计算机技术在医保档案管理中的应用

2016-02-06成利菏泽市人力资源和社会保障局507室山东菏泽274000

中国卫生产业 2016年13期

成利菏泽市人力资源和社会保障局507室，山东菏泽　274000

计算机技术在医保档案管理中的应用

成利
菏泽市人力资源和社会保障局507室，山东菏泽274000

社会不断发展进步，计算机已经广泛地被运用于人们的工作及生活中。医疗保险行业的纸质档案管理办法已经不能满足日益扩展的业务量及人们对档案信息的需求程度。该文从计算机技术在医保档案领域中的重要性着手，分析计算机技术参与其中的必然性，同时也可以从建设信息化及提高档案人员及社会大众的素质上充分利用计算机技术。

应用；医疗保险；档案管理工作；计算机技术

［Abstract］With the continuous development and progress of social，the computer has been widely used in people's job and life，the paper file management has failed to meet the increasingly extensible business volumes and demand degree of people for file information.The paper analyzes the necessity of the participation of computer technology from the importance of computer technology in the medical insurance file field，at the same time，we can make full use of computer technology from the informational construction and improving the qualities of file staff and social mass.

［Key words］Application；Medical insurance；File management work；Computer technology

计算机技术渗透到各个领域，在各个行业中的地位日益重要，方便人们的工作和生活，促进了整个社会的进步。毋庸置疑，计算机技术也带动医疗保险领域的档案管理工作效率提高，实现档案的信息化管理。

1　计算机技术在医保档案管理中的地位

计算机是现代人们日常工作中的重要工具之一，它的出现改变了人们的工作方式。当代社会越来越重视医疗保险，因此，医保行业的业务内容不断扩展，覆盖范围也日益广泛，随之形成的文件数量也日益增多，档案工作方式、方法也发生了变化［1］。计算机被用于医保行业的事实很快优化了医保业务流程，优化其档案工作，结果是产生了电子化档案。

电子化档案是相对于纸质档案而言的，我国对纸质档案的使用已经上千年，在东晋末年（公元403年12月），东晋将军桓玄叛变，逼晋安帝禅位于自己，虽然在位时间仅3个月，但是他做了一件非常重要的事情，即下令公文全部用纸书写。“古无纸，故用简，非主于敬也。今诸用简者，皆以黄纸代之。”［2］自此之后就产生了大量的纸质档案。纸质档案承接甲骨档案、金石档案及简牍档案的演变历程，而计算机的出现将会使这一演变历程继续升华。计算机技术在档案领域的使用比传统档案管理方式更加方便，主要表现在以下几个方面:第一，节约业务成本。计算机技术在医保档案中应用的结果是出现了无纸化办公，减少了纸张印刷和浪费；第二，提高了档案保存质量，纸质档案容易受到外界环境的影响，发生磨损、虫蛀、发霉的情况，而计算机具有强大的存储功能，同时可以保存这些元数据，追溯到文件形成时间、修改时间，相对延长了文件档案的寿命；第三，大大提高了工作效率。计算机技术在文件产生初期即可录入系统，实现实时归档，方便了人们的档案整理工作，简化了业务流程，提高了档案利用率［3］。计算机技术促进了医保档案管理工作更加科学、规范及高效，对档案事业起到了举足轻重的作用。

2　计算机技术在医保档案管理中的紧迫性和必然性

近几年，伴随着计算机技术在各个领域的大范围使用，相关档案信息系统的应运而生。医疗保险机构中档案工作的地位和作用也日益凸显，对计算机技术的依赖程度越来越高，也对其提出了更高的要求。伴随着医疗保险事业的快速发展，医保工作服务的对象和工作内容日益增加，产生了大量的文件资料和存储档案，借阅的频率也有所递增，档案业务人员的工作压力逐渐增大，而计算机技术的出现能够相对缓解这个问题，计算机技术具备足够大的储存系统，同时也方便检索，这样就可以减少许多繁琐的工作［4］。所以计算机技术成为医保机构的档案管理过程的必然选择，为满足更大范围和容量的参保需求以及更高的工作效率提供了保障。

电子档案的产生和应用，不仅在一定程度上节约了档案管理的经费，而且也对档案管理工作整理流程进行梳理，优化了档案网络环境，使档案人员的工作步骤和内容更加便捷、完善。档案人员有充足的时间思考提高档案业务能力，探索电子文件的管理规范等新的时代课题。

