高校档案管理实务中若干法律问题的探讨

■王 力

高校档案管理实务中若干法律问题的探讨

■王 力

自1987年颁布施行《中华人民共和国档案法》（1996年修订，以下简称《档案法》）以来，我国档案工作法制化建设逐渐步入正轨。随着我国高等教育事业快速发展，2008年教育部、国家档案局联合颁布《高等学校档案管理办法》（以下简称《管理办法》），为高校档案管理工作提供了必要的制度保障。前者作为全国人大常委会制定的普通法律普遍适用于全国档案工作；后者作为教育部部门规章则具体适用于高校系统的档案工作。一般而言，这两部法律法规的颁行基本上奠定了高校档案管理的法律制度规范。

随着我国改革开放事业的不断深入，社会经济生活变得更加多样化、复杂化，档案管理中涉及的法律问题也引起部分学者的关注。张世林在《档案利用活动中的法律问题研究》中，对档案利用活动中的法律关系、法律责任、档案所有权、档案著作权、公民隐私权、信息知情权等问题进行了较为深入的探讨。其对于厘清档案利用活动中所涉及的诸多法律问题有着十分重要的意义。

在高校档案管理的研究中，连念的《学位论文档案开发利用中若干法律问题探讨》较早地注意到学位论文档案所涉及的一些法律问题。该文就学位论文档案的所有权、著作权等诸多法律问题进行了分析、探讨，提出“要完善各方面的法律法规”，来“协调社会利用、学校权益和学位论文权益保护这3方面的矛盾”，以便更好地利用学位论文档案。此后，研究者较多地从宏观角度对高校档案管理中存在的困境进行分析、探索，希望从“提高法治意识”“健全法规体系”“加强执法力度”等方面入手来促成高校档案法制化建设进程。至于从档案管理实践层面以及具体法律层面来探讨高校档案法制化建设的研究则明显不足。因此，本文拟就当前高校档案管理实践中遇到的几个法律实践层面的问题提出探讨，以就教于方家。

1.信息安全问题。身处信息化时代的我们在享受信息带来便利的同时，信息安全性的问题越来越受到关注。正如学者指出的那样“信息技术的无孔不入，使人们对自身隐私的安全又有一种岌岌可危之感；档案利用活动中对隐私的保护不断受到权利的干扰、技术的冲击等因素的影响，在二者之间找到平衡的支点，只有法律的制衡”。对于高校档案管理工作而言，浩瀚的学籍档案资料牵涉到成千上万条的个人信息，一旦管理不慎就会造成不可想象的后果。然而，既要保障这些信息的安全，又要不妨碍正常查档工作的开展，这着实需要相关法律法规的明确支持。

在查询学籍档案的过程中，首当其冲的是查档者身份识别问题。根据《档案法》第十九条“中华人民共和国公民和组织持有合法证明，可以利用已经开放的档案”及《管理办法》第二十八条“凡持有合法证明的单位或者持有合法身份证明的个人，在表明利用档案的目的和范围并履行相关登记手续后，均可以利用已公布的档案”两项规定，查档者只要持有合法证明即获得查档主体资格，就可以进行相关档案的查询工作。这对于有档案公开目录的国家、地方综合档案馆而言，这一规定的操作执行并不太难。因其提供查询利用的档案在公布之前均已经过必要的审查，对于可能侵犯国家、集体、个人权益的档案已做过相应的处理，档案管理者只要依法依归审查身份即可，不必考虑过多后果。然而，在高校学籍档案的查询过程中问题就不是这么简单了。

当前，部分企事业单位在招聘人员之前会委托一些职业背景调查机构对候选人进行调查，被调查人在高校学习期间的信息自然是其中的一部分。但就高校档案部门现有的技术手段而言，对这类机构出示的证明进行合法性审查则比较困难，而相关法律法规又没有针对这一现象做出相应的明确规定。此外，2010年7月1日施行的《中华人民共和国侵权责任法》（以下简称《侵权责任法》）第二条明确指出所保护的“民事权益”包括“隐私权”。按照通说观点，未经公民许可，而公开其个人信息，即侵犯其隐私权，应当承担侵权责任。因此，若遇到不法机构伪造证明后取得查询者主体资格，再利用被调查人的相关信息从事不法活动，这不仅会给当事人造成不可估量的损失，而且也可能使高校档案部门承担相应的法律后果。由此，笔者认为应当对这一问题在法制层面上进行相应的补充，如增加被调查人授权等内容以便与《侵权责任法》相衔接。

