企业档案数字化建设探析

■徐骁

企业档案数字化建设探析

■徐骁

本文以市场经济为立足点，浅析当下我国企业在档案数字化过程中面临的种种问题，并从企业的财务、技术、人力资源等视角进行分析，希望能够提供一些有建设性的新思路。

档案数字化建设中小企业可操作性

进入21世纪后，我国正逐步向着信息化社会过渡发展。面对日益激烈的市场竞争，企业的软实力逐渐体现出其特有的价值，档案信息资源在企业资源中的地位正在逐步提升，然而“如何高效地利用企业的信息资源”成为当下企业亟待解决的问题。在数字化的背景下，企业对档案文件的管理模式正悄然发生着变化，对档案文件开展数字化工作成为了部分企业高效管理和利用档案信息资源的首选。然而，对于多数企业而言，档案数字化带来的正面效益远不如其付出的代价，故该项工作难以在大多数企业的运营中得到有效地开展。

一、档案数字化

1.对数字化的认识

数字化，是围绕具体信息而产生的，是指将复杂多变的信息转变为可以度量的数字和数据，经过二进制的转化后，被计算机理解和处理。《纸质档案数字化技术规范》（DA/T31-2005）中提出，数字化是用计算机技术将模拟信号转换为数字信号的处理过程。数字化作用的对象可以是纸面上的文字，也可以是真实存在的实物，亦或是口头上的语言。数字化的出现，有利于将海量的信息进行最小化的存储，方便信息使用者对其进行高效能地保存和使用。

2.对企业档案数字化的界定

学界关于“档案数字化”曾提出了一些见解，其中本人比较赞同的是杨晓峰的观点。杨晓峰认为，企业档案数字化是指企业将在生产经营和管理活动中形成的对国家、社会和企业有保存价值的各种形式的文件材料，以现代技术手段转化为数字化信息，并以数字形式存储、网络形式连接，利用计算机系统进行管理。基于上述理解，本文认为企业数字化档案存在如下的特点：

第一，原始记录性。即数字化档案是企业在生产经营和管理活动中形成的第一手资料。企业档案的原始性使得其价值性较强，能够反映企业在生产经营过程中最真实、最准确、最完整的状态。

第二，载体多样性。除了可以将纸质档案数字化外，对于实物档案、活体档案等进行有效处理，形成的存储载体可以是电子文件（如PDF、JPEG等），也可以是影像和录音（如MP3、MP4、RMVB等）。保存载体的多样性在一定程度上保证了档案信息的完整性。

二、企业档案数字化建设优势

档案管理对于企业的发展有着难以言喻的重要价值。然而，数字化档案及其管理较之传统档案管理有着明显的先进性，主要表现在如下三个方面：

第一，提高经济效益。数字化可以将纸质资料、实体物质等转化为计算机内部的信息。从企业管理角度而言，一方面能够减少对企业空间的占用，另一方面也能大幅缩减纸质文件的印刷和人员管理的支出，从而降低管理费用的支出，这对于提高企业的经济效益存在着无可比拟的优势。

第二，提高资源利用。将纸质文件、实体物质转化为能被计算机处理的信息，能充分利用计算机高效运行的优势。数字化的档案资源能让信息真正流动起来，让办公人员做到足不出户便可知晓天下大事。此外“无墙界档案”也使档案管理中心由“实体管理中心”变为“信息控制中心”，这使得企业档案能逐步实现由“藏”变“养”、由“养”变“用”的过渡。

第三，利于原件保护。作为档案而言，其最大的价值主要体现在利用方面。然而，频繁地借阅、使用容易加速实体档案的磨损和老化，对于企业的长期有效利用产生不利的影响。将企业纸质档案转化为电子档案后，除了能够降低人员对档案的毁损，还能有效防止人为的信息篡改。

三、企业档案数字化过程中存在的问题

虽然企业档案数字化建设有着巨大的优势，但是作为宏观市场环境下的经济主体，企业开展档案数字化建设仍面领着诸多困境。本文主要从财务、技术、人员、环境等四个角度展开论述。

1.成本差异劣势

成本差异，是指一定时期生产一定数量的产品所发生的实际成本与标准成本之间的差额，具体包括用量差异和价格差异，主要反映在材料、人工、制造费用三大方面。企业要想在激烈的市场竞争中存活下来，就必须保证必要的利润。受到市场一般规律的影响，产品定价往往难以被企业所控制，故产品成本备受企业管理层的关注。

