仪器设备管理系统的设计与实现

李嫦玲，徐 惠

(南京水利科学研究院，江苏南京 210029)

随着我国现代化建设步伐的加快，科学研究事业有了飞速的发展，先进的实验室仪器设备大量引进。目前市场上已有一些仪器设备管理软件系统，包含了仪器设备管理的大部分功能，而且管理功能的设计也较为规范，但设计对象偏重于生产企业。南京水利科学研究院是面向国内外的综合性水利、水电、水运科学研究机构，拥有的仪器设备数量大，精密仪器、贵重仪器、先进设备较多，专业性较强，根据研究方向不同仪器设备的管理相对分散。

为进一步提高科研仪器设备的管理水平，开发一套适合科研院所的仪器设备管理系统可以对仪器设备的分散管理进行统一，规范管理方式，提高仪器设备管理工作效率。对管理业务中涉及的数据，分析其中的内在关联，以达到加强沟通，提供信息共享平台，减少数据录入、统计汇总工作量的目的。同时，严格按照质量控制体系加强对仪器设备的实时监控、有效管理以及自动提醒，相关信息按权限范围共享与公开。

1 系统开发背景

1.1 仪器设备管理背景

南京水利科学研究院的仪器设备管理是由各个研究所内的仪器设备管理员进行半自动化管理，没有统一规范管理方式，各所管理方式不同，造成提交的仪器设备表格样式不统一，增加了管理的工作量;各所单独管理维护本所仪器设备，造成仪器设备信息孤岛，不能及时共享信息。仪器设备自动化管理水平不是很高。如仪器设备位置变迁、检定/校验情况、检修情况、仪器设备使用情况以及当前运行状态等信息得不到及时的更新。

1.2 系统背景

现有的综合管理信息系统(简称MIS系统)已经涵盖了综合办公自动化系统、内部信息门户管理平台、科研管理系统、人事管理系统、设备管理系统、物资管理系统，并且集成了档案系统和财务系统，实现了办公及科研管理的信息化、流程规范化和自动化，实现了系统间信息数据交互功能。

整个综合管理信息系统应该是一个一体化的系统，涉及各专业管理领域的业务应用系统是在企业信息门户下实现应用集成的系统，因此，仪器设备管理系统作为MIS系统一部分，要处理好与其他系统的衔接，充分考虑一体化、数据共享以及后续功能的扩展性。

2 系统需求分析

2.1 业务需求

开发仪器设备管理系统的目的是在ISO9000质量管理体系要求下，对仪器设备进行全生命周期管理(包括仪器设备入库、使用、借用、归还、维修、报废)，仪器设备质量(检定/校验、期间核查、维护保养)计划以及执行情况的监督管理，形成规范完整的仪器设备清单及技术档案;结合自动化技术手段，加强仪器设备实时监控，有效管理以及自动提醒，利用信息化管理平台统一管理，共享全院设备资产信息。

根据需要，仪器设备管理系统分为7个功能模块:仪器设备管理、仪器设备计划管理、仪器设备执行管理、仪器设备查询、统计分析、业务提醒、参数维护。系统功能结构如图1所示。

图1 系统功能结构图

2.2 系统角色

对系统的需求分析首先要确定系统的使用者，仪器设备管理中包括以下几类角色。

(1)系统管理员:对系统的正常运行执行初始化、参数化和客户化的系统功能，例如为系统中的基础参数维护、设置业务提醒规则及阈值、查看所有仪器设备信息等。

(2)所办主任角色:仪器设备管理中部门内仪器设备借用、归还、送检等流程审批，查看、维护本所仪器设备信息以及统计分析结果。

(3)所领导角色:仪器设备管理中跨部门仪器设备借用流程审批，查看、维护本所仪器设备信息以及统计分析结果。

(4)所仪器设备管理员角色:各所内部负责仪器设备管理人员，计划定制以及执行，查询并维护本所仪器设备信息、技术档案等。

(5)保管人:负责仪器设备录入、自检、维护保养流程执行。

(6)一般用户角色:一般用户即指能够登录系统的所有用户，有权限查询所有仪器设备信息，并根据实际情况参与仪器设备管理中的借用、归还、续借、预约等流程。

2.3 系统整合与集成

图2 系统角色关系图

仪器设备管理系统是我院整个MIS系统的一部分，与原先的设备资产管理系统、科研管理系统、统一消息服务平台、工作流引擎等都存在交集。

有一部分仪器设备信息是纳入设备资产管理系统进行设备全生命周期管理，仪器设备管理与设备资产管理共享这部分设备信息。设备资产管理中的设备状态发生改变后，相应同步至仪器设备管理系统中，保证信息的一致性。

