编写档案志中的学用与思考

■吕新民

编写档案志中的学用与思考

■吕新民

档案志是综合记述一个地区档案事业发展情况的著作，内容包括档案的行政管理、宣传教育、接收征集、鉴定整理、保管利用、法制建设、信息化建设、编研开发、企业农村档案工作等，大多以行政区域为单位。方志作为短语，始见于《周礼》，“外史掌书外令，掌四方之志”。汉代郑玄作注：“方者四方也，志者记也”。方志作为专有名词，最早见于北魏郦道元（北魏范阳人，今河北涿州市）所著的《水经注·汝水》：“余以永平中，蒙除鲁阳太守，会上台下，列山川图，以方志参差，遂令寻其源流。”此后，方志一词沿用至今。而方志学一词，最早见于梁启超的《清代学者整理旧学之总成绩——方志学》。根据编纂的客体不同，方志编纂又分为综合方志编纂和专业方志编纂，《河北省志·档案志》即是专业志。要写志，就要了解志书撰写的基本常识，并与行业特点相结合，才能写好志。本文仅就档案志撰写过程中所学所用和思考与大家交流。

一、档案志的属性与作用

方志的属性，学术上历来有不同意见，一是以清代章学诚为代表的历史学派，认为方志属于历史学范围，另一是以戴震为代表的地理学派，认为方志属于历史地理学的的范畴。目前越来越多的人认为，方志学来自地理学、历史学，但是它已发展成为一门独立的综合性学科。就档案志的性质而言，则有着地方性、广泛性、资料性、时代性和连续性等特征。档案志记述的是一个地域范围内的档案工作，地方性是其特征之一。所谓地方性：一是有特定的空间范围，二是有鲜明的地方色彩。档案志既是地方性的文献，故无论记人、记事、记物都不能脱离本乡本土，事事紧扣地方，“审名以纪地”，“据地以书人”，反映“一方之情”。档案志记载的范围虽限于一个区域，但其内容却极为广泛。从纵的角度看，既记古又记今，从横的角度看既记档案的行政管理、接收征集，又述开发利用、整理保管等，可谓当代“地方档案志的百科全书”。从某种意义上说，档案志又是一部资料书、工具书。档案志不直接探索档案事业的发展规律，反对宣传色彩、空话套话，只提供资料，如实记述，为科研或需要者使用。方志撰写有“隔代修史，当代修志”之说，故档案志亦以记当代为主。时代变了，档案志的内容、形式、风格也要随之改变，所以，每部档案志都不可避免地要打上时代的烙印。档案志的连续性主要表现在，一部档案志在首次编成刊印后，间隔一段时间，一般就要进行续修。另一方面，档案志在记述事物时，要按时间顺序记述其起源、发展变化，特别注意转折性的变化和现状，做到记述不断线。上述特点，也就决定了档案志必然具有“资治、存史"”之功能。所谓资治，就是对地方行政领导来说，档案志是施政必备之书，正所谓“治郡国者以志为鉴”。所谓存史，是指档案志具有“补史之缺、参史之错、详史之略、续史之无”的存史价值。当今时代，档案志的作用更显著地体现在科学资源、地方年鉴、乡土教材、旅行指导四方面。

二、档案志的体例

体例就是著作编写的规范格式，用以保证书稿的规格整齐和内容层次分明。具体体现在著作的体裁与凡例，即组织归纳材料的形式与编纂方法。档案志的体例由体裁、结构、章法三方面构成。

1.档案志的体裁。体裁有述、记、志、传、图、表、录，以志为主。述 ，即综述、概述、无题述。它提纲挈领展现一地档案事业的整体面貌，不是概况的罗列，不求面面俱到，是全书的“眼”，既要突出当地档案工作的主要特点，又要分析当地档案事业可持续发展的优势劣势和前景，有着画龙点睛的作用，让人读过“述”就能对当地档案事业的发展有一个鲜明深刻的印象。志首的概述是全志的总纲，独立成篇，内容摄取各篇之精华而勾勒出一个地区档案事业发发展、变化的轨迹，要求纵述历史，横陈现状，梗概全貌，揭示规律。唯一与志体不同的是可以适当地述中带议，使事实和议论浑为一体。但各编无题概述不主张述议结合，而是坚持述而不议。记，即大事记、大事年表。它是述的必要补充。纵记区域内档案事业各个方面发生的大事、要事、首次出现之事。大事记的体裁一般有编年体、纪事本末体、编年与纪事本末结合体。 编年体完全按时间逐年、逐月、逐日记载本地本事业有影响的大事及人物活动。纪事本末体以事件为中心标立题目记大事，按时间顺序一个事件一个事件地记叙，要求将事件记述完整，有始有终。编年体与纪事本末体结合的大事记，以编年体为主，辅以纪事本末体，对某些重要的时间跨度较长的事件简记其始末。该体裁集中了编年体与纪事本末体的长处，两种体裁互补，可以灵活运用。志 ，是全书的主体，以记述为主，资料翔实，结构完整，条理清楚，详今略古，详近略远，

