信息环境下的企业档案管理创新策略

文/李 岱

信息环境下的企业档案管理创新策略

文/李 岱

随着社会的不断进步与发展，推动了信息技术的发展，我国也逐渐进入网络信息时代，在此基础上就要顺应时代的发展需求，这也是做好自身工作的前提及基础。在信息环境下，档案管理工作在新形势中也面临着新问题，改革传统档案管理理念，创新档案管理模式、形式、机制，构建具有创新能力及意识的人才队伍，可以有效提高档案管理工作效率及水平，使档案管理工作可持续发展

信息技术的飞速发展，要求档案管理进行全面创新，同时也为档案管理创新提供了途径及条件，扩展了档案管理工作的渠道，使档案管理工作迈向全新的领域。那么如何在信息环境背景下进行档案管理创新，使传统的工作模式与全新的工作模式互相融合及促进，这是档案管理工作者面临的一个问题。本文就基于此问题进行全面探讨，在信息环境背景中，企业档案管理的创新策略。

一、树立信息化档案理念

目前大多数人们对档案管理还停留在纸质化的管理模式中，传统的档案管理主要是对档案进行收集、分类整理、保存等。随着社会及信息技术的不断发展，电脑、打印机、扫描仪这些先进设备的广泛运用，人们也从传统的工作模式变为无纸化办公，所以档案管理也朝着信息化的方向发展。

信息化档案简单来说就是电子档案，其存储量巨大，比传统的纸质档案更好管理。最常见的存储电子档案的载体就是U盘，其有不同规格的存储量，相当于一千册的汉字图书及一百多张打印纸上的文字信息，所以说电子档案存储信息的量是非常大的。并且电子档案还可以有多种保存形式，比如文字、图片、视频等，使档案中的内容更加丰富。由于电子档案的便于存储，对于外界因素没有较大的要求。但是纸质档案管理易受潮，也怕晒，受到了多种因素的限制，会由于存放时间的长短发生不同程度的损坏。电子档案占用空间小，且可以长期保存，不受任何因素的影响。

电子档案还具有较高的安全性，其中的内容信息经过加密处理及压缩，外界不能对其任意读写，其保密安全性比传统纸质档案的保密性要高。所以要对档案管理进行创新，首先就要树立信息化的档案理念，实现数字化档案管理工作，使档案信息可资源共享。

二、树立先进的档案管理理念

理念是人类思考问题的意识形态，可以引导人们的行为及习惯。传统的档案管理中工作人员对其的认知严重不足，没有了解到档案管理工作的重要性，对其还有误解，还由于工作人员对自身没有服务意识，这就使档案管理工作中的服务功能没有发挥出自身的作用。所以在信息化的背景下，就要合理运用科学的档案管理理念，重新认识档案管理工作并对其进行重视，对于传统档案管理工作中的形式、内容都进行重新的全面思考，积极认真的对待工作，由原先的被动服务变为主动服务。对档案资料进行重新处理，充分挖掘其中具有价值意义的信息，提高档案管理工作的效率。

三、创新档案管理机制

档案管理工作企业可持续发展的前提和保障，由于涉及的范围较广，也容易受到多方面因素的影响，所以就需要企业对其进行重视，进行全面、系统的管理，创新档案管理工作机制，使档案管理工作人员具备优秀的工作素养。传统的档案管理工作中没有竞争机制，就使得工作人员在工作中缺乏责任意识及安全意识，最严重的可能会泄露企业中的机密及隐私。由于没有科学、有效的考评制度，对工作人员也没有公平、公正的奖励制度和惩罚制度，就严重暴漏了档案管理机制中的不足，也使档案管理的工作效率受到了制约。要想能够全面有效的解决这些问题，就要对档案管理机制制定高效的制度，采用竞争模式，对档案管理工作人员进行工作考评，在其中使用公平公正的奖励和惩罚措施。这样就会最大限度的提高档案管理工作人员的积极性，档案管理工作人员也会在工作中进行自我激励，提高档案管理的工作效率，从而实现档案管理工作的目的。

四、统一档案管理工作标准

创建档案管理系统，将传统的纸质管理变为网络管理，使档案管理变为一个信息传输的中心。对每一份档案的管理不再是传统的案卷为单位管理，而是以每份为单位进行管理。所以就要利用信息技术创建科学、合理的电子档案管理制度。并且统一档案管理工作标准，使档案保管的价值可以最大化，使查找档案及阅读档案更加方便、快捷、完整。在信息时代背景下，就要对档案管理工作统一标准，使用的档案管理系统、数据格式结构、档案著录格式的阅读都要进行统一。创建档案管理信息的系统，使所有档案的运作都根据此系统进行，每一份档案都要经过档案管理信息系统进行控制、查阅、传递、归档，对档案进行全程跟踪。还可以运用信息技术创建一体化的计算机管理系统，档案管理工作人员可以将档案的信息输入到流程中，当每产生一份文件的时候，都要经过一系列的过程对其进行著录，使每个环节都可以根据流程开展进行，最后可以归档，这就是一个程序化、统一的档案管理工作流程。

五、加强电子档案的安全性

在信息环境中创建信息档案管理系统，首先就要加强其的安全性，这是最基础也是最重要的。其一，对计算机中档案管理系统管理的安全性进行加强，保障档案数据库是一定安全的；其二，对档案数据库中的信息内容进行加密，并且对其进行监管，保障其中信息数据的真实性和安全性；其三，对档案数据库中的信息进行备份，保障档案是完善且安全的，另外还要对档案的调动全过程进行实时监控，并且对其进行跟踪记录，便于日后检查；其四，加强档案管理人员的安全意识，使档案管理人员了解档案的重要性，保障档案数据库中的信息不被盗用及泄露，完善档案数据库的安全体系。

六、创建档案管理专业人才队伍

要想使档案管理工作发挥出自身的作用，那么创建档案管理专业人才队伍是其前提和保障，也是创新档案管理的基础。首先就要加强档案管理人才的培养，使档案管理人才不仅具有专业知识，还要具备专业技能及职业素养，并且拥有正确的价值观和职业道德观；然后就要提高方案管理人才的责任意识及创新能力，保障今后在档案管理工作中出现问题时人才可以及时解决这些问题并且对新事物进行出谋划策；其次就要对档案工作人员进行科学的管理，使其具有良好的道德思想，使档案管理人才可以自觉学习，加强自身的知识及技能，提高自己的文化水平，了解社会的发展趋势，能够使用全新的科技；最后要求档案管理人才可以积极地学习他人的优秀经验，并且坚持做好自己的工作，不断的丰富自己的阅历及思想，提高自己的工作质量及效率，使其能够在档案管理中实现自身的价值。

总而言之，档案管理工作就要跟上社会的进步，对档案管理工作进行创新与改革，改变传统的工作模式，提高自身的工作质量及效率，使档案管理工作可以发挥自身的作用及目的，这也是在信息环境下企业档案创新的途径。创新档案管理模式及理念，对档案管理工作重视起来，运用先进的手段及技术，创建数字化的档案管理系统，并且培养及创建档案管理专业人才队伍。全面对档案管理工作进行创新及完善，使其能够满足新社会的发展需求，也使档案管理工作可以在信息环境下有一个新的突破。

(作者单位：北大方正集团有限公司)