办公自动化环境下医院档案管理探讨

2016-02-09卜照锋刘亚男日照市人民医院设备科山东日照276800

中国卫生产业 2016年19期

卜照锋，刘亚男日照市人民医院设备科，山东日照　276800

办公自动化环境下医院档案管理探讨

卜照锋，刘亚男
日照市人民医院设备科，山东日照276800

目的综合分析办公自动化环境下医院档案管理的必要性与可行性，为医院档案管理工作者的管理水平提高提供相关参考意见。方法医院档案管理工作在办公自动化环境下的主要特点以及存在的基本问题，针对相关问题提出针对性的解决方案。结果分析医院自动化系统的使用改变了传统的工作流程以及文件存储方式等方面，档案管理自动化进程加速使得信息在一定范围内共享，提高了工作效率；与此同时医院档案管理还面临着专业技术人员与标准化管理问题。结论医院通过加强对网络安全的管理、制定标准的档案管理标准以及培养专业的档案管理人才等广泛提高医院的档案管理水平，满足医院的各个方面需求，为医院的发展提供保障。

办公自动化环境下；医院档案管理；研究探讨

［Abstract］Objective To comprehensively analyze the necessity and feasibility of hospital file management in office automation environment and provide relevant reference for improving themanagement level of hospital filemanagement personnel.M ethods Themain features and basic issues existing in the hospital filemanagementwork in the office automation environmentwere analyzed，and the targeted solutionswere put forwards according to the relevant issues.Results The usage of hospital automatic system changed the traditional work flow and document storagemethod，the acceleration of filemanagement automatic processmade information shared within a certain range and improved the working efficacy.Meanwhile，the hospital file management also confronted the issues about professionals and standardization management.Conclusion The hospital widely improves the hospital filemanagement level，satisfies the various demands of the hospital and provides guarantee for the development of the hospital by enhancing the network safety management，making the standardized file management standards and cultivating the filemanagement professionals.

［Key words］In office automation environment；Hospital filemanagement；Research and study

医院档案管理工作是影响医院日常运营的重要因素之一，医院档案管理水平的高低直接与医院的自身发展密切相关［1］。医院档案管理记录的内容对基础设施的正常运转以及医疗技术的进步等均有重要的参考价值，在一定程度上能够推动医疗事业的发展和进步。简而言之，医院档案管理是医院日常工作中的重要环节。随着信息技术的发展以及卫生体制的改革，档案管理工作呈现出现代化以及自动化的特点；另外一个角度来看，事业单位需要使用到办公自动化技术来完成档案的管理工作。相比起传统的档案管理工作，办公自动化所带来的影响比较大，给传统的档案管理方式带来巨大的挑战，将办公自动化应用到医院档案管理中一方面可以提高档案管理的工作效率，另外一方面可以完善档案管理［2］。

1　办公自动化的基本概念和基本特点

1.1基本概念

办公自动化主要指的是利用计算机信息技术开始着手办公室工作，实现数据传输接收以及数据存储等科目标，继而提高办公的可靠性与准确性［3］。简而言之，办公自动化改变了传统的手工归档管理方式，广泛提高了医院档案管理的工作效率，加大了医院档案的可靠性与完整性。从上述角度来看，在工作压力较重的医院工作中应用办公自动化医院管理档案具有重要的价值和意义。

1.2基本特点

①实现一定范围内的信息共享。医院综合档案室的传统表现为：其一，多部门管理档案；其二，档案较为分散。在办公自动化环境下使用计算机技术能够发挥其重大价值，实现档案的科学化以及合理化，在很大程度上提高了档案的利用效率，对所调阅的档案信息能够脱离空间的限制。办公自动化系统一方面规范了文件归档以及审批权限，另外一方面还确保了信息的保密性［4］。

②对档案管理人员的相关工作提出一定的挑战。办公自动化条件下，档案管理是以网络计算机为基础的，现代化的办公设备以及档案的存储方式等对档案管理工作人员的技术知识等提出了更高的要求。传统的工作经验已无法满足办公自动化的相关技术要求，所以需要档案管理工作人员逐渐掌握好新的技术。

③医院档案存储方式呈现多样化。办公自动化环境下，档案的单一存储方式——纸质，逐渐发展为图像或者影像等实物载体，不仅仅能够有效减少存储档案的空间，还能够保持档案的完整性；除此之外，影像类的存储载体在读取过程中非常方便，具有很高的稳定性［5］。

④提高工作效率。根据医院档案的基本功能与基本作用，医院档案可以分为以下几种类型：其一，科研；其二，病历；其三，设备；其四，会计；其五，文书；其六，专题；其七，实物等。医院档案涉及到了教学以及基础设施等各个方面，办公自动化系统的应用对医院各个部门之间的职能以及业务流程等产生很大影响，传统的人工操作限制被突破，档案管理工作使得程序更为合理，检索过程中利用率与工作效率广泛提高。

