财会档案检索工具编制方法探讨

■罗淑楠



财会档案检索工具编制方法探讨

■罗淑楠

在时代飞速发展的今天，凡是具备独立财会核算的单位，都要形成财会档案，这些单位有国家机关、社会团体、企业、事业单位以及按规定应当建账的个体工商户和其他组织。所以，财会档案普遍具有形成范围广泛、档案类别稳定以及外在形式多样等特点，因而它的管理与检索是一项比较复杂的工作。随着经济全球化进程的加快，传统的财务档案管理方法已无法适应于新时代，再加上在编制财会档案检索工具时，相关工作人员没有利用合理的编制方法，就造成了现在许多单位对财会档案检索难的问题。因此可以看出，编制一套科学、合理的财会档案检索工具是相当重要的。

一、财会档案检索工具的作用

在日常工作中，往往会需要一些储存在财会档案中的一些资料，但是财会档案就像一个书库，里面的资料是海量的。这时候如果想要在浩瀚如书海的财会档案中，找到自己想要的资料，就必须用到检索工具，有了它的帮助才能更快捷找到自己想要的资料。因而可以看出，财会档案检索工具最主要的作用就是查询资料。

查询资料是对已保存的信息、资料的有效利用。通过逐级查询，在已经归档保存的资料中，找寻有用的相关信息，最后确定自己所需要的。在这之中，检索工具起到的就是，连接查询人和财会档案之间的连接纽带的作用。有了它，才能使查询人在信息众多而又繁杂的财会档案中准确、快捷的检索到自己所需要的，与此同时，也使财会档案得到了充分的利用。

二、财会档案检索工具的常见种类

财会档案是财会活动的产物，是记录和反映经济活动的重要史料和证据，在经济学的研究活动中，发挥着重要史料价值作用。因此，对财会档案科学、合理的管理以及有效地利用是至关重要的。而在这个过程中，财会档案检索工具起着相当重要的作用。下面，就来分析几种常见的财会档案检索工具。

（一）按制定方法分类

按照制定方法分类，财会档案检索工具可分为：目录型、索引型、指南型三类。目录型是指，把同一性质的财会档案划分在一起，然后按照一定的顺序排列而成的检索工具。索引型是指，把财会档案的相关信息，如编号、关键信息、所在位置等这些信息组合排列，然后生成的检索工具。指南型是指，查询人提供所需资料的某一信息，然后根据这一信息进行全面查找。

（二）根据所用工具不同来划分

根据所用工具不同来划分，财会档案检索工具可分为：电脑检索、档案本检索、卡片检索三类。电脑检索就是利用电脑来查找查询人所需要的信息。根据查询人所提供的信息，在电脑的磁盘中检索已存储在其中的财会档案。因为它的快捷、方便的特点，也势必会成为今后财会档案检索工具中的主流工具。档案本检索是把已有的财务档案的信息整理归类成册，然后制定目录，方便查询人查找的一种比较原始的检索工具。卡片检索就是记录财会档案信息的一种卡片，上面记载了财务档案的相关信息，与档案本检索既相似又有区别。

三、财会档案检索工具的编制方法

（一）现行的编制方法

现行使用的财会档案检索工具编制方法，多是馆藏式、实体质的检索目录，它只能支持财会档案的分类和管理工作，对于实际查找工作中的所需还有一定欠缺。例如，退休工人王某来档案馆想找寻押金条的资料，以作为证据收回押金。工作人员的正确查找过程应该是：先查找负债类档案，然后查找其目录下的应付账款类档案，最后查找到押金收据。但在实际的工作中，由于检索工具的编制方法不科学，使得工作人员按照这样的顺序不能顺利找到查询人所需的信息，有时甚至根本找不到，十分影响工作效率也使得档案馆有种形同虚设之感。

因此，在实践工作中，既科学又合理的编制财会档案的检索工具是极其重要的，它能在很大程度上提高档案馆工作人员的工作效率。

（二）合理的编制方法

要想科学、合理的编制一种好的检索工具，首先，需要了解科学、合理的财会档案的检索工具编制方法。下面，本文就来介绍几种科学合理的编制方法。

1、体系分类法。要想精确而有效地搜寻信息，首先必须把信息做好分类。而广泛应用于情报检索的体系分类法，就是一种很好的信息分类检索法，它有着鲜明的隶属性原则，能够以科学合理的多级分类方式，对财会档案中具有同种特性的档案加以分类整合。并让子类档案（也称下级档案）隶属于母类档案（也称上级档案），形成严格的上下级隶属关系。上级档案是对下级档案的统领，下级档案是上级档案的详细分类，就如数学中代数科目学习里包含于被包含的关系。

2、主题检索法。主题检索法通过言语概念的不同描述，它在不区分检索语言之间的关系的前提下，只依照语言、文字来安排语序进行检索，让查询人的检索需求得到满足。主题检索法的优点在于它的主题目录不受分级制度的影响，关键词的排序与其概念是大还是小，都采用平等的排级。同时，主题检索法还避免了体系分类法中子目录被母目录覆盖的问题，具有较高的检索精度。但是，不可避免的主题检索法也有它自己的弊端。例如，主题检索法的编制需要一个标引，而这个标引需要使用更为标准化的专业术语。

3、综合运用法。综合运用法是上述两种方法的综合运用，它取体系分类法中较强的系统性和主题检索法中较强的专指性，让二者综合在一起，成为一个编制方法。这样它们就能达到掩盖对方不足，发扬自己的长处的作用。综合两者一起运用的方法，是一个优秀的财会档案管理工作者应该具备的基本技能之一。

财会档案是会计活动的产物，是记录和反映一个单位经济活动的重要史料和证据，属于资料信息类，是一个单位的财富。而信息的最高价值在于它的传播和利用。因此，要想使这笔财富得到增值，就必须要提高财会档案的利用率。财会档案管理工作者也必须不断加强学习，以提高自身的工作效率，并在实践工作中不断探索完善财会档案检索工具的编制方法，以此来提高财会档案的检索效率，为查询人提供更加便捷而高效的服务。另外，在财会档案检索工具编制方法方面，还要以长远发展的眼光，结合现代信息技术，把更多更好的智能化手段应用到财会档案检索中来，一步一步提升财会档案的检索效率。

（作者单位：贵州黔东南州水利投资有限责任公司）