具有鲜明的时代特色和地方特色。志是记实之作，志体集中体现了志书为资料性著述的本质特征，以资料说话，通过资料的科学排比，反映事业的兴衰起伏。行文只叙不议、不论，不事夸张和形容，但决不是写成资料汇集，做成大拼盘，有闻必录，不分主次。传， 即人物传记、人物表。坚持“生不立传”的原则，古今兼收，以今为主，只要是对当地档案事业发展有重大影响的人物，均可为之立传。以正面人物为主，褒贬分明。有重要贡献的生者，可在门类志的有关章节中以事系人加以记述。在世人物按照入志标准，以简介、表的形式予以记载。 写人物传要求记述传主的生卒年月、性别、民族、籍贯、生平事迹、社会影响、公认的社会评价，且必须以事实为依据，不能自行发挥。一般以时为序记述，以反映其一生的轨迹和全貌。图 ，即图示、照片。凡档案工作重大活动、新旧馆库设施、特色珍贵馆藏、编研成果展示等，都可拍成照片；馆藏量的变化、利用数量等各种档案工作进度均可以绘制成柱状图示。图生动直观，形象而综括，配合文字记述，可起到丰富志书内容、提高志书价值、美化志书版面、增强志书可读性的作用，可谓“无言之史”。图有插页图和配文图之分，一般与文字相辅而行。入志图要精选，要从存史和具鉴赏性的角度出发，选择图面醒目、美观大方、与志书内容密切相关的图片。图的编制一般应抓好以下几个环节：确定内容，选择形式，拟定提纲，搜集资料，编绘或精选，确定图的位置、尺寸。注意宜图则图，设计科学合理，使图文互补，图文互证。忌移花接木，文图相悖，以图挤文， 图的位置要安排适当。表 ，即统计表、结构分析表等。表是档案志文字记述的一种重要辅助手段。可分为两类：一是无数据的类目表，又可分为人表、物表、事表。二是统计表，是系统地表述数字资料的表格。广义地说，凡是统计调查、统计整理、统计分析中所用的表格，如一览表、汇总表以及公布资料所用的表格都是统计表。表格的应用，要注重化繁为简，反映全貌，条理清晰，反映事物发展变化的本质。 录 ，即附录， 也是志书体裁不可缺少的组成部分。附录通过承载正文不宜容纳而又确有记载必要的具有地方特色的重要文献、精选的原始资料，能帮助读者了解一地档案事业发展的背景、缘由和轨迹，从而提高档案志的使用价值。附录收录的文献和史料需体现一地档案事业发展的关键点，如重要决定、纪要、规划、规定，重要的调查资料、工作报告，重要的统计数据和史料等。

除以上七种体裁外，还需掌握序凡例、后记、索引的编纂方法。凡例用于说明志书的指导思想、原则、时空范围、体裁、体例、行文规范、资料来源、特殊问题处理等要求。后记，安排于志末，用于交代修志始末。索引，安排在后记之前，根据检索需要编制。

2.档案志的结构。 包括志书的基本框架、结构形式及层次安排。其基本框架就是横分门类，纵述事实。档案志要求档案的发展史，侧重从横的方面来体现事物的广泛性和全面性，并分门别类记述一方档案工作的历史和现状。因为只有横分门类，才便于记述和查找包罗万象的内容，只有纵述始末，才便于看出档案事业发展的历史与现状。横分门类一般遵守事以类从的原则，归属讲究得当，排列要求有序，所谓“事以类从，类为一志”。横分门类、纵述始末的基本框架是从总体上说的，具体来讲又是以横为主，以纵为辅，因为与档案志并列的大事记是纵向记述档案发展史，一般不再横分，而志首概述为补档案志偏于横剖而设，故一般也是纵述。档案志的结构形式，按照河北省方志办的要求，统一采用章节体。章节体志书将志书的大类改为编，中类改为章，小类改为节，具体事物改为目，其设置要合乎科学分类和档案管理分工的实际，突出时代特点和地方特色，做到门类设置合理，归属得当，层次分明，排列有序。

