医疗器械采购网络管理平台的构建与应用

杨琼，池晨，杜玮，沈斌

孝感市中心医院 设备科，湖北 孝感432000

医疗器械采购网络管理平台的构建与应用

杨琼，池晨，杜玮，沈斌

孝感市中心医院 设备科，湖北 孝感432000

本文详细介绍了我院以互联网为依托，以医疗器械和供应商为管理对象，构建的医疗器械采购互联网管理平台的主要模块设置及功能。系统实现了医疗器械档案的电子化管理，达到了供应商产品资质证件的精细化、动态化管理；销售行为规范化、透明化，实现了资源和信息的共享。

医疗器械采购；网络管理平台；医疗器械管理；信息共享

0 前言

近几年来，各医疗单位为了管理的需要，纷纷开发了个性化的医疗器械管理系统[1]。这些系统多数是内部局域网数据系统，但是医疗器械的管理范围牵扯到方方面面，尤其是设备采购工作中更多的是与供应商的往来，内部局域网络的局限性凸显出来，主要表现为：

（1）系统缺少供应商管理功能，供应商资质证件管理只能是手工管理或将证件扫描到计算机[2]。工作人员不能及时掌握过期证件信息，管理处于被动状态。

（2）医疗器械名称不统一：合同名称、注册证名称、发票名称、数据库名称不一致，给统计分析工作带来不便，无法及时对医疗器械的流通进行监控和追踪。

（3）工作人员与供应商电话联系耗时耗力，话费消耗量大，传递信息不方便、不全面、不及时，容易出现差错。

针对上述情况，为实现对医疗器械精细化管理，我院设备科组织团队对医疗器械采购网络管理进行了探索。本文阐述我院的主要做法，供同行参考。

1 构建医疗器械采购互联网管理平台

以互联网为依托，建立医疗器械供应商管理系统网页，以医疗器械和供应商为管理对象，构建一个医疗器械采购互联网管理平台。主要通过各供应商上传公司、产品资质证件，医院审核程序实现医疗器械档案管理电子化；通过系统自动筛选、统计、报警功能，实现档案管理精细化、动态化；通过网络统一管理，实现销售行为规范化、透明化；通过Webservice与医院信息系统（HIS）对接传送数据，实现资源、信息共享。

2 系统模块设置与功能分析

2.1 用户管理模块

该平台的主要使用部门为我院设备科。系统通过设置管理员权限、相关部门使用权限、供应商使用权限，用户可登陆网站、上传资质数据、传递数据。① 对设备科工作人员设置管理员权限，可通过账号形式授予相关科室、供应商登陆网站权限，设备科管理员拥有网站数据维护权限；② 财务部门，可从系统导入医疗器械数据到内网增加收费项目模块和固定资产管理模块，实现数据共享，确保产品名称一致，有利于医疗器械使用后的追踪溯源；③ 纪检部门可全程参与，使采购过程更加透明、公开，有利于监督，避免不正当销售行为的发生；④ 维修部门可实现和采购部门数据共享，为医疗器械验收时核对合同、配置、参数提供方便，与医院内网医疗器械维护管理模块对接，导入医疗器械维修、维保、验收数据，及录入验收单、合格证等，实现医疗器械动态管理；⑤ 供应商通过注册成为系统用户，公司可上传、更换资质证件，填报送货清单，查询、下载该公司产品销售情况，接收医院相关文件，为供应商配合医院工作创造条件。

2.2 供应商管理模块

我院主要通过管理资质证件来管理供应商[3]。医疗器械资质证件包括公司营业执照、医疗器械生产（经营）许可证、产品注册证、产品授权代理、法人委托书、销售人员身份证复印件（简称“三证”)等[4]。

以每一个供应商为管理单位。供应商注册后上传该公司“三证”原件的扫描件，录入公司经营范围、联系电话、电子邮箱、汇款帐户，医院审核原件通过成为注册用户。有效期的资质证件录入失效期，系统设置失效前一个月报警，医院停止采购该公司医疗器械，同时系统自动向供应商示警，提醒及时更换过期证件，确保资质证件真实可靠，还可以节省劳动成本。

2.3 医疗器械电子档案管理模块

2.3.1 医疗耗材电子档案管理

资质证件审核和备案是医疗耗材质量和安全保证及有效使用的第一要素，工作量大、责任重、变化快，耗材使用的溯源性要求更增加了医用耗材资质管理工作的难度[5-6]。以每条医疗耗材信息为管理单位。直接导入招标耗材签标结果。建立医用耗目录字典，字典包括：产品编码、产品类型、品名、规格型号、单位、单价、生产单位、购进单位、是否一次性产品、使用科室等字段。