科研管理系统中的项目立项以及成果审查登记时，需要通过项目关联所使用的仪器设备信息，形成仪器设备使用履历表。

仪器设备管理中的入库、借用、归还、检定/校验环节，涉及到流程审批，需要工作流引擎提供业务流程支撑。

当科研仪器设备管理系统中的设备接近检定/校准周期时，系统将结合网页与短信提醒方式，提醒相关人员尽快对仪器设备进行检定/校准，需要与统一消息服务平台提供的短信接口进行对接。

3 系统功能

3.1 仪器设备管理

包括仪器设备入库、仪器设备使用、仪器设备借用、仪器设备续借、仪器设备归还、仪器设备预约、仪器设备维修、仪器设备报废以及仪器设备档案管理。

(1)仪器设备入库:实现从设备资产管理系统入账后，仪器类设备流转至保管人，由所仪器设备管理员输入、补充相关信息后提交入库，完成入库功能。过程结束后在《仪器设备履历表》中增加入库记录。

(3)仪器设备借用:实现对公用管理设备(主要是便携设备)，各所办统一管理，借用人查询需要借用的仪器设备，提出借用申请功能。系统在《仪器设备履历表》中自动增加一条借用记录，包括借用日期、借用人、实验项目名称、仪器状态、保管人、管理员等。

(4)仪器设备续借:实现对已借用并且未到归还期的仪器设备，借用人延长借用时间，提出续借申请功能。系统在《仪器设备履历表》中自动增加一条续借记录，包括借用日期、借用人、实验项目名称、仪器状态、保管人、管理员等。

(5)仪器设备归还:实现仪器设备归还申请流程功能。若有该设备预约信息，则自动通知预约人。系统在《仪器设备履历表》中自动增加一条归还记录，包括借用日期、借用人、实验项目名称、仪器状态、保管人、管理员等。

(6)仪器设备预约:实现需要借用的仪器设备已被他人借用时，进行登记预约操作，当该设备归还后，及时通知预约用户的功能。

(7)仪器设备维修:实现仪器设备已损坏不能正常使用时，保管人提出维修申请流程功能。维修完成以后，系统在《仪器设备履历表》中自动增加维修记录一条，包括时间、维修内容、仪器状态、保管人、管理员等。

(8)仪器设备报废:实现仪器设备的报废流程功能。仪器设备保管人在设备资产管理系统中，选择需要报废仪器，启动仪器设备处置申请单流程，填写相关处置原因、处置方式。流程审批结束后，仪器设备使用状态为报废，组件状态为停用。过程结束后在《仪器设备履历表》中增加报废记录。

①用国际标准E型视力表灯箱、眼压测量仪、眼A超仪、前房角镜分别测定两组患者治疗半年后的视力、眼压、中央前房深度与房角宽度。②并发症主要是前房出血、角膜水肿、浅前房、无菌性炎症、虹膜纤维素样渗出、脉络膜脱落、眼内炎、视网膜脱离等。

(9)仪器设备档案管理:实现各所仪器设备管理员对本所仪器设备信息以及技术档案管理功能。可自动生成仪器设备电子档案，并可下载。档案包括:购置申请表、招投标资料、报价单、验收单、合同、说明书、购置发票、检定/校准证书、仪器图片、仪器有关安装软件、每年的使用履历等。

