谈谈新时期人事档案管理的信息化建设

李锐

【摘要】现代网络技术推动了社会生活各个方面的进步，计算机信息技术已经广泛应用和普及了，不但改变了人们的生活，也改变了生产管理方式。人事档案管理是企业管理中非常重要的组成部分，人事档案管理工作成败直接关系到企事业单位的生存和发展。在新的经济形势和社会环境下，必须要充分利用计算机信息技术的优势，加强对人事档案管理的信息化建设。本文主要通过对人事档案管理信息化建设的意义、人事档案管理信息化建设问题入手进行分析，总结出人事档案管理信息化建设对企业发展的促进作用。

【关键词】人事档案管理；信息化建设；意义；问题；对策

中图分类号：G270 文献标识码：A 文章编号：1672-3791（2015）02（b）-0000-00

社会主义现代化建设步伐的加速，使社会面貌发生了翻天覆地的变迁，知识经济和信息时代悄悄来临，我国不论是社会、政治还是经济、文化都发生着重大变革，各行业迎来了新机遇，在新的时代和社会背景下，做为管理学中重要环节的人事档案管理，也由传统的人工手工管理向着信息化管理的方向不断转化，使得了档案管理、档案查询。人事档案管理信息化建设并不长，会管理的不会计算机，会计算机的不懂管理，由于沟通协调不畅通，有了技术，但还是应用软件开发不到位、不精确，特别是在实践操作中，有些软件不适用，影响了管理的科学系统性，有些合适的软件，由于操作人员经验少，还不能熟练应用操作，各种原因引起的问题，在人事档案管理中屡见不鲜，只有相关部门和人员不断加强认识，勇于探索、不断创新，才能有效地促进人事档案管理工作的健康发展。

1人事档案管理信息化建设意义

1.1有利于实现人事档案现代化管理

人们生活在强大的信息时代，对各类信息的挖掘并形成资源价值是时代的要求，对人事档案管理纳入信息化建设，实现人事档案的现代化管理是当前需要解决的重点问题，只有不断顺应时代潮流，才能把笨拙的工作转换成灵活的流程，只有实现档案管理信息化，才能从根本上提高人事档案管理工作效率。

1.2有利于实现人事档案信息资源的共享

信息化加强关联效应，通过不同信息的交叉管理应用，可以转化成不同的商机，可以说，信息资源已经提升为现代市场经济条件下的一种重要战略资源。加强对人事档案管理的信息化建设工作，有利于发挥人才最大价值、有利于实现人事档案信息资源共享、有利于为现代化建设服务，通过科学的管理，对人事信息进行加密，推进人才建设发展。

1.3有利于方便对人事档案信息的查阅

以往查询一个档案需要很长时间，现在却不同了，不同的信息通过计算机集成处理，多么复杂的数据都迎刃而解，变得简化起来。数字化和电子化极大的便利了档案查询流程，馆藏人事资料和纸质档案信息已经被告高数字化取代，方便人们对人事档案信息的随时查阅，更好地发挥档案使用价值。

1.4有利于开发和利用档案资源

计算机信息技术使档案信息资源开发和利用效率大大增加，在人事档案管理工作中起到重要作用，这种全新的管理模式，促进了管理方式的转变，特别是推进了人事档案的利用率，人事档案就是为人事工作服务的，通过对软件的开发应用，可以建立多层次、立体化、全方位的人事档案资源集成模式，这种科学的管理模式，完全满足了当今时代对档案工作的各种需求，符合社会发展，服务了经济建设。

2人事档案管理信息化建设中存在的问题

2.1基础设施的配备不完善

有的地区不能完全实现电子管理，有的地区实现了计算机管理，但却不能联网，不同的差异造成我国档案信息还不够健全，有的地方或单位，在现代信息这么发达的情况下，依然保持传统的人工管理，对现代管理科学持怀疑态度，不重视电子信息管理，对基础设施配备不全，特别是基础设施的计算机、扫描仪、网络等缺失。影响了人事档案信息的发展和有效传输。

2.2缺乏统一规范的信息化管理标准

有的单位因为不想公开信息，没有把人才信息公布出来，或者只通过局域网进行内部管理，人事档案管理信息化建设不科学，实现信息管理的前提是标准和依据，只有标准完善了，才能确保人事档案信息的质量，实现作用功能。现实是，有些单位从自身利益出发进行管理，并没有形成统一规范的管理标准，造成档案信息网络不够通畅，无法实现档案资源的共享，使现代档案管理不能充分展示其强大的功能。

2.3档案管理人员的综合素质较低

档案管理的好坏关键在人，管理人员的专业水平和综合素质是决定档案管理的重要因素。我国还没有人事档案管理高素质专业人才，许多管理人员都是临时的，或者是不够专业，整体维持在一个较低的水平内，在现代信息手段高度发达的今天，远无无法满足人事档案信息化管理要求。有些管理人员粗心大意，档案输入信息，为人事档案资源的管理和使用带来较大的风险。

3人事档案管理的信息化建设对策

3.1配备先进的技术设备

要想很好的进行科学管理，就要不断加大投入力度，购买先进的技术设备，实现技术设备的快速更新，建立一套完整健全的网络信息管理系统，这是人事档案信息化管理的重要硬件设备，也是信息化管理的物质基础，也是进行档案信息传输和共享的主要方式。通过科学的管理，提高人事档案信息化管理工作的效率，推动人事档案管理向现代化发展。

3.2实现人事档案信息资源的数据化

目前，我国各级人事档案管理不完全是电子化的，还有纸质材料的存在，这是我国现行体制决定的。档案管理部门要同时对两者进行收集并形成管理系统，通过信息维护将原始档案信息和档案资料录入微机，最终建立一个全国范围的人事档案信息数据库。

3.3确保人事档案信息的安全

实现信息资源共享与信息安全是共存的，二者相互协调统一。只有不断强化档案信息安全，才能保证信息不泄漏。在档案信息真实性的前提下，需要各级档案管理部门一定要加强网络权限建设，加大安全保护措施，对违法泄漏使用信息的情况，要做到严格执法，加大打击层面，保证网络安全可靠。档案管理人员要做到严格按照规章制度办事，不能随意泄漏相关人员的信息，为实现人事档案信息的安全提供多重保护。

3.4提高人事档案管理服务水平

利用计算机将文字、图像、声音、视频等档案信息资料进行分类、提取和加工，通过不同载体实现数字存储，形成远程传输和交流，满足人们对人事档案信息的各种需求，提高人事档案管理工作的服务水平。这就需要进一步提高人事档案管理工作的服务水平，不断开发创新各项环节流程，使人事档案发挥更大的作用。

4总结

计算机技术普及到了人事档案管理工作的各个方面，已经完全实现了由传统纸质档案向电子档案管理的转化，提高了管理工作效率。今后要进一步加强对计算机和软件的应用熟练程度，提升素质，加强安全管理，提速人事档案信息化建设步伐，使人事档案信息管理工作能够在社会和人们生产、生活中发挥更大的积极促进作用。

参考文献：

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【3】宋琳，曹文成，王艳.打造精品注重创新认真做好新形势下企业信息工作【J】.办公室业务，2012（08）.