设备科审核供应商上传的“三证”原件通过后，建立电子档案。同样录入证件失效期，设置报警期限，公司如果不能及时更新证件，或资质证件不齐全，该产品将不能生成采购通知单。医用耗材目录与产品证件信息建立链接，一一对应，查看产品资质证件更加直观、方便。通过这种环环相扣的流程设置，实现资质证件动态更新，杜绝使用证件过期产品现象，进一步提高工作效率。

2.3.2 医疗设备电子档案管理

医疗设备档案资料管理从拟定设备购置计划至报废需经历申请、论证、批示、合同、安装、验收、维护和报废8个阶段，每个阶段均需有完整的档案资料贯穿始终[7]。以每一台套万元以上设备为管理单位。目录字典包括：设备编码、设备名称、规格型号、金额、生产厂家、销售单位、合同日期、验收日期、使用科室、采购形式等字段。设备科录入设备型号、金额、合同日期等信息，上传申请单、论证报告、批示、采购合同等扫描件；供应商录入生产厂家、销售单位，上传该设备生产厂家和代理公司“三证”；维修部门录入验收日期、维修信息，上传验收单、合格证维保合同、报废单等。实现医疗设备档案全方位、电子化、动态化管理。

2.4 信息传送管理模块

（1）通知送货功能。设备科直接从系统数据库中提取供应商签订过的器械名称、规格型号、生产厂家、合同价格，输入采购数量，制作采购通知单，发送给供应商。供应商接收采购通知单后输入产品批号、效期、生产日期，生成送货清单，打印纸质清单随货发送，电子版清单反馈到系统，通过与内网对接端口，传送到设备库房。货到后，库房工作人员验收无误可确认送货清单转换为入库单，办理入库手续。整个采购过程产品名称保持一致，为耗材的使用查询统计提供保障，又可防止公司串货、以次充好的现象发生，也减少了工作量。

（2）上传文件功能。政府招标后医疗器械的合同签订安排，医院工作中需各供应商配合的事项，各级管理部门的新政策、新法规等均可通过服务器上传到网站上。供应商可以及时了解医院动向，更好的配合医院工作。

（3）院内招标功能。在网站上公布医院内部招标采购的5万元以下小型医疗器械目录，吸引多家供应商来投标，有利于货比三家，降低医疗成本。

2.5 历史信息管理模块

在每年签订的新耗材导入系统前，会将上一年度签订耗材、报废设备、停止使用耗材、工程项目的相关信息和电子档案转入历史信息库，为以后的采购提供参考。

2.6 其他功能设置

设置不良事件监督管理模块：可对不良事追踪溯源，并形成记录，为医疗器械采购决策提供依据。

建立销售行为信用记录模块：对产品质量不合格、以次充好、串货、不及时送货、不按要求送货、恶性竞争等行为的公司进行信用记录，为供应商的选择提供依据。

3 小结

“提高质量，强化安全，规范服务，降低费用”，是医院管理的核心[8]。我院通过建立医疗器械采购网络管理平台，有效地加强了对供应商的集中管理，优化了各项工作流程，提高了工作效率，实现了溯源管理，进一步提升了医院总体管理质量水平。

[1] 韩春蕾,陈默蓉.医用耗材分类编码与统一高效的监管体系[J].中国医学装备,2011,8(7):11-16.

[2] 马超琼,冯刚,陈江山.医疗器械资质的审核及信息化管理[J].中国医疗设备,2015,30(3):145-147.

[3] 汤国平,胡亮.医疗耗材管理信息系统的设计[J].中国医疗器械杂志,2014,38(3):229-234.

[4] 高文莉.医用耗材资质证件管理的探讨[J].生物医学工程学进展,2013,34(4):260-262.

[5] 何彩平.医疗设备档案的建立与管理[J].中国医学装备, 2011,8(12);58-60.

[6] 张奕,沈晨阳,刘帆.医用高值耗材资质证件有效期的精细化管理[J].中国医院管理,2012,32(4):63-64．

[7] 杨木秀.浅谈医疗设备档案管理[J].医疗装备,2011,24(4):65-66.

[8] 鱼梅,吕晋.浅析对医疗器械供应商资质证件的审查[J].中国民族民间医药,2009,21(13):43-44.

Construction and Application of the Internet Management Platform for Medical Equipment Purchase

YANG Qiong, CHI Chen, DU Wei, SHEN Bin
Department of Equipment, the Central Hospital of Xiaogan, Xiaogan Hubei 432000, China

Focusing on the medical equipment purchase and the suppliers as the object of study, this paper provides detailed information about the design and function of major modes of the Internet management platform for medical equipment purchase in our hospital. The system helps the realization of electronic management of medical equipment documents, which allows the refinement and mobilization of the management. The system also helps to realize the standardization and transparency of the sales activity.

medical equipment purchase; Internet management platform; management of medical equipment; information sharing

R197.39；R197-324

C

10.3969/j.issn.1674-1633.2016.01.053

1674-1633(2016)01-0164-02

2015-03-12

2015-04-07

作者邮箱：384239152@qq.com