开展档案数字化建设工作，必然要求有基础设备、专业人才及必要运营资金的支持。设备的投入，一方面加大了企业的额外开支，另一方面设备老化会增加“累计折旧”金额，降低企业毛利润。此外，专业人才的培养或引入，一方面增加了企业的“职工薪酬”压力，另一方面单纯的数字化工作易打击工作人员成就感，造成人才的高离职率。无论从哪一方面考虑，企业档案数字化建设都存在一定的缺陷，往往不易被企业所接受，尤其是中小企业。

2.技术支持劣势

作为档案数字化的前提，企业必须掌握包括计算机、扫描、OCR、数字摄影、数据库、多媒体、存储等在内的多项技术，这无疑向企业提出了巨大的挑战。作为力求生存的中小企业，由于档案意识薄弱、竞争对手压迫等主客观原因，导致其在档案工作方面的投入较少，更不用说是档案的数字化建设，“零资金投入”现象在中小企业中比比皆是。

在数字化建设过程中，主要包括以下几方面的建设：档案扫描、图像处理、图像存储、目录建库、数据挂接、数据验收、数据备份、数字化成果管理。期间，除了要保证诸如专业扫描仪、等硬件设施外，对于工作人员也提出了较多、较高的专业技术要求，例如图像斜度、清晰度及失真度检查技术、图像去污技术、图像裁边和拼接技术等。

3.档案工作基础薄弱

现阶段，我国企业档案信息化工作仍处于前期起步阶段，企业管理层的档案观念意识相对较弱。管理层作为企业重要决策的制定者，其一言一行都将影响企业的管理效果。对于一般企业而言，管理层更为重视利润的提高，关注点主要集中于产品的生产和销售，对于企业软实力的提升则相形见绌。

此外，企业档案一般包括文书档案、产品档案、科研档案、人事档案、财会档案等。对于中小企业而言，技术情报、市场策略情报等信息往往无法引起管理层的重视，或者说是管理层心有余而力不足。档案数字化建设的一大重要目标就是变藏为用，然而重要信息的缺失对于调动管理层的积极性难以发挥正面的效用。

从信息利用角度而言，档案人员服务和企业利用意识也存在较大问题。档案管理人员经常有意无意地忽视为企业职工提供档案管理和利用服务，“你来查阅、我来调卷”的被动服务思想根深蒂固，提供的服务也多为浅层服务，造成档案对于企业战略发展及经营管理的作用难以发挥出来，造成大量档案信息资源闲置，这对于企业管理的升级变革造成一定的阻碍。

4.社会环境体系不健全

社会环境体系不健全主要包括以下两方面：法律政策环境不健全、信息保密环境不健全。

第一，法律政策环境不健全。政策对于企业而言，无疑是最有利的支持。政策对于管理层观念的转变、企业资金支持上都会产生一定的影响。当前，我国法律政策并不健全，出台的政策主要是引导性，而非强制性。虽然这符合市场经济的运行规律，但是对于前期企业档案数字化建设还是收效甚微，甚至于形同虚设。

第二，信息保密环境不健全。保证档案信息安全是企业档案数字化建设中的一个重要部分。当前企业的数字化建设却经常忽略这一点，只进行简单的扫描、存储、保管等工作，对于安保设施的建设却关注较少，比如未制定严格的操作安全规定、未加强网络环境的监控等。档案数字化建设若沦为不法分子窃取商业机密的便捷途径，则反而得不偿失。

四、基于企业档案数字化问题的思考

1.政府完善相关法律政策

第一，加强修改。有关部门可依据实际状况，在实行《档案法》的过程中进行因地制宜、适度优化，对档案数字化建设中存在的问题进行补充和修正，必要时可以报全国人大及其常委会审议。

第二，提出新策。除了可对现有的法律政策修改、增删外，还可加强专门法律政策的制定。如2016 年1月1日起施行的《会计档案管理办法》中就提出单位可以利用计算机、网络通信等信息技术手段管理会计档案；满足要求的单位内部形成的属于归档范围的电子会计资料可仅以电子形式保存，形成电子会计档案。

第三，加大宣传。俗话说“双鸟在林，不如一鸟在手”，再多的规则制定，如果没有良好的宣传和执行体系也是无济于事。所以相关政府部门需要加强开展宣传活动，对普通民众进行普法教育，为企业档案数字化建设创造良好的舆论氛围。

