用友ERP—U8.72供应链系统采购退货业务详析

赵男男　单昭祥

摘 要： 对于刚刚接触和使用用友供应链系统的初学者而言，面对较为复杂的退货操作往往无从下手。针对上述情况，基于用友U8.72平台，以A企业为背景，针对其采购环节可能出现的采购退货情况，详细介绍业务操作流程。以使用友供应链系统的初学者能够了解每种可能出现的退货情况，掌握用友U8.72供应链采购系统的具体操作方法。

关键词： 采购退货； 决策表； 用友U8.72； 操作

中图分类号：TP399 文献标志码：A 文章编号：1006-8228（2016）01-98-04

Detailed analysis of purchase return business in UF ERP-U8.72 supply chain system

Zhao Nannan， Shan Zhaoxiang

（Cunjin College of Guangdong Ocean University， Zhanjiang， Guangdong 524094， China）

Abstract： For beginners who have just come to use UF supply chain system， the purchase return operations are often unable to start. Based on UF U8.72 platform， taking enterprise A as a example， the detailed business operations of all the possible purchase return in purchasing links are introduced， for beginners of UF supply chain system to understand each possible situation of purchase return， and grasp the specific operation method.

Key words： purchase return； decision table； UF U8.72； operation

0 引言

采购管理是指为了实现企业的生产或销售计划，从供应商那里，在确保质量的前提下，在适当的时间，以适当的价格，购入适当数量的商品所采取的一系列管理活动[1]。用友ERP-U8.72管理系统，通过普通采购、直运采购、受托代销采购等采购流程对不同的采购业务进行有效的控制和管理，以便帮助企业降低采购成本，提升企业竞争力。采购退货业务是供应链操作中的非必须环节，确是有可能出现的环节。而对于刚刚接触和使用用友供应链系统的初学者来说，面对相对较为复杂的退货操作往往无从下手。本文在用友U8.72环境下，以A企业为背景，针对其采购环节可能出现的采购退货情况展开详细业务操作分析。

1 采购退货流程分析

1.1 采购流程分析

基于用友U8.72的平台的采购业务流程如图1所示。其中，采购业务流程由五个环节构成，分别是提出采购请求，采购订货，采购到货，入库、结算和财务处理。每个环节在用友U8.72平台即系统实现部分都有相对应的操作，那么采购退货业务可能出现在其中任何一个业务环节。

1.2 流程分析工具

决策表，又称判定表，是分析和表达多逻辑条件下执行不同操作的情况的表格图形工具。决策表适用于描述处理判断条件较多，各条件又相互组合、有多种决策方案的情况。精确而简洁描述复杂逻辑的方式是，将多个条件与这些条件满足后要执行的动作相对应，并且能够将多个独立的条件和多个动作直接的联系清晰地表示出来。

决策表通常由四部分组成，分别是：条件桩，列出问题的所有条件；条件项，针对条件桩给出的条件列出所有可能的取值；动作桩，列出问题规定的可能采取的操作；动作项，指出在条件项的各组取值情况下应采取的动作。

构造决策表可分成三个步骤。第一步，确定可能情况的个数。若有n个条件的决策表有2n个规则（每个条件取真、假值）。第二步，列出所有的条件桩和动作桩，分别填入条件项和动作项，得到初始的决策表。第三步，优化决策表，合并相似的规则。若表中有两条以上规则具有相同的动作，并且在条件项之间存在极为相似的关系，便可以合并。合并后的条件项用符号“-”表示，说明执行的动作与该条件的取值无关，称为无关条件。

1.3 实例应用

A企业是一家贸易公司，其主营业务为服装，主要采用用友ERPU8.72平台提供的供应链系统与其供应商进行贸易往来，因产品质量、市场销售等因素，退货的情况时有发生。针对A企业的实际情况，结合用友ERPU8.72供应链系统的操作，现汇总出在A企业退货流程中，可能出现的情况有：商品是否到货（代码D），是否入库（代码R），是否开具发票（代码F），是否结算（代码J），是否全部退货（代码Q），共32种可能的组合。A企业退货流程的决策表应用如表1。

2 采购退货业务操作详解

本实例中，A企业可能出现的退货情况，已由决策表优化得到，在本小节，将详细展开表1可能退货情况的业务操作。

第一种情况，货未到，退货。此种情况，对照采购流程，在采购订货业务阶段，系统已经生成请购单和采购订单，若没有收到货物就退货的话，可以直接在采购订单上面关闭交易。对应用友U8.72供应链的操作是：在采购管理系统中，执行“采购订货”|“订单列表”命令，设置过滤条件，选择相应订单，单击“关闭”按钮，关闭订单。

第二种情况，货未到，部分退货。此种情况，对照采购流程，仍然处在采购订货业务阶段，若选择部分退货，则未退的货物仍然需要继续执行采购流程。需要录入请购单、采购订单，当收到剩余货物时，由采购订单生成到货单时，修改到货单的数量。对应用友U8.72供应链操作是：在采购管理系统中，执行“采购到货”|“到货单”命令，设置过滤条件，选择相应采购订单，修改到货数量后根据采购订单生成采购到货单。

第三种情况，货已到，未入库，部分退货。此种情况，对照采购流程，在采购到货阶段，系统已经生成请购单、采购订单和到货单，若部分退货，则有部分货物会按照采购流程继续操作。此种采购退货操作对应用友U8.72的供应链操作是：在采购管理系统中，执行“采购到货”|“到货单”命令，根据采购订单生成采购到货单；然后执行“采购到货”|“采购退货单”命令，输入并保存一张红字采购到货单，采购类型为“采购退回”，退货数量为负数，保存并审核；其他未退货物，在库存管理系统中，执行“入库业务”|“采购入库单”命令，单击生单，修改“本次入库数量”。最后按照采购流程入库、发票环节继续操作。

