问题共71件,占问题总数的30％，大多为路局机关部门发文问题；共有16个单位提出，占调研单位的52％。主要为公文字体、排版、附件格式等方面的问题，例如：《路局总工室关于对路局企业标准进行复审和申报2014年路局企业标准计划项目的通知》主送单位后多加了一个“：”，且正文一层标题未使用黑体字。

3）路局机关向无关单位发文问题较多。此问题共25件，占问题总数的10.6％；共有18个单位提出，占调研单位的58％。例如：《济南铁路局关于做好铁路货车封存、解封工作的通知》（济运电〔2015〕173号），济南西站不办理货运业务，但收到该文件。

4）路局机关发文未给基层单位留足办理时间问题较多。此问题共17件，占问题总数的7.2％；共有7个单位提出，占调研单位的23％。例如：《关于印发〈京九线普连集站危树整治协调会会议纪要〉的通知》(供网函〔2015〕87号)，要求有关单位核实绿化工程量及相关费用的主体单位及费用清算情况形成书面报告，于发文当日上报路局机关有关业务处室，由于工作量较大，办文时间十分紧张。

5）路局机关非工作日和周五下班后发文现象突出。共有12个单位提出，占调研单位的39％。调研单位未将此现象作为具体问题提出，但是普遍认为非工作日发文和周五下班后发文及时查收难度大，尤其是紧急公文，如果发文后未及时通知，容易造成迟办、漏办。例如：《路局运输处关于调整5026/ 7次等列车运行时刻及部分动车组接发股道的通知》（运技设电〔2015〕147号），发文后未通知查收。

6）存在同项工作路局机关部门重复发文问题。此问题共11件，占问题总数的4.7％；共有3个单位提出，占调研单位的10％。例如：《济南铁路局关于开展2015年“安全生产月”活动的通知》（济铁安发〔2015〕198号）发文后，路局机关其他业务处室又发文部署。

2．2 主要原因

针对以上问题，路局文管部门召开专题会进行研讨，并积极与机关有关部门进行沟通，综合分析认为存在问题的主要原因如下：

1）机关部门有关人员对公文管理知识掌握不全面、不熟练。近期，机关工作人员变动大，新进入机关工作人员对公文管理有关知识掌握不全面、不熟练，导致起草的公文内容不简洁、主题不突出、结构不严谨、表述不准确、文字不精练，加之部门核稿和排版人员同样存在不熟悉公文管理知识的情况，造成路局两级发文特别是机关部门发文在内容和格式上出现很多问题。

2）机关部门领导重视程度不够。主要表现为对公文的严肃性、规范性和时限性缺乏认识，对公文管理方面存在的各种问题缺乏足够的重视，致使本部门起草公文时标准不高、要求不严，核稿时不认真、不严格，导致个别部门仍然出现“一个工程师的水平代表一个处室的水平”的问题。有些部门领导签署意见时只重业务内容的审核，对文字、格式等公文管理方面的要求重视不够，造成部门发文质量不高。

3）公文拟稿、部门核稿人员工作效率低、责任心不强。个别部门拟稿人员拟制公文效率不高，拟稿慢，会签、流转时间长，造成收文单位办文时间紧。部门核稿人员缺乏严格把关、精益求精的态度，核稿时走马观花、一掠而过，甚至依赖拟稿人员自行发现问题。个别部门拟稿人员为了不漏主抄送单位，随意将“局属各单位”、“路局机关各部门”等确定为主抄送单位，造成向无关单位行文问题。

3 解决问题的措施建议

3．1 建立制度办法，加强公文管理体系建设

1）制定电子公文管理系统使用管理办法。根据路局公文管理要求和最新的3.0版电子公文管理系统操作标准，制定路局电子公文管理系统使用管理办法，将以前制定的有关电子公文的措施办法进行修改完善，明确电子公文拟稿、核稿、会签、签发、登记、编号、发送等方面的要求和操作流程，规范和指导路局电子公文的使用，进一步提高电子公文的效率和质量，解决收文单位办文时间不足的问题。

2）制定机关部门公文拟稿质量评价办法。明确评价标准，由局（党）办每月对机关各部门公文拟稿质量进行审核、检查、评分，对评价结果进行通报，严重的纳入安全风险管理逐级负责制考核，从源头上提高路局发文质量。

3）明确公文撤销重发和确定主抄送单位有关要求。一是建立《路局发文撤销申请制度》，原则上禁止撤销重发，确实需要的，由拟稿部门填写“济南铁路局发文撤销申请表”，经拟稿部门领导签字并经签发局领导同意后方可撤销重发。二是拟稿部门确定主抄送单位（部门）时，严格落实责任，对拿不准的，要积极与机关有关部门沟通；进行会签的文件，由会签部门负责核定本部门业务主管内的主抄送单位，杜绝漏主抄送或向无关单位主抄送公文的问题。

3．2 强化公文培训，提高文管人员业务素质

1）建立制度，定期培训。根据全局文管人员调整和公文管理新制度办法修订实际，建立培训制度，由局（党）办定期组织全局公文管理知识培训班，对公文专业知识和公文管理有关制度、办法、规定进行全面、系统的培训，全面提高文管人员的业务素质。

2）着眼当前，加强学习。针对机关部门发文问题较多，特别是排版等公文格式方面存在的诸多问题，组织机关各部门综合科长和文管人员开会，反馈此次调研发现的问题，进一步落实整改，加强对发文内容、格式等主要业务知识的学习，使文管人员熟练掌握公文处理办法，迅速扭转机关部门发文不规范的问题，并形成制度，定期组织培训。

