Excel在学校行政管理中的应用

2016-01-27刘春强江素华

计算机时代 2016年1期

刘春强　江素华

摘要：在学校等教育机构的行政管理过程中，常常需要对各种数据进行处理，但很多行政管理人员仍然习惯于人工方法核算数据。为了提高行政管理工作效率，以青岛滨海学院监考表及监考时间和监考次数计算为例，从Excel应用思想出发，使用Excel函数和图表等Excel的功能对数据进行处理和分析。实践证明，Excel的应用可以有效地提高行政管理的工作效率和数据准确性。

关键词：行政管理； Excel；函数；监考时间；监考次数

中图分类号：TP391.1 文献标志码：A 文章编号：1006-8228（2016）01-56-04

Application of Excel in school administrative management

Liu Chunqiang， Jiang Suhua

（Qingdao Binhai University， Qingdao， Shandong 266555， China）

Abstract： In the administration of the schools and other educational institutions， a variety of data is often needed to process， but many administrators are still accustomed to the manual methods. In this paper， the calculation of the invigilation table in Qingdao Binhai University is taken as the example to demonstrate that the use of Excel functions and charts can improve administrative efficiency and data accuracy.

Key words： administration； Excel； function； invigilation time； invigilation number of times

0 引言

在学校等教育机构的行政管理过程中，常常需要借助于Excel办公软件对职工或学生的各种数据进行输入、处理及分析，而目前Excel在行政管理中的应用不尽如人意，主要表现在以下方面。

⑴ 理论与实践脱节，行政人员基本上都学习过Excel，但在办公过程中对数据的处理，还总是使用传统的计算方式，或者使用手机或电脑计算器进行计算[1]，缺乏使用Excel提高数据处理效率的意识。

⑵ 部分行政人员选择使用Excel对数据进行处理，但主要局限在使用求和或平均值等简单函数对数据进行处理，使用排序、筛选等简单的统计分析工具对数据进行分析。

⑶ 对于大量且较为复杂的数据，办公人员还总是选用传统人工的方式进行处理，一般要花费大量的时间进行传统的计算。

⑷ 对于每天、每周、每月等经常需要处理的同类数据，办公人员常常选择每次使用同一种方法进行重新操作一遍，在反复计算的过程中，无形中浪费了宝贵的时间[2]。

1 行政管理中加强Excel应用

为了简化办公管理人员的数据处理过程，针对目前行政管理应用Excel的现状，对各部门的行政管理办公提出以下建议。

⑴ 加强行政管理人员Excel应用能力的培训。在培训过程中，做到有的放失，使用日常用到的数据，将传统数据处理与Excel数据处理进行对比，充分展示Excel在数据处理中的优势，逐步提高办公人员对Excel数据处理各种功能的应用能力。

⑵ 对于经常用到的数据文档或表格，建议设计为模板[3]，在应用时只需要做部分修改，即使对Excel应用不太熟悉的办公人员也能够很快的完成工作。

⑶ 引进具备现代化管理水平和方法的高素质人才[4]。

2 以监考工作为例对Excel在行政管理中的应用进行验证

加班、加班次数、加班时长、加班工资的计算，监考次数、监考时间的计算等工作都是经常性的工作，为了提高计算、核算的工作效率，我们引入Excel的数据处理思想，制作成模板，方便各位教师、管理人员等对数据进行处理。此处，以监考工作的数据处理为例，简述Excel在行政管理过程中的应用对工作效率的提高产生的影响。

监考工作是教师工作的一部分，根据学校情况或学校规模，有的学校有专门的考试中心负责监考的安排与教师监考工作量的计算，有的则以部门为单位对监考工作进行安排，无论以哪种形式，都需要平衡老师的监考次数或时间，怎样对监考工作统筹安排，如果不使用专门的软件来实现，则可以选用Excel函数完成此项工作，最后保存为模板，提供给相关管理人员进行使用[5]。

