加强医药卫生档案管理之我见

文·丛玉梅

加强医药卫生档案管理之我见

文·丛玉梅

医药卫生档案是指在医药卫生工作中从事医疗、防疫、科研、教学、生物制品、生产、药品管理、卫生行政管理以及其他各项活动中形成的具有保存价值的各种文字、图表、声像以及其他不同载体、不同形式的历史记录。医药卫生档案是国家信息资源的重要组成部分，是医院科学研究的基础和条件。医药卫生档案管理的好坏，体现着医院行政办公系统的管理水平，也关系到医院的文明建设和经济效益。随着我国经济体制改革的向前推进，医院的建设与发展也处在一个非常的时期，因而，医院的档案管理也面临新的问题。准确把握新时期医院发展的特点，适时调整，加强医药卫生档案管理，是医药卫生档案实行现代化管理的根本任务。

一、医药卫生档案的作用

（一）医药卫生档案管理在领导决策中起重要作用

医药卫生档案管理是整个医院管理工作的一个有机组成部分和重要环节，是重要的技术资源，它渗透到医疗卫生工作的各个方面，是全医院工作的“眼睛”。领导无论是对重大问题的决策，还是对一般问题的探讨，都需要大量的信息作为基础。档案作为重要的信息资源，无疑是领导决策、处理问题、布置工作、制订计划必不可少的重要条件，是领导大小决策的重要信息来源。所以，医药卫生档案管理在领导决策中有着举足轻重的作用。

（二）医药卫生档案在维护医院权益中起重要作用

自《最高人民法院关于民事诉讼证据的若干规定》正式施行以来，医院民事纠纷可以通过“举证责任倒置”的原则得以解决。“举证责任倒置”原则，就是指受害人提出自己被医院的不正当行为所害，而医院需要拿出自己没有致人受害的证据。如果医院拿不出证据，往往败诉，这就使得医药卫生档案在维护医院权益中显得格外重要。

二、目前医药卫生档案管理存在的问题

（一）对医药卫生档案内容界定不清，管理范围不明

到目前为止，医药卫生档案的管理还没有一整套科学统一的管理制度标准。随着科学技术的进步，社会的发展，档案的内涵在发生变化，各级医院在管理档案时，由于还没有统一的管理标准和模式，往往根据自己的理解和实践进行管理，使许多应该纳入管理的档案没有纳入管理。此外，不少小型医院对档案管理工作不重视。医院经营者一般只注重经济效益与社会效益，关心病人就诊量与业务收入等，对档案和档案工作缺乏认识，有的干脆不设置档案管理机构，也不配备档案管理人员，有的将经营管理中所形成的一系列资料杂乱无章地堆放在办公室或财务、人事等科（室）的某个角落，长年无人问津，甚至有的被当作废纸卖掉。

（二）管理体制不健全，管理“乱”“散”，且重管轻用

“乱”即档案归属混乱，“散”即档案保管分散。各自为政的档案机构设置五花八门，没有统一规范的管理模式，缺乏有效的约束机制，没有兼容的管理网络，不仅影响档案的利用，也会给现代化管理手段的运用造成困难。有些部门虽然进行了档案收集整理，却忽视了档案信息资源的开发利用。许多珍贵的医药卫生档案被束之高阁，大量的档案材料沉睡在档案室内。体现不出任何价值，失去了管理的意义。

（三）档案管理硬件设备的落后

卫生部颁布的《医药卫生档案管理暂行办法》规定，“各级医药卫生部门，要有计划地为档案部门配备复印、录音、照像、录像等设备，同时结合本单位业务管理工作的现代化进程，逐步实现档案管理现代化。”但实际上目前一些医院不仅没有配备计算机等现代化设备，对信息进行检索和集中贮藏处理，就连密集柜、铁皮柜、装订机、防潮防蛀设备也不具备。档案人员还是靠传统的手工操作进行档案整理，费时费工，效率低下，直接影响档案的长期安全保管和快速方便使用。

（四）重病历档案，轻其他档案

在现代医院管理中，病历作为医疗活动信息的主要载体，不仅是医疗、教学、科研的第一手资料，也是综合评价医院医疗质量、技术水平、管理水平的依据，同时又是在发生医疗纠纷时医院举证的重要依据。因此病历档案对医院的特殊意义，让大多数医院对病历档案极为重视，均有专人负责管理，并能及时进行收集、整理、归档、利用。而对文书档案、设备档案、科研档案、会计档案等其他档案的管理和利用，则远远跟不上时代要求。

