加强文书档案规范运行的调研与思考

文/陈世琼

加强文书档案规范运行的调研与思考

文/陈世琼

“文书”是指公文、书信、契约等，或从事公文、书信工作的人员。正规解释是国家机关、社会组织、企事业单位或个人在社会活动中为处理事务、交流信息而使用的各种载体的文字、图表、声像等记录材料。而“文书档案运行”是指文书根据内容需要实现的阅办过程，其终端就是归档。因此，文书资料、文书运行、文书归档本质上是企业生产经营工作中不可或缺的重要资源。文书归档做好了，可以给企业的长远发展、科学决策提供更多参考和值得借鉴的信息。

作为一名从事10多年文书和档案管理工作者，笔者就重庆能源松藻煤电公司文档管理的运行情况进行了调研和思考。

一、存在的问题

1.文书归档转结效率不高。文书和档案工作是相辅相成的，文档不分家，档案是由文件转化而来的，前者是基础，后者是归宿。按照规定是每年底要将文书整体归于档案馆，但有些单位对文书转结、催办归档并不及时，导致上年的文书资料到来年久久不能正常进入归档工作。

2.文书归档立卷质量不好。归档的目的就是为了将企业的原始文件资源保存起来，为企业今后提供更多、更全的信息参考。但目前存在电子文件和纸质文件归档不统一、格式不规范、资源不齐全等现象，直接影响文书归档的质量。

3.文书归档考评机制不够。单从公文管理来看，领导都十分重视，对公文格式、公文文种、公文内容、文字质量的撰写、文件下发都有严格的考评措施和规定，但对文书归档工作的考评激励机制还未形成，没有调动起文书人员认真归档的主动性和积极性。

4.文书归档规范意识不强。对于文书人员的选配相对严格，但近年来，部分二级单位因文书人员岗位调整太快，出现归档规范意识不强、责任心下降、文件资料整理不及时、档案资料收集不全等现象。

二、分析其原因

1.领导重视程度不一。虽然公司层面十分重视文书归档工作，但个别二级单位却不是很重视，认为文件下发之后就过去了，对工作中的资料何去何从并不在乎，不加重视，久而久之便形成了“领导不关注、文书不专注、归档不及时、质量不规范”的情况。

2.文书知识参差不齐。目前，松藻煤电公司共有20名行政专兼职文书，平均年龄40岁，最大的52岁，最小的25岁，本岗位工作年限最长的18年，最短的1年。从队伍结构看，基本都是从其他岗位转为文书岗位，对岗位的理解和认识程度不一，工作质量和效率也参差不齐。

3.专业机构培训较少。公司开展过文秘管理、公文管理、档案管理的专业培训。但对于文书档案这个岗位来说，大多没有参加过专业的正规培训，都是半路出家，全靠自我摸索、自我总结，对文书归档工作的规范性有一定的影响。

4.文书创新热情不高。由于文书档案的培训交流少、活动载体少，进入文书岗位的人员要么经验不足，要么工作热情不高，导致素质参差不齐，知识更新较慢。

三、思考和建议

1.加大文书工作的重视程度。无论哪个层面都应对文书档案工作引起足够的重视，把此项工作列入议事日程，进一步建立和完善文书归档规定，解决文书档案工作在运行当中的实际问题。要积极开展不定期的文书档案检查，完成年度电子和纸质文件的归档工作，要做到归档文件分类合理，排列有序，整理质量符合规范要求。

2.加强文书归档的规范管理。文书质量体现了公文的严肃性，而文书的规范性流转则是公文的生命。文书档案与其他档案一样，都要严格按照档案接收、鉴定、整理、保管、利用等程序实施规范管理，强化日常文件的催收、催办、转结，凡已工作处理完备的文件，都要按档案规定分类入库存放，确保电子和纸质文件保持一致，以便于今后查找使用。

3.完善文书档案的制度建立。这些年来，松藻煤电公司各单位虽然相继建立了公文、档案管理的规章制度。但是随着时代的进步和企业的发展，有些规章制度已经不适应现在和未来文书档案工作的需要。因此，要不断加以健全完善，使文书归档工作从各方面都做到有章可循、有法可依，形成规范、高效的文书归档工作机制，确保文书资料归档的及时性和完整性。

4.提升文书人员的专业技能。公司内专兼职文书人员绝大多数属于半路出家，缺乏专业、系统的文书知识、文秘知识、档案知识的教育培训。因此，要让文书人员参与文秘培训、档案培训，补充文书人员的新理论、新方法、新概念，达到学以致用的目的。在此基础上，要开展一些有助于文书人员技能提升的平台和活动，及时总结经验、查找差距、增添措施，形成交流学习、取长补短、相互促进的良好氛围。

5.提高文书查阅的服务效率。一些单位存在文书档案归档纸制件和电子件没有同步归档的问题，不同程度地出现了文件归档慢、查阅难的现象。因此，要解决好文书档案查找不方便、不快捷的问题，就应该在查阅提速上下功夫，大力推进文书档案的信息化建设。要运用电子档案系统和数字化“互联网+”平台，简化利用程序，优先对“上级重要的批复文件、会议纪要、人事任免”等利用最为频繁的档案进行数字化处理、登记备份，提高文书档案的数字化占有率，满足快速查阅的要求，充分发挥文书档案资源的最大效用，提高文书档案利用效率。

6.坚持文书信息的资源共享。要依托公司的OA办公平台，加强电子文件和纸质文档的信息化、网络化管理，为文书档案资料的借阅、查阅、管理提供高效、快速、准确的服务，有利于文书档案的利用。同时，要根据企业各个时期的工作以及查询单位的需要，准确及时地提供文书档案信息。比如，重庆能源集团松藻煤电公司档案馆根据企业发展需要，在煤炭行业“去产能调结构”过程中，规范提供了涉及“改革改制、关闭破产”等政策性原始档案，查阅次数不断增加，窗口利用人次、调阅卷数、复制数也有所上升，文书档案的查阅满足企业的要求。

7.确保文书资料的安全准确。文书档案与其他档案一样，同样存在安全、及时、准确的原则。因此，文档人员必须要讲求及时和效率，严格按照档案接收、鉴定、整理、保管、利用等程序实施规范管理，强化日常文书档案的催收、催办、转结，凡已工作处理完备的文件，都要按档案规定分类入库存放，确保电子和纸质文件保持一致，所有环节做到准确无误，以便今后查找使用。同时，要加强文书档案库房的安全管理，特别是涉密的文件一定要防止泄密、丢失和破损，保证文件的完整性。

总之，文书归档是一项具体而细致的管理工作，需要不断探索和实践，只有把文书和档案工作结合起来，提高文档管理质量和利用率，才能为企业的发展提供更多更好的文档资源。

（作者单位：重庆能源松藻煤电公司）

（责任编辑：刘宏伟）