利用医院办公自动化系统实现医疗设备电子说明书管理

熊光星，贾红岩，童 铭，刘雅克，李 平

利用医院办公自动化系统实现医疗设备电子说明书管理

熊光星，贾红岩，童 铭，刘雅克，李 平

介绍了各级医院现行的医疗设备说明书常规管理方法，阐述和分析了现有方案的不足，提出了利用医院办公自动化（hospital office automation，HOA）系统运行和管理医疗设备电子说明书的思路，并对其可行性和应用效果进行了分析和总结，对医院加强医疗设备档案管理、提高医疗设备使用效率起到了很好的辅助平台作用。

HOA系统；医疗设备；电子说明书

0 引言

医疗设备说明书是指由医疗设备生产厂家印刷和提供的关于医疗设备基本原理，操作使用，维护保养，设备安全性、有效性，重要科学数据和结论的，用于指导临床正确使用相关设备的技术性资料[1]。随着医学、生物医学和电子技术等学科的不断发展，医疗仪器的种类和性能也变得多种多样，它的门类多、专业性强，而市面上却很少甚至没有这方面的专业书刊，所以操作说明书或技术说明书便成为设备维护和维修过程中不可缺少的资料，也是设备使用人员和医学工程人员熟悉和掌握仪器进而拓展仪器功能的最重要和最直接的依据，其重要性不言而喻[2]。随着各级医院医疗设备数量和种类的不断增加，说明书的规范性管理变得越来越重要，但由于医院工作人员更替频繁，医疗设备说明书的常规管理和使用矛盾日益突出。基于上述情况，我们提出利用医院办公自动化（hospital office automation，HOA）系统运行医疗设备电子说明书，并在全院范围内实现资源共享和统一管理，取得了非常理想的效果，也得到了临床一线工作人员的一致肯定，现总结如下。

1 利用传统方法管理医疗设备说明书存在的问题

按照医院设备管理相关规定，在医疗设备安装培训完毕后，其说明书、保修卡等相关技术支持资料应该由医学工程科统一管理，科室需要使用时可以借阅或复印[3]。但这种管理方式存在2个方面的弊端：（1）由于临床科室没有其他相关资料以深入了解设备的性能特点及操作规程，往往在装机后会要求将设备的说明书留存，而不愿意交由医学工程科统一保管，以避免查阅和使用时的不便。虽然使用科室通常会指定一名办公护士专门管理医疗设备档案和相关技术资料，但由于医院临床护士的流动性较大，相关资料的交接有时会出现不完整的情况，且纸质的说明书也容易丢失和损毁，往往造成医疗设备在使用一段时间后出现设备说明书等资料不齐全的情况，给医疗设备的管理和后期维修保养带来一定的困难。（2）医学工程人员下科维修医疗设备，遇到常见故障需要借助技术说明书时，往往还要返回医学工程科，在众多资料中查阅，无法及时得到想要的信息。

2 利用HOA系统运行电子说明书的可行性

医院各科室现均已连接局域网，医院工作人员可以利用对应的账号和密码登录HOA系统，因此资源的共享和查询变得非常方便。设备电子手册占用空间并不大，通常扫描成文本格式的医疗设备电子手册在2 MB左右，大型医疗设备电子手册占用空间也就在5 MB左右，一般的三级甲等医院所有种类的医疗设备电子说明书全部录入也只需要不超过10 GB的磁盘空间，而医院HOA系统服务器的磁盘空间一般在3 TB左右，只需要分出极小一部分空间就可以完成医疗设备电子说明书的载入和管理。因此，利用医院的HOA系统实现全院医疗设备电子说明书的运行、使用和管理是切实可行的，也是便捷有效的。