2.1 监考表的数据构成及目前数据处理存在的问题

根据学校监考工作的计算规定，教师每承担90分钟的监考相当于一节课的工作量。监考安排表一般由学校或各学院统一制作，其组成部分如表1所示。

从表中数据组成分析，考试时间是完整的日期（时间）表示方式，而监考教师每考场两位，到目前为止，每位教师的监考总时间通常使用下述的方法计算，工作量大且容易出错。

⑴ 每位教师根据自己的监考计算出自己的监考总时间

由于每门课程的课程性质、难易程序等多种因素造成每场次的考试时间长度并不一致，最终导致每位教师的每场监考时间都不尽相同，所以每位教师在计算自己的监考时间时总是要先计算自己每场次的监考时间，然后再计算所有场次的时间总和，很多老师，尤其是老教师常常通过计算器手工计算，费时费力。

⑵ 审核时耗费时间长

在教师自己的计算完成并上报后，院办工作人员会再次对此数据进行计算，得出的监考总时间与教师上报的数据进行比对，在进行这项工作时，有些工作人员为了慎重，常常使用计算器进行计算或者使用计算机输入每场次的监考时间，然后用求和函数进行计算，经过此次核对，常常会耗费相关人员很长的时间。

为了改进此类工作的计算方法，提高工作效率，本文拟使用Excel相关函数对数据进行处理，并制作成模板。在以后的此类工作计算时，只需要把监考表导入或复制到此模板中就可以快速的计算出每位教师的监考总时间。

2.2 利用Excel函数计算教师监考时间

⑴ 计算每场次的监考时间

根据监考安排表中数据的特点，使用Excel中的MID函数提取监考开始和结束时间[6]，使用“=MID（D2，13，5）”提取开始时间，使用“=MID（D2，19，5）”提取结束时间。然后使用HOUR函数和MINUTE函数计算出每场次监考时间，公式为“=HOUR（J2-I2）*60+MINUTE（J2-I2）”，如果想要制作成模板，使用者无需输入公式，只需使用该表，可以综合应用函数，在I2单元格中输入公式“=HOUR（MID（D2，19，5）-MID（D2，13，5））*60+MINUTE（MID（D2，19，5）-MID（D2，13，5））”，如图1所示，然后使用Excel的填充功能，计算出所有场次的监考时间。

因为每学期的监考场次不同，为了模板的通用性，使数据的增减性较强，可以对整列数据使用计算公式进行填充，但当没有监考时间数据时，会出现“#VALUE！”的提示信息，那么，可以使用IF函数对公式进行改进，在I2单元格中输入公式“=IF（D2=""，""，HOUR（MID（D2，19，5）-MID（D2，13，5））*60+MINUTE（MID（D2，19，5）-MID（D2，13，5）））”。

计算出每场次的监考时间后，可以对每位教师的监考次数和监考总时间进行计算，为了便于公式或函数的引用，可能对使用的区域定义名称，在“监考安排”工作表中选中G列，定义区域名称为“监考教师1”，选中H列，定义区域名称为“监考教师2”，选中I列，定义区域名称为“每场监考时间”。在表格的设计上，可以设计为占用一个工作表来存储教师的监考次数和总时间。

⑵ 计算教师监考次数

对监考次数的计算，可以选用常用的COUNTIF函数，在C2单元格中使用公式“=COUNTIF（监考教师1，B2）+COUNTIF（监考教师2，B2）”，使用Excel的填充功能，计算出每位教师的监考次数。

⑶ 计算教师监考总时间

对于教师监考总时间的计算，可以选用SUMIF函数[7]，在D2单元格中使用公式“=SUMIF（监考教师1，B2，每场监考时间）+SUMIF（监考教师2，B2，每场监考时间）”，使用Excel的填充功能，计算出每位教师的监考总时间，如图2所示。