3．3 建立协调机制，规范非工作时间和紧急公文的发文管理

1）建立与部门、单位的协调机制。调研中发现，不仅路局、机关部门在非工作时间发文，基层单位也出现非工作时间发文现象。为此，建立路局、部门及基层单位非工作日发文的协调制度，根据拟稿公文的紧急程度，规定提前做好拟制公文的各项工作，合理安排部门审核、会签等环节，加强过程控制和催办落实，规定协办部门积极配合事项，为工作时间内发文奠定良好基础。

2）突出重点问题的落实。此次调研，非工作日和周五下班后发文问题，主要是因为前期总工室有关LKJ基础数据变更和运输处有关LKJ的换装等文件较多。由于LKJ文件时效性较强，因此要加强与有关部门的协调沟通，从源头上协调施工时间，提高会签效率，确保LKJ文件在工作时间发文，方便基层单位收文办文，避免因办文影响施工甚至影响施工安全问题的发生。

3）完善紧急发文的管理。一是机关各部门确因工作需要在非工作时间发文时，局（党）办要主动掌握情况，协调安排好核稿和发文有关人员。二是实行“公告制度”。非工作日和周五下班后发文，由拟稿部门在路局办公网页“重要公告”栏中发布公告，提醒相关单位实时查收文件。三是落实提前通知制度。针对“特提”等特别紧急的公文，拟稿部门要利用电话等形式，提前通知相关部门、单位，做到及时收文、办文，及时落实公文的有关要求。

3．4 深化指导监督，促进机关部门公文质量不断提高

1）加强对机关部门的业务指导。针对此次调研机关部门发文问题较多的特点，加大对机关部门的管理力度，努力提高机关部门的公文质量。尤其对个别公文管理基础薄弱的部门，采取到处室面对面指导等多种方式，做好问题反馈、解惑答疑，部门发文统一由部门文管人员排版，补齐薄弱部门公文管理的短板。

2）加大对公文精简措施的落实和督查力度。一是严把局文发文关口。对无实质性内容、可发可不发的局文，一律退回不发；对内容相近、可合并发文的事项，一般不单独发文；路局已安排部署的重点工作，各系统、部门如有细化措施，以路局文件附件形式下发，不再单独行文。二是加大对机关各部门落实《济南铁路局精简文件简报规定》情况的督查力度，对发现的问题按要求进行通报，并及时反馈责任部门落实整改。

3）实行每月评价通报制度。一是每月对机关部门实施检查，对存在的问题进行评价并反馈责任部门整改。二是在机关部门发文中，每月抽查每个部门的至少一件公文进行评价打分，同检查情况一并进行评价通报，对严重或涉及安全的问题纳入逐级负责制考核。三是为进一步查找问题、加强监督，局（党）办专门设置了公文管理专用邮箱，使基层单位和机关部门对公文中发现的问题及建议可以及时反馈，以便加强监督、畅通信息、整改问题。

4）定期分析总结。每半年、一年分别对机关部门发文存在的问题进行汇总，分析出普遍性、规律性和突出问题，并以此作为下一步改进公文管理的重要依据。

3．5 努力开拓创新，不断改进完善全局电子公文管理系统

电子公文管理系统运用几年以来，积极地为运输生产服务，对提高工作效率和质量作出了很大贡献，现在不是可有可无，而是离不开、必须重视的工具。随着电子公文管理系统在全局的广泛运用和科技的发展，必须不断改进完善电子公文，适应铁路迅速发展的新要求。

1）在电子公文实用、好用上下功夫。一是及时听取机关各部门和各局属单位意见建议，围绕用户需求，配合信息技术所改进和完善电子公文管理系统功能。二是立足路局公文管理整体工作需要，将电子公文管理系统与文件督察督办相结合，实现公文收、发全部网上督办。加大“移动办公”信息系统的研发，力争2016年初实现“移动办公”。

2）在改善硬件性能、优化全局电子公文整体布局上下功夫。一是积极与路局信息化处沟通，争取尽快实现前期已提报的更换电子公文服务器的要求。二是协调路局信息技术所，安装和配置电子公文管理系统，改善当前全局电子公文管理系统版本不一且安装在多个服务器上的现状，实现路局机关和所有局属单位都使用新版本电子公文管理系统的目标，为铁路运输生产作出贡献。

[1]聂洁.企业管理中的公文收文工作流程优化探讨[J].铁道经济研究，2014（3）：44-46

（责任编辑：魏艳红）

Reporton theOfficialDocumentM anagementof Ji'nanRailway Bureau

LI Kun
（Ji'nanRailwayBureauOffice,SectionChief,Ji'nanShandong250001,China）

Documentqualityandmanagementefficiencyarerelated totheworkdirectly.WithsurveyatJi'nanRailwayBureau,thispaperanalyzesthemainproblemsand reasonsofofficialdocumentmanagement.Afterwards,somesuggestionssuchasestablishingasystem approach, strengtheningdocumenttraining,buildingconsultationmechanisms,deepeningsupervisionandguidance,makinginnovationsareproposed inordertoimprovetheofficialdocumentmanagement.

railway;officialdocument;management;problems;reasons;measure;Ji'nanRailwayBureau

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1004-9746（2016）02-0027-04

2016-02-20）