浅谈规范库存物资编码的方法及原则

梁显刚，何允刚，刘丽萍，李卫华

浅谈规范库存物资编码的方法及原则

梁显刚，何允刚，刘丽萍，李卫华

目的：对库存物资编码的方法及原则进行研究，以实现设备器材库和玻璃器材库库存物资的科学管理和统计分析、规范物资采购渠道、方便科研人员对库存物资的申领。方法：通过变更仓库名称和规范库存物资采购渠道，并依据系统、有序、集中、唯一、完整、记忆、尺寸等原则对库存物资的编码进行有序的排序。结果：确保库存物资编码的规范性和完整性，使物资编码目录架构相对合理。结论：有利于库存物资的统计分析、规划摆放、计划盘点，避免了交叉采购，方便了今后的库存管理。

物资编码；采购渠道；目录架构；有序排列

0 引言

物资编码是物资管理系统赖以运行的最基本数据，是整个系统运行的基础，贯穿于物流的各个环节[1]。为方便今后库存科学管理和统计分析、规范采购渠道，通过对设备器材库、玻璃器材库库存物资的全盘考量、统筹兼顾，系统设置物资编码结构，使物资编码目录架构相对合理。

1 编码现状

设备器材库目前库存物资共有六大类900余种次，分别是进口设备、国产设备、实验耗材、电工电料、医疗器材、办公用品，分别用M、N、P、Q、R、S 6个字母表示物资的大类。其中P类物资不但包括了部分进口免税设备、部分国产设备及配件、部分日杂，同时还包括了多个厂家、多个品种的实验耗材类物资，而且分别对应3名采购员。P类物资对应多个采购员如图1所示。

玻璃器材库库存物资目前共有三大类800余种次，分别是玻璃仪器、实验耗材、劳保日杂，分别对应2名采购员，不利于库存物资的规范管理和统计分析，也不方便科研人员对库存物资的申领。玻璃器材库对应2名采购员、多类物资如图2所示。

图2 玻璃器材库对应2名采购员、多类物资

2 编码方法

在物资编码的过程中，根据库存物资的属性仍保持原有六大类，沿用过去的5位编码格式：M+ 1234。用 1位大写字母表示物资的大类，如（M****）；用1位大写字母+1位阿拉伯数字表示物资的中类，如（M1***）；用1位大写字母+2位阿拉伯数字表示物资的小类，如（M12**）；用最后2位阿拉伯数字表示物资具体的品名和规格，确保同一品名不同规格的物资对应相应的编码具有唯一性[2]。

2.1 根据仓库名称规范物资编码

此次物资编码的规范，取消了玻璃器材库UJ和US非常规编码，增加T（实验耗材）类编码，使实验耗材类物资全部并入T类（UJ****→T****）；将设备器材库P类物资中的30余种实验耗材类物资并入玻璃器材库的T类（P****→T****）；将玻璃器材库中的50余种US（劳保日杂）类物资并入设备器材库（US****→S****），取消了设备器材库中的实验耗材类物资，增加了劳保日杂类物资；整合了劳保类和实验耗材类物资的分散管理和供应，规范了玻璃器材库的编码格式，方便了科研人员对劳保日杂和实验耗材的申领。玻璃器材库更名为玻璃耗材库。玻璃耗材库物资结构如图3所示。

图3 玻璃耗材库物资分类

2.2 根据采购渠道规范物资编码

此次规范物资编码，将进口及免税物资全部归入进口设备M类，将原来免税购入的吉森加样器等设备从P类并入进口设备M类；将原来国产加样器、磁力搅拌器等国产设备及配件从P类并入国产设备N类。该编码方法规范了物资采购渠道，方便了对库存物资的动态管控，使设备器材库库存物资采购渠道清晰明了。设备器材库物资采购如图4所示。

图4 设备器材库物资分类采购

3 编码原则

根据物资属性、用途、类别、尺寸大小分别依据系统、有序、集中、唯一、完整、记忆、尺寸等原则对物质编码进行科学有序地全面排序，并留有足够空间拾遗补新，确保物资编码完整无缺[3]。物资编码原则如图5所示。

图5 物资编码原则

3.1 系统原则

通过对库存物资进行全盘考量，统筹兼顾，系统设置物资编码结构，使物资编码目录架构相对合理[4-5]，设备器材库物资分类见表1。

表1 设备库物资分类

3.2 有序原则

在对每一大类物资编码过程中，根据每一大类物资的属性和用途进行科学有序排列，构成物资的中类。比如对大类物资N（国内设备）从N1～N5进行有序设置。国内设备类物资分类见表2。

表2 国内设备物资分类

3.3 集中原则

在对每一中类物资编码过程中，根据物资的属性和用途，严格遵守相近物资作为小类集中编码的原则进行有序排列[6]。比如对中类物资N3（国内实验仪器）中的力学类实验仪器作为小类进行集中编码。力学仪器作为小类集中编码见表3。

