总部公文无纸化的探索和实践

□ 夏献民

总部公文无纸化的探索和实践

□ 夏献民

中国石化总部公文处理工作根据企业改革发展管理和现代办公需要，于2015年8月实施了全流程公文无纸化。经过一年多的运行，应用日趋深化，系统日益完善，公文质量、办理效率和管理水平有所提升，分类明确、流程清晰、渠道通畅、简洁高效的文件管理体系正在逐步形成。

把脉问诊开良方

结合建设世界一流能源化工公司对中国石化公文处理工作的新要求及国际化公司现代办公趋势，总部对公文处理有时不够及时、个别流程不易固化、流转进程不易查询、阅批签批受一定的时间及办公地点限制等问题，进行归类分析，逐个把脉问诊，在充分调研论证的基础上，将能通过实施无纸化解决的公文纳入无纸化范畴，并制定相应措施。

以收文、发文办理为主线，总部系统考虑全流程无纸化办公，并考虑与信息报送、督办、归档、制度制发等相关业务系统的集成与安全稳定运行；结合电子文件档案管理需要，开发原笔迹签批、电子签名等功能；对纸质文件受限于办公室办理的问题，开发通过手机及其他部分移动设备阅批签批公文的移动办公功能，实现台式电脑与移动终端同步、同等处理公文的目标。

严格按照国家有关标准和企业相关制度开展工作。在公文系统建设方面，积极与《文书类电子文件形成办理系统通用功能要求》（GB/T31913-2015）、《电子文件管理系统建设指南》（GB/T31914-2015）对接，同时遵照企业信息化建设有关要求进行建设。在公文流转等方面，严格按照公文处理、档案管理、保密管理等制度要求开展工作。根据无纸化办公化特点，从电子公文办理的思维出发，细化优化收文、发文各流程，并建立测试系统反复测试完善。将原来纸质文件流程中关注的“三重一大”、总师审核、部门会签、避免多头报送与文件横传、办理时限等固化到公文系统中，明晰关键节点及责任，通过优化后的流程控制规范公文处理。

结合用户业务不同、权限不同等实际情况，对总部领导、部门负责人、文书人员和普通用户操作页面进行个性化配置开发，将各用户界面的导航列、功能按钮、任务栏等进行精简，去除冗余功能，优化操作界面，并实现与历史数据展现界面兼容集成。根据公文办理中催办限办等需要，在系统中建立紧急办件、限时办件的短信提醒功能，同时，配套建立文书微信群，文书人员可以借助微信群沟通办文需求等信息，促进公文办理。

与此同时，制定印发了公文无纸化实施细则，修订完善与公文无纸化相关的公文管理办法。

转变理念见成效

总部公文无纸化办公的全流程、全覆盖，成功实现“阅件”网上浏览、“办件”网上签批（除涉密文件外），满足了企业依托信息化开展工作的需求，得到各部门的广泛支持与配合。人们由开始的引导介入公文系统办理公文，到亲身体会公文无纸化带来的便捷，逐步主动应用系统办理公文，并结合使用情况提出修改完善意见和建议，有力地推动了公文无纸化办公的深入开展。

公文无纸化后，进一步体现出总部公文办理涉及多环节、多部门协同办公的特点与优势。以前，需多部门办理的文件往往要逐个部门办理，无纸化后部门间可以并行开展工作，并能随时查看其他部门办理情况。尤其是需要多个部门会签的文件，不仅可做到并行会签，且会签部门可查询其他部门意见，有利于全面了解情况。公文系统同时与归档系统、制度系统、督办系统、信息系统等连接，有效地推进系统间公文往来，促进整体工作效率。

审阅签批纸质文件因受限于办公室办理等因素，往往需要成块的时间、固定的地点。公文无纸化后，特别是移动办公采用了必备的安全保障措施，消除了因开会、出差甚至出国等原因不能及时处理文件的影响，办理人员可利用工作间隙或其他碎片化时间，通过手机或其他移动设备随时处理文件，实现全天候、全球化办公。

公文无纸化办公系统将以前纸质文件办理中易忽略的因素，在公文办理系统中作为必选项进行设置，未填相应条目或未在规定时限内办理某个文件，系统会自动提醒，较好地提高了质量和效率。同时，并行会签、并行办理、短信提醒、微信提醒、查询流转状态及督促办理、移动办公等应用功能，为加快文件办理提供了便利。“一键归档”的自动归档功能，使归档更加及时规范。

系统设置了明确的岗位职责，按照“谁拟稿、谁跟踪、谁催办”的原则，公文办理人员责任意识增强，不按时收件取件、文件横传、非必要情况下文件直送领导、拖办压办文件等现象大大减少。

持续改进提效率

无纸化是公文处理方法的一次革命，是一个持续改进和完善的过程。

一年来，总部不断对无纸化办公系统进行改进。针对“三重一大”、内控制度等，在系统中增加智能化设置，嵌入相关制度等源头控制，强化制度执行，逐步形成依靠制度推动工作的局面。结合电子文件流转特点和工作实际，优化操作环节，并根据实际操作需要配置导航栏、公文展示栏及功能按钮，提升界面友好性。为防止管理不到位影响办理效率，根据需要及时更新插件、控制，以免软件更新不及时影响系统运行；开发出更多适应主流操作系统的程序，提高处理效率，增强系统安全性。

公文无纸化不是完全替代纸质文件。由于电子文件与纸质文件具备的功能并不完全相同，加上实际工作需要（如涉密文件）、技术问题、习惯因素、文化背景等诸多影响，二者必然长期共存。因此，推动公文管理与信息化的深度融合，实现由纸质公文的传统理念向信息化技术、由侧重后端控制向全流程控制、由单一人工控制向制度化标准化流程化综合控制的转变，真正建立起分类明确、流程清晰、管理规范、运转高效的总部文件信息化管理体系，切实提高公文处理效率和管理效率，为促进企业改革发展提供支撑，势在必行，任重道远。

（作者单位：集团公司办公厅）