浅谈如何做好新形势下的婚姻档案管理工作

■刘玉书



浅谈如何做好新形势下的婚姻档案管理工作

■刘玉书

婚姻构成家庭，家庭在生活中所涉及到的个人信贷、购买房产等方面，都涉及到婚姻档案。婚姻档案与每个人都密切相关，是每个家庭生活中的重要组成部分，做好婚姻档案管理工作，意义十分重大。笔者根据近年来的工作实践以及通过调研，发现在基层档案管理工作中，还存在着档案意识不强、档案管理机制不健全、档案管理人员素质不高等问题。这些问题的存在，不但影响档案管理的工作质量，还直接影响到部分当事人的生活，而且也影响档案管理的长远发展。本文以婚姻登记档案管理为例，对婚姻登记档案的特点进行分析，对做好提升婚姻登记档案管理工作提出几点建议。

一、婚姻登记档案的主要特点

（一）婚姻登记档案构建对象具有特定性。婚姻登记档案的形成，主要体现在婚姻登记部门的各项工作内容与工作流程中，比如结婚登记、补办婚姻登记、离婚登记中所构建、形成的，其档案构建所涉及到的主要对象为具有或是曾经具有婚姻关系的人，不论是结婚，补办，或是离婚，档案构建对象均为“一对”，绝不可能为一个单独的个体对象，也不可能如同人事档案或其他档案一般，为每一个人单独建档。

（二）婚姻登记档案的内容具有专指性。婚姻登记档案是一种专门性的档案，它是婚姻活动主体在结婚、补办或是离婚过程中所形成的，档案中所包含的内容，通常都是针对当事人的婚姻状况而收集、整理的各类信息、资料。这些资料的来源有可能是当事人自身所出示的材料，也有可能是法院副本材料，或是婚姻登记部门在处理当事人事宜的过程当中所累积、形成的材料。所有这些材料，都是当事人的实际婚姻状况，除此之外的内容都不会牵涉到，所以具有非常强的专指性。

（三）婚姻登记档案具有保密性。在婚姻登记档案的内容中，包括了许多当事人的个人信息内容，而这些信息内容都是当事人的隐私，具有保密性。如果由于某些特殊情况，需要对档案进行利用，则必须严格遵守相关规章制度，防止当事人的个人隐私受到侵犯，确保婚姻登记档案利用的合法性。另外，与其他档案管理有所不同，婚姻登记档案没有分段的“时长”或者“年限”概念，所有婚姻登记档案管理的年限都是统一的。

二、目前婚姻登记档案管理工作中存在的主要问题

（一）领导重视不够，档案意识不强。婚姻登记档案不同于其他文书档案，也不能纳入年度或阶段性发展规划，具体相对独立性。从近年来很多当事人档案丢失或无从查证等事件上来看，大部分领导对此重视不够，对婚姻档案与每个人的密切关系的认识更是不到位，已严重影响婚姻档案的健康发展。

（二）管理机制不完善，基础设施不健全。在调研中发现，很多地区基层单位的档案室没有专人管理，管理制度不健全，管理设施落后。有的单位没有独立的档案室，有的档案室和其他办公室混杂在一起，杂乱无章。有的即使设立单独档案室，但没有配备必要的防火、防盗等硬件措施；有的查阅制度不完善，具有一定随意性。

（三）人员素质不高，业务水平有限。在基层单位，大多管理档案工作的人员都是兼职，没有时间系统学习档案管理知识，档案管理业务不熟，对档案管理的重要性也认识不足，以往出现的结婚证与身份证名字不同等问题，给当事人生活带去很多“麻烦”，这也是必须加强婚姻档案管理的原因之一。

三、做好婚姻登记档案管理的几点建议

（一）建阵地、强基础，有力保障档案管理工作。婚姻档案是重要的民生档案，婚姻档案工作是一项基础管理工作，是开展婚姻信息服务工作的总依据和总中枢。各地婚登处始终坚持把档案工作作为一项十分重要的基础工作来抓，坚持“以人为本，为民服务”的宗旨开展工作。进一步增加对婚姻登记档案管理的投入力度，纳入单位年度财政预算，使得婚姻登记档案管理工作能够得到充足的人力、物力、财力保障。要设定专门的档案室，将婚姻登记档案分类存放，确定专人负责档案管理工作，制定档案管理和查阅的各项规章制度。

（二）重管理、抓培训，不断提升档案管理水平。各级领导要切实重视档案管理工作，加强对档案工作的领导，要做到组织落实、人员落实、措施落实。要不断提高对档案工作重要性的认识，将档案工作纳入到重要议事日程，协调、帮助解决档案管理中存在的困难和问题。教育和引导档案工作人员牢固树立档案意识，牢固树立历史责任感和使命感，要与档案管理部门建立起良性互动局面，形成上下配合、信息畅通、齐抓共管局面。同时，加强对档案管理人员的业务培训，不断增强工作人员档案保管和利用的意识，提高服务能力，推动本系统档案管理工作健康、有序发展。

（三）抓学习、建制度，推进档案工作规范运作。各级管理部门要坚持档案人员参加业务培训和自学相结合，把学习《档案法》、《婚姻登记档案管理办法》等各项法规、制度和业务知识放在档案工作的首位，严把档案资料收集整理关，按照将婚姻登记档案细化为结婚登记类、离婚登记类、补发结婚证类等，按照年度、形成的先后顺序进行分类组卷。对当日办理的婚姻纸质材料及时进行装订、归档，日清日结，确保档案不丢失不遗漏。进一步健全婚姻登记档案工作台帐，做到帐物相符，档案交接手续完备，收进、移出登记及时。要专门制定《婚姻登记档案利用制度》等系列制度，对婚姻登记档案的查询、复制、出具证明制定严格的制度，做到档案查询、复制都存有记录，确保每次查询都符合制度规定的程序，保证当事人的婚姻登记隐私不被泄露。

（作者单位：平泉县民政局婚姻登记处）