2.政府提供相应支持

政府除了需要制定一些必要的法律政策外，还需要对企业提供一些实质性的物质帮助。比如对于实行档案数字化建设的企业进行奖励，或者降低企业营业额税率等。除此以外，可以鼓励高校积极培养专业人才，对企业专业人才提供补助津贴等。

3.企业加强支持体系建设

第一，适度扩大必要资金投入。经济基础决定上层建筑，一切事物的发展离不开经济的支撑。企业应在考虑自身经济状况的前提下加强资金的投入，例如购买或者租赁基础性的专业数字化工具、提供档案人员必要的数字化培训、加强网络系统建设和应用系统开发、加强安全系统开发等。同时，企业还需建立必要的资金监管机制，避免资金滥用和贪污腐败现象的出现。

第二，稳定数字化建设队伍。一方面可以与部分高校进行互动，吸收相关专业人才；另一方面可以对在职专业人员进行定期的在岗培训，保持其应有的专业能力。除此以外，企业应给予档案工作者一定的职业尊重，鼓励其学习最新知识，将数字化建设队伍向知识化、系统化方向发展。

第三，变藏为养，加强档案环境建设。作为企业管理层，一方面需要转变思想，清楚认识到企业档案数字化建设带来的优势，另一方面需要制定必要的章程、制度，以供档案管理者来遵循。对于档案工作者而言，一方面需要改变档案信息被动推送的现状，让企业了解到档案信息的重要性，另一方面还要提出建议，努力将档案管理中心变为“信息控制中心”，以此来充分实现档案的价值。

4.企业档案数字化建设外包

即便企业有意推行档案数字化建设，但是能力的限制仍可能阻碍其工作的开展。档案的数字化建设并不是一件容易的事情，尤其对于中小企业来说，可能没有足够的能力和精力去完成该工作。在这种情况下，工作外包不失为一种较好地选择。在国外，许多企业将数字化工作进行外包，不仅节约了人力、物力和财力，还充分发挥了企业档案的信息价值。当然，对于部分核心档案仍可以采取不外包的措施。只要能灵活运用内管与外包的有效结合，便可大幅提升档案信息资源的运行效率。

五、结束语

企业档案数字化建设并非是一朝一夕可以完成的，除了要克服企业内部资金、技术、人才等问题外，国家法律政策的支撑也是非常重要的。要改变企业档案数字化建设面临的窘境，仍需要各方的努力。从“无”到“有”，由“藏”到“用”将仍是一个漫长而艰巨的过程，但这无法改变企业档案数字化建设成为今后的潮流趋势。

[1]杨晓峰.对企业开展档案数字化建设的思考[J].中国市场，2012（12）：65-66.

[2]郭胜溶.变“藏”为“养”——加强档案环境建设的思考[J].云南档案，2016（01）：49-51.

[3]楼淑君.转型升级形势下中小企业档案管理问题与对策分析[J].浙江档案，2011（06）：41-42.

[4]杨思.我国中小企业档案管理现状分析[J].云南档案，2014（04）：56-57.

[5]林苏.中小企业档案管理存在问题与对策[J].经济师，2012（07）：274-275.

[6]刘捷.中小企业档案管理信息化建设思考[J].湖南科技学院学报，2014（08）：184-187.

作者单位：云南大学历史与档案学院

据今年一季度统计数据显示，全市各级档案馆档案查阅利用迎来“小高潮”，查阅利用人数创新高。共接待查阅利用者8534人次，日均接待95人次，比去年同期增加7561人次，同比增长777%；提供档案利用78883卷（件）次，档案利用率同比增长2218.7%，免费复印档案资料69759页。

保山市档案局 李冬梅

据统计，楚雄州档案局成立爱国主义教育基地以来，面向机关、企事业单位、各校学生及广大市民免费开放，已接待来自省内外参观者5万余人。

楚雄州档案局 毛丽华

4月7日，石林县档案局召开全县档案工作暨业务培训会议。全县各乡镇（街道办）、县直各部委办局、人民团体、企事业单位分管领导及档案管理员参加会议。高凤玉局长传达了昆明市档案工作会议精神，总结回顾了“十二五”规划及2015年全县档案工作，对“十三五”规划及2016年档案工作作了安排部署。

