工程档案精细化管理的有效途径

文/密　玲

工程档案精细化管理的有效途径

文/密玲

随着城市建设的不断进行，对于我国企业中的工程档案是否精确、是否保存完整、是否有据可依等的要求越来越高。档案管理工作不仅需要根据正确的方法对已经收集的档案进行科学合理的归档，以便于日后的使用、分析，为其他工程提供借鉴，还要求企业工程档案管理工作更加科学、高效。

工程档案在企业中是一项十分重要的信息资源，是关系到一个项是否保质保量完成的理论依据，工程档案能够真实地记录项目建设发展的全过程。不断地提升企业中的工程档案管理工作水平，不断融入精细化管理理念，保障工程档案完整、准确、系统、安全是当前档案管理工作的重点。

一、粗放式管理导致工程档案管理目前存在的问题

1、粗放式管理模式导致档案缺失在工程建设单位中会存在着重建设轻档案的思想，工程档案工作不能与工程建设进程实现同步管理，往往会在资料收集阶段中造成资料填写不规范不准确、资料丢失等问题。很多企业为了保障工程可以顺利通过各项验收，往往会在验收前对工程档案进行突击补充及归档工作，这就使得工程档案的质量没有办法得到有效的保证。

2、管理人才缺乏导致档案管理水平不高

就目前来看，档案管理人员不但对工程技术缺乏了解，档案管理知识也同样欠缺，不能真正满足工程档案管理工作要求，有些单位并没有设置专职档案管理人员，不能保证档案归档的质量。

3、档案管理制度不健全导致档案管理不规范

档案管理制度的不健全在一定程度上导致了工程档案管理无章可循。在大多数企业中，并没有制定完善的工程档案记录、收集、整理、归档以及保管等制度要求。在无制度要求的条件下，加上工程建设的周期相对较长，资料比较分散，在单位中收集资料不够齐全，整理不规范，档案编制的质量便参差不齐，这都给以后的档案的归档、保管以及利用带来不少的问题。

4、档案管理设备设施滞后导致档案管理水平不高

就目前来看，大多数企业对工程档案的重视程度明显不够，资金投入严重不足。

二、工程档案精细化管理的有效途径

1、加强工程档案组织管理——精细化管理的前提

第一要加强组织领导。工程档案管理是一项专业性要求比较高的工作，需要在领导重视的前提下，配备专职档案管理人员，制定齐抓共管、各部门配合的政策，这样才能够保证档案的完整、准确、系统、安全。第二要强化档案责任。企业中需要分成小组对档案进行强化监督管理，需要企业中的技术人员积极配合档案管理人员；

2、提升档案管理人员的素质与能力——精细化管理的根本

第一要精心挑选专职档案管理人员，要保证档案管理人员的专业技能和工作素养，爱岗敬业，具备出色的工程档案管理能力。第二要加强培训。在工程资料收集阶段，就要开始对档案管理人员进行定期的培训，有步骤分层次地开展培训工作。第三要确保人员稳定。档案管理人员往往流动性大，这样对档案的收集及归档都是非常不利的，设立奖励机制，确保人员稳定显得尤为重要。第四要加强工作协调和业务交流，档案管理工作涉及到的业务范围比较广，需要其他部门做好辅助和配合工作，在相关制度的支持下，协调与各个部门的关系。

3、严格档案管理制度--精细化管理的重点

第一要建立健全档案管理制度。制度建设是做好工作的前提，明确各人员的责任，各负其责，按照制度执行，才能有条不紊地搞好档案管理工作。制度建设需要按照工程建设目标为基础，按照上级部门相关档案管理制度结合本单位的实际情况，制定切实可行的档案管理制度。第二需要完整、准确、系统的归档。在进行工程档案管理过程中，前期需要将归档的资料及时收集，确保不会遗失，之后严格按照分类标准进行分类，并依据本单位档案的归档要求做好归档工作，这样才能够有效地确保工程档案的完整性、准确性、系统性。第三是要加强设备设施建设。加大工程档案管理工作的资金投入，对原有老旧档案保管及档案数字化设备设施进行更新，为工程档案的安全保管及数字化创造基础条件。

（作者单位：中国民用航空西北地区空中交通管理局工程建设指挥部）