计算机办公自动化技术应用与研究

高爱辉 四平市机构编制信息中心

计算机办公自动化技术应用与研究

高爱辉 四平市机构编制信息中心

计算机技术；办公自动化；应用与研究

在计算机技术没有引进办公室之前，传统的数据处理工作不仅信息量大、结构模糊和技术处理上的难度导致工作量的增加和错误率增加。随着计算机技术的日益进步，借助其对数据信息的智能化处理被引进办公室引用，办公自动化就是基于计算机对数据信息强有力的处理和分析能力。将计算机技术应用到办公自动化中主要目的就是在于全面利用信息资源来达到提升工作效率、保证工作质量。

1.计算机办公自动化技术应用的现状及发展趋势

计算机办公自动化技术在我国的应用已经逐渐步入成熟阶段。下面本文就从其定义、功能层次、新技术三方面来简要分析其目前的应用现状以及今后的发展趋势。

1.1 计算机办公自动化的定义

目前国际上比较认同定义即：办公自动化就是将计算机技术、通信技术、系统科学与行为科学应用于传统的数据处理技术难以处理、且量很大而且结构又模糊的一些业务上的一项综合性技术。定义中提到的一些量大、结构模糊的业务实际上就是指办公室内的一些任务活动，根据不同的性质和办公活动对办公自动化有不同的理解和定义。办公自动化技术在我国的不断应用使其定义内容不断发展并加入中国元素。

1.2 办公自动化的功能层次

计算机办公自动化系统根据其应用的功能不同总共分为三个层次即：事物级OA系统、信息管理级OA系统和决策支持级OA系统。三个功能系统之间相互联系形成一个同一的OA系统。事物级的OA系统处于最基本的功能层次，主要处理一些小型的局域网上处理、电子表格、数据库等的工具应用；信息级OA系统则建立在事物级OA系统之上，其主要功能在于对信息的处理能力，作为现代的机关单位必须在内部建立一个资源共享的数据库以便优化日常工作，提高办公效率。决策级OA系统是最后一个层次，也是三个系统中级别最高的一个，建立在信息级层次之上对数据库中提供的信息作出决策性课题，结合计算机内外部条件，作出相应的决策反应。

1.3 办公自动化的新技术

新的科技发现为办公自动化发展提供支持的同时也提供了新技术如云计算、物联网、智慧办公等方面。云计算就是将网络连接在一起对各种软件的资源、数据信息进行统一的管理。物联网的出现主要作用就是可以在家办公提高了办公的效率和灵活性。最后的智慧办公的重点在于办公自动化系统与信息技术的链接。通过这些技术使得部门之间的联系更加通畅。

2.计算机办公自动化技术应用的优势

2.1 提高工作的有效性

计算机办公自动化技术的应用可以利用计算机技术在机关内部建立共享数据库，方便领导随时查阅文件资料，及时发现问题并作出解决方案。另外通过先进技术对文件档案进行排列编号，保持上传下达的通畅性，提高工作的有效性。借助网络技术将一些负责工作简单化，避免了人员的重复劳动，进一步规范了公文处理行为。

2.2 借助计算机技术，实现资源共享

通过借助计算机技术，在机关内部建立内部网络。经过有关部门相关人员的许可将方便人员查阅的相关文件资料放入共同的网络中实现资源共享。办公室内部资源共享提供了极大的便利，为机关内部实现人力、物力、财力的优化配置起到重要作用。

2.3 借助计算机技术，实现信息检索的便捷性

如今的社会已经步入了信息化时代，信息量及其大的今天领导只有在掌握了最及时、最准确的信息才能作出最佳的决策。大量的信息借助网络平台发散，借助网络技术就可以随时随地的了解到想要知道的信息。机关单位通过建立内部网络将单位中的一些文件资料等信息进行信息化、系统化、规范化管理并借助一些外部的网络信息检索方式进行专题内容的查询，为领导的决策提供参考依据。

3.计算机办公自动化技术应用的问题及解决措施

计算机办公自动化技术的应用在为单位带来便捷的同时也面临着问题，找出这些问题所在并有针对性的解决问题至关重要。

3.1 计算机办公自动化技术应用的问题

计算机办公自动化技术在应用过程中遇到各种各样的问题，大致上有操作系统问题、应用系统问题、网络安全问题和管理不善的问题。

办公自动化技术都是通过计算机实现，计算机在操作中一般是用Windows系统，该系统本身就存在很多问题，作为一种商业软件其核心技术是对用户保密的，同时在网络协议的设计上也存在着脆弱性。应用系统的开发都是借助人力进行的因此不可能做到至善至美，因此会有漏洞的出现。网络安全问题也是使用者最为头疼也最普遍的问题，目前出现了黑客这一代名词，借助各种计算机手段可以攻克他人电脑窃取内部资料信息。另外就是管理问题，对于任何组织和技术而言管理无疑至关重要，管理意识不强或者方式不对都会导致使用中的破坏或者后期维护不当。

3.2 办公自动化问题的应对策略

针对上文提到例如系统问题、应用问题、安全问题以及管理问题可以采用相对应的措施改善。针对操作系统问题由于其属于商业软件核心技术用户不了解，因次可采用自主开发，可以根据自身实际的需求进行定制性的开发。对于应用软件问题的解决可分为两类：一是对软件设计上将问题尽量终止在设计阶段，二是在软件应用运行中及时进行反馈和维修。对于网络安全主要来自两个方面即黑客和病毒，这并不是不能够提前预防的，有病毒的产生就会有杀毒软件去解决，定期要人员对计算机进行杀毒和防火墙防护计算机网络的安全。管理的强化在于管理者的管理意识，维护工作的落实以及不断更新的新技术使用。

4.总结

在信息化时代中各单位借助先进技术提高办公效率已成为趋势，随着社会的进步，计算机办公自动化技术的应用只会越来越广泛和普遍，因此在应用过程中要不断发现问题解决问题，让该技术真正的成为提高工作效率优化资源配置的科技手段。

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［3］ 张海平.办公室计算机办公软件的应用探讨［J］.黑龙江科技信息.2015（32）

［4］ 陈玉霞.探讨如何利用计算机办公软件提高审计的效率［J］.电子制作.2014（14）

随着信息时代的到来，科学技术的进步，计算机应用已经深入到生活、工作、学习方方面面。办公环境随着计算机技术的应用越来越智能化、自动化和信息化。计算机技术在办公室中的应用在对信息传输、处理以及管理方面带来便利以外也伴随着相应的问题产生，本文就计算机技术在办公室中的应用进行分析研究，探索计算机办公自动化技术应用的优劣势以及应对措施。