利用VB辅助学习公文知识及定制个性化公文

袁艺嘉，张润生，赵云华，余 慧，徐 凯，杨 馨，沈妍君

（云南电网有限责任公司物流服务中心, 云南 昆明 650051）

利用VB辅助学习公文知识及定制个性化公文

袁艺嘉，张润生，赵云华，余 慧，徐 凯，杨 馨，沈妍君

（云南电网有限责任公司物流服务中心, 云南 昆明 650051）

公务文书在管理、办公中占据重要地位，但目前公文写作仍陷于低效率、不严谨、不规范的境况中，为解决此类问题，特制作了一款公文小秘书软件，一方面辅助用户学习公文知识，一方面依据用户的个性化需求定制规范的word公文。

公务文书；写作；行政机关管理

0　引言

公务文书作为行政机关行使管理职能、办理具体事务的重要工具，在日常办公中应用广泛，具有全国统一的格式、种类、行文规则、办理流程。虽然公文都遵循“符合政令、行文周严、格式规范、遵守规则、表述精当”的共同特性，但根据不同的内容与作用，公文又被分为了13个种类：命令（令）、议案、决定、指示、公告、通告、通知、通报、报告、请示、批复、函、会议纪要，恰当选择文种并正确行文显得尤为重要却又具有较大难度。

1　现状分析

公文形式和格式的规范性极强，但写作时常见以下状况：1.员工在写作公文前缺乏对公文行文要求的基本了解，导致文种选择不当，版面杂乱无章；2.虽然员工熟悉相关公文制度，但效率低下，每次写作需耗费大量的时间来调整公文格式。针对以上情况，特使用Visual Basic制作一款公文写作辅助软件，帮助用户学习公文相关内容并正确、高效写作常用公文，根据其全面周到的特点，将软件命名为公文小秘书。

2　公文小秘书的设计

公文小秘书以了解公文基本常识、学习公文文件、高效定制公文3个内容作为分支，使用者不仅可以轻松点击鼠标查看公文分类、特点、常见错误等信息，还可以根据写作目的选择适合的文种，按照提示输入相应内容后直接生成格式规范的word公文，且当鼠标在特定位置停留时会显示气泡提示。

3　具体实施方式

该软件所实现的内容需要使用到多种类型VB代码，接下来将根据主要功能对代码进行举例说明。

3.1点击不同选项在文本框中显示对应文本

概念解释：Click表示鼠标动作为单击执行。Option代表单选选项按钮，当Option1.Value=True时表示该选项被选中。Text代表文本框。

代码示例：

实现功能：当第一个单选选项被选中，文本框中会显示“公文一般分为四大类”。

3.2点击按钮打开已存在的word文件

概念解释：Shell函数可根据路径打开特定文件，包括word、exe、pdf、excel、txt文件等。

代码示例：

实现功能：点击按钮后打开word文件《国家行政机关公文处理办法》。

3.3新建word文件

概念解释：Dim是对新设置变量的定义，新建Word文件需要先打开word应用再创建新文档。

代码示例：

实现功能：点击按钮打开一个空白的word文档。

3.4输出特定格式的文本到word

概念解释：With后面增加某一个对象，则之后所有代码属性都针对该对象，直至出现End With，故使用with可以简化代码。

代码示例：

实现功能：word输出“XXX﹝2015﹞XX号”文字，且格式为仿宋、三号、文本居中、黑色。

3.5鼠标移到文本框上方时显示气泡提示

概念解释：tooltiptext控件可以调用黄色文本浮窗，有些字符太长不方便输入或者要增加提示时均可使用该语句。MouseMove表示鼠标移动到该位置时触发。

实现功能：鼠标移动到文本框时显示提示文字“请写单位全称”，移开鼠标后文字消失。

4　结束语

经过实际操作使用公文小秘书，用户可以轻松学习公文相关知识，并根据指引定制符合个性化要求的规范公文。此软件具有界面简洁、操作便捷、提高效率、避免重复工作的特点，有效解决了常用公文写作不严谨的问题。

[1] 岐艳芳.VB创建Word格式化文档.兰州工业高等专科学校学报[J]，2006,3,：16-19

H152.3

B

1004-1168（2015）06-0055-02

2015-11-05

袁艺嘉（1990-），女，云南昆明人，本科，助理工程师，主要从事人力资源管理工作。