疾控中心实验室档案信息化管理探讨

姚春华长春市南关区疾病预防控制中心，吉林长春　130042



疾控中心实验室档案信息化管理探讨

姚春华
长春市南关区疾病预防控制中心，吉林长春130042

［摘要］该文首先从实验室档案管理现状入手，分析了目前基层疾控部门实验室档案管理存在的问题，其次阐述了实验室档案信息化管理的重要性，提出了信息化、网络化、规范化管理实验室档案的优势与方法，最后强调人才的培养是提高实验室档案信息化管理水平的关键。

［关键词］实验室档案；信息化；管理

疾病预防控制中心实验室作为国家公共卫生事业检测机构，在开展检验检测、突发公共卫生事件的处理、疾病预防控制、公共卫生监督监测等活动中形成的具有保存价值的各种文字材料、实物、图形、图像以及其他不同形式的载体资料，真实地记录着中心实验室的主要职能活动以及历史发展演变，既是疾控事业发展的重要信息资源和依据，也是历代检验人员长期积累的宝贵财富，尤其是中心实验室通过计量认证、监督评审后，实验室档案的管理也应与中心防病信息一体化管理系统建设同步发展、同步规划，为保障检验检测结果的准确、公正提供可靠依据。该文结合长春市南关区疾病预防控制中心实验室档案信息化管理工作中的实践与体会，探讨一下该中心在实验室档案信息化建设中的几点浅见，供大家参考。

1　实验室档案管理现状

1.1实验室工作人员普遍缺乏建档意识

通常检验人员认为只要干完工作就行了，不注重资料的收集、整理和归类，因而导致大量有价值的档案资料严重流失。

1.2没有专人管理

实验室档案管理工作大多数是由检验科的工作人员兼职，没有经过专业知识培训，业务不熟，并且人员变动较频繁，管理手段落后，难以适应实验室档案信息化管理工作的需求，因此严重影响了实验室档案的管理水平。

1.3实验室档案种类繁多、内容丰富、原始材料量巨大、涉及内容广泛

如实验原始记录、检验结果报告数据、图表、实验室管理等多方面的资料，导致档案管理归类不明确。

2　实验室档案信息化管理的重要性

实验室档案是疾控中心质量管理体系的重要组成部份，也是保证检验检测结果准确性、公正性的可靠依据，所以加强疾控机构实验室档案信息化管理对于疾控中心的发展十分重要。

2.1实验室档案信息化管理有利于提高检验工作质量

实验室每年在检验检测工作都形成大量的文字材料，主要有检验报告单、实验室的质量控制结果、实验项目、内容、检测依据等以及上级主管部门检查反馈意见。中心档案室通过扫描仪、数码摄像机等现代化办公设备将这些有利用价值且需要保存的档案资料进行数字化处理后，传输到实验室档案管理信息系统上，使检验人员查找资料变得更为方便、快捷、高效，工作中随时发现问题，立即上网查找以往工作记录，找到解决方法，使问题得到及时处理，满足了检验检测工作人员对实验室管理的需求，使实验室档案发挥出最大的利用价值，真正实现实验室档案网络信息资源的共享，即提高了工作效率又保证了工作质量。

2.2便于及时发现问题、避免差错重复发生

实验室档案详细记载了日常检验工作中的各种信息，是平时检验检测工作的真实记录，检验人员在工作中发现有疑问时，通过上网及时查询实验室档案，可以总结以往的检测工作经验，避免工作中出现新的差错，有助于实验室在工作中探索一套更为合理的实验方法。

2.3实验室档案是做好检验检测工作的重要保障

实验室出具的检验检测数据结果准确、公正，会提升疾控中心在社会中形象和地位。实验室的工作开展主要依靠使用大型仪器设备，这些贵重的仪器设备在验收和安装调试工作中形成的各种资料是保证仪器设备质量和正常运行的关键。每台仪器从申购到报废要随着设备的变化而进行跟踪收集，及时归档，这些归档资料能真实地反映设备管理和使用过程中的详细记录，为实验室日常和科研工作的开展提供可靠的参考和选择。

2.4实验室档案有利于合理使用及调配精密仪器

一方面实验室的仪器设备使用记录，能清晰地反映出仪器的使用率，这样就可避免盲目采购，有助于领导合理调配设备经费的分配与投入；另一方面通过查阅使用记录，可以知道操作者在使用每一台仪器的运行情况，如各种技术指标、维修情况等，为工作人员使用仪器以及今后购置仪器设备选择合适厂商提供重要的参考资料，可见加强实验室档案信息化管理将会对疾控中心的社会效益和经济效益产生直接的影响。

3　实验室档案管理工作的基本内容

实验室档案是检验人员在从事检验检测活动中形成的具有保存价值的科研文件材料。中心档案室根据实验室形成档案材料的特点，从收集、归档、分类、排列、编号、编制检索工具等方面加以规范制定出《实验室档案归档要求》，其目的就是让检验人员养成在日常工作中形成的各种基础资料直接进行分门别类的归纳整理习惯，清楚所要整理和归纳的内容，力求保证归档材料的真实性、完整性、准确性、连续性，以便在开展疾病检测、卫生监测、检验、科研等工作中提供可靠资料依据。