3 医疗设备电子目录的建立和说明书的加载

3.1 医院医疗设备电子目录的建立

在HOA系统界面上，利用知识管理—浏览知识库—知识库结构—加载知识门类即可新建一级目录，目录名称为医疗设备使用及维护说明书。在下级目录中根据医疗设备的使用归属可以将设备分为放射类、血透类、理疗类、高频电刺激类、监护类及护理类等相关目录，目录下医疗设备可以采取按A类、B类、C类进行排序或按照科室使用频率排序。对于某一类型的设备，如果在医院有不同品牌和型号，可以按照设备品牌再建立下一级文件，以血透机为例，文件名可以按照设备品牌的不同进行调整（如图1所示），以方便需要查阅时能够快速准确地找到相应的信息，同时方便医学工程人员对电子说明书进行维护。

图1 医疗设备电子说明书管理目录

3.2 医疗设备电子说明书的加载

3.2.1 电子说明书的制作

当医疗设备到达医院，安装调试完毕后，利用紫光UniscanA668型多功能扫描仪，将输出目的设置为文本格式后对设备说明书中的相关部分进行扫描处理，便可以获得电子版医疗设备说明书（通常制作为Word文档），同时使相关文字的复制变得非常简单。此外，如果纸质说明中有非常重要的图片时，可以单独将相关图片进行扫描后插入到电子说明书文档的最后，以避免重要信息的遗漏。电子说明手册制作完毕后，由医学工程科将纸质版说明书收至设备档案室保存，以确保医疗设备档案的完整性。

3.2.2 电子说明书的加载

电子说明书制作完毕后，可以通过医院局域网文件传输协议（file transfer protocol，FTP）将其上传至信息科相应文件夹内，网络管理员使用网管账户登录后，点击“知识管理—上传新知识—医疗设备使用及维护说明书—相应设备分类及子目录”，即可在对应的医疗设备名称下出现对话框（新引进的医疗设备可以重新建立目录及子目录），此时只需将相应医疗设备电子说明书文档中的文字复制后粘贴在对应的文本框中即可，需要上传相关设备图片时可以点击上传附件，操作简单便捷。以我院血透机电子说明书的加载为例，操作者上传相关内容时，首先点击“知识管理—上传新知识—医疗设备使用及维护说明书—血透类设备—血透机—日本尼普洛血透机”，然后在展开的对话框中将设备电子说明书中的文字复制后进行粘贴，点击“保存”即完成了日本尼普洛血透机电子说明书的加载（内容中同时包含操作手册和维修手册），在必要时还可以通过上传附件的方法加载设备的相关图片（如图2所示），如设备电子元器件的图片等，以方便医学工程人员维修时查对。

图2 医疗设备电子说明书的加载

3.3 系统的定期维护

医疗设备电子说明书维护人员的权限不低于医院信息科的系统管理员，医学工程科档案管理人员需要对相关医疗设备的电子说明书进行修改或更新时，可联系有相应权限的操作者进行修正和上传。通常情况下，医学工程科按月提交新引进的医疗设备电子说明书，联系医院信息科对HOA系统中“医疗设备使用及维护说明书”下的设备目录及子目录进行更新后，上传与目录对应的内容并保存，确保临床科室操作人员使用设备及医学工程科维修设备时能够及时准确地查询相关信息，保证了相关内容的及时更新。

4 应用效果

4.1 应用资料

我院自2012年3月起开始利用HOA系统进行医疗设备电子说明书的管理，至2014年3月已完成包括放射、超声、血透、监护等22个种类设备相关电子说明书的加载和应用，电子说明书的数量达到近200个，覆盖了全院电子医疗设备的80%以上，并开展了定期更新和维护工作，达到了预期的效果。

4.2 结果

由于相关医疗设备电子说明书分类非常明确、内容重点突出，且HOA系统在医院应用非常普及，科室工作人员在搜索需要的资源时只要进入系统点击相关知识结构即可完成，医疗设备的使用效率和质量应用都有较大的提升，为临床工作的顺利开展