3　开展医保档案信息化建设

所谓的医保档案信息化建设就是将计算机技术与医疗保险行业中的档案管理工作相结合。最近几年，我国档案工作取得了很大进步，医疗保险行业对档案人员的要求也越来越高，不仅要具备良好的职业素养，扎实的专业基础知识，同时也需要有很强的工作能力和职业技能［5］。遗憾的是，医保档案管理的信息化步伐仍然滞后，与高校或者大中型城市的信息化水平还有一定的差距。档案信息化建设就是用信息化的手段重新思考档案工作各环节，重新探索档案管理新问题和新方法，从而确定档案管理和档案服务的基本方式和框架，促进档案信息在保障安全的前提下迅速社会化，提高档案信息的利用率和发挥更大的档案价值。

开展档案信息化建设有两种途径，一是电子化工作业务流程。从纸质档案的管理进程逐步转移到电子化办公，删掉不必要的签字盖章手续，简化业务流程，并且实现在线初审和答复。这不仅方便了医保对象即省钱且省力，同时也为档案工作人员提供更舒适的工作环境；二是引入档案信息系统，在办公业务流程与档案信息系统之间搭接一个桥梁即做接口，做到实时归档，实现文档一体化管理。其实，文书和档案贯穿于医保行业业务工作的始终，是一项业务的两个阶段，在未归档之前是文件，归档之后是档案。通过计算机技术，能够很好地连接起文书和档案；三是建立档案网站，分享档案相关法规、政策，发布一些编研成果如专题报道和主题展览，添加一些图片丰富内容。在此基础上的医保档案工作能够充分展现机构的发展历史，记录行业的发展轨迹。

4　提高档案管理人员和利用者的素质

既然计算机技术能够在医保档案中发挥如此重要的作用，那么档案信息化主体的素质就显得尤为重要。档案信息化正在变为社会发展的必然趋势，需要从如下几个方面做好信息化工作:第一，强化档案人员的思想认识。意识决定行动力，因此，从“头”开始就成为素质建设工作的重要内容。尤其是要强化医保部门档案领导的思想意识，包括普及科技意识、现代化的意识以及计算机管理档案的意识。然而，意识的形成不是一蹴而就的，需要很长的发展过程，需要设计一定的途径或者方式才能实现。其次是档案队伍建设［6］。档案人员的综合素质包括职业道德、业务知识和操作技能。通过选拔优秀的档案人员到医保档案工作中，同时档案队伍结构要保障老中青三个层级的恰当比例，并且经过培养的培训或者让档案人员学习计算机知识，学习如何操作信息系统，为档案人员输送新的知识，帮助其掌握新的业务技能。

社会大众对医保档案信息的利用程度不仅有利公众自身，同时也在一定程度上推动了档案工作的进一步发展。社会大众所扮演的是两个角色，一是对档案人员的业务督促，群众的眼睛是雪亮的，利用大众的力量促使医疗保险工作人员敬业、奉献；二是是医保行业的直接受益者，档案工作做的好坏直接影响到大众使用效果，而大众对信息化系统的熟悉程度及其自助服务熟练程度直接关系到档案业务人员及档案信息系统的存在价值。因此，档案人员和社会人员的素质与计算机系统密切相关，二者相辅相成。

5　计算机在医保档案管理中应用需要注意的问题

档案不同于其他工作，它的价值依据不同的情况可以分为很多种，例如短期价值和长远价值，显性价值和隐性价值，经济社会价值和政治价值，历史价值和现实价值等等。短期价值和长远价值使医保机构的工作人员认识到档案需要认真谨慎对待，对于具有短期价值的文件可以在单位保留一定时间后销毁，长期的档案需要使用更高密级和更稳妥的方式来保护。