3.1实验室档案材料的收集

3.1.1实验室基本情况材料包括实验室计量认证、监督评审、质量手册、程序文件、实验检测能力情况、建制的批文、专业人员档案、实验室参加各类质量控制活动、实验室检测标准依据、实验室结构图等。

3.1.2实验室的规范建设包括计量认证验收报告、科研项目的申报、新的检测方法评估等。

3.1.3实验室的计划和总结包括年度考核、评估、实验检测水平、工作量统计、工作计划及总结等统计资料。

3.1.4实验室运行情况实验室的档案包括实验室一览表、实验室校正原始记录、仪器设备的接收、安装、调试、使用、保养、维修记录、使用说明书、保修单等资料。

3.1.5实验室日常工作记录包括实验室的安全检查记录、培养基配置记录、剧毒及易爆药品管理使用记录以及实验室承担的其他任务等资料。

3.2实验室档案材料的管理和利用

中心采用传统的手工管理和现代化技术手段相结合的管理方法，实行文档一体化管理，并逐渐将纸质档案数字化，实行电子文件的集中统一管理。

由于该中心办公条件差，档案室面积小，无法容纳各业务科室形成的全部档案，因此，只能将保存价值大、保存期长的业务档案集中到档案室保管，一些基础性的常用材料就分散在科室保管。但这种分散管理也是纳入中心档案工作统一指导下进行的。为便于管理和利用，中心档案室采取分级管理的原则，其内容有以下4个方面。

3.2.1在疾控中心档案室的统一领导下，将实验室档案纳入中心档案工作管理体系同其他业务档案一样，实验室档案的管理也由中心档案室统一领导、负责具体组织实施。

3.2.2将实验室业务档案分为中心、科两级保管对检验检测业务活动中形成的大量理化检验、微生物检验以及免疫学检验、寄生虫病原体检验等多个专业在工作中产生的各种原始记录，检验报告单，仪器设备使用记录、维护保养记录、计量检定证书等档案资料分别划分为中心级业务档案和科级业务档案两个层次管理。

3.2.3中心级实验室档案管理凡属于中心级管理的实验室档案，由检验科兼职人员负责收集、整理、归档，定期向中心档案室移交，由档案室负责统一保管和提供利用。

3.2.4科级实验室档案管理凡属于科级管理的实验室档案，由检验科自己保存，由检验科兼职人员负责收集、整理、立卷、归档、保管和提供利用。

由于实验室档案材料有延续性的特点，在日常检验工作中经常使用前一年或前几年形成的检验报告档案，所以科级管理即方便检验业务人员借阅档案，有利于满足日常工作需要，使业务档案发挥其利用价值，也有助于中心档案室的统一监督管理。

4　实验室档案信息化管理的具体步骤

4.1建立完整的实验室档案是信息化的基础

实验室档案包括实验室日常工作记录、实验室参加各类质量控制活动的情况、实验室检测标准依据、计量认证验收报告、监督评审报告、实验检测能力情况、专业人员档案材料、质量手册、程序文件、实验室管理情况等资料，是实验室开展各种检验检测工作的真实记录。实验室档案资料是保证实验室质量和正常运行的关键，只有进行跟踪收集，及时归档，才能保证实验室档案的真实性、完整性、系统性和安全性，为实验室档案信息网络化、规范化提供可靠的基础数据。

4.2建立完善的实验室档案管理系统是信息化的关键

2011年我中心与软件公司合作开发了《实验室信息管理系统》，它将该中心实验室档案完全实现单位内部网络化、标准化、规范化管理，使工作人员直接进入系统即可调出所需检测、检验工作过程的全部信息，真正实现了信息资源共享的目的。

该系统的主要功能是把现场检测以及在实验室内检验工作中的各种检测数据进行处理，并通过内部局域网进行开放型管理，把检测人员姓名、设备型号、仪器条件、检测检验之间的各种复杂元素加以汇总，及时、准确地发出检测检验报告单。使实验室档案管理达到了自动化运行和无纸化办公的目的，为检测检验工作人员带来了极大的方便，使实验室档案发挥出最大的利用价值，提高了疾控中心实验室档案管理的整体水平。

5　实验室档案的保管

目前我中心采取纸质档案和电子档案双轨制并存的实验室档案管理方法。一方面中心档案室保存有完整的纸质实验室档案；另一方面考虑到电子文件现在还没有好的长期保存方法，所以要求归档时必须将电子文件纸质拷贝件一并归档，因为实验室档案信息化管理的全部实现将需要一个较长的发展过程，在此期间，电子档案还无法完全取代纸质档案，还难以从内容上完全覆盖纸质档案；从法律上，纸质档案具有法律效力。因此，实验室工作人员把存有实验室档案信息的磁性介质在未打印成书面形式输出之前留有副本，年底移交档案室，对于永久保存的实验室档案，中心档案室负责定期进行复制，每4年对归档的电子文件转存一次，以防止信息丢失。