⑷ 计算监考的折合工作量

在E2单元格中使用简单的公式“=D2/90”计算出每位教师监考折合后的工作量，并设置保留2位小数。

⑸ 使用图表进行直观数据分析

如果办公人员在安排时便于直观显示教师的监考次数或总时间，可以选择使用图表对数据进行直观的分析。在选用图表进行分析时，可以分别对监考次数或总时间建立图表，也可以把监考次数和总时间在同一个图表中表示。选中数据区域，如B1：D29，使用“插入”选项卡中“图表”选项组中的“柱形图”按钮，插入一个柱形图，根据教师人数改变图表的大小，设置横坐标轴显示的教师姓名字体大小，但从图表中显示，在同一个纵坐标下，监考人数与监考总时间在纵轴上相差太大，致使监考次数不能很好的区分。对图表进行修改，右击图表中的“监考总时间”系列，单击“设置数据系列格式”命令，在弹出的对话框中“系列选项”中“分类间距”处设置间距值，如20%；单击图表中的“监考次数”系列，在“系列选项”中“系列绘制在”选择“次坐标轴”，在“分类间距”处设置间距值，如100%，那么图表就以左右两个坐标轴分析数据。

⑹ 对计算公式进行保护

在实际工作中，有些管理人员可能对Excel函数不太熟悉，为了防止他们无意中对公式进行修改，可以对公式所在的单元格设置保护[8]，禁止操作人员进行修改。单击“监考安排”工作表，单击全选按钮选定整个工作表，右击选择“设置单元格格式”命令，打开“设置单元格格式”对话框，在“保护”选项卡中取消“锁定”和“隐藏”的勾选，单击“确定”按钮；然后再选中放监考时间的I列，再次打开“设置单元格格式”对话框，在“保护”选项卡中勾选“锁定”和“隐藏”，单击“确定”按钮；然后使用“文件”列表“信息”列表中“保护工作簿”选项中的“保护当前工作表”命令，打开“保护工作表”对话框，设置允许用户进行的操作，单击“确定”。那么对于公式所在列的单元格不可以选定，同时也不显示公式。以相同的方法，对教师监考次数、监考总时间和折合工作量进行保护。

⑺ 另保存为模板

设计完成后，可以选择另存为模板，也可以选择发给行政人员进行直接使用。

从监考表数据处理的小例子可以体现出，使用Excel中的相关函数及功能处理监考表中的数据，解决了原来大部分由人工计算繁琐而容易出错的问题，在很大程度上提高了工作效率。同时，每次使用时把监考表数据复制或导入到指定位置即可以完成教师监考时间的计算。而在设计过程将相关使用公式的单元格进行保护，既方便应用又可防止入门用户错误修改相关公式。

3 结束语

从Excel函数在监考表中的应用体现了应用Excel各种功能对提高工作效率产生的影响，所以，把Excel思想引入到学校等教育机构的日常行政管理过程中，将会大大提高日常管理工作效率和准确率，减轻管理人员负担。同时，使用Excel的模板等功能，工作中的表格、数据规范性等情况都有明显的改善，对数据的分析和处理都有着极大的优势。一旦行政管理人员习惯于使用Excel相关功能处理和分析大量数据，那么工作效率就会大大提高，同时降低数据处理中的错误率，提高整个行政管理的有效性。

参考文献（References）：

[1] 王宏平.Excel在学校教育教学管理中的作用[J].计算机光盘

软件与应用，2014.18：174-175

[2] 成必成，胡平建.高校学生工作中应用Excel 的三种境界[J].

和田师范专科学校学报，2010.29（3）：170-171

[3] 刘向阳，胡海霞，姜燕.高校教学管理人员Excel办公能力存在

的问题和对策研究[J].科技世界，2014.7：23

[4] 刘远芳，周双恋，陈秀兰.基于Excel的学院教务管理自动化[J].

中外企业家，2015.21：107-109

[5] 田茂琴.浅谈Excel在学校教育教学管理中的应用[J].才智，

2014.19：187

[6] 庞海杰，王丽.计算机应用基础项目化教程[M].济南出版社，