2　我国现阶段医院档案办公自动化存在的基本问题

2.1缺乏完善的信息化管理制度

现阶段来看，医院档案的信息化管理制度仍然处于初级阶段，缺乏完善的软件与硬件设施。另外，电子档案的存储缺乏有效的故障，因此容易导致患者的病历资料被泄露，影响了患者的正常生活。即使医院对医院档案管理投入了大量的资金，但是由于无法建设医院办公自动化的成熟档案管理系统，因此在软件以及硬件设施的配套上存在一定差距，因此无法搭建更为高效的医院档案管理平台，造成资源的浪费情况出现［6］。

2.2缺乏完善的办公自动化系统

办公自动化系统存在的基本问题主要包括以下几个方面［7］：其一，软件投入过少；其二，软件技术水平过于低下；其三，管理负担任务较重。上述问题均影响着办公自动化系统的整体水平，再加上办公自动化系统的开发商水平与团队水平不一致，所以使得某些软件被开发出来之后与实际需求存在一定差距，造成电子档案管理系统缺乏行之有效的子文件运转系统。

2.3缺乏专业的医院档案管理工作人员

办公自动化技术的实现是基于计算机信息化技术的办公方式，办公自动化技术要求存储方式具有多样化，操作过程中更为精准［8］。现阶段我国医院文档管理工作人员还是习惯用传统的方式来进行相关操作，缺乏了现代化文档管理专业的操作技能，部分文档管理工作人员在专业知识方面非常欠缺，无法胜任此项工作。

3　办公自动化后医院档案管理的解决方案

3.1转变传统的工作方式，促进医院档案的高效管理

办公室自动化背景下，文件本身是相对独立的；相比起传统的归档工作，个人以及部门在医院档案管理工作中分工不同，自动化档案管理以文件为单位，能够直接处理好文件之后进行归档［9］。电子化档案的归档工作不是一个部门的工作，还需要档案部门和信息技术部门共同合作完成文件归档。简而言之，一旦档案部门与信息技术部门的工作被分离之后所建立的档案是不够完整的，应该将管理工作逐渐发展到设计阶段，办公自动化的系统功能也需要涉及到前端控制阶段中。

3.2加强网络安全与医院档案管理信息化的建设

网络系统是由基础设施以及软件硬件等数据材料组合而成的计算机系统，具有安全高效与可靠等特点。网络安全需要保护网络系统中的各个组织部分不受到损害，让系统能够正常运行，提供持续的网络服务支持。网络安全可以通过以下几种技术得以实现：其一，数据加密技术；其二，攻击检测技术；其三，数据恢复技术；其四，防火墙技术等［10］。医院患者的档案信息关系着患者的诊疗与康复是否能够安全，与此同时需要严密保护好医患双方的合法利益。

3.3建立规范化以及标准化的档案管理制度

办公自动化下的档案管理具有方便和及时的优点，上述优点要求档案管理工作必须做到统一规范。其主要原因是［11］：如果系统文件的管理与档案管理被分离开来，那么两者之间就会存在越权的问题，所以医院相关单位就必须制定一套统一的标准规范，以期能够规范档案的管理工作；另外，在业务流程的处理过程中，对文件归档以及文件处理等均应该制定统一的格式规范，确保不同的接口类型档案能够顺利归档。

3.4建立专业的医院档案管理队伍

即使办公自动化操作起来非常方便，但是仍然需要依靠人的操作来完成相关管理工作，因此需要广泛提高管理工作者的综合素质与专业素质。办公自动化的发展脚步加快会使得档案管理工作需要紧跟时代的发展步伐，企业单位需要极尽所能地培养此类人才，通过学习与培训等更新管理工作人员的知识储备［12］。从另外一个角度来看，管理人员的自身素质也是影响医院档案管理水平高低的直接因素，企业在实施奖励机制后，将管理者的职称与业绩进行挂钩能够充分调动工作者的积极性，建立一个专业素质过硬的档案管理团队。

3.5加强对网络信息的监管

为了维护医院档案信息的安全性，医院需要建设精确且完整的档案信息化网络系统，通过对网络系统的加密方式以及设置权限等方式加强文档网络信息的文档监管力度，使用数据恢复技术对已经受到损坏文档的进行修补与维护；为了防止人为不合理操作而出现文档更改行为，需要对重置的稳定进行特殊权限设置处理［13］。医院办公自动化所管理的档案信息直接关系着患者的隐私，因此需要引起医院的广泛重视。

3.6深入开发利用医院档案

医院档案管理部门应该积极地将被动地位变成主动地位，进行档案信息服务的相关工作，让档案信息资源能够在提高医疗服务质量中发挥重要的作用［14］。医院档案管理部门应该从以下几个方面进行入手：首先，广泛利用好档案资源，多多参与突发性公共卫生活动以及学术活动等；其次，深入挖掘开发档案信息资源，编写文件、专题汇编以及医疗信息资料等，从不同的角度将医院档案信息进行深入挖掘，为医院领导以及相关工作人员提供科研信息；最后，调整好医院的档案服务角度，从不同的方向以及角度等进行有效调研，使得被开发的信息价值能够得以参考。