三、如何做好医院的档案管理工作

（一）提高意识、健全体制，制定措施，统一标准

要加大对《档案法》的宣传力度，增强医院领导的档案意识，树立档案工作是为医院管理工作服务的思想，充分认识到档案不仅起凭证作用，而且是医院制订工作计划与决策的依据，不断更新观念，依法管理医药卫生档案工作。要建立由院长分管、档案室牵头、各职能科室的兼职档案员组成的档案管理网络，将档案管理纳入领导议事日程，制定一套完整的档案管理制度和措施。将党群、行政、科研、设备、财务等不同类别的档案实行集中管理， 改变过去分散管理造成的人力、财力、物力和空间的浪费，保证档案的完整安全，实现档案资源共享。要以卫生部1991年颁布的《医药卫生档案管理暂行办法》为参考确定归档范围和时间，统一划定医院归档文件的范围，确保应当归档的文件全部及时归档。当然，归档范围和时间也可以根据各医院的工作实际进行适当的小幅度调整。

（二）实行“两分一统”的档案管理模式

所谓“两分”， 就是档案的“分类整理”和“分部门整理”。档案的“分类整理”，是以医院全部档案实体为分类对象，将档案分为文书档案、科技档案、会计档案、特种载体档案（照片、磁介质、光盘、实物）、卫技干部档案、业务档案、专题档案七大类。“分部门整理” 即医院各职能部门以及各课题组分别负责收集积累本部门、本课题的文件材料，并按要求整理立卷，定期移交医院综合档案室。所谓“一统”，就是档案的“统一管理”。医院设立综合档案室，集中统一保管医院全部档案，对档案材料进行分类、编目、编制检索工具，并积极开发档案信息资源，为医院各项工作服务。实行档案分类整理，可以解决医疗业务工作中的实际问题，维护医院的利益；而分部门整理则有利于档案的齐全完整，减轻了档案室工作人员的工作量。当然，对于“两分一统”的档案管理模式运作，还需要实践中不断完善，灵活运用，做到“具体问题具体分析”。

（三）要狠抓管理，突出“四率”

所谓“四率”是指归档率、完整率、完善率和合格率。归档率是指国家医院各门类档案中已集中归档门类的百分率。完整率主要是指高、精、尖科技项目的百分率。完善率是指科技项目归档范围中已归档材料占有百分率。合格率是指符合国家标准的案卷所占的百分率。医院在保证“四率”的同时，要提高全院职工的归档意识，充分认识档案在医院管理中的地位和作用。要积极宣传《档案法》及有关处罚条例，提高全院职工的档案意识和法制观念，使职工认识到档案的潜在价值，自觉参与档案管理。此外，还可以通过经济、行政手段来保证“四率”，如同有关人员的岗位责任制相结合，把“四率”作为考核与奖励的一个条件，将归档档案的质量与有关人员的经济利益合理地联系起来；又如建立责任保证体系和监督管理网络，以保证归档档案的质量和完整。

（四）提高医药卫生档案的利用率

医药卫生档案管理工作的根本目的在于利用。要提高档案的利用率，首先，各级医药卫生部门要按《档案法》的有关规定，划分开放与控制的界限，大力开发档案信息资源。可以参考《医药卫生档案管理暂行办法》的内容，确定开放的档案范围以及利用者的范围。其次，要采用先进技术建立科学的检索体系，建立档案联机检索网络，实现档案管理利用的现代化，以提高档案的利用率。档案工作人员要医药卫生档案管理中目标责任到位，监督管理到位，确保档案利用工作的良性循环。要积极开展医药卫生档案利用工作，变“死档案”为“活信息”，使有限的档案材料发挥无限的作用。

综上所述，在信息时代的今天，档案管理只有利用现代化科学技术手段和科学方法，提高档案管理的质量和档案管理工作的效率，才能使医院的档案管理工作向现代化管理方向发展，才能适应现代化改革和发展的需要，使医院的档案管理工作实现现代化管理。

（作者单位：烟台毓璜顶医院）