表3 力学仪器集中编码

3.4 唯一原则

对具有同一品名、同一国别厂家、不同型号规格的小类物资力求其编码唯一性[7-8]，比如：南丁格尔短袖白大衣不同型号规格对应不同的编码。同一品名、不同规格的小类物资分类见表4。

3.5 完整原则

为了保证库存物资编码的完整性，对库存编码需要留有足够空间来拾遗补新，确保物资编码完整性[9]。比如：弯有勾止血钳库存常备的只有12、16和18 cm的，此次编码将14和20 cm一起纳入编码，保证了物资编码的完整性。弯有勾止血钳编码见表5。

表4 同类物资唯一编码

表5 同类物资完整编码

3.6 记忆原则

为方便记忆，将部分物资的型号规格用作物资编码的编号[10]。如美国伯乐公司的电泳梳，其型号规格表示为165-33**，每种型号规格代表不同规格的梳子，比如：165-3360就代表了规格为15孔、厚度为1.0 mm的电泳梳。我们用M3360命名该规格型号的物资，方便记忆。物资编码与型号一致，见表6。

表6 物资编码与型号一致

3.7 尺寸原则

库存物资中有些物资尺寸过大，普通货架很难满足存放要求，这些物资只能单独存放，在编码过程中，我们将根据尺寸原则将这类物资在中类物资中单独编码，方便了大件物资的存储和管理[11]。大尺寸物资集中编码见表7。

4 编码效果

通过规范库存物资编码，设备器材库现对应2名采购员，其中采购员1只对应进口设备类物资；玻璃耗材库只对应采购员3。变更仓库名称和规范采购渠道后，避免了交叉采购，有利于库存物资收发的统计分析[12]，方便了科研人员对科研物资的申领、对库存物资的规划摆放以及库管人员对物资编码的记忆，为今后规范库存物资的正规化和信息化管理起到了一定的奠基作用。

表7 大尺寸物资集中编码

5 结语

目前世界上没有一套十全十美的编码体系，此次设备器材库和玻璃器材库在编码过程中规范仓库名称和采购渠道，符合物资编码的基本原则，简单、实用。这有利于科研物资保障过程中的统计分析、规划摆放、计划盘点，避免了交叉采购，方便了以后的库存管理[13]，为今后规范库存物资的正规化和信息化管理起到了一定的奠基作用。在今后实际的库管工作中我们将通过对物资编码的逐步修正，可以进一步完善库存物资的编码体系。

[1]何勤.建立库存决策支持系统加强物资管理[J].中国物流与采购，2006（24）：63.

[2]李育新.仓储管理关键点精细化设计[M].北京：人民邮电出版社，2014.

[3]许继英.仓储与配送实务[M].北京：化学工业出版社，2012.

[4]谢翠梅.仓储与配送管理实务[M].北京：北京交通大学出版社，2013.

[5]陈延斌.供应链与物流管理[M].北京：清华大学出版社，2008.

[6]李文斐.现代物流技术与装备[M].北京：中国人民大学出版社，2013.

[7]王槐林.采购管理与库存控制[M].北京：中国物资出版社，2002.

[8]吴砚峰，阎子刚.物流信息技术[M].北京：高等教育出版社，2013.

[9]蓝仁昌.物流技术与实务[M].北京：高等教育出版社，2012.

[10]龚颖彩.供应商分类方法在供应商管理中的应用[J].天津市经理学院学报，2006（5）：15-16.

[11]梁显刚.优化库存结构提高库存周转率[J].中国医学装备，2010，7（1）：23-25.

[12]袁征.降低“牛鞭效应”在库存管理中的应用[J].中国医学装备，2010，7（11）：35-37.

[13]申作兰.仓储与库存管理[M].北京：电子工业出版社，2008.

（收稿：2014-10-10 修回：2015-03-20）

Methods and principles for coding of stock materials

LIANG Xian-gang,HE Yun-gang,LIU Li-ping,LI Wei-hua
（Department of Science and Technology,Academy of Military Medical Sciences,Beijing 100850,China）

ObjectiveTo explore the methods and principles for the coding of stock materials in order to realize efficient management,summarization and analysis of the stock materials in the equipment and glass equipment warehouses,to standardize the purchase channel and to facilitate the application for the stock materials.MethodsThe warehouse name was changed and the purchase channel was standardized,and the coding was sequenced with the principles of system,order,concentration,uniqueness,completeness,memory,size and etc.ResultsThe standardization and completeness of the coding of the stock materials were improved to realize proper directory architecture for materials coding.ConclusionThe coding facilitates the summarization,planned allocation and accounting of stock materials,with repeated purchase avoided and stock management enhanced.[Chinese Medical Equipment Journal，2015，36（9）：123-125]

material coding;purchase channel;directory architecture;orderly arrangement

R318；R197.324

A

1003-8868（2015）09-0123-03

10.7687/J.ISSN1003-8868.2015.09.123

梁显刚（1973—），男，工程师，主要从事科研物资供应管理和库存控制方面的研究工作，E-mail：LXG6068@sina.com。

100850北京，军事医学科学院科技部（梁显刚，何允刚，刘丽萍，李卫华）