内部审计档案工作信息化管理研究

文·康云凤

内部审计档案工作信息化管理研究

文·康云凤

众所周知，内部审计档案是各单位中的审计部门，在执行自身工作职责以及审计调查工作期间所收集、制作以及使用的记录材料，如文字材料、图表材料、音频视频材料以及实体资料等。其中包含了众多的档案分项，不仅是审计成果的直接表现，还是内部审计工作的有效记录，同时其还能作为评定审计工作质量、探究审计工作开展情况的有效参考。然而就现阶段内部审计工作来看，以往较为传统的内部审计档案在存储以及共享等方面还有诸多的不足，还需要进一步的完善和解决。

一、审计档案工作的特点简析

（一）专业性

在单位各项工作开展过程中，审计工作是具有一定特殊性的职能活动，而审计档案就是对其工作成效进行记录的直接表现，因此在档案进行制定、立卷、归档等方面均对审计工作的专业性进行有效反映[1]。

（二）程序性

在审计工作进行过程中，其中包含了众多的工作项目，这些项目其中的任何一项都不能缺失，一旦出现缺失就会对审计工作的成效造成影响，使其不能正常的对单位各项事项进行良好的反映。审计工作流程是由确定相应的审计对象、抽调人员组建审计调查小组、制定审计技术、向审计对象出审计通知、执行具体审计技术、给出相应的审计报告、收集被审计对象自身意见、审计报告的有效审定、最终确定审计结论以及处理结果等环节组成。所以，在审计档案工作开展过程中，一定要按照实际的工作流程来进行，进而对审计工作进行良好且真实的反应。

（三）成套性

内部审计档案是将每一个审计项目作为相应的单位，由相关资料和内容所构成的文件，并且其中的档案内容是密不可分的。而通常情况下，这部分文件会经过准备阶段、实施阶段以及终结阶段以后形成，因此其自身体现了审计工作的连续性与完整性[2]。

（四）公正性

众所周知，内部审计工作是一项具有客观性、公平性的监督活动，相应的审计部门以国家相关法律作为审计工作开展的依据，其审计结论也体现着法律能效与社会化的性质，而档案工作则将这项经济监督活动的成效以及结论进行直接体现，所以在建档归档过程中，不仅要确保审计材料是真实可信的，还要保证各项材料签署完整，尽可能的体现其自身所具有的公正性。

二、传统审计工作的现状分析

首先，在以往的档案管理模式背景下，审计档案必须按照相应的工作流程来构成相应的审计案卷，之后再上交给档案管理部门[3]。而想要对审计档案进行查看，就需要通过多各个部分的审批，再由专人按照相应的类别、目录、页码等进行查阅，所以查询档案的速度受到人为因素的影响而得不到提升，这样以来就会给审计档案的利用带来许多的不便。

其次，由于审计工作中会涉及到诸多的资料，一旦建档立卷人员不能够全面的掌握其中的相应事项，就可能会管理欠缺的现象发生，使得其不能有效的回想起审计工作的完成过程。

最后，传统的审计档案工作进行过程中，会涉及到巨大的工作量，由于人为因素的实际影响，使得档案建档、分类等方面效率较低，进而对审计工作效率的提升造成影响。

三、审计档案工作朝信息化管理模式上发展的必然趋势

第一，对审计档案工作实施信息化管理，能够提升档案查阅的速度和效率，只需对查阅者进行相应授权就可以让其获得所需的审计档案。并且信息化管理也在一定程度上避免了档案资料因为保存不当而损坏或者是丢失的现象，还缓解了因为资料众多而存储空间不足的现象，也有效的保证了审计事项的完整性以及健全性[4]。同时，信息化管理还能实现对档案的整理以及归类等，并在传统的档案信息基础上构建切实有效的监督机制，进而保证审计档案的应用价值。此外，信息化管理能够推动档案管理朝着规范化以及制度化的方向上发展，使其使用更加便捷和安全。

第二，随着计算机水平的提升，办公无纸化就成为设计办公发展的缺失，而审计工作的宽度以及广度必然会得到相应的拓展。因此在信息时代背景下，审计工作方式也必将发生改变，其对数据处理以及存储媒介也随之改变。所以，电子审计档案的出现取代了传统审计工作的模式，也只有编写完整的数据库，才能尽可能的确保审计线索得到保证，确保审计档案中涵盖的各方面内容具有全面性以及完整性。以往传统的审计档案的容量以及涉及面会受到保存介质的影响，不能融合大量的信息，所以不能对审计过程的进行反映，因此其自身所具备的局限性就被体现出来，而信息化管理模式的使用则有效的改变了这一现状，因此，信息化管理是传统审计档案工作发展的必然趋势。

第三，经济水平的提升以及管理决策规范化、科学化，使得审计档案自身的信息性和资源性，使得其自身作用更加明显。所以，如何保证审计档案管理各方面水平的提升，使其更好的为经济发展以及战略性的决策等方面进行更好的服务，就成为内部审计档案管理工作人员需要进行考虑的问题。因此，只有实现内部审计档案的信息化管理，才能有效打破其原来形式的束缚，进而推动审计工作各方面水平的提升。

四、内部审计档案实现信息化管理的有效路径

（一）实现数字化管理

将审计档案管理由人工方式向信息化管理方式转变的初期阶段，可以使用纸质与电子档案相结合的方式进行管理，等到管理模式逐渐趋于成熟后，再逐渐减少纸质档案管理的数量，并逐渐向无纸化方向上过渡，进而保证审计档案自身的信息化以及网络化。虽然这种双重审计档案模式的使用会增加工作量，但是却有效降低了日常管理以及查询等方面的工作强度，既可以保证档案工作的实际成效，也保证了档案管理的规范性以及完整性[5]。

（二）加快信息化软件的开发水平

想要保证审计档案能够实现信息化管理，就要提升对其管理软件的开发力度以及应用水平，建立完善的档案资源数据库，进而为档案信息的网络化实施奠定良好的基础。而相应工作人员就可以利用相关软件，在其基础上进行相应的完善，进而实现档案的有效查询，提升查询速度，进而保证单位内部审计档案工作水平的有效提升。因此在信息时代的背景下就要推动其管理模式向信息管理方面的转变，就成为单位自身内部审计档案管理工作水平的提升关键。

总而言之，就现阶段实际情况来说，以往传统管理模式下的审计档案工作已经不能满足现阶段单位内部审计工作的实际需求，因此想要提升审计档案的利用效率和水平，就需要朝信息化管理上转变，因为这样不仅能够提升档案质量，还能提升信息资源共享以及使用效率，进而为单位经济发展以及各项水平的提升奠定基础，实现档案管理质的飞跃，更好的促进单位的发展和建设。

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[1]李涛.浅析内部审计档案的管理[J].行政事业资产与财务，2013（10）:139.

[2]李学军，王伟，陈建萍等.医院内部审计档案管理浅析[J].卷宗，2015（3）:31-31.

[3]王素红.内部审计档案质量管理问题及对策[J].现代商业，2014（33）:228-229.

[4]郭曙.关于高校内部审计机构档案管理的思考[J].现代审计与经济，2013（4）:37-38.

[5]陈启蕴，孙欣南.浅析内部审计档案管理中的问题及对策[J].中国外资（下半月），2013（10）:309-309.

（作者单位：青岛大学附属医院）