（►►►►）（◄◄◄◄）打下了很好的基础。此外，由于医学工程人员可以在科室随时调用设备的维护手册，使相关设备的维修和保养也变得更加便捷和有效，对医疗设备的全寿命使用产生了很好的效果[4]。

5 分析与讨论

在医改方案中，信息化是实现总体目标的八大支柱之一[5]。随着计算机技术的快速发展和信息量的不断扩增，传统的信息保存技术已经不能满足日常工作的要求，比如利用传统的医疗设备说明书作为设备档案的一部分进行管理时，由于保存环境不理想、移交过程不准确，甚至有个别医院还出现过档案管理人员在离职时私自带走或销毁医疗设备说明书的情况，都会导致设备档案的不完整，对医疗设备的维护和使用造成一定的影响。而使用医院HOA系统对医疗设备说明书进行电子管理，不仅能够解决上述问题，还具有以下几个优点：

（1）操作简便，成本低廉。由于相关电子手册的上传利用的是医院已经投入使用的HOA系统，操作起来非常简便，信息科的网络管理人员就可以独立完成，电子说明书的制作过程只需要一台多功能扫描仪，成本非常低廉，符合节约型社会需求[6]。

（2）更新及时，安全有效。医疗设备电子说明书的目录及说明书均可以按月进行更新（特殊情况时甚至可以即时更新），确保了相关内容的实效性，且由于维护人员权限设置合理，安全性也得到了保证。本方法具有很好的实用性，值得推广应用[7]。

[1]李刚，徐江红，姜骏，等.医院药品电子说明书数据库系统的设计与应用[J].中国药房，2005，16（14）：1 063-1 064.

[2]周学武，张锋.医疗仪器设备说明书的电子化管理[J].中国疗养医学，2007，16（9）：520-521.

[3]黄丽侠.医疗设备说明书的作用不容忽视[J].临床医学工程，2008，15（9）：36-37.

[4]邸玮，刘萌芽，晏正光，等.关于医院医学工程部门管理的转型探讨[J].医疗卫生装备，2014，35（3）：148-150.

[5]陈玉兵，昌伟，杜变量.透明管理理念在医院办公自动化中的应用[J].实用医学杂志，2011，27（12）：2 290-2 291.

[6]熊光星，刘自强，管庚寅，等.半自动液氮提取装置的制作与应用[J].医疗卫生装备，2007，28（5）：76.

[7]余巧生，樊水平，米彦军，等.环保实用型医用负压吸引装置的研制[J].医疗卫生装备，2013，34（6）：26-28.

（收稿：2014-08-13 修回：2014-11-30）

（栏目责任编校：李惠萍）

Medical equipment electronic manual management based on hospital office automation

XIONG Guang-xing1,JIA Hong-yan2,TONG Ming3,LIU Ya-ke1,LI Ping1
(1.Department of Medical Engineering,the 169th Hospital of the PLA,Hengyang 421002,Hunan Province,China; 2.Department of Oncology,the 169th Hospital of the PLA,Hengyang 421002,Hunan Province,China; 3.Department of Information,the 169th Hospital of the PLA,Hengyang 421002,Hunan Province,China)

The existing management methods of medical equipment manual in levels of hospitals were introduced,and the deficiencies of the existing methods were described and analyzed.Hospital office automation(HOA)was involved into the management of medical equipment electronic manual,and the feasibility and application results were summarized. HOA may promote medical equipment archive management and service efficiency.[Chinese Medical Equipment Journal，2015，36（7）：137-138，144]

HOA system;medical equipment;electronic manual

R318；R197.324

A

1003-8868（2015）07-0137-03

10.7687/J.ISSN1003-8868.2015.07.137

熊光星（1985—），男，主管技师，主要从事医疗设备管理方面的研究工作，E-mail：xgxjhy030426@sina.com。

421002湖南衡阳，解放军169医院医学工程科（熊光星，刘雅克，李 平），肿瘤科（贾红岩），信息科（童 铭）