地铁工程档案的信息化管理

文/姚洁

地铁工程档案的信息化管理

文/姚洁

对于地铁工程管理，信息化档案资源起到了至关重要的作用，它能够为企业的持续性发展与生存提供必要的帮助与支持，能够为企业的后续工程的承接以及现在工程的后期维护提供有效的支撑，是企业发展的基础性工程与核心任务

随着国家经济建设的不断进步与发展，越来越多的工程开始投入建设并使用。随着建设工程量的增加，越来越多的档案管理工作急需解决与处理，而在传统的档案管理工作中，由于它的许多不足之处，已经不再能够满足现代化工程档案管理的需要，信息化的档案管理也开始进入工程建设管理之中。

一、地铁工程档案

地铁工程档案产生于地铁施工的各个环节，整个地铁施工项目中具有保存意义的、需要建档存放的以及具有各种价值的文档文件，都可以归为地铁工程档案的管理之中。在地铁工程建设项目中，需要建档保存的资料类别十分广泛，其中包含了对地铁施工的监理资料、地铁工程质量验收文件资料、购入相关设备的票据、工程设备和轨道安装的资料、相关地铁设备安装与修理资料、项目施工、招标、申请、备案的相关文件资料等。

二、工程档案信息化管理

工程档案的信息化管理工作主要是利用电脑等相关设备，将工程档案的纸质资料记录在电脑文件或者录入相关管理软件中进行保存，并可以实现方便、快捷、多次查询利用的效果。建立健全工程档案的信息化管理工作，极大的加快了档案资料的接收、存储、传递、查阅的效率，是档案资料网络化发展的基础，可以在一定程度上加强地铁施工的效率和质量。

三、工程档案信息化管理特征

对于工程档案管理工作来说，由于工程施工本身存在的一些特殊性，此外加上档案管理自身的特点，使得这项工作的信息化管理工作有了自己的特征：首先是其一次性特点，这一特点的含义即是讲整个工程从前期设计到后期工程交付是一个完整的过程，也就是说这个档案管理中只会有一份完整的档案。第二个特点便是真实性，这个特点是讲档案在建立过程中必须要严格依据相应的现实进行建立，只有真实的工程才能记录到这一档案中，只有这样才能保证档案管理的有效性。第三个特点是有效性，这一特点是指档案中各个文件以及记录都需要有效的记录出地铁工程的具体细节，都需要将工程的全部问题反映出来，有效性往往是档案管理中较为重要的一个特点。

四、工程档案信息化管理中存在的问题

1、硬件设施不完善，缺少整体规划。主要表现在两个方面：一是部分企业领导不重视档案资料的信息化建设，认为只要将档案资料记录进电脑里面就可以，没有相关的资金预算，信息化硬件设施不完善；二是部分企业没有一个清晰的发展目标，对档案管理工作缺少整体的规划建设。

2、档案管理人员技能水平不高，盲目开展档案的信息化工作。有些单位虽然有开展档案信息化工作的意识，但是由于没有一个科学的管理方法，盲目开展信息化工作，造成了不必要的财力物力的浪费。

3、档案信息化的开展不够深入。目前很多企业的档案信息化管理仍然滞留在文件扫描存档和目录录入的初级阶段，只是简单的将档案资料由纸质存储转为数字化存储，并没有进行充分的利用。

4、没有对信息化档案进行有效的整合利用。目前虽然有很多企业建立了大量的档案信息资源，但是并没有对其进行有效的整合，还不能够实现相关资源跨地域、跨平台的传递、查阅等功能。

五、工程档案信息化管理工作的几点改进建议

1、建立一套完善、有效的管理软件

随着工程量的不断增加，工程档案管理工作也越来越繁重，信息化管理对于档案管理来说是一个十分不错的借鉴与帮助，它能够有效的帮助工程档案管理工作人员准确及时地完成相应的工程档案的记录与登记，降低了相应的工程量。以往由于档案管理所能够使用的软件种类繁多，没有统一的要求与规定，很多专业都有一定的交叉性，对于办公OA、合同管理以及物料管理等都没有较好的链接口。这一连接口对于工程档案管理人员来说至关重要，他能够利用这一接口一键链接各个系统，将各个系统中有用的以及需要存留的资料进行整理与归类，并将其有效的管理与储存。因此对于档案管理工作来说，要建立一个较为有效、可靠的档案信息化管理的应用软件，利用这一软件对相应的档案进行一键式管理，既方便了管理人员的工作，又提高了管理人员工作的有效性与准确性，提高了工作效率。

2、改善档案库房信息化管理的硬件设施建设

地铁工程的档案管理，除了要对管理应用软件进行升级与设计，还要对档案管理库房进行现代化升级，打造一个较为先进水平的档案管理库房，一方面能够方便管理者准确寻找相应的档案，另外一方面也能提高档案的保存质量，有利于长期保存。

3、加强档案管理工作人员的信息化技能培训

档案管理工作，很多企业都是选择一些文化水平相对较高的工作人员兼职负责，这些工作人员虽然文化水平达到了一定的程度，但是由于他们没有进行过专业的培训与训练，不能对档案管理工作进行专门的学习与研究，没有相应的信息化管理的业务能力，导致他们不能够有效的完成相应的信息化管理工作。对于工程档案的信息化管理工作来说，需要一批具有专业化技术的人员进行，这些专业化的工作人员需要有相应的信息化管理的技能与水平，在遇到相应的工程管理中的问题以及信息化管理的问题时能够及时解决难题。档案管理工作人员应该要积极的参与到整个工程的建设中来，无论是前提的设计制图、中期的修改调整、后期的施工以及完工交付，档案管理人员都要充分的参与进去，只有充分了解到其中工程中的一些问题，才能在进行档案管理时进行更好地分类与归档。

4、积极开发工程档案资源

档案管理信息化管理工作，不仅仅能够有效地使用到地铁工程中，对于其他的一些企业事业单位同样可以有效利用，档案管理工作的服务宗旨是为各项事业服务，更好服务更多的工作是它自身价值提升与体现的最好方式。基于这方面的考虑，对于档案管理来说，需要使用统一化的管理软件，方便在后期的各项单位的使用中更好地融合与贯通。另外，需要让档案管理人员参加一系列的培训工作，让他们能够较好地了解信息化档案管理工作的重要性以及管理的操作要点，能够较好地使用这一先进的信息化档案管理工具。此外，对于档案管理工作人员来说还应该将编制好的档案进行存档管理，对于不同工程的档案要进行分类储存，保证后期使用时能够准确定位与查找，方便后期的检查与使用。实现企业自身各类档案资源统一、集中管理，并在此基础之上提高企业档案跨部门、跨地区的利用效率。为企业领导与各级管理者提供决策参考与信息服务，提高企业管理、科研、基建、经营、生产等工作的质量与效率。为企业客户提供更加优质的服务，进一步建立企业的良好形象。

对于地铁工程管理，信息化档案资源起到了至关重要的作用，它能够为企业的持续性发展与生存提供必要的帮助与支持，能够为企业的后续工程的承接以及现在工程的后期维护提供有效的支撑，是企业发展的基础性工程与核心任务。因此，对于企业档案管理工作人员来说，最为重要的是要做好整个工程信息化档案资源的收集、管理、利用等工作，只有这样才能为企业的发展创造更好的条件，为社会效益的提升奠定坚实的基础。

（作者单位：城市轨道交通工程有限公司）