浅谈档案业务监督指导工作

2015-12-07王春玲

黑龙江史志 2015年13期

关键词：原则档案管理监督

王春玲

（黑龙江财经学院黑龙江哈尔滨 150025）

浅谈档案业务监督指导工作

王春玲

（黑龙江财经学院黑龙江哈尔滨 150025）

加强档案业务的监督和指导工作是促进档案管理工作高效运行的有效途径。档案具有参考凭证价值，对社会发展起到促进作用，也为领导决策提供重要信息依据。因此，加强对档案基础信息的加工和整理工作显得尤为重要，本文主要对档案业务监督指导工作涉及到的几方面内容进行介绍和分析，仅供参考。

档案业务；监督指导；思考

当前档案法律法规日益完善，档案业务监督指导工作也要建立依法治档新秩序，依据档案法赋予的权利和提出的要求，依法对各级各类档案部门进行监督和检查指导，真正做到依法办事、依法治档，实现档案工作的规范化、法制化。社会在不断发展，档案管理工作的信息化趋势也在不断加强，按照档案业务的监督指导原则来做好档案管理工作尤为重要。档案管理人员也应该不断培养自身的创新精神，对档案管理工作的不同环节进行改进和完善，推进档案管理工作的高效运行。

一、全面把握档案业务监督指导的基本含义

1.档案工作业务的监督和指导主要集中在档案管理基础业务中，对档案信息的加工过程进行监督和管理。档案管理部门主要以层级的形式存在，每个档案管理部门都包含相对应的下属部门，工作人员的监督和指导行为是职责所在。

2.档案工作的监督和指导具有一定的特殊性，内容范围相对较广。第一是对机关、团体及各类单位的文件信息形成和利用的过程进行监督和指导。第二是管理人员可以对档案馆的工作内容进行监督和指导。第三是对档案行政管理部门的工作进行监督和指导。第四是对档案学会、协会等的档案管理工作进行监督和指导。第五是对相关的档案理论和科学技术研究所以及档案管理培训工作过程进行指导。

二、档案业务监督和指导的一般原则

1.统一领导原则。统一指导原则在档案管理工作中发挥了重要的作用，在党的方针政策的正确引导下，档案事业管理机构一般采用统一领导分级管理的原则，对档案工作进行改进和完善，提升档案工作人员的业务素质和能力，分层次分专业加强管理，提高档案业务工作质量，达到管理监督和指导的目的。

2.总揽全局原则。所谓的总揽全局原则主要体现在具体的档案业务指导工作上，业务指导部门采用系统的理论来对档案工作进行分级指导，协调处理局部与整体、局部与局部之间的关系。

3.分级指导原则。分级指导原则是指在档案体系范围内，根据统一领导分级管理的工作原则，按照指导部门及相关单位的数量、层次和规模，确定指导的宽度和范围，以便指导者发挥自身的创造性和主动性开展工作。

4.分类指导原则。分类指导原则是指在具体工作业务中，对不同情况进行指导和分析，提出有针对性的工作要求和方法。做到具体问题具体分析，不片面采用相同的方法解决问题，针对指导对象的差异性，采用科学合理的指导路线。

5.重点指导原则。对存在问题较多的或档案管理人员频繁变更的单位进行个别重点指导，帮助他们尽快熟悉档案业务，掌握基本操作技能，尽快进入工作状态。对某一时期的重点活动或中心工作进行档案业务指导和监督，处理主要矛盾和次要矛盾的关系，完成重要档案材料的归档工作。

6.专项指导原则。通过建立协作组的方式检查各单位档案工作情况，对其中带有普遍性的问题进行专项指导。如发现各单位对专项材料的标题不符合规范，就可以通过专项指导来解决。针对各单位出现的问题，从结构、内容、文字概括等方面进行具体指导，明确规范，纠正错误。

三、做好档案业务指导具体工作

1.加强联系，进一步发挥档案业务指导的作用。一是各级组织要认真贯彻国家档案事业的法律、法规和地方关于档案工作的方针政策，执行档案工作各项标准、规范，加强档案基础业务建设、档案资源建设、档案法制建设；二是要加强档案行政管理部门与各系统、各级档案部门的联系、沟通，提高档案工作网络效能，保证档案业务工作的完成和档案工作整体水平的提高；三是掌握和了解档案事业发展的经验，不断推进档案工作的创新和发展。

2.转变观念，与时俱进改进业务指导方法。服务是档案工作永恒的主题。业务指导工作一定要贯彻“服务”这个主题，在服务中实施监督，在服务中体现指导。在具体工作中要转变思想观念，突破传统做法，以机关、事业单位及国有企业为基地向各个领域、各个方面、各个层次全方位拓展，特别是私营经济领域、信用体系建设领域也应纳入档案业务指导的范围。

3.突出重点，注重业务指导工作的实效性。要做好对一般单位和一般业务工作的指导，要集中力量对重大活动、重点项目及改制企业档案管理的指导力度和频率。还要紧跟时代发展的脉搏，加强对档案信息化建设、档案资源开发利用工作的指导和监督。

4.加强教育，提高档案业务指导队伍的工作水平。首先要提高认识，增强业务指导工作的责任感；其次要加强学习，提高法制政策水平和业务能力；第三要转变作风，增强业务指导工作的实效。要经常深入实际，加强调查研究，掌握被指导单位的情况，及时发现工作中的亮点，总结和推广先进经验。要注意及时发现新情况、新问题，抓住重点、难点，加强研讨，提出工作对策。第四要勇于创新，不断探索业务指导工作的新思路、新方法。要善于从不合时宜的观念、做法中解放出来，敢于突破传统模式，与时俱进，开创符合档案事业发展规律的档案工作业务指导的新路子。