第四种情况，货已到，未入库，全部退货。此种情况，对照采购流程，和上述第二种情况类似，是在采购到货环节退货，但要全部退货，这样就不存在继续完成剩余采购业务的情况了。此种操作对应用友ERPU8.72的供应链操作是：在采购管理系统中，执行“采购到货”|“到货单”命令，根据采购订单生成采购到货单；然后执行“采购到货”|“采购退货单”命令，输入并保存一张红字采购到货单，采购类型为“采购退回”，退货数量是全部到货数量且为负数，保存并审核。

第五种情况，货已到，已入库，未开发票，部分退货。此种情况，对照采购流程是在采购入库阶段，已经到货生成采购到货单，且在库存管理系统已经生成采购入库单，若退货，要相应的生成红字到货单和红字采购入库单。因为是部分退货，所以，剩余货物仍然按照采购业务流程完成。此种采购退货操作对应用友ERPU8.72的供应链操作是：在采购管理系统中，执行“采购到货”|“采购退货单”命令，输入并保存一张红字采购到货单，采购类型为“采购退回”，退货数量为负数，保存并审核；在库存管理系统中，执行“入库业务”|“采购入库单”命令，打开“采购入库单”窗口，单击“生单”下拉按钮，选择“采购到货单（红字）”，单击“过滤”按钮，选择对应单据，单击“确定”按钮，确认生单，录入仓库信息，保存并审核。

第六种情况，货已到，已入库，未开发票，全部退货。此种情况同第四种情况相比较，采购退货操作几乎相同，惟一不同之处在于退货数量，在此不需要修改，因为全部退货。亦不需要继续完成采购流程。此种采购退货操作对应用友ERPU8.72的供应链操作类似于第五种情况，惟一不同之处是在采购管理系统中，执行“采购到货”|“采购退货单”命令，输入并保存一张红字采购到货单，采购类型为“采购退回”，退货数量为全部到货数量且为负数，保存并审核采购退货单。

第七种情况，货已到，已入库，已开发票，未结算，部分退货。此种情况在采购流程中已经生成到货单、入库单、采购专业发票三张单据，若部分退货需要生成相应的退货数量红色单据，剩余货物亦是继续完成采购流程。此种采购退货操作对应用友ERPU8.72的供应链操作是：在采购管理系统中，执行“采购到货”|“采购退货单”命令，输入并保存一张红字采购到货单，采购类型为“采购退回”，退货数量为负数，保存并审核；在库存管理系统中，执行“入库业务”|“采购入库单”命令，打开“采购入库单”窗口，单击“生单”下拉按钮，选择“采购到货单（红字）”，单击“过滤”按钮，选择对应单据，单击“确定”确认生单，录入仓库信息，保存并审核。在采购管理系统中，执行“采购发票”|“红字专用采购发票”命令，打开“专用发票”窗口，单击“增加”按钮，选择“生单|入库单”，单击“确定”按钮，系统生成一张红字专用采购发票，修改信息并保存审核。

第八种情况，货已到，已入库，已开发票，未结算，全部退货。此种情况同样类似于第六种情况，操作步骤几乎一致。因为全部退货，亦是不需要修改退货数量，不需要继续完成采购流程。在此不再重复叙述操作流程，流程参考第七种情况。

第九种情况，货已到，已入库，已开发票，已结算，部分退货。此种情况，是在第七种情况的基础上进行了采购结算操作，在采购流程中生成了到货单、入库单、采购发票并将入库单和采购发票进行了结算，对应的退货操作要生成红字到货单、红字入库单、红字专用采购发票并将红蓝入库单和红蓝采购发票进行结算。此种采购退货操作对应用友ERPU8.72的供应链操作是：参考第七种情况，在采购管理系统中生成“采购退货单”，在库存管理系统中，根据“采购到货单（红字）”生成“采购入库单（红字）”，保存并审核。然后，在采购管理系统中，执行“采购发票”|“红字专用采购发票”命令，打开“专用发票”窗口，单击“增加”按钮，选择“生单|入库单”，单击“确定”生成一张红字专用采购发票，修改信息并保存审核。在采购系统中，执行“采购结算”|“自动结算”命令，打开“采购自动结算”对话框，选择“红蓝入库单”和“红蓝发票”复选框，单击“过滤”按钮，完成红蓝入库单和红蓝发票的自动结算。

第十种情况，货已到，已入库，已开发票，已结算，全部退货。此种情况操作类似第九种情况，不同之处在于，操作用友U8.72时，在采购管理系统中，执行“采购到货”|“采购退货单”命令，输入并保存一张红字采购到货单，采购类型为“采购退回”，不修改采购数量。

3 结束语

本文以A企业为背景，采用决策表工具对采购退货流程进行分析，基于用友U8.72供应链操作平台，详细描述了所有可能出现的采购退货情况。采购退货流程看似复杂，实际若是找出规律则很简单。首先要分析清楚退货业务发生在采购的哪个业务环节，已经完成了哪些操作，然后对照采购流程生成的单据，生成相应的红字单据。通过本文对各种可能的退货业务详细解析，可以帮助供应链的初学者掌握采购退货的业务流程和基于用友U8.72平台的相关操作，为全面掌握供应链采购系统业务操作打下坚实基础。

参考文献（References）：

[1] 赵建新，何晓岚，周宏.用友ERP供应链管理系统实验教程[M].

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