3.2 仪器设备计划管理

包括仪器设备期间核查计划、仪器设备检定/校验计划、仪器设备维护保养计划。

系统根据所仪器设备管理员填写的相应信息，可生成并导出《仪器设备期间核查计划表》、《仪器设备周期检定/校验计划表》、《仪器设备维护保养计划表》。

3.3 仪器设备执行管理

包括仪器设备期间核查、仪器设备检定/校验和仪器设备故障、维护保养、停用、降档使用、启用。

仪器设备期间由核查人填写期间核查具体执行情况与结果，审批通过后，实现此次期间核查闭环操作。过程结束后在《仪器设备履历表》中增加期间核查记录。

自校过程，由仪器设备保管人启动自校流程，将校验相关记录及报告上传，由所仪器设备管理员审核，完成自检。

送检过程，由各所仪器设备管理员根据检定/校验计划确定本所需要送检的设备，启动送检流程。待检定后，由仪器设备管理员填写检定/校准信息、上传检定/校准证书后，仪器设备状态恢复使用。校验完成后，系统在仪器履历表中自动增加相关记录并自动变更仪器设备的相关字段。

仪器设备故障、维护保养、停用、降档使用、启用由维护人根据仪器设备的情况进行，完成后填写仪器设备维护保养具体执行情况与结果。过程结束后自动变更仪器状态参数、并在《仪器设备履历表》中增加相关记录。

3.4 仪器设备查询

在该模块中可进行仪器设备基本信息查询、仪器设备使用记录查询、仪器设备检定/校验记录查询、仪器设备维修记录查询。同时，可根据查询筛选条件，按模板要求实现仪器设备表格按全院、研究所输出。可生成的表格有《仪器设备(标准物质)检定/计划表》、《参考标准(参考物质)检定计划表》、《仪器设备自校准计划表》、《仪器设备维护保养计划表》、《仪器设备期间核查计划表》、《仪器设备履历表》、《现场使用设备一览表》、《只用自制或未定型专用仪器设备一览表》。

3.5 统计分析

该模块可以统计分析仪器设备维修原因，对具体成因进行把关，避免不需要的维修。还可以分析统计仪器设备利用率和维修率。此外，也可以快速统计出某台仪器在哪些科研项目中使用过。

3.6 业务提醒

包括检定/校验提醒、仪器归还提醒、仪器预约提醒、期间核查提醒、维护保养提醒。

针对仪器设备借用、归还、预约、检定校验、期间核查、维护保养的执行进行实时监控，对快到归还期限或超期未还、超期未检定校验、超期期间未核查、超期未维保的仪器设备给出及时预警和告警。

3.7 参数维护

由仪器设备管理员维护用于仪器设备管理中的所有参数及其值。包括仪器设备类别、检验类别、使用状态、组件状态、提醒阀值等。

3.8 仪器设备基础档案维护日志

记录仪器设备基础档案模块中，系统管理员可以查看仪器设备信息的修改、删除操作日志，做到基础数据的维护可查、可控、可跟踪。

4 系统的主要特点

4.1 过程管理

系统覆盖了仪器设备管理的全过程等各个环节，并且跟踪了设备完整的转移过程，进行了设备全生命周期管理。

4.2 动态监控

系统除了提供仪器设备状态和分布状况等静态管理资料外，还提供了仪器设备动态情况的监控资料，如:设备利用率、故障率、维修率、运行情况等。

4.3 功能灵活

系统管理员可以灵活配置用户的角色及应用权限，对系统基础参数和提醒阈值进行维护。

4.4 实时性

仪器设备的借用、归还、预约、检定校验、期间核查、维护保养到期都会自动预警，超期未进行也会及时告警;仪器设备生命周期各个环节及计划的执行操作都会自动生成仪器设备履历表信息。

4.5 全面性

对全院各个研究所的仪器设备信息进行统一规范管理，所有系统用户均能共享院仪器设备信息。充分考虑与MIS系统中其他管理系统的衔接及后续功能扩展。设备资产管理系统中符合条件的仪器可流转过来。科研管理系统中，可通过项目关联所使用的仪器。

5 结语

科研仪器设备管理系统在南京水利科学研究院已开展试用。系统的建立可以帮助各研究所在院仪器设备管理部门的监督下，对仪器设备进行统一、有效的管理，增强了各所之间仪器设备信息的交流与沟通，提高了工作效率，同时，也提高了院计算机和计算机网络应用技术开发水平，促进了院办公信息化的建设。通过科研仪器管理系统开发技术的应用推广，为促进水利行业科研仪器管理创新和管理水平提升提供有效支撑。

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