档案工作是一项政治性很强的工作，有时也是一项保密性工作。尤其是在计算机技术介入到档案工作中，计算机所具有的特性除了高密度性、内容与载体的可分离性、快捷性、共享性之外还存在着不稳定性和不安全性［7］。因此，首先需要建立和完善电子档案相关制度。制度能够保证电子文件从形成直到开发利用的多个环节中都能有章可循，有据可依。由于电子文件的易更改性，任何一个环节的考虑不周或者职责不清，都将削弱电子文件的真实性和唯一性；其次，医保机构的档案种类除了文书、业务档案之外还有其他相关类别的档案，要建立各类别档案的预立卷制度，收集、整理制度和利用制度等，全过程管理电子文件的形成、收集、鉴定、整理、保管和检索，并由档案主管部门统筹协调，指派专职人员负责档案，并在各个部门配有兼职档案员，从而保证了档案工作的连贯和有序；再次，严格把关电子文件的存储载体，明确载体的保护措施，避免对电子文件的完整性、真实性和原始性造成不良后果；最后，要重视电子文件利用保密工作。电子文件也称电子档案，保密和安全工作是档案利用中的重点和难点。相比纸质档案，电子档案的保密性和安全性更加难以控制。在电子档案的利用中，通过审核使用权限和调整划控级别（公开、秘密、机密、绝密）。电子档案载体妥善包括需要运用到档案专业中的“八防”中的四个防（防磁、防湿、防尘、防光）。

6　计算机在医院档案管理中的方便和好处

运用计算机管理医院档案，其方便和好处在于以下几点:

（1）有效提高档案管理工作效率。档案管理人员利用计算机管理档案，除了可以进行词汇检索和数据统计，还可以进行档案卷宗的分类、组别、编制、制作目录、资料打印等等，因为档案管理工作量大，运用计算机管理档案，有效地降低了工作人员的工作强度，提高了工作效率。

（2）有力提升检索速度。计算机的检索系统高准确率、效率高、多样化的检索方式，在运用计算机检索相关的文件时，管理档案人员只需要在电脑上检索相关词汇，将主要的词汇输入，就可以快速找到文件，所需时间很少，既方便又快捷。

（3）有利于保护档案资料。将计算机运用于档案管理之中，在查找资料时可以直接运用计算机进行查找和翻阅，既减少了查找的时间，也减少资料翻阅而带来的资料磨损，有利于原件档案的保存，减少翻阅，减少磨损，有利于保护档案资料。

（4）方便借阅。用计算机进行档案管理，借阅者只需要在电脑上输入相关词汇，就可以直接查找到资料，借阅者在计算机就可以直观地了解到资料的相关信息。如果借阅者超出了借阅时间，档案工作管理人员可以直接在电脑上输入相关信息，就可以打印出催还单，节省了时间，提高了工作效率。

（5）有利于档案资料信息的传递。传统的信息传递考邮政传送，但是由于传送所需时间长，耽误了文件的处理时间。而计算机管理，可以实时传递资料信息，通过网络完成信息的传送，有效提高了信息的传送速度，提高了管理的工作效率。

7　结语

综上所述，计算机技术在档案管理活动中具有不可缺少的作用。档案信息化建设要求在医疗保险行业中档案工作人员始终保持着一份责任心，用心地采集和保管好档案信息，全心全意地为社会大众服务。同时也要求档案人员不断地提升自我，提高业务工作能力和水平，提高为社会工作服务的水平。在工作中不免会出现许多难题和困苦，但是不可否认，计算机技术已经成为人们工作、生活的一部分，应当充分发挥其在档案管理领域的价值。

［1］张桂云.试论计算机技术在医保档案管理中的应用［J］.办公室业务，2013（4）：221-222.

［2］王璐.探索分析计算机技术在医保档案管理中的应用［J］.科技风，2014（4）：227.

［3］闫瑞凤.计算机网络技术在档案管理工作中的应用［J］.福建电脑，2015（3）：90-91.

［4］刘燕江.新形势下计算机技术在档案管理中的应用研究［J］.信息与电脑，2013（4）：166.

［5］余忠银.论计算机技术在档案管理中的应用［J］.信息与电脑，2013（7）：160-161.

［6］王超飞.计算机技术在档案信息管理中的应用［J］.数码世界，2014（2）：10-11.

［7］陶鑫.浅谈计算机技术在档案管理中的应用［J］.科技资讯，2014（2）：32.

［8］王玲.计算机技术在档案信息管理中的应用［J］.电子制作，2015（9）：136-137.

Application of Computer Technology in the Medical Insurance File Management

CHENG Li
507 Room，Heze's Bureau of Human Resources and Social Security，Heze，Shandong Province，274000 China

R47

1672-5654（2016）05（a）-0117-03