3.档案志的章法。 章法即文字编写的一般原则。档案志的编写要求使用规范的语体文、记述体。 语体文，指运用现代汉语著述的文体。 除引用历史著作原文外，力戒用文言文。记述体，指把事物的特点，事情的发展、变化过程和人物的经历，如实表述出来的一种文章体裁。 记述体有六个不可缺少的要素，即：时间、地点、人物、事件、原因和结果。在记述体中，作者必须直接或间

接地交代清楚这六个要素，否则就不能圆满达到记载和叙述人物、事件的目的，存史价值将大打折扣。 档案志最显著的特点是地方性和资料性。在撰写方法上，采用记述体，始终坚持“述”字当头，“寓观点于记述之中”，据事直书。 “重在记述，述而不论、不议，不评”，通过记述把观点让读者理解，正所谓“志者记也”，记事成文，结文成志。志书文体不同于史书。志书一般采用横排竖写的结构形式，先横排各门类，再纵写各类发展变化的始末，而史书一般采用竖排横写的结构形式，先按时间顺序纵排篇章，再在每篇或章横写各类目的情况。志书保存真实、准确的历史资料，让读者从中了解历史发展的轨迹、得失，进而总结规律，而史书通过记述并论述历史，向读者阐述社会发展的规律。 志书要求作者把观点和倾向性，寓于史料的记述之中，不需要作者出面评论功过是非，而史书在记述历史的同时必须表达作者对历史的评价，评论历史，史论结合。

三、应注意规范处理的几个问题

1.档案志的篇目设置不是随意的，更不是一蹴而就的，需要有一个不断修改和完善的过程。编与章、章与节、节与目之间，是上下层层相辖的领属关系，不是平行、平等的关系，不能排在同一层次上。如果篇目领属关系错乱，就没有志书结构上的严谨性和内容上的科学性，就会影响志书的质量。同时，编、章、节、目的设置，还直接决定着搜集材料的难易与成败，影响志书的写作进度。

2.编、章、节、目标题，要求准确、简洁、朴实，尽量简短、精当，不用形容词、副词修饰，醒目而不隐晦；标题一般由主谓词组、动宾词组、偏正词组、联合词组等词组构成。如河北省档案局执法检查、建立健全规章制度、社会档案征集等。

3.规范机构名称。记述机构，在档案志第一次出现时，使用全称并括注简称，以后一律使用简称。如河北省档案局简称“省档案局”，中共河北省委简称“省委”等，但中共中央不能简称“党中央”。

4.规范人物名称。档案志记述人物直书姓名，不冠褒贬词语，不在姓名后加身份词，不加“同志”。必须说明身份的，首次出现时在姓名前冠以职务或职称，如河北省财政局局长李××，若使用“×××副厅长”则是不符合志书的记述规则。

5.规范准确时间、省略时间表述。一是尽量不用“目前”、“以前”、“当月”、“当时”、“最近”、“今年”、“×××时期”、“×××初期”、“××世纪末”、“上个世纪”等模糊时间概念，而用准确的时间概念表述，如“19世纪”、“1980年7月”等。二是同一段落中连续列举发生在同一年（或月）的事情时，在不产生歧义的前提下，承前省略后面的年份（或月份），只写月份（或日期）。如果连续使用几个年、月、日：则不能写作“1995年和1996、1998年”，而应写作“1995年和1996年、1998年”；不能写作“1993年5、7、9月”，而应写作“1993年5月、7月、9月”；不能写作“6月4、5、8日”，而应写作“6月4日、5日、8日”。三是表示年（月、日）份起讫，全志统一省略前一“年（月、日）”字，如“2000——2005年”、“1999年5——8月”、“1998年7月1——4日”等，但在表述“日”时，不同月份的不能省略，如“1986年2月12日——3月8日”。四是表述时间，前后单位对等的，用“—”字线，如“2001——2003年”；前后单位不对等的用“至”，如“1987年6月至1988年秋”。6、规范助词的使用。应去掉习惯用语中过多使用的“也”、“了”、“的”等助词，可少用一字绝不多用一字，在不影响内容表述的前提下，尽可能做到语言精练。

（作者单位：河北省档案局）