石林县档案局

近期，开远市档案馆积极为参保单位提供利用服务，截至4月11日，共接待参保单位利用者515人次，提供档案906卷，出具档案证明（复印档案1895页）。

开远市档案馆 李建梅

4月11日，宜良县召开2016年档案工作暨业务培训会议，县委常委、县委宣传部部长边莹、副县长马丽波出席会议，全县各单位分管档案工作的领导和档案员139人参加会议。会议总结了“十二五”期间全县档案工作，安排部署了2016年及“十三五”档案工作任务。

宜良县档案局 夏学章

4月6日，嵩明县召开全县档案工作会议，全县80余家单位分管领导和专兼职档案人员100余人参加了会议，县人民政府副县长董辉出席会议并讲话。会议传达了2016年全国、省、市档案工作会议精神，总结了2015年全县档案工作，对2016年档案工作进行了部署。

嵩明县档案局

3月31日，宁洱县档案局、县农业局和县土地确权办共同举办确权档案管理培训会，会上，县档案局工作人员就土地确权档案的分类、收集、整理、保管、移交和利用等方面进行了讲解。

宁洱哈尼族彝族自治县档案局

3月31日，砚山县档案局召开第一批档案工作规范化管理示范单位复查工作培训会议，2013年以来认定的22家单位档案干部和县档案局全体人员参加了会议。会上，就档案工作规范化管理示范单位复查工作、新修订的《会计档案管理办法》、声像档案和数码照片档案管理进行了业务培训。

砚山县档案局

近日，水富县委办、县政府办印发《关于加强和改进新形势下档案工作的实施意见》，从强化档案意识、建立健全档案工作体制机制、档案资源体系建设、档案利用体系建设、档案安全体系建设、经费投入保障等六个方面对新形势下档案管理工作提出了新的要求和思路。

昭通市档案局 胡选江

3月29日，楚雄市分管档案工作的吕雄副市长到市综合档案馆调研，吕副市长在听取档案工作汇报后，实地查看了档案馆查阅大厅、档案库房及固定陈列展厅，对档案工作取得的成绩给予了充分肯定，并对下步档案工作提出了要求。

楚雄市档案局办公室

3月30日，官渡区召开2016年全区档案工作会议。全区各单位档案工作的分管领导和档案专兼职人员130余人参加了会议，市档案局副局长李蜀昆、区委常委、区政府常务副区长李旭东到会指导并讲话。会议回顾了“十二五”时期档案工作，表彰了2015年全区档案工作先进集体、先进个人，并对2016年全区档案工作作出安排。

官渡区档案局

近日，思茅区档案局完成撤销单位、区人民政府驻昆明办事处的档案整理、接收、进馆工作，整理完成1992—2012年的文书档案713件，其中，永久469件、30年189件、10年55件，并已全部接收进馆。

思茅区档案局

3月30日，普洱市纪委第四纪工委调研组对景谷县综合档案馆建设项目进展情况进行现场调研。调研组一行到县体育文化中心工程施工现场，通过听汇报、看进度的方式对县综合档案馆项目建设情况进行详细了解。要求相关单位积极采取措施，推进项目建设，确保县委、县政府重大决策部署贯彻落实。

景谷县档案局

截至2016年3月底，腾冲市档案馆接待查阅利用者1094人次，调卷2902卷次、812件次，为全市1224位机关事业单位工作人员准确填写参保人员信息提供有效证明材料。

腾冲市档案馆 王维丽

3月23日，景洪市档案局联合西双版纳州档案学会共同举办了2016年景洪市社区档案管理培训班，全市16个社区（村委会）的37名档案人员参加了培训。授课老师根据社区档案形成的特点，介绍了文书、声像档案的收集与整理方法与要求，讲解了档案法律法规相关知识。

西双版纳州档案局 袁新平

日前，景东县档案局在花山镇党委政府的邀请下，派出骨干业务人员到花山镇进行档案业务指导。规范整理了1953年至1999年的8175件文书档案。

景东县档案局

3月17日，大姚县档案局举办2016年第一期文书档案业务培训。县属机关、事业单位专兼职档案员共109人参加了培训会议。培训老师讲授了文书档案、会计档案的整理和管理，安排了2016年县属机关、企事业单位档案工作。

大姚县档案局 吕 英

4月6日，鲁甸县档案局开始对现有馆藏民国时期的2365卷档案进行全文数字化。

鲁甸县档案局 陈正艳