试论医院科研档案管理的方法

姜瑞博，杨腾，王柳

哈励逊国际和平医院，河北衡水053000



试论医院科研档案管理的方法

姜瑞博，杨腾，王柳

哈励逊国际和平医院，河北衡水053000

此篇文章就对医院科研档案管理的特点、管理的要求及现状进行了概述和分析，并针对其管理中存在的问题提出了科学合理的管理方法，以便于能够切实强化档案管理工作，使科研档案发挥其应有的作用，从而促进医学界科研水平的进步，推动医院事业的发展。

科研档案管理；规范化；方法

1　医院科研档案的特征

1.1有很强的专业性与协作性

对于医院的科学研究来说，它涵盖的项目范围非常的广泛，是由多个学科、多方面构成的综合性的科研系统。虽然在很多方面与普通的科学研究有类似的地方，但其仍然具有自身独特的医学性，是其他科研项目所代替不了的。一项医院的科学研究从开始到结束，需要注入多方面的力量和资源，需要多方面的专业知识去搭建，更需要多种科研相互协作共同完成。

1.2涵盖的内容充实丰富，形成和保存的时间长

从科研开始时成立项目、落实、做出分析总结、鉴定到最后的成果申报等各个过程，都是具有一定的连续性的，这也就说明了一项科研档案的产出是需要时间来培育的，有些科研需要3～5年左右，而有些时间会更长。但也正因如此，很好地体现了科研档案内容的繁多，涵盖的知识及设备等都较为广泛，从而更加彰显出科研档案具有保存和产生时间长，内容丰富的特点。在我国，根据医院所研究的项目价值、级别以及产生的经济效益来决定科研档案的管理周期，保存最短的时间通常是30年，时间最长的则为永久性保存。

1.3保存形式多样

相比于其他的科研档案来说，医院科研档案在保存形式方面具有很强的多样性，不局限于某一种保存形式。它的科研档案中既有医院开具的相关文书、病人的病例、各项检查结果的记录、报告等，还有相关具有实验价值的切片、X光片等，可以说包含的内容相当丰富、多样。而它的保存形式也多是纸质版和各种音像版的档案。

2　科研档案的重要性

医院的科研档案是医院的重要组成部分，它的记录与保管对医院的管理和科研工作来说有着重要的意义，以下就是对科研档案重要性的具体分析。

科研档案的存在是医院进行科学研究的理论基础。科研档案的形成是通过无数次的努力与实验，利用全方面的科学知识对科学技术所研究的项目进行补充，是对整个科研活动进行全程的记录，是具有真实性和实用性的材料。我们在对科学研究档案进行科学合理的保管时，可以了解以往国内外某项技术、研究的发展方向及情况，并用其理论内容作为科技创新和发展的基础，从而为医院的科研事业做出贡献，促进其自身发展壮大。

科研档案对科研质量来说有极为重要的作用，它可以提高科学研究的质量。不论哪一项科研成果的产生，都是由多项技术和成果的累积，要想将科研成果化作具有实际性价值的产物，就必须要有充足完善的科研档案作为其研究依据。医院和研究一体化的形式是当前各大医院发展的主要途径，所以就要求医院的工作人员不但要了解医学的发展趋势，关注医学的研究动态，还要拥有创新的意识和思想，通过已存在的科研档案研究新的技术，或完成对已有技术的更新和完善，以便于提升医院的科研质量。

3　医院档案管理的发展状况

3.1科研档案的管理缺乏科学性与完整性

医院科研档案有着其自身的独特性，比如，档案内容丰富、形式多样、科学知识涵盖广泛等特点，正是如此，也造就了其自身的不足之处。在档案归档的过程中，常常会因为档案的专业性强、数量多等原因，导致档案处理时不严谨，出现档案不完整，内容不具体的现象出现。主要体现在以下几个方面。在档案的分类方面，由于其内容过于复杂，类别多样，就容易造成档案的分类不准确，出现混乱的现象。

3.2缺乏健全的管理体制

医院科研档案在进行管理的过程中，由于其自身管理体制的不健全，导致档案的完整性得不到保障。出现此种现象的主要原因是由于科研部门没有正确对待档案，意识不到其存在的重要性，也未将其列入到正规的科研管理日程当中。档案管理的过程中，各项体制的不健全，监督和检查工作的不到位等，都会容易让管理人员产生档案不重要的错觉，使工作人员的责任意识下降，工作不尽心尽责，最终出现档案不完整、丢失的现象。

3.3科研人员缺乏对档案的正确认知

在进行医院科研档案管理时，科研人员没有正确的意识到档案的重要性以及保管的意义，过分关注科研成果，而忽视了对科学研究过程中数据的收集和记录，就会很容易导致档案资料的不完善和丢失。