2.出具档案证明问题。尽管当前档案法律法规基本明确了高校档案工作中“收、管、用”各个环节的职责范围，但在某些具体细节上并未见有相应配套性的细则出台。以出具档案证明类文书为例。《管理办法》第三十二条规定“高校档案机构是学校出具档案证明的唯一机构”。该规定在带来“赋予了高校档案机构在高校档案证明中唯一的合法地位”及“有效增强了高校档案工作的权威性，避免了现实管理中不必要的多头管理以及‘证’出多门的现象发生”等积极意义的同时，也给高校档案机构带来“剪不清，理还乱”的矛盾。

作为一项常规工作，各高校档案部门肩负着学籍、档案转移、家庭关系等多门类档案证明的出具。“凡是已成为历史的相关证明就应当由档案馆出具”——成为高校办学活动中利益相关人（包括师生员工及其亲属等）的具体认识。从某种角度而言，这一认识无可厚非，但在具体实践中，其却是值得商榷的。

现实中，部分利用者所需的材料原先就不存在或者原形成单位未予归档，而他们在主观上却认为此类材料肯定存在且就在档案部门。若档案机构未能达到利用者的预期需求，他们就会认为是档案部门推诿、不作为，甚至认为档案部门未能遵守相关档案法规的要求。由此造成许多不必要的矛盾。在具体工作中，档案工作人员只能耐心地做好解释工作，而无任何法律法规予以支持。更具吊诡意义的是，原本旨在加强高校档案机构权威性的法规，竟然还会使其保护的一方不经意间背负起“违法”的罪名。这恐怕绝不是立法者的初衷。

因此，笔者认为作为具体适用于高校档案工作的《管理办法》应充分考虑到这一实际情况，在今后修法的过程中能够对出具档案证明类文件的职责范围进行明确，如增加档案部门仅能根据已移交档案中的记载开具相应的证明文件等条款。同时还最好引入义务性规范指引，如若馆藏档案中没有相应记录，应当告知查询利用者向原档案形成单位咨询等内容，以达到权利与义务的平衡。

3.伪造、编造档案问题。《档案法》第二十四条对具有“涂改、伪造档案的”行为进行处罚的规定。1）其一般处罚标准为“由县级以上人民政府档案行政管理部门、有关主管部门对直接负责的主管人员或者其他直接责任人员依法给予行政处分；构成犯罪的，依法追究刑事责任”。2）对利用档案馆的档案中，犯该项的则“由县级以上人民政府档案行政管理部门给予警告，可以并处罚款；造成损失的，责令赔偿损失”3）企业事业组织或者个人犯该项的则“由县级以上人民政府档案行政管理部门给予警告，可以并处罚款；有违法所得的，没收违法所得；并可以依照本法第十六条的规定征购所出卖或者赠送的档案”。《管理办法》第四十条规定“高等学校应当对直接负责的主管人员和其他直接责任人员依法给予处分；构成犯罪的，由司法机关依法追究刑事责任。”

相比之下，《档案法》对违法主体进行相应的区分，其处罚就较有针对性，而具体适用于高校档案管理的《管理办法》则明显存在指向不明确的困境。但若直接按照《档案法》的规定对变造、伪造高校档案的违法主体进行处罚时，就会发现，真正享有处罚权的主体是“县级以上人民政府档案行政管理部门”。事实上，在实践中也鲜见“县级以上人民政府档案行政管理部门”对变造、伪造高校档案进行处罚的事例。究其原因，笔者认为在现行档案法律制度下，违法者变造、伪造高校档案（如学历证明、成绩单等）所侵犯高校权益的成本要远远低于高校启动一场处罚违法者的成本。

由此，部分利用者抓住这一机会，通过一定的技术手段伪造、变造档案在外“招摇撞骗”，高校档案部门既不能没收，又不能处罚，只能被动地等待其他部门发现来再来证伪。这不仅反映了利用者伪造、变造高校档案的违反成本低，而且也反映出高校档案管理部门的弱势地位。当然，若具体适用于高校档案工作的部门规章能够赋予高校一定的处置权利，笔者认为这一问题就会迎刃而解。

通过对高校档案工作实务中出现的信息安全、出具档案证明、伪变造档案三项内容的探讨，我们不难发现当前档案法律法规在处理这些问题上仍存有一定瑕疵。当然，随着《档案法》修订工作的开展，高校档案法制化建设道路也将趋于完善。因此，笔者希望通过前述的分析、探讨能够对今后高校档案法律法规体系的建设有所裨益。

（作者单位：华东理工大学档案馆）