行驶在“信息高速公路”上的社保档案

文／刘吉香

行驶在“信息高速公路”上的社保档案

文／刘吉香

随着社会保险事业的发展，社会保险业务档案的基础性地位和服务性功能日显重要。由于计算机信息处理技术、网络传输技术发展的日益成熟，各地区纷纷建立起互联网及相应的档案管理系统，档案部门建立了各自局域网、广域网、远程网及相应的档案管理信息系统，涵盖了档案部门各项职能活动，如规范管理、业务查询、扫描利用等，档案管理进入“信息高速公路”。

网络技术的成熟应用，推动了无纸化办公，加快了档案信息化的步伐。吉林省延边州根据《社会保险业务档案管理规定（试行）》建立了社会保险影像档案管理系统和经办业务远程管理服务系统。将传统的纸质档案资料以影像的形式建立档案管理信息，通过网络技术手段，建立共享目录数据库。工作人员通过平台管理模块按照权限，通过检索、查找功能调阅所需档案资料信息，方便快捷，极大地提高了经办效率。经办业务远程动态管理,改变了传统的实地检查监督管理模式，将县（市）业务经办情况进行了主动集中控制和管理，能随时全程监控县（市）的业务经办。还可以及时发现违规操作，实现了对业务经办的事前、事中、事后的即时监控，更有利于履行州本级指导服务和监督检查的职能，促进了业务经办的规范化管理。

在促进业务经办规范化的同时，由于该系统与社会保险业务经办管理系统实现了无缝链接，业务经办资料与业务档案数据也实现了同步收集、同步扫描、同步移交，具有社会保险业务档案管理、离退休人员档案管理、办公管理三个功能，这也为实现经办管理的标准化打下了基础。

首先是实现了业务经办的标准化。社会保险影像档案管理系统嵌入到经办系统中，成为业务办理依据，在业务的经办过程中重新审计和监督业务数据的准确性，使业务经办更加规范，确保了业务数据的准确率。

其次是实现了社会保险业务档案管理的标准化。全州8个县（市）统一了业务档案管理模块，统一了档案管理制度和服务标准，统一了保管期限和归档范围，统一了档案的收集、整理、扫描、归档、上架等环节的操作流程。系统自动生成移交清册、案卷封皮、卷内目录、备考表，真正地实现了标准化。

三是实现了社会保险档案信息资源管理的标准化。经办业务资料办理完毕后通过扫描形成电子影像档案永久存档。影像档案管理信息中心对档案信息资源实行统一的管理，各县（市）不具备修改权限，集中到中心进行修改。参保人员、离退休人员的参加工作时间、出生时间等要件资料统一录入后，成为基础数据，防止了随意更改基础信息的违规操作，保证了业务档案基础信息资料的真实性和完整性。

业务内部的流程规范化标准化，便于推动经办服务的人性化。 由于系统采用条码技术，通过资料条码、案卷条码、库房条码三级条码关联，建立档案索引系统，提高了档案检索定位的准确性和档案检索的实效性。参保人员仅需提供身份证号和电脑序号就可以查阅到自己相关的档案资料信息。同时可以通过已建立的社区网络平台，将查询功能延伸到社区，工作人员在延吉市经办大厅或社区就可以查询到州内其他县（市）参保人员或退休人员的相关信息。

社会保险业务档案数字化管理系统实现了社会保险业务档案的信息化建设，但在实际操作过程中，我们也发现档案信息化建设实践中的一些问题。首先，全国业务档案没有建立统一的社会保险业务档案信息系统，影响了数据互相交流和信息资源共享。《社会保险业务档案管理规定（试行）》的颁布只是确定了业务档案管理办法，包括年度、类别、保管期限的划分等，却没有相应建立一个全国范围内统一的业务档案信息支持系统，全国大部分省份仍采用手工及半微机化进行管理，这是档案信息计算机管理系统和网络建设的滞后导致的。

其次，档案信息系统忽视了档案的查询统计，严重影响了档案的准确利用率的统计工作。就延边州档案影像系统中的前台统计模块而言，只统计了扫描量、入库量，没有按照《社会保险业务档案管理规定（试行）》中的年度、类别、期限对所查询并打印的数量进行统计，导致档案的统计工作无法精确。

三是档案信息计算机管理系统和网络建设各行其是，层次不一，规范性、开放性、服务性、共享性较差，不能适应现代社会对业务档案信息的需求。

作者单位：吉林省和龙市社会保险局