6　提高实验室档案信息化管理水平的关键是培养复合型人才

实验室档案信息化管理是一项专业性很强的业务工作，它涉及到医学、统计学、档案学、信息学等学科，要求从事实验室档案管理人员不但要具备一定的医学基础知识和档案专业知识，同时还要掌握和提高应用计算机、网络技术的能力和水平，以适应实验室档案资源信息化的建设和正常运行，保证实验室在疾病预防检测工作中正常运转，确保检测结果的准确性、公正性和科学性。

6.1强化实验室工作人员档案管理意识，加强档案队伍建设

《实验室信息管理系统》的启动为实验室工作人员提出了更高的要求，如果检验检测工作人员没有掌握现代化办公设备的能力，不能熟练使用电子计算机、打字机、传真机、复印机、扫描仪、录像机、光盘刻录等现代化操作手段，特别是利用计算机进行档案的全文存贮、自动标引、图形处理等技术，就无法实现对实验室档案信息的现代化存贮、检索、提取和利用。因此，如果工作人员没有现代化管理档案的意识，还是凭借原有的知识、经验等传统的模式来进行管理和工作，纵使有一流的管理设施和管理软件，也不能算档案管理现代化。所以，作为实验室工作人员也要顺应时代的发展，尽快融入信息社会这个大环境，努力学习掌握和提高应用计算机、网络技术的能力和水平，使用新的管理模式和手段，结合档案专业知识，在实际工作中善于发现新问题，找出解决方法，逐渐完善网络管理系统，以适应检验检测工作人员对实验室管理的需求，使实验室档案管理工作与中心的其他业务工作融合在一起，构成整体，使实验室档案发挥出最大的利用价值，真正实现实验室档案网络信息资源的共享。

6.2真正具有档案专业毕业的人才极少，缺乏开拓创新的精神

实验室档案管理工作大多数是由检验科的工作人员兼职，没有经过专业知识培训，又不具备掌握现代化办公设备的能力，难以适应实验室档案信息化管理工作的需求，就算计算机编程人员设计出再先进的管理软件，也不能将实验室档案信息管理系统的优势充分发挥出来。所以我们从事档案管理工作人员要意识到自己所肩负的历史使命和职责，有义务将手工管理和计算机管理相结合来提高防病信息资源的准确性和时效性，以此来推动疾病预防控制事业的发展。实践证明，计算机网络技术管理实验室档案提高了档案的管理水平，它将实验室的所有工作信息联系起来，构成整体，使中心的档案管理工作进一步向系统化和规范化方向发展。

6.3主管领导要加强在职人员的培训

该中心有不少同志，对实验室档案信息化管理意识还较淡薄，认识不到实验室档案信息化管理在防病治病中所起的重要性和必要性。针对上述情况，中心主管领导把实验室档案信息化管理工作纳入重要议事日程，与防病业务建设同步规划、同步发展，让全体职工都能充分认识到实验室档案信息化的在防病工作中的重要作用，定期组织档案人员去参加培训，提高工作人员的业务水平，学习档案管理新方法，对骨干人才进行重点培训和继续教育，使中心的实验室档案为卫生防病、检验检测工作充分发挥其社会效益。

人才的培养是实验室档案信息化建设的关键，任何事情都要靠人来操作，如果实验室档案管理工作者的综合素质不能适应信息化的需求，就会影响整个工作环节的效率和质量。因此，要培养复合型人才，既要通晓档案专业知识，又能熟练操作计算机软件，更要懂得检验检测方法，只有打好人才基础，才能促进实验室档案健康发展。

实验室档案信息化管理是一项复杂的系统工程，需要长期坚持在实践应用中不断发现问题、解决问题，逐步完善，在开发软件和应用过程中应该本着统筹规划、使用方便的原则，用信息化建设思想统揽全局，从而保证实验室档案管理与防病机构信息一体化建设同步发展、同步规划，为实验室档案信息化管理工作逐步向网络化、标准化、规范化的模式发展奠定良好的基础。

［参考文献］

［1］曾瑞蓉.疾病预防控制中心档案的信息化管理研究［J］.办公室业务，2014（1）：160-161.

［2］冯雯棋.谈如何实现疾控中心档案信息化管理［J］.黑龙江档案，2012（3）：121.

Discussion about the Management of CDC Laboratory Archives Information

YAO Chun-hua
Changchun CDC South Gate District，Changchun，Jilin Province，130042 China

[Abstract]Firstly，the status quofrom the file management laboratory analyzes of the current disease control department laboratory grassroots archives management problems，and secondly explains the importance of laboratory information manage ment file proposed information technology，networking，standardized management laboratory advantages and method archives，concluded by emphasizing personnel trainingis the key toimproving laboratory information management level of archives.

[Key words]Laboratory Archives；Informatization；Management

收稿日期：（2015-10-08）

［作者简介］姚春华（1971.8-），女，吉林长春人，大专，副研究馆员，研究方向：档案管理信息化。

DOI：10.16659/j.cnki.1672-5654.2016.01.175

［中图分类号］R197.324

［文献标识码］A

［文章编号］1672-5654（2016）01（a）-0174-03