4　医院科研档案的管理方法

4.1树立良好的档案意识，强化管理人员的身心素质

要完善科研相关的档案工作体制，明确人员的职责，可以通过开展相关的培训活动，来提高管理人员的责任意识、业务水平以及自身的身心素质，通过培训让人员多学习一些与档案相关的专业知识，了解其具体内容，实现自身能力的提高。也可以通过讲座的形式来强化科研人员和档案管理人员的档案意识，聘请专业的科研人员进行相关内容的讲解，以帮助医院科研人员提高科研水平，激发其自身的主动性，让其可以更加自主地进行档案的收集和归整。作为一名优秀的档案管理人员还要拥有向前展望的意识，当项目确定时，要及时地安排好各个部门、人员的职责，做到科研和收集相结合，提高对科研档案管理的完整性。

4.2完善档案管理体制，做到管理规范化

依据我国的档案法和与其有关的条例规定，档案在进行管理时应该要完成档案数据的采集、立卷、整理、查看、保存等环节，并明确档案的归档范围。设立健全的科研档案管理体制，设立完善的档案归集和传输的网络系统，使科研人员以及相关部门可以及时对档案进行整理，做到归档分类正确无误。为确保资料的准确性和完整性不受影响，就要在确立档案项目时，强化科研人员对档案资料的重视，重视数据收集，在科研过程中要对档案材料的形成进行整体的归集。

4.3引用先进的科学技术提高管理水准

现代化科技的不断发展，先进技术水平的提高，对档案管理的要求也就越来越高。所以，就要求档案的管理人员要不断学习新知识，了解新技术，增强对网络和计算机的应用能力，努力将医学的内容与科技相结合，适当引用先进的科学技术来提高医院的档案管理水准。档案的管理人员要积极学习信息化技术的应用技能，以便于可以实现档案的电子化管理，而且还要增强相关软件或技术的开发和使用。

4.4了解档案的归档内容、要求及注意要点，提高归档的规范性和完整性

通常情况下，科研档案的内容主要包括以下几方面：一是项目确立初期所准备的资料和材料等；二是在进行科研的过程中所用到的材料、资源；三是在科研进行收尾工作时总结资料；四是完成后在项目进行审查时所提供的材料；五是科研成果的评定材料等。

科研档案的归档要求：首先，要由进行科研项目的负责人员明确对档案管理的相关责任制度。在每个科研项目完成以后，都要进行对档案材料的收集和整理，且档案整理完成后要经过审查，符合标准后方可进行归档。科研人员应该对研究过程中档案的收集、归整、资料的全面性和连续性负责，而且要与其自身的考核相联系。其次，在科研过程中所用到的科研资料或文件等，要在完成以后立即放入档案保管处进行保管，以防丢失或损坏。对于时间比较长的科研，档案在归档时的资料必须要是原件，但是可以依据不同的需求对其进行复制。再次，进行归档完成的相关材料，审查其手续是否齐全，格式是否统一，制成的档案内容是否完整，字迹、图表是否清晰，易理解等，还应该注意在装订时档案的整洁度，严禁使用易摩擦的笔记录。

5　结语

根据以上的描述和分析，我们了解到科研档案无论是在医院的管理还是在医院的科研事业中都有着非常重要的意义，可以说它是促进医学事业发展和前进的基础，是科研项目的保障。所以，就要求医院人员要注重对档案的管理，正确对待档案，提高自身的责任意识，完善相关的管理体制，确保档案在收集和归整时的完整性和连续性。也要求医院要用科学合理的方法来对科研档案进行管理，使档案可以充分发挥其应有的作用，从而推动医院科研事业的发展和进步。

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Discussion on the Managem ent of Scientific Research A rchives in Hospital

JIANG Rui-bo，YANG Teng，WANG Liu
Harrison international Hebei Heping Hospital，Hengshui，Hebei Province，053000 China

This article on characteristics of scientific research archivesmanagement in hospital，the management requirements and the status quo were overview and analysis，and put forward the scientific and reasonablemanagementmethods in view of the problems existing in themanagement，in order to effectively strengthen filemanagementwork，make scientific research archives play its due role，so as to promote the progress ofmedical scientific research level，to promote the development of hospitalwork.

Scientific research archivesmanagement；Standardization；Method

R7

A

1672-5654（2016）08（a）-0171-03

10.16659/j.cnki.1672-5654.2016.22.171

2016-05-04）

2016年度衡水市社会科学研究课题，“试论医院科研档案管理的方法”（2016124）。

姜瑞博（1983.11-），女，河北故城人，本